中软国际专业服务集团人事实务操作管理办法-暂行稿

中软国际专业服务集团人事实务操作管理办法（暂行稿）中软国际专业服务集团第1页目录一、适用范围 (3)二、管控目标 (3)三、入职流程 (3)四、离职流程 (9)五、转正流程 (13)六、调岗流程 (14)七、劳动合同 (16)八、薪资核算 (19)九、福利核算 (22)十、人事系统 (24)十一、人事档案 (24)十二、考勤管理 (25)中软国际专业服务集团第2页一、适用范围适用中软国际专业服务集团入职、离职、转正、调岗、合同签订、薪资核算、福利核算、人事系统、人事档案、考勤管理共十个流程。

二、管控目标明确流程、规范制度、高效服务、有效协同、持续改进。

三、入职流程1、职责分工1.1招聘专员负责新员工入职审批流程跟进,包括发放offer；负责跟进发出offer后新员工报到时间；负责与用人部门确认新员工是否需要配备电脑（在新员工入职审批中标识，备案至行政专员）；负责在新员工入职审批通过后，在新员工报到前二个工作日通知人事专员和用人部门新员工报到时间及基本信息，以提前筹备新员工入职相关事宜。

1.2人事专员负责开通E－HR编号；负责通知IT专员开通邮箱帐号和PSGIS帐号，并告知新员工；负责新员工入职手续办理（包括各种入职必须资料收集归档、协助新员工领用机器、告知新员工各系统帐号及密码、应知规章制度）；负责新员工劳动合同（或实习协议）、保密协议签订；负责将新员工基本信息完整录入E－HR数据库；负责将新员工基本信息完整导入PSGIS数据库；负责引领新员工熟悉办公环境，引荐新员工认识直属领导，协助新员工领用机器设备、门禁卡、直到在部门开始工作；负责给新员工做入职培训，介绍公司规章制度、组织架构、流程规范，新员工须知等，并签订已参加新员工入职培训文件。

1.3 IT专员负责在新员工入职前二天开通邮箱帐号、密码设置、群组设置，并通知人事专员；负责为新员工开通PSGIS帐号、密码设置，并通知人事专员；负责为新员工入职配置PSGIS、PMS使用权限。

1.4行政专员负责根据新员工入职审批流程给新员工提供办公电脑、办公设备和工位。

1.5人事服务部经理中软国际专业服务集团第3页中软国际专业服务集团第4页负责对新员工入职过程进行必要的协调和督导。

2、入职流程图3、入职流程操作细则3.1 新员工办理入职及资料登记留档新员工应在入职第一天上午工作时间按录用通知要求到所在区域人事专员处报到办理入职手续，并提交入职所需资料包括书面和电子两种、填写《中软国际员工登记表》、阅读领取《新员工须知》。

新员工自入职之日起，应使用公司配置的统一邮箱收发邮件。

《新员工须知》中含《员工手册》公示地址、考勤制度、主要规章制度、员工邮箱、员工的直属领导及电话、各办公系统的使用、报销法人实体、区域人事专员联系方式等。

（1）将新员工邮箱帐号密码、PSGIS帐号密码书面或邮件告知新员工以及其直属领导。

（2）告知应填报工时的新员工从入职第二天开始填报工时，并补填第一天工时。

（3）告知新员工公司内部办公系统的使用。

（4）引领新员工到行政专员处领取办公电脑并签字。

（5）将新员工的基本信息，包括个人基本信息、报销实体、报销卡号、报销银行等录入E－HR或导入PSGIS，财务部将直接从PSGIS中取报销卡和报销法人信息。

员工入职后如有报销卡号变更，员工应第一时间通知薪酬专员。

由薪酬专员负责通知系统管理员进行变更。

（6）将新员工工资卡号、工资卡银行录入电子文档并核对准确，每月28日前集中告知薪酬专员发放工资用。

员工入职后如有工资卡号变更，员工应第一时间通知薪酬专员进行变更。

（7）入职手续办理完毕，人事专员告知新员工所属的部门直属领导，引领并安排新员工到部门报到。

（8）人事专员办结入职手续后，将当天未报到的新员工名单（格式同《新员工入职通知》）邮件告知招聘专员，由招聘部及时与未报到的新员工及用人部门沟通。

中软国际专业服务集团第5页（9）将当天办理入职的新员工个人完整信息当天录入数据库。

3.2 在PSG非集中办公区域新员工办理入职及资料登记留档在公司非区域办公场地工作不能亲自到公司办理入职手续的新员工，人事专员应至少在新员工入职当天上午9：00前将相关表单资料、合同发给当地项目经理或负责人协助办理，同时，人事专员应电话确认新员工报到以及指导其入职手续办理，并要求新员工限时三个工作日内将资料快递回区域人事专员处。

电脑领取由所在部门GM指定的接口人负责到行政专员处领用并安排快递寄送。

如有当天未报到的，人事专员应当天及时邮件反馈给招聘专员，由招聘部与未报到的新员工及用人部部负责沟通。

人事专员应负责上述第（1）（2）（3）（5）（6）（8）（9）项内容。

3.3 新签劳动合同、保密协议、实习协议根据招聘专员提供的《新员工入职通知》、《新员工入职审批表》、新员工入职当天提供的上一家单位离职证明及区域所在地上级劳动部门要求的资料，在新员工入职当天签订《劳动合同》和《保密协议》。

《劳动合同》和《保密协议》应当天盖章返给员工一份，另一份由人事归档。

劳动合同需交到当地主管劳动部门做鉴定备案的，返给员工的劳动合同可适当延迟发放，最迟不超过一周。

在公司非区域办公场地工作不能亲自到公司办理入职手续的新员工的《劳动合同》和《保密协议》应在入职当天由当地项目经负责监督签订，并在入职当天随同其他入职资料一并寄回区域人事专员。

原则未提交上一家单位离职证明，劳动合同可先行签订但不发给员工，应告知新员工在一周内提供上一家单位离职证明。

如入职后半个月仍无法提供的离职证明的，负责签订劳动合同的人事专员应及时向招聘部及用人部门发出风险提示并落实解决方案。

实习生应在入职第一天签订《实习协议》和《保密协议》。

中软国际专业服务集团第6页资料清单打印出来贴在档案袋封面（右上角需编E－HR号），由新员工入职当天根据实际提交资料情况进行勾选。

未交资料一周内应完备，由办理入职手续人事专员负责跟进补充完整。

3.5新员工入职培训新员工入职当天应阅读《新员工须知》、《员工手册》，并签订书面已阅《新员工须知》和公司《规章制度》文件，按员工编号与纸制档案一并归档。

新员工入职一个月内由培训专员组织现场入职培训，详细介绍公司的规章制度，并签订书面已参加入职培训的文件。

按员工编号与档案一并归档。

在非集中区域办公场地办公的员工可通过学习《新员工入职培训PPT》详细了解公司的规章制度，并签订书面已参加入职培训的文件。

按员工编号与档案一并归档案。

3.6新员工人事档案调入新员工档案符合调入公司集体户的，可申请调入公司存档，自调入之日起，档案费用由公司承担。

3.7新员工入职通知格式招聘专员在有新员工入职时，向人事专员和用人部门直属领导发出《新员工入职通知》；用人部门直属领导指的是招聘该名员工的负责人。

用人部门直属领导负责在新员工入职当天安排工作，介绍部门基本情况。

标桔色区域为招聘专员填写，标黄色区域人事专员填写，标蓝色区域为IT专员填中软国际专业服务集团第7页中软国际专业服务集团第8页四、离职流程1、离职定义辞职：是指员工在任职期间内，由员工主动提出解除劳动合同的行为。

员工需提前30天以书面形式通知直属领导。

辞退：是指员工在任职期间内，员工因工作态度、工作技能等不符合公司要求，经培训或调岗后仍不合格的，或员工严重违反公司劳动纪律，公司主动与员工解除劳动合同的行为。

公司需提前30天以书面形式通知员工解除劳动合同。

试用期内，公司需提前3天通知。

但员工因严重违反公司劳动纪律导致公司与之解除劳动合同，则公司无需提前通知，随时可解除劳动合同。

协商一致离职：是指公司与员工双方平等协商一致解除劳动合同的情况。

2、职责分工2.1用人部门：直属领导：负责与离职员工面谈，了解离职原因，对离职申请予以审批，安排工作交接的事宜，确认离职员工最后工资截止日期、工时填报核查。

BU/DU负责人、LOB总裁/LOF总经理：负责了解离职原因，对离职申请予以审批。

2.2人事专员负责与离职员工沟通，了解离职原因，与其直属领导再次确认离职审批意见及最后工资截止日期。

负责提供离职表单，指引离职员工办理离职手续。

负责离职手续归档，开具《离职证明》，及时更新E－HR系统中信息，PSGIS中离职日期以及填报工时属性。

负责对非正常离职员工代办离职手续。

2.3行政专员负责办公电脑的回收、门禁卡权限的清除、办公用品的回收、工位清理。

2.4 IT专员负责关闭邮箱帐号、工时帐号和办公系统权限清除。

负责保留一年内可恢复邮箱内容的功能。

2.5财务专员负责结清离职员工个人借款、未付报销款。

2.6人事经理负责对离职过程进行必要的协调和督导、法务问题处理以及特殊离职上报集团领导知悉。

3、离职流程图中软国际专业服务集团第9页4、离职流程操作细则4.1离职审批阶段用人部门直属领导根据员工离职申请或用人部门提出解除劳动合同，与员工做离职沟通并在二个工作日同对PSGIS系统中离职申请做出批复，总监及以下岗位由LOB总裁/LOF 总经理终审批准，并应在二个工作日内完成本线上审批。

BUGM及以上岗位或特殊岗位人员离职，由用人部门直属领导提前报送PSGCOO、PSG总裁审批核准后方可办理离职手续。

中软国际专业服务集团第10页离职员工直属领导安排工作交接事宜，明确交接人、交接期限、交接内容、工时填报，并确认工作交接是否完备、最后工资截止日期等。

最后结薪日：以实际用人部门在PSGIS确认的最后工资截止日期为准。

最后结薪日当天有工资，各系统中离职日期等于最后结薪日。

4.2离职手续办理阶段人事专员向离职员工提供离职手续，包括《中软国际员工离职申请表》、《中软国际员工离职手续办理清单》，并做好发出离职表格的书面登记，同时，在接到用人部门审批同意离职申请后的一个工作日内更新E－HR和PSGIS系统。

离职表单应由员工本人书面亲笔签字办理。

特殊情况离职员工无法亲自到公司办理手续的，离职员工应在离职表单上写明离职原因和离职时间，并亲笔签名和签字日期，可委托指定人员代办，代办人也应签字。

人事专员应该核查离职原因和签名、签字日期是否属实，如存在争议，应该及时上报。

离职手续办理的先后顺序依次是所在部门、人事服务部、IT部、行政服务部、财务部。

书面离职手续办理单最终由人事服务部核查是否办结并归档。

行政专员负责门禁卡权限的清除、办公用品的回收、工位清理以及办公电脑的回收。

IT专员负责邮箱、PSGIS帐号、办公系统权限应即时关闭、清除，并至少保留一年邮箱内容可恢复的功能。

凡PSGIS系统中仍有未付报销款，PSGIS帐号暂不关闭，待报销流程走完关闭，人事专员定期集中通知关闭。

离职员工的最后工资截止日应填报工时。

财务专员负责结清离职员工个人借款、未付报销款。

离职员工借款和未付报销款结清具体操作参见第“5”条。

4.3离职办结阶段离职手续办结的标志以离职手续办理单上所要求项目全部办结为依据。