卓越的助理及办公室文员培训PPT118.pptx
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助理工作培训培训课件
助理工作培训培训课件xx年xx月xx日CATALOGUE目录•助理岗位认知•沟通与协调•商务礼仪与职业形象•文件管理与资料整理•时间管理与工作效率提升•情绪管理与自我调节•助理工作案例分析01助理岗位认知1助理岗位的重要性23助理是领导得力的助手，负责协助领导完成日常工作，减轻领导的工作负担。
协助领导完成日常事务助理通过处理日常琐碎事务，确保领导的工作能够高效有序地进行。
保障领导工作的高效有序助理在团队中扮演着协调者的角色，促进各部门之间的沟通与合作，提高整体工作效率。
促进团队协调合作助理岗位的工作内容负责文件的收发、登记、传递和归档，确保文件资料的安全与完整。
文件资料管理会议安排与记录行政事务处理报告撰写与汇报协助领导安排会议，负责会议记录和会议纪要的撰写，确保会议的顺利进行。
处理日常行政事务，包括接待来访、安排行程、管理档案等。
根据领导要求，撰写各类报告、计划和总结，并及时向上级汇报工作进展。
助理岗位的职责与要求能够妥善处理与领导、同事和客户之间的关系，善于沟通、组织和协调。
具备良好的沟通协调能力能够熟练撰写各类公文、报告和计划书等文字材料，具备良好的文字表达能力。
具备较强的文字处理能力能够熟练操作办公软件和办公设备，提高工作效率。
具备基本的计算机操作能力能够承担责任，积极主动地完成工作任务，为客户提供优质的服务。
具备较强的责任心和服务意识02沟通与协调与上级领导沟通准确理解上级领导的指示和要求确保理解领导意图，避免误解或偏差。
及时反馈工作进展和问题保持与领导的良好沟通，及时汇报工作进展，反映遇到的问题和困难。
主动寻求指导和建议当遇到不确定或困难时，积极向上级领导请示，寻求指导和建议。
03提供支持和帮助关注员工的工作表现和需求，提供必要的支持和帮助，以促进团队的合作和发展。
与下级员工协调01明确传达任务和目标将工作任务和目标明确传达给下级员工，确保员工了解并遵循。
02建立良好的沟通渠道鼓励下级员工提出问题、意见和建议，建立开放、透明的沟通渠道。
《助理工作培训培训》课件
助理需要为主管或管理者 提供支持，帮助他们处理 日常工作，以便他们能够 专注于更重要的任务。
项目协调
助理需要协调项目进度， 确保各项工作按照计划进 行，并及时解决出现的问 题。
助理的素质要求
01
02
03
04
高效的工作能力
助理需要具备高效的工作能力 ，能够快速处理多项任务，并
保持高效率。
良好的沟通能力
助理需要具备良好的沟通能力 ，能够清晰地传达信息，并妥
善处理各种人际关系。
细心和耐心
助理需要具备细心和耐心的品 质，能够认真对待每一项任务 ，并保持积极的工作态度。
团队合作
助理需要具备团队合作的精神 ，能够与团队成员协作，共同
完成工作任务。
02
助理的核心工作技能
时间管理
时间管理
合理安排工作时间，提高 工作效率，确保工作按时 完成。
能够同时处理多个工作任务，合理分配时间和资源。
在此添加您的文本16字
面对多项工作任务时，该助理能够迅速判断任务的紧急性 和重要性，合理安排工作顺序，确保所有任务按时完成。
经验交流与学习成长
经验一：不断学习新知识
该助理在工作中不断学习新知识，提升专业技能和综合 素质，以适应不断变化的工作需求和市场环境。 注重团队合作和沟通，共同完成工作任务。
熟练掌握Word文档编辑、排版 和打印等操作，提高文档处理效
率。
Excel
掌握Excel表格制作、数据处理 和图表生成等技能，进行高效的
数据分析和展示。
PowerPoint
熟悉PowerPoint演示文稿制作 、动画效果和幻灯片放映设置等
操作，提升报告演示效果。
03
助理的工作流程与规范
项目协调
助理需要协调项目进度， 确保各项工作按照计划进 行，并及时解决出现的问 题。
助理的素质要求
01
02
03
04
高效的工作能力
助理需要具备高效的工作能力 ，能够快速处理多项任务，并
保持高效率。
良好的沟通能力
助理需要具备良好的沟通能力 ，能够清晰地传达信息，并妥
善处理各种人际关系。
细心和耐心
助理需要具备细心和耐心的品 质，能够认真对待每一项任务 ，并保持积极的工作态度。
团队合作
助理需要具备团队合作的精神 ，能够与团队成员协作，共同
完成工作任务。
02
助理的核心工作技能
时间管理
时间管理
合理安排工作时间，提高 工作效率，确保工作按时 完成。
能够同时处理多个工作任务，合理分配时间和资源。
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面对多项工作任务时，该助理能够迅速判断任务的紧急性 和重要性，合理安排工作顺序，确保所有任务按时完成。
经验交流与学习成长
经验一：不断学习新知识
该助理在工作中不断学习新知识，提升专业技能和综合 素质，以适应不断变化的工作需求和市场环境。 注重团队合作和沟通，共同完成工作任务。
熟练掌握Word文档编辑、排版 和打印等操作，提高文档处理效
率。
Excel
掌握Excel表格制作、数据处理 和图表生成等技能，进行高效的
数据分析和展示。
PowerPoint
熟悉PowerPoint演示文稿制作 、动画效果和幻灯片放映设置等
操作，提升报告演示效果。
03
助理的工作流程与规范
助理工作培训培训课件
02
沟通与协调能力
沟通技巧
明确表达
能够清晰、准确地表达自 己的观点和意见，避免使 用模糊或含糊的语言。
倾听能力
积极倾听他人的意见和建 议，理解并尊重他人的观 点。
非语言沟通
掌握身体语言、面部表情 、眼神等非语言沟通技巧 ，增强沟通效果。
助理工作培训培训课件
汇报人： 日期:
目录
• 助理岗位概述 • 沟通与协调能力 时间管理与工作效率 • 文件管理与资料整理 • 会议组织与安排 • 商务出差与行程安排 • 办公软件操作与应用
01
助理岗位概述
助理岗位的重要性
协助高级管理层执行任务
助理岗位是公司高级管理层的重要助手，协助他们处理日常事务，提高工作效 率。
确保组织高效运行
助理岗位在协调各个部门、维护工作流程方面起到关键作用，确保公司运营高 效。
助理岗位的工作职责
管理日常事务
负责处理邮件、接待来 访、安排会议等日常事 务，保持工作的高效有
序。
协调沟通
协助管理层与其他部门 进行协调沟通，确保信 息的及时传递和工作的
顺利进行。
文件处理
处理和管理文件资料， 保证文件的完整性和安
全性。
完成其他任务
根据工作需要，完成管 理层交办的其他任务。
助理岗位的工作特点
01
02
03
工作繁杂
助理岗位的工作涉及多个 方面，需要具备较强的组 织能力和应变能力。
需要保密
由于涉及高级管理层和公 司机密，助理岗位需要具 备较高的职业道德和保密 意识。
需要团队合作
助理岗位需要与各个部门 进行合作，确保工作的顺 利进行，因此需要具备良 好的团队合作能力。
助理工作培训培训课件
总结词
客户服务意识，问题解决能力
详细描述
了解客户需求和意见，及时处理和解决客户投诉与纠纷，维护公司形象和利益。
团队建设与员工培训
总结词
团队管理、员工培训
详细描述
关注员工成长与发展，进行团队建设活动，提高员工士气和凝聚力，促进团 队目标的实现。
THANK YOU.
职业发展方向三
成为项目经理。作为助理，可以逐 渐掌握项目管理的技能，并参与项 目实施和管理，最终成为项目经理 。
02
日常行政事务处理
安排会议与接待来访者
会议安排
协助组织、安排公司内部和外部的会议，包括会议通知、场 地布置、设备调试等，确保会议顺利进行。
来访接待
负责接待来访客户、合作伙伴等，提供热情、专业的接待服 务，展示公司的良好形象。
解市场变化。
竞品分析
对竞争对手的产品和服务进行分 析，了解竞争对手的优势和劣势 ，以便制定针对性的竞争策略。
市场趋势预测
运用数据分析工具和方法，对市场 趋势进行预测，以便及时调整产品 或服务策略。
撰写业务报告和市场计划
撰写业务报告
根据日常销售工作中的数据和事实，撰写业务报告，向上级 汇报销售进展和业绩情况。
2023
助理工作培训培训课件
contents
目录
• 助理工作职责与要求 • 日常行政事务处理 • 商务出差与会务安排 • 数据分析与报告撰写 • 沟通协调与团队合作
01
助理工作职责与要求
助理岗位的基本职责
安排日程
根据领导或部门需要，合理安排日 常行程，包括会议、行程、出差等 。
文书处理
协助处理来往公文、信函、传真等 文档，做好文件的存档和保管工作 。
客户服务意识，问题解决能力
详细描述
了解客户需求和意见，及时处理和解决客户投诉与纠纷，维护公司形象和利益。
团队建设与员工培训
总结词
团队管理、员工培训
详细描述
关注员工成长与发展，进行团队建设活动，提高员工士气和凝聚力，促进团 队目标的实现。
THANK YOU.
职业发展方向三
成为项目经理。作为助理，可以逐 渐掌握项目管理的技能，并参与项 目实施和管理，最终成为项目经理 。
02
日常行政事务处理
安排会议与接待来访者
会议安排
协助组织、安排公司内部和外部的会议，包括会议通知、场 地布置、设备调试等，确保会议顺利进行。
来访接待
负责接待来访客户、合作伙伴等，提供热情、专业的接待服 务，展示公司的良好形象。
解市场变化。
竞品分析
对竞争对手的产品和服务进行分 析，了解竞争对手的优势和劣势 ，以便制定针对性的竞争策略。
市场趋势预测
运用数据分析工具和方法，对市场 趋势进行预测，以便及时调整产品 或服务策略。
撰写业务报告和市场计划
撰写业务报告
根据日常销售工作中的数据和事实，撰写业务报告，向上级 汇报销售进展和业绩情况。
2023
助理工作培训培训课件
contents
目录
• 助理工作职责与要求 • 日常行政事务处理 • 商务出差与会务安排 • 数据分析与报告撰写 • 沟通协调与团队合作
01
助理工作职责与要求
助理岗位的基本职责
安排日程
根据领导或部门需要，合理安排日 常行程，包括会议、行程、出差等 。
文书处理
协助处理来往公文、信函、传真等 文档，做好文件的存档和保管工作 。
卓越的总裁助理及办公室主任培训教材PPT实用课件(共115页)
座姿
❖ 座姿:女性 雙腳→ 交叉或併攏 雙手→ 輕輕放在膝蓋 眼睛→ 凝視說話對象
嘴微閉，面帶微笑
❖ 座姿:男性 背→微向前傾,坐沙發前端 雙手→ 放在膝前 臀部→ 緊靠椅背 雙腳→ 腳跟靠近 應起立：客戶或客人； 上級和職位比自己高的人； 與自己平級的女職員； 忌諱：二郎腿、脫鞋、把腳放 自己的桌椅上或架到別人桌椅上
職பைடு நூலகம்禁忌
➢ 零食不離口 ➢ 衣著不得體、妝化得太濃 ➢ 把辦公室當成自家居室 ➢ 高聲喧嘩，旁若無人 ➢ 隨便挪動他人的東西 ➢ 議論他人隱私 ➢ 對同事的客人表現冷漠
職業女士著裝
著裝
職業套裙 西裝套裙 長褲 連衣裙
中式上衣配長裙或
襪子 與套裙相協調，無皺無脫絲。
鞋 飾物
皮鞋顏色與西裝相稱，光亮，鞋跟不宜過 高。
座姿做座姿遊戲
➢ 男性張開腿部而坐，手置膝上或放於大腿中前部， 體現男子的自信豁達。女性則是膝蓋併攏，體現 其莊重矜持，落座聲輕，動作協調，先退半步 （穿裙子時雙手從上而下理直後裙）後坐下，要 坐椅面的一半或2/3處，兩腿垂直地面或稍傾斜或 稍內收，腳尖相並或前後差半腳，腰挺直，兩手 自然彎曲，扶膝部或交叉放於大腿半前部，切忌 叉開兩腿，蹺二郎腿，搖腿，弓背彎腰。
什麼是文員?什麼是助理?
➢ 文員即領導的助手 ➢ 企業需要文員懂得什麼?
請問在坐的：把自己怎樣定位的
鬧鐘 文件夾
傳送資 訊者
掃描器
小喇叭 記事本
研習主題
➢ 卓越助理形象塑造 ➢ 辦公禮儀 ➢ 電話溝通及接聽技巧 ➢ 文書檔案及資料管理技能 ➢ 主管行程、會議安排及工作跟蹤管 ➢ 時間管理 ➢ 態度管理
儀容
✓ 頭髮：潔淨、整齊，無頭屑，不染發，不做奇異髮型。男性 不留長髮，女性不留披肩髮，也不用華麗頭飾.
卓越的总裁助理及办公室主任培训教材116页文档
拉
60、生活的道路一旦选定，就要勇敢地 走到底 ，决不 回头。 ——左
56、书不仅是生活，而且是现在、过 去和未 来文化 生活的 源泉。 ——库 法耶夫 57、生命不可能有两次，但许多人连一 次也不 善于度 过。— —吕凯 特 58、问渠哪得清如许，为有源头活水来 。—— 朱熹 59、我的努力求学没有得到别的好处， 只不过 是愈来 愈发觉 自己的 无知。 ——笛 卡儿
卓越的总裁助理及办公室主 任培训教材
26、机遇对于有准备的头脑有特别的 亲和力 。 27、自信是人格的核心。
28、目标的坚定是性格中最必要的力 量泉源 之一， 也是成 功的利 器之一 。没有 它，天 才也会 在矛 29、困难就是机遇。--温斯顿．丘吉 尔。 30、我奋斗，所以我快乐。--格林斯 潘。
60、生活的道路一旦选定，就要勇敢地 走到底 ，决不 回头。 ——左
56、书不仅是生活，而且是现在、过 去和未 来文化 生活的 源泉。 ——库 法耶夫 57、生命不可能有两次，但许多人连一 次也不 善于度 过。— —吕凯 特 58、问渠哪得清如许，为有源头活水来 。—— 朱熹 59、我的努力求学没有得到别的好处， 只不过 是愈来 愈发觉 自己的 无知。 ——笛 卡儿
卓越的总裁助理及办公室主 任培训教材
26、机遇对于有准备的头脑有特别的 亲和力 。 27、自信是人格的核心。
28、目标的坚定是性格中最必要的力 量泉源 之一， 也是成 功的利 器之一 。没有 它，天 才也会 在矛 29、困难就是机遇。--温斯顿．丘吉 尔。 30、我奋斗，所以我快乐。--格林斯 潘。
办公室文员培训教材PPT(共 90张)
ü 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
ü 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚 的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼 可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时， 食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。 （不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引 或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸 直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
穿着:男性
ü 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
ü 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
ü 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
ü 脖子：不戴项链或其他饰物。 ü 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油， ü 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
穿着:女性
ü 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
脸部表情
Ø 做几种笑的演习：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真诚 的笑、开怀大笑、生气的笑
Ø 应常常恰到好处地微笑，让人感到平易近人，和蔼 可亲。不可老板着面，对人不理不睬。
Ø 走出自信。避免做作。切忌八字步。
手势
Ø 指引：需要用手指引某样物品或接引顾客和客人时， 食指以下靠拢，拇指向内侧轻轻弯曲，指示方向。 （不可用手指或两个指头，手指向下表示向动物指引 或介绍，手指向上表示尊敬。）
Ø 招手：向远距离的人打招呼时，伸出右手，右胳膊伸 直高举，掌心朝着对方，轻轻摆动。不可向上级和长 辈招手.
ü 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
ü 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
ü 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在 另一条腿上时露出腿部的皮肤为合适.
文职秘书培训大全秘书工作方法培训.pptx
• 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other fam ous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about.
❖ 常用调查方法：普查，抽样调查，典型调查，重点调
查，专题调查，综合调查，统计调查，追踪调查，对比 调查，分层调查等。
第三节 秘书具体业务工作方法
❖ 一、秘书协调方法
❖ 1、沟通协调方法：出现矛盾或失调 ❖ 2、变通协调方法：非原则问题，各执一词 ❖ 3、融合协调方法：局部存在利益冲突 ❖ 4、政策法规协调方法：执行政策法规出现偏差 ❖ 5、计划协调方法：计划执行中失调 ❖ 6、节奏程序协调方法：局部步调不一 ❖ 7、会稿协调方法：各自为政 ❖ 8、会商协调方法：矛盾涉及几个部门
❖ 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。09:27:4209:27:4209:2710/30/2020 9:27:42 AM ❖ 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。20.10.3009:27:4209:27Oct-2030-Oct-20 ❖ 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。09:27:4209:27:4209:27Friday, October 30, 2020 ❖ 13、志不立，天下无可成之事。20.10.3020.10.3009:27:4209:27:42October 30, 2020
卓越的助理及文员培训
处理各种任务。
技能要求多样
除了基本的办公技能外，现代助理 和文员还需要掌握一定的项目管理、 时间管理、沟通技巧等软技能。
工作压力较大
由于工作内容的多样性和复杂性， 助理和文员常常面临较大的工作压 力，需要具备良好的心理素质和应 对能力。
企业对卓越助理及文员的需求
高效率与准确性
良好的沟通与表达能力
企业要求助理和文员能够快速、准确 地完成各项工作任务，提高工作效率。
卓越的助理及文员培训
目录
• 培训背景与目标 • 职业素养与形象塑造 • 办公技能提升 • 时间管理与工作效率 • 团队协作与沟通能力 • 自我管理与职业发展
01
培训背景与目标
当前助理及文员工作现状
工作内容繁杂
助理和文员的工作涉及大量日常 事务，如文件管理、会议安排、 行程管理等，需要高效、准确地
避免分心和多任务处理， 专注于当前任务，提高
工作效率和质量。
合理安排自己的工作时 间和精力，学会拒绝不
必要的任务和干扰。
利用工具和技术
运用各种工具和技术， 如时间管理软件、自动 化工具等，提高工作效
率和准确性。
不断学习和提升
持续学习新知识和技能， 提升自己的工作能力和
效率。
05
团队协作与沟通能力
团队协作的重要性及技巧
Excel电子表格
02
学会数据录入、公式计算、图表制作等，提高数据处理能力。
PowerPoint演示文稿
03
熟悉幻灯片制作、动画效果、演讲技巧等，提升演示能力。
文件管理与档案整理技巧
文件分类与命名规则
掌握文件分类方法，采用合理的命名规则，便于快速查找和管理 文件。
档案整理与保管
技能要求多样
除了基本的办公技能外，现代助理 和文员还需要掌握一定的项目管理、 时间管理、沟通技巧等软技能。
工作压力较大
由于工作内容的多样性和复杂性， 助理和文员常常面临较大的工作压 力，需要具备良好的心理素质和应 对能力。
企业对卓越助理及文员的需求
高效率与准确性
良好的沟通与表达能力
企业要求助理和文员能够快速、准确 地完成各项工作任务，提高工作效率。
卓越的助理及文员培训
目录
• 培训背景与目标 • 职业素养与形象塑造 • 办公技能提升 • 时间管理与工作效率 • 团队协作与沟通能力 • 自我管理与职业发展
01
培训背景与目标
当前助理及文员工作现状
工作内容繁杂
助理和文员的工作涉及大量日常 事务，如文件管理、会议安排、 行程管理等，需要高效、准确地
避免分心和多任务处理， 专注于当前任务，提高
工作效率和质量。
合理安排自己的工作时 间和精力，学会拒绝不
必要的任务和干扰。
利用工具和技术
运用各种工具和技术， 如时间管理软件、自动 化工具等，提高工作效
率和准确性。
不断学习和提升
持续学习新知识和技能， 提升自己的工作能力和
效率。
05
团队协作与沟通能力
团队协作的重要性及技巧
Excel电子表格
02
学会数据录入、公式计算、图表制作等，提高数据处理能力。
PowerPoint演示文稿
03
熟悉幻灯片制作、动画效果、演讲技巧等，提升演示能力。
文件管理与档案整理技巧
文件分类与命名规则
掌握文件分类方法，采用合理的命名规则，便于快速查找和管理 文件。
档案整理与保管
办公室人员、高级文秘、行政助理综合技能实操培训PPT课件
考核内容 消防设施
完好率 安全隐患
整改率 安全事故
发生率 安全培训 计划完成率
权重 目标值 20% 30%
衡量标准 数据来源 考核分数
办公室危机处理
一、工作中我们遇到较难处理的危机事件？ 二、搬家后员工抗议有甲醛，如何解决？
三、会务管理
1、会议的重要性
2、会议的组织与管理： ◇会前准备 ◇会中协助 ◇会后整理
会议的苏格拉底法
控制会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 提升会议水准
会议控制
会议筹备工作
开始
会 议 前 准 备 工 作 流 程 ：
结束
位次礼仪
会议座次礼仪
1
会议不同于会客。会客人数少，会议则人数较多。
大型会议：参与者多，规模大。分主席台和群众席。 1、主席团座次 练习：按职位高低安排8位和10位主席台就坐人员
沟通的漏斗
避免沟通漏斗方法
指令不能有效执行的真正原因..
理解什么是沟通？
现场游戏 小故事
与不同对象的沟通、协调方法
三个方向的沟通
上司
没有胆量
沟通者
清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面， 使工作人员觉得整洁、卫生；
修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都 自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯，做到“以司为家、以司为荣”。
人最需要的地盘有2个
现场演练—如何要求下属做好5S
安全及保密工作
安全：
人事信息、人事档案、 薪酬信息、人事报表……
办公室布置的原则
一、方便 二、……整洁 三、……统一 四、安全
办公布局考虑因素
1、人数、面积 2、部室…… 3、部门间…… 4、办公室间隔方式 5、办公室布局 6、位置安排 7、常用办公设施设备
卓越的助理及办公室文员培训猫猫
卓越的助理及办 公室文员培训猫 猫
目录
• 助理及办公室文员的角色与职责 • 卓越的助理及办公室文员必备技能 • 卓越的助理及办公室文员工作态度与职业
素养 • 提升助理及办公室文员工作效率的方法 • 案例分享与实战演练
01
CATALOGUE
助理及办公室文员的角色与职责
助理及办公室文员的定义与角色
卓越的助理及办公室文员应具备 高度的保密意识，对涉及机密的 信息严格保密，不泄露给无关人
员。
坚守职业道德
在工作中，他们始终坚守职业道德 底线，不从事违法违规行为，维护 公司的声誉和利益。
正直诚信
他们以正直诚信的态度对待工作和 生活，树立良好的个人形象和口碑 。
04
CATALOGUE
提升助理及办公室文员工作效率的方法
通过模拟处理文件和资料的过程，培训学员如何分类、归档、查找和使 用文件资料，以及利用现代办公软件提高工作效率。
工作场景模拟与实战演练
模拟场景三：出差安排与商务旅 行管理
能够妥善安排出差及商务旅行， 确保行程顺利。
模拟出差和商务旅行的场景，培 训学员如何预订机票、酒店、安 排商务洽谈以及应对突发情况，
Word
熟练掌握Word文档编辑、排版、表 格处理等操作。
Excel
熟练掌握Excel数据处理、图表制作 、公式计算等操作。
PowerPoint
熟练掌握PowerPoint幻灯片制作、 动画设计、演示文稿管理等操作。
其他软件
熟悉常用办公软件如Outlook、 Access等的基本操作。
文件管理与资料整理
助理
助理是协助上级领导完成工作的 人，他们通常负责处理日常事务 、协调工作、准备文件等。
办公室文员
目录
• 助理及办公室文员的角色与职责 • 卓越的助理及办公室文员必备技能 • 卓越的助理及办公室文员工作态度与职业
素养 • 提升助理及办公室文员工作效率的方法 • 案例分享与实战演练
01
CATALOGUE
助理及办公室文员的角色与职责
助理及办公室文员的定义与角色
卓越的助理及办公室文员应具备 高度的保密意识，对涉及机密的 信息严格保密，不泄露给无关人
员。
坚守职业道德
在工作中，他们始终坚守职业道德 底线，不从事违法违规行为，维护 公司的声誉和利益。
正直诚信
他们以正直诚信的态度对待工作和 生活，树立良好的个人形象和口碑 。
04
CATALOGUE
提升助理及办公室文员工作效率的方法
通过模拟处理文件和资料的过程，培训学员如何分类、归档、查找和使 用文件资料，以及利用现代办公软件提高工作效率。
工作场景模拟与实战演练
模拟场景三：出差安排与商务旅 行管理
能够妥善安排出差及商务旅行， 确保行程顺利。
模拟出差和商务旅行的场景，培 训学员如何预订机票、酒店、安 排商务洽谈以及应对突发情况，
Word
熟练掌握Word文档编辑、排版、表 格处理等操作。
Excel
熟练掌握Excel数据处理、图表制作 、公式计算等操作。
PowerPoint
熟练掌握PowerPoint幻灯片制作、 动画设计、演示文稿管理等操作。
其他软件
熟悉常用办公软件如Outlook、 Access等的基本操作。
文件管理与资料整理
助理
助理是协助上级领导完成工作的 人，他们通常负责处理日常事务 、协调工作、准备文件等。
办公室文员
秘书与助理培训 PPT
2019/11/26
秘书与助理培训
38
有效解决问题的方法
2019/11/26
秘书与助理培训
39
解决问题中的常见错误Pitfalls
过多地依赖于经验，而不是事实 还未考虑成熟，就直接寻求答案 关注于症状，而不是原因 指责他人，而不是寻求系统的原因 Relaying on “expert opinion” instead of facts Jumping to solution prematurely Focusing on symptoms rather than causes Blaming people instead of the system
2019/11/26
秘书与助理培训
3
男女性别的差异
男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒 险……
女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解 人意，安静……
2019/11/26
秘书与助理培训
4
男女性别的差异
男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不 惧……
女性：推理能力较差，好嫉妒…...
2019/11/26
欢迎参加
秘书、助理培训
For Secretaries & Assistants
培训日程Agenda
自我职业认知与发展前景规划 时间管理与工作效率的提高 提升沟通技巧，建立共同的沟通平台 行动计划
2019/11/26
秘书与助理培训
2
自我介绍
Who am I? What’s my job? My expectation/challenge?
Taking Phone Calls
学会使用“转接”功能
学会说“是”，当对方 问及“现在是否不方便 接听”
办公室(助理、秘书、办公室工作人员等)礼仪培训PPT文档共52页
END
16、业余生活要有意义，不要越轨。——华盛顿 17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。——罗素·贝克 18、最大的挑战和突破在于用人，而用人最大的突破在于信任人。——马云 19、自己活着，就是为了使别人过得更美好。——雷锋 20、要掌握书，莫被书掌握；要为生而读，莫为读而生。——布
56、死去何所道，托体同山阿。 57、春秋多佳日，登高赋新诗。 58、种豆南山下，草盛豆苗稀。晨兴 理荒秽 ，带月 荷锄归 。道狭 草木长 ，夕露 沾我衣 。衣沾 不足惜 ，但使 愿无违 。 59、相见无杂言，但道桑麻长。 60、迢迢新秋夕，亭亭月将圆。
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皮包等尽量使用同一色系或品牌,饰物不 超过四件（包括手表）
站姿
❖ 站姿:女性 双脚 → 靠拢 膝盖 → 打直 双手 → 自然放在腹前 背部 → 挺直 眼睛 → 凝视目标
❖ 站立等待的姿势:男性 双脚 → 平行打开 双手 → 双手握于小腹前 眼睛 → 维持较水平微高的 幅度
站姿
➢ 头正颈直，嘴微闭，两眼平视前方，收腰 挺胸，脚挺直，两臂自然下垂；两膝相并， 脚跟靠拢，脚尖张开50度，从整体上产生 一种精神饱满的感觉，切忌头下垂或上仰， 弓背弯腰。
穿着:男性
✓ 袜子:袜子颜色应比裤子略深，袜子长度使你不至于在坐下 时，或是一条腿搭在另一条腿上时露出腿部的皮肤为宜。以 灰色、黑色为宜.
✓ 鞋:皮鞋应以深色系列为主，黑色系带皮鞋更显庄重正规。 不得穿白色皮鞋、带孔的皮凉鞋或色彩过于鲜艳的皮鞋。鞋 与袜须搭配平衡,
职场禁忌
➢ 把办公室当作私人场所 ➢ 孤立新上司 ➢ 把私人情绪带进办公室 ➢ 不满上司的待遇 ➢ 越位 ➢ 过分注重自我形象 ➢ 使用公共设施时缺乏公共观念
三细节
➢ 一是领口:注意不要在领口露出内衣的美丽花边
➢ 二是背影：在浅色职业装下不能穿深色内衣，二是
在非常合体的西装裙内不可穿过紧的三角内裤
三是丝袜： ➢
丝袜是内衣的一部分（大家有没有看过一个电
视剧婆婆小姑里的一位主角阿姣在一次做秘书时，给客户介绍产品时，因为 她的丝袜而使公司未做成生意，而后被解除了)
座姿 做座姿游戏
➢ 男性张开腿部而坐，手置膝上或放于大腿中前部， 体现男子的自信豁达。女性则是膝盖并拢，体现 其庄重矜持，落座声轻，动作协调，先退半步 （穿裙子时双手从上而下理直后裙）后坐下，要 坐椅面的一半或2/3处，两腿垂直地面或稍倾斜或 稍内收，脚尖相并或前后差半脚，腰挺直，两手 自然弯曲，扶膝部或交叉放于大腿半前部，切忌 叉开两腿，跷二郎腿，摇腿，弓背弯腰。
仪容
✓ 头发：洁净、整齐，无头屑，不染发，不做奇异发型。男性 不留长发，女性不留披肩发，也不用华丽头饰.
✓ 脸：洁净，无明显粉刺。女性施粉适度，不留痕迹。 ✓ 眼睛：无眼屎，无睡意，不斜视。眼镜端正、洁净、明亮。
不戴墨镜或有色眼镜。女性不画眼影，不用人造睫毛. ✓ 鼻子：鼻孔干净，不流鼻涕,鼻毛不外露。 ✓ 耳朵：内外干净，无耳屎。女性不戴耳环。
什么是文员?什么是助理?
➢ 文员即领导的助手 ➢ 企业需要文员懂得什么?
请问在坐的：把自己怎样定位的
闹钟 文件夹
传送信 息者
扫描仪
小喇叭 记事本
研习主题
➢ 卓越助理形象塑造 ➢ 办公礼仪 ➢ 电话沟通及接听技巧 ➢ 文书档案及资料管理技能 ➢ 主管行程、会议安排及工作跟踪管 ➢ 时间管理 ➢ 态度管理
✓ 皮鞋的颜色以黑、白、棕、酒红、驼黄、墨绿色或其他浅色 调粉色为宜,应与裙子或裤子一致.
✓ 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。
穿着:男性
✓ 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
卓越的助理及办公室文员培训
学习公约
空杯心态 积极参与 相互信赖 保持秩序 将手机调整至振动状态
人生宝典
➢ 向上级谦恭是本份;向平辈谦虚是和善; 向属下谦逊是高贵;向所有的人谦冲是 安全。
➢ 联想：民国陶觉说：自谦则人愈服，自夸 则人必疑。谦逊其实并不是低下，而是一 种谨慎，避免高估自已。法国文学家梭诺 尔说：最成熟的麦子，贴近地面；最好的 魚，潜游水底。
穿着:女性
✓ 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
✓ 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
✓ 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
✓ 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在另 一条腿上时露出腿部的皮脊挺直 双脚平行前进，步履轻柔自然，
避免做作。 可右肩背皮包，手持文件夹置于
臂膀间
走姿:男性 抬头挺胸，步履稳 健、 自信,避免八字步。
卓越助理形象塑造
❖ 仪容 ❖ 穿着 ❖ 姿态 ❖ 礼节
她们给你的感觉有什么不同？
塑造职业形象
➢ 穿职业装不仅是对服务对象的尊重,同时也 使着装者有一种职业自豪感,责任感,是敬业, 乐业在服饰上的具体表现
秘书小姐就是公司的形象代言人
➢ 而我们文员是各部门的形象代言人
➢ 品评一位秘书小姐的着装最好锁定她身上 的三个最主要细节
仪容
✓ 胡子：刮干净或修整齐，不留长胡子，不留八字胡或其他怪 状胡子。
✓ 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
✓ 脖子：不戴项链或其他饰物。 ✓ 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油，不戴结婚
戒指以外的戒指。 ✓ 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
座姿
❖ 座姿:女性 双脚 → 交叉或并拢 双手 → 轻轻放在膝盖 眼睛 → 凝视说话对象
嘴微闭，面带微笑
❖ 座姿:男性 背 → 微向前倾,坐沙发前端 双手 → 放在膝前 臀部 → 紧靠椅背 双脚 → 脚跟靠拢 应起立：客户或客人； 上级和职位比自己高的人； 与自己平级的女职员； 忌讳：二郎腿、脱鞋、把脚放 自己的桌椅上或架到别人桌椅上
职场禁忌
➢ 零食不离口 ➢ 衣着不得体、妆化得太浓 ➢ 把办公室当成自家居室 ➢ 高声喧哗，旁若无人 ➢ 随便挪动他人的东西 ➢ 议论他人隐私 ➢ 对同事的客人表现冷漠
职业女士着装
着装
职业套裙 西装套裙 长裤 连衣裙
中式上衣配长裙或
袜子 与套裙相协调，无皱无脱丝。
鞋 饰物
皮鞋颜色与西装相称，光亮，鞋跟不宜过 高。
✓ 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
✓ 领带：端正整洁，不歪不皱。质地、款式与颜色与其他服 饰匹配，不宜过分华丽和耀眼,领带配至皮带处.
✓ 皮带:系皮带要高过肚脐,松紧适度,不要选用突出怪异的皮 带头.
站姿
❖ 站姿:女性 双脚 → 靠拢 膝盖 → 打直 双手 → 自然放在腹前 背部 → 挺直 眼睛 → 凝视目标
❖ 站立等待的姿势:男性 双脚 → 平行打开 双手 → 双手握于小腹前 眼睛 → 维持较水平微高的 幅度
站姿
➢ 头正颈直，嘴微闭，两眼平视前方，收腰 挺胸，脚挺直，两臂自然下垂；两膝相并， 脚跟靠拢，脚尖张开50度，从整体上产生 一种精神饱满的感觉，切忌头下垂或上仰， 弓背弯腰。
穿着:男性
✓ 袜子:袜子颜色应比裤子略深，袜子长度使你不至于在坐下 时，或是一条腿搭在另一条腿上时露出腿部的皮肤为宜。以 灰色、黑色为宜.
✓ 鞋:皮鞋应以深色系列为主，黑色系带皮鞋更显庄重正规。 不得穿白色皮鞋、带孔的皮凉鞋或色彩过于鲜艳的皮鞋。鞋 与袜须搭配平衡,
职场禁忌
➢ 把办公室当作私人场所 ➢ 孤立新上司 ➢ 把私人情绪带进办公室 ➢ 不满上司的待遇 ➢ 越位 ➢ 过分注重自我形象 ➢ 使用公共设施时缺乏公共观念
三细节
➢ 一是领口:注意不要在领口露出内衣的美丽花边
➢ 二是背影：在浅色职业装下不能穿深色内衣，二是
在非常合体的西装裙内不可穿过紧的三角内裤
三是丝袜： ➢
丝袜是内衣的一部分（大家有没有看过一个电
视剧婆婆小姑里的一位主角阿姣在一次做秘书时，给客户介绍产品时，因为 她的丝袜而使公司未做成生意，而后被解除了)
座姿 做座姿游戏
➢ 男性张开腿部而坐，手置膝上或放于大腿中前部， 体现男子的自信豁达。女性则是膝盖并拢，体现 其庄重矜持，落座声轻，动作协调，先退半步 （穿裙子时双手从上而下理直后裙）后坐下，要 坐椅面的一半或2/3处，两腿垂直地面或稍倾斜或 稍内收，脚尖相并或前后差半脚，腰挺直，两手 自然弯曲，扶膝部或交叉放于大腿半前部，切忌 叉开两腿，跷二郎腿，摇腿，弓背弯腰。
仪容
✓ 头发：洁净、整齐，无头屑，不染发，不做奇异发型。男性 不留长发，女性不留披肩发，也不用华丽头饰.
✓ 脸：洁净，无明显粉刺。女性施粉适度，不留痕迹。 ✓ 眼睛：无眼屎，无睡意，不斜视。眼镜端正、洁净、明亮。
不戴墨镜或有色眼镜。女性不画眼影，不用人造睫毛. ✓ 鼻子：鼻孔干净，不流鼻涕,鼻毛不外露。 ✓ 耳朵：内外干净，无耳屎。女性不戴耳环。
什么是文员?什么是助理?
➢ 文员即领导的助手 ➢ 企业需要文员懂得什么?
请问在坐的：把自己怎样定位的
闹钟 文件夹
传送信 息者
扫描仪
小喇叭 记事本
研习主题
➢ 卓越助理形象塑造 ➢ 办公礼仪 ➢ 电话沟通及接听技巧 ➢ 文书档案及资料管理技能 ➢ 主管行程、会议安排及工作跟踪管 ➢ 时间管理 ➢ 态度管理
✓ 皮鞋的颜色以黑、白、棕、酒红、驼黄、墨绿色或其他浅色 调粉色为宜,应与裙子或裤子一致.
✓ 鞋跟以4~6公分为宜,不应穿露脚趾的皮鞋或凉鞋。
穿着:男性
✓ 西装:上下身同一色系,与衬衣、领带匹配,整洁笔挺，不过分华丽;西装口 袋盖放在外面;与人谈话时及打招呼时,西装第一个钮扣要扣住;上口 袋不要插笔两侧口袋不要因放东西鼓起来.
卓越的助理及办公室文员培训
学习公约
空杯心态 积极参与 相互信赖 保持秩序 将手机调整至振动状态
人生宝典
➢ 向上级谦恭是本份;向平辈谦虚是和善; 向属下谦逊是高贵;向所有的人谦冲是 安全。
➢ 联想：民国陶觉说：自谦则人愈服，自夸 则人必疑。谦逊其实并不是低下，而是一 种谨慎，避免高估自已。法国文学家梭诺 尔说：最成熟的麦子，贴近地面；最好的 魚，潜游水底。
穿着:女性
✓ 以庄重、大方、得体的职业套装为主,不宜穿大 衣、过分雍肿、紧身、暴露、过分华丽的服装.
✓ 上衣应带袖，衬衫会更显庄重正规， 下配及膝西服裙或长西裤.
✓ 如穿无袖连衣裙，应外套长袖或短袖 的上衣
穿着:女性
✓ 穿西服裙必须穿连裤袜，颜色以浅灰色或浅黑色为宜; 穿西裤时袜子的长度使你不至于在坐下时，或是一条腿搭在另 一条腿上时露出腿部的皮脊挺直 双脚平行前进，步履轻柔自然，
避免做作。 可右肩背皮包，手持文件夹置于
臂膀间
走姿:男性 抬头挺胸，步履稳 健、 自信,避免八字步。
卓越助理形象塑造
❖ 仪容 ❖ 穿着 ❖ 姿态 ❖ 礼节
她们给你的感觉有什么不同？
塑造职业形象
➢ 穿职业装不仅是对服务对象的尊重,同时也 使着装者有一种职业自豪感,责任感,是敬业, 乐业在服饰上的具体表现
秘书小姐就是公司的形象代言人
➢ 而我们文员是各部门的形象代言人
➢ 品评一位秘书小姐的着装最好锁定她身上 的三个最主要细节
仪容
✓ 胡子：刮干净或修整齐，不留长胡子，不留八字胡或其他怪 状胡子。
✓ 嘴： 牙齿整齐洁白，口中无异味，嘴角无泡沫，会客时不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或艳丽口红。
✓ 脖子：不戴项链或其他饰物。 ✓ 手：洁净。指甲整齐，不留长指甲。不涂指甲油，不戴结婚
戒指以外的戒指。 ✓ 帽子：整洁、端正，颜色与形状符合己的年龄与身份。
座姿
❖ 座姿:女性 双脚 → 交叉或并拢 双手 → 轻轻放在膝盖 眼睛 → 凝视说话对象
嘴微闭，面带微笑
❖ 座姿:男性 背 → 微向前倾,坐沙发前端 双手 → 放在膝前 臀部 → 紧靠椅背 双脚 → 脚跟靠拢 应起立：客户或客人； 上级和职位比自己高的人； 与自己平级的女职员； 忌讳：二郎腿、脱鞋、把脚放 自己的桌椅上或架到别人桌椅上
职场禁忌
➢ 零食不离口 ➢ 衣着不得体、妆化得太浓 ➢ 把办公室当成自家居室 ➢ 高声喧哗，旁若无人 ➢ 随便挪动他人的东西 ➢ 议论他人隐私 ➢ 对同事的客人表现冷漠
职业女士着装
着装
职业套裙 西装套裙 长裤 连衣裙
中式上衣配长裙或
袜子 与套裙相协调，无皱无脱丝。
鞋 饰物
皮鞋颜色与西装相称，光亮，鞋跟不宜过 高。
✓ 衬衣：领口与袖口保持洁净。扣上风纪扣，不要挽袖子。质地、款式与颜 色与其他服饰相匹配;以单色为主，白色和浅蓝色衬 衫显得比较正规.
✓ 领带：端正整洁，不歪不皱。质地、款式与颜色与其他服 饰匹配，不宜过分华丽和耀眼,领带配至皮带处.
✓ 皮带:系皮带要高过肚脐,松紧适度,不要选用突出怪异的皮 带头.