中软国际专业服务集团人事实务操作管理办法-暂行稿

中软国际专业服务集团

人事实务操作管理办法

（暂行稿）

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目录

一、适用范围 (3)

二、管控目标 (3)

三、入职流程 (3)

四、离职流程 (9)

五、转正流程 (13)

六、调岗流程 (14)

七、劳动合同 (16)

八、薪资核算 (19)

九、福利核算 (22)

十、人事系统 (24)

十一、人事档案 (24)

十二、考勤管理 (25)

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一、适用范围

适用中软国际专业服务集团入职、离职、转正、调岗、合同签订、薪资核算、福利核算、人事系统、人事档案、考勤管理共十个流程。

二、管控目标

明确流程、规范制度、高效服务、有效协同、持续改进。

三、入职流程

1、职责分工

1.1招聘专员

负责新员工入职审批流程跟进,包括发放offer；

负责跟进发出offer后新员工报到时间；

负责与用人部门确认新员工是否需要配备电脑（在新员工入职审批中标识，备案至行政专员）；

负责在新员工入职审批通过后，在新员工报到前二个工作日通知人事专员和用人部门新员工报到时间及基本信息，以提前筹备新员工入职相关事宜。

1.2人事专员

负责开通E－HR编号；

负责通知IT专员开通邮箱帐号和PSGIS帐号，并告知新员工；

负责新员工入职手续办理（包括各种入职必须资料收集归档、协助新员工领用机器、告知新员工各系统帐号及密码、应知规章制度）；

负责新员工劳动合同（或实习协议）、保密协议签订；

负责将新员工基本信息完整录入E－HR数据库；

负责将新员工基本信息完整导入PSGIS数据库；

负责引领新员工熟悉办公环境，引荐新员工认识直属领导，协助新员工领用机器设备、门禁卡、直到在部门开始工作；

负责给新员工做入职培训，介绍公司规章制度、组织架构、流程规范，新员工须知等，并签订已参加新员工入职培训文件。

1.3 IT专员

负责在新员工入职前二天开通邮箱帐号、密码设置、群组设置，并通知人事专员；

负责为新员工开通PSGIS帐号、密码设置，并通知人事专员；

负责为新员工入职配置PSGIS、PMS使用权限。

1.4行政专员

负责根据新员工入职审批流程给新员工提供办公电脑、办公设备和工位。

1.5人事服务部经理

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负责对新员工入职过程进行必要的协调和督导。

2、入职流程图

3、入职流程操作细则

3.1 新员工办理入职及资料登记留档

新员工应在入职第一天上午工作时间按录用通知要求到所在区域人事专员处报到办理入职手续，并提交入职所需资料包括书面和电子两种、填写《中软国际员工登记表》、阅读领取《新员工须知》。新员工自入职之日起，应使用公司配置的统一邮箱收发邮件。

《新员工须知》中含《员工手册》公示地址、考勤制度、主要规章制度、

员工邮箱、员工的直属领导及电话、各办公系统的使用、报销法人实体、区域人事专员联系方式等。

（1）将新员工邮箱帐号密码、PSGIS帐号密码书面或邮件告知新员工以及其直属领导。

（2）告知应填报工时的新员工从入职第二天开始填报工时，并补填第一天工时。

（3）告知新员工公司内部办公系统的使用。

（4）引领新员工到行政专员处领取办公电脑并签字。

（5）将新员工的基本信息，包括个人基本信息、报销实体、报销卡号、报销银行等录入E－HR或导入PSGIS，财务部将直接从PSGIS中取报销卡和报销法人信息。员工入职后如有报销卡号变更，员工应第一时间通知薪酬专员。由薪酬专员负责通知系统管理员进行变更。

（6）将新员工工资卡号、工资卡银行录入电子文档并核对准确，每月28日前集中告知薪酬专员发放工资用。员工入职后如有工资卡号变更，员工应第一时间通知薪酬专员进行变更。

（7）入职手续办理完毕，人事专员告知新员工所属的部门直属领导，引领并安排新员工到部门报到。

（8）人事专员办结入职手续后，将当天未报到的新员工名单（格式同《新员工入职通知》）邮件告知招聘专员，由招聘部及时与未报到的新员工及用人部门沟通。

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（9）将当天办理入职的新员工个人完整信息当天录入数据库。

3.2 在PSG非集中办公区域新员工办理入职及资料登记留档

在公司非区域办公场地工作不能亲自到公司办理入职手续的新员工，人事专员应至少在新员工入职当天上午9：00前将相关表单资料、合同发给当地项目经理或负责人协助办理，同时，人事专员应电话确认新员工报到以及指导其入职手续办理，并要求新员工限时三个工作日内将资料快递回区域人事专员处。

电脑领取由所在部门GM指定的接口人负责到行政专员处领用并安排快递寄送。

如有当天未报到的，人事专员应当天及时邮件反馈给招聘专员，由招聘部与未报到的新员工及用人部部负责沟通。

人事专员应负责上述第（1）（2）（3）（5）（6）（8）（9）项内容。

3.3 新签劳动合同、保密协议、实习协议

根据招聘专员提供的《新员工入职通知》、《新员工入职审批表》、新员工入职当天提供的上一家单位离职证明及区域所在地上级劳动部门要求的资料，在新员工入职当天签订《劳动合同》和《保密协议》。《劳动合同》和《保密协议》应当天盖章返给员工一份，另一份由人事归档。劳动合同需交到当地主管劳动部门做鉴定备案的，返给员工的劳动合同可适当延迟发放，最迟不超过一周。

在公司非区域办公场地工作不能亲自到公司办理入职手续的新员工的《劳动合同》和《保密协议》应在入职当天由当地项目经负责监督签订，并在入职当天随同其他入职资料一并寄回区域人事专员。

原则未提交上一家单位离职证明，劳动合同可先行签订但不发给员工，应告知新员工在一周内提供上一家单位离职证明。

如入职后半个月仍无法提供的离职证明的，负责签订劳动合同的人事专员应及时向招聘部及用人部门发出风险提示并落实解决方案。

实习生应在入职第一天签订《实习协议》和《保密协议》。

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