业务培训公文格式排版和标点符号用法PPT课件
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除了在公文中正确使用四级标题外，在备课、试题、作业等都要正确使用四 级标题。但是一般性的文件，备课、试题中也可以用4号、五号等字号。
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《标点符号用法》
一、判断标点符号正误的依据 1995年12月国家技术监督局发布的国家标准，2011年开始修订。GB/T15834－2011《标点符号用 法》，于2012年6月1日实施。 二、标点符号的作用 1.表示停顿。从停顿的长短看，句号＞分号＞逗号＞顿号。 2.表示语气。 3.标示某些词句的性质 三、标点符号的分类 1.常用的标点符号16种，分点号和标号两大类。 2.点号包括句中点号（含逗号、顿号、分号、冒号4种）和句末点号（句号、问号、叹号3种）。 3.标号包括引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号（人名、 地名、朝代名等专名下面，只用在古籍或某些文史著作里面）、分隔号9种。
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四、标点符号的使用
（一）顿号的使用 1.在用“一”“二”“三”和“甲”“乙”“丙”等表示次序的词语后面要用顿号。 例：一、二、三、 √ 2.（一）（二）（三）（1）（2）（3）①②③等序次既然用了括号，或者本身就是圈码， 后边不必再有标点符号。 3. 1、2、3、A、B、C、×； 1.2.3.A.B.C.√ 使用下脚圆点 4.“第一”“第二”“首先”“其次” 后用逗号。 5.“或”“和”“以及”“并且”等连词前不能用顿号。 例：观众长时间地等待，只为一睹她的风采、或签上一个名。 × 6.相邻或相近两数字连用表示概数（约数）时，通常不用顿号。 例：两地相距三、四十公里。× ； 两地相距三四十公里。 √ 7.标有引号或书名号的并列成分之间，通常不用顿号。 例：《红楼梦》《三国演义》《西游记》《水浒传》是我国长篇小说的四大名著。 8.并列的短语作定语时要用顿号，但作谓语、补语等表示强调时，不用顿号，而用逗号。 例1：省内外上千家企业、大专院校、科研院所的代表参加了本次活动。√ 例2：通过宣传教育，农民逐渐更新了观念，转换了脑筋，增强了本领。√
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（二）冒号的使用 1.“某某说”插在引文中的中间，“说”字后用逗号。 例1：“是的。”他说，“你给我吧！” 例2：古人云：“多行不义必自毙。” 例3：正所谓“野火烧不尽，春风吹又生”。 2.在没有停顿的地方不能用冒号。 例1：我跳下车来，说了声“爷爷再见！”就往家里走去。 3.冒号一管到底，一个句子里不能有两个冒号，需要用则将第一个冒号改为逗号。 例1：有另一种观点，当面对这些问题时，有的同志会说：“这缺乏考虑。” 4.冒号管到句末，如果要管几句或一段话，一般要用序次语或引号标明。 例1：表示关注的手势：一是把双手合放在嘴前，二是把手指搁在耳下，三是把双手交叉，身体
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（四）连接号的使用 1.连接号包括一字线“—”（占一个字的位置）、短横线“–”（占半个字的位置）和浪纹线 “～”（占一个字的位置）。 2.标示相关项目（如时间、地域等）的起止，一般用一字线（占一个字的位置），也可用浪 纹线（占一个字的位置），但不能用半字线。 例1：沈括（1031－1095），宋朝人。 例2：北京－上海特别快车。 例3：质量为25～30g。 3.连接两个相关的名词构成一个意义单位，用一字线，也可用半字线。 4.连接相关的汉字或外文和阿拉伯数字表示产品型号，用一字线，也可用半字线。 例1：原子－分子/原子–分子论 例2：TPC－3/TPC–3海底光缆 5.将连接号当做“到”。 例1：从5月1日－3日，是法定节假日。× 从 5月1日－5月3日 √ 从5月1日到5月3日 √
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标题序号的结构层次顺序
主标题 第一层 第二层 第三层 第四层 第五层
前空一行 居中 方正小标宋简体 二号 不加粗 后空一行 一、二、三、（黑体,三号，不加粗） （一）（二）（三）（楷体GB2312，三号，不加粗) 1.2.3（仿宋GB2312 三号， 加粗) （1）（2）（3）（仿宋GB2312 三号， 不加粗) ①②③
前倾。 5.冒号不能与表意相同的文字，如“即、也就是、如”等重复。 例1：我国研制成一种全塑车身轿车，也就是：轿车的车身都是塑料，没有一块钢铁。 ×
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（三）问号的使用 1.把非疑问句误作疑问句。
例1：他不得不思考这次行动为什么会失败。 例2：关于什么是智力，国内外争论多年也没有定论。 2.问号也有标号的用法，即用于句内，表示存疑或不详。 例1：马致远（1250？－1321），元代戏曲家、散曲家。 （七）省略号的使用 1.省略号后面不能再用其它标点符号或汉字。 例1：看到这里，有好几件事又从我记忆中浮现出来……。 × 2.省略号的作用相当于“等”、“等等”、“之类”，所以它们不能并用。 例2：这条街上有很多特色小吃：米线、拉面、担担面……等 ×
文档的排版 1.计划、方案、总结、通知等的主标题用“方正小标宋简体” 二号字体 不加 粗 居中，主标题的前后各空一行后再拟写正文。 2.在整篇文档的所有段落中，行距选择为固定值，设置值为28磅；首行缩进 2个字符，（注：不能用敲空格的方式进行缩进） 3.整篇文档除一、二、三级标题字体用特殊字体外，其余字体用仿宋 GB2312 三号字体 ，所有数字用Times New Roman字体； 4.页边距左2.8cm或2.7cm,上wenku.baidu.com.9cm,下3.3cm,打开页面设置选择版式→选择 奇偶页不同；
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5.页码设置：选择插入页码→外侧→首页显示页码→格式→选择数字格式 1.2.3…，不能用其他页码方式→选中页码数字→在左边选择插入特殊符号中“— ”→在右边选择插入特殊符号中“—”；
6.页面张数一般为偶数页，如为奇数页，可通过调整段落固定值设置为偶数 页；
7.文档下标题要和文件内容标题一致； 8.落款：文件最后应当写明单位名称和年月日，正文下空三行后编写单位名 称，下一行编写日期，日期中的“日”字与正文中的右数第四个字对齐，单位名称 与日期居中；若没有单位落款只写时间，应在正文之下一般空4行、右空4个字。 9.实例讲解。
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文字材料中序号标点的正确使用
“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个 汉字的位置即可。例：第一章 文献综述
正文中出现文件号用插入选项中的特殊符号〔〕，不能用【】或[ ]，正文中 的结构层次序数是:第一层为“一、”，第二层为(一)”第三层“1.”第四层为 “(1 )”。要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号。在正文层次不多的情况下， 第一层用“一、”，第二层可用“1.”，但不能用“(1)”，不管是几级标题，只 要独立成行，句末都不用标点符号。数字序号前后一般不再用其它项目符号。 例：△1.注意事项 ×
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《标点符号用法》
一、判断标点符号正误的依据 1995年12月国家技术监督局发布的国家标准，2011年开始修订。GB/T15834－2011《标点符号用 法》，于2012年6月1日实施。 二、标点符号的作用 1.表示停顿。从停顿的长短看，句号＞分号＞逗号＞顿号。 2.表示语气。 3.标示某些词句的性质 三、标点符号的分类 1.常用的标点符号16种，分点号和标号两大类。 2.点号包括句中点号（含逗号、顿号、分号、冒号4种）和句末点号（句号、问号、叹号3种）。 3.标号包括引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号（人名、 地名、朝代名等专名下面，只用在古籍或某些文史著作里面）、分隔号9种。
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四、标点符号的使用
（一）顿号的使用 1.在用“一”“二”“三”和“甲”“乙”“丙”等表示次序的词语后面要用顿号。 例：一、二、三、 √ 2.（一）（二）（三）（1）（2）（3）①②③等序次既然用了括号，或者本身就是圈码， 后边不必再有标点符号。 3. 1、2、3、A、B、C、×； 1.2.3.A.B.C.√ 使用下脚圆点 4.“第一”“第二”“首先”“其次” 后用逗号。 5.“或”“和”“以及”“并且”等连词前不能用顿号。 例：观众长时间地等待，只为一睹她的风采、或签上一个名。 × 6.相邻或相近两数字连用表示概数（约数）时，通常不用顿号。 例：两地相距三、四十公里。× ； 两地相距三四十公里。 √ 7.标有引号或书名号的并列成分之间，通常不用顿号。 例：《红楼梦》《三国演义》《西游记》《水浒传》是我国长篇小说的四大名著。 8.并列的短语作定语时要用顿号，但作谓语、补语等表示强调时，不用顿号，而用逗号。 例1：省内外上千家企业、大专院校、科研院所的代表参加了本次活动。√ 例2：通过宣传教育，农民逐渐更新了观念，转换了脑筋，增强了本领。√
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（二）冒号的使用 1.“某某说”插在引文中的中间，“说”字后用逗号。 例1：“是的。”他说，“你给我吧！” 例2：古人云：“多行不义必自毙。” 例3：正所谓“野火烧不尽，春风吹又生”。 2.在没有停顿的地方不能用冒号。 例1：我跳下车来，说了声“爷爷再见！”就往家里走去。 3.冒号一管到底，一个句子里不能有两个冒号，需要用则将第一个冒号改为逗号。 例1：有另一种观点，当面对这些问题时，有的同志会说：“这缺乏考虑。” 4.冒号管到句末，如果要管几句或一段话，一般要用序次语或引号标明。 例1：表示关注的手势：一是把双手合放在嘴前，二是把手指搁在耳下，三是把双手交叉，身体
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（四）连接号的使用 1.连接号包括一字线“—”（占一个字的位置）、短横线“–”（占半个字的位置）和浪纹线 “～”（占一个字的位置）。 2.标示相关项目（如时间、地域等）的起止，一般用一字线（占一个字的位置），也可用浪 纹线（占一个字的位置），但不能用半字线。 例1：沈括（1031－1095），宋朝人。 例2：北京－上海特别快车。 例3：质量为25～30g。 3.连接两个相关的名词构成一个意义单位，用一字线，也可用半字线。 4.连接相关的汉字或外文和阿拉伯数字表示产品型号，用一字线，也可用半字线。 例1：原子－分子/原子–分子论 例2：TPC－3/TPC–3海底光缆 5.将连接号当做“到”。 例1：从5月1日－3日，是法定节假日。× 从 5月1日－5月3日 √ 从5月1日到5月3日 √
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标题序号的结构层次顺序
主标题 第一层 第二层 第三层 第四层 第五层
前空一行 居中 方正小标宋简体 二号 不加粗 后空一行 一、二、三、（黑体,三号，不加粗） （一）（二）（三）（楷体GB2312，三号，不加粗) 1.2.3（仿宋GB2312 三号， 加粗) （1）（2）（3）（仿宋GB2312 三号， 不加粗) ①②③
前倾。 5.冒号不能与表意相同的文字，如“即、也就是、如”等重复。 例1：我国研制成一种全塑车身轿车，也就是：轿车的车身都是塑料，没有一块钢铁。 ×
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（三）问号的使用 1.把非疑问句误作疑问句。
例1：他不得不思考这次行动为什么会失败。 例2：关于什么是智力，国内外争论多年也没有定论。 2.问号也有标号的用法，即用于句内，表示存疑或不详。 例1：马致远（1250？－1321），元代戏曲家、散曲家。 （七）省略号的使用 1.省略号后面不能再用其它标点符号或汉字。 例1：看到这里，有好几件事又从我记忆中浮现出来……。 × 2.省略号的作用相当于“等”、“等等”、“之类”，所以它们不能并用。 例2：这条街上有很多特色小吃：米线、拉面、担担面……等 ×
文档的排版 1.计划、方案、总结、通知等的主标题用“方正小标宋简体” 二号字体 不加 粗 居中，主标题的前后各空一行后再拟写正文。 2.在整篇文档的所有段落中，行距选择为固定值，设置值为28磅；首行缩进 2个字符，（注：不能用敲空格的方式进行缩进） 3.整篇文档除一、二、三级标题字体用特殊字体外，其余字体用仿宋 GB2312 三号字体 ，所有数字用Times New Roman字体； 4.页边距左2.8cm或2.7cm,上wenku.baidu.com.9cm,下3.3cm,打开页面设置选择版式→选择 奇偶页不同；
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5.页码设置：选择插入页码→外侧→首页显示页码→格式→选择数字格式 1.2.3…，不能用其他页码方式→选中页码数字→在左边选择插入特殊符号中“— ”→在右边选择插入特殊符号中“—”；
6.页面张数一般为偶数页，如为奇数页，可通过调整段落固定值设置为偶数 页；
7.文档下标题要和文件内容标题一致； 8.落款：文件最后应当写明单位名称和年月日，正文下空三行后编写单位名 称，下一行编写日期，日期中的“日”字与正文中的右数第四个字对齐，单位名称 与日期居中；若没有单位落款只写时间，应在正文之下一般空4行、右空4个字。 9.实例讲解。
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文字材料中序号标点的正确使用
“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个 汉字的位置即可。例：第一章 文献综述
正文中出现文件号用插入选项中的特殊符号〔〕，不能用【】或[ ]，正文中 的结构层次序数是:第一层为“一、”，第二层为(一)”第三层“1.”第四层为 “(1 )”。要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号。在正文层次不多的情况下， 第一层用“一、”，第二层可用“1.”，但不能用“(1)”，不管是几级标题，只 要独立成行，句末都不用标点符号。数字序号前后一般不再用其它项目符号。 例：△1.注意事项 ×