项目推介会详细策划实施计划方案
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XXX项目推介会策划
一、活动背景(也可以是XXX公司介绍)
二、活动目的
1、借助XXX推介会的召开,使其成为行业间热议的话题,进一步提升XXX的整体品牌形象。
2、增强客户的信心,挖掘潜在品牌客户。
3、巩固和丰富XXX的品牌形象,借势提升其未来的行业核心竞争力。
三、活动主题
简约时尚吸引眼球
四、活动时间
注意时间安排要错开受邀人员的正常上班时间
五、活动地点
结合会议规模,合理安排
六、组织结构
主办单位
协办单位
承办单位
法律顾问
七、会议邀请对象
1、客户:项目新老客户工委会员
2、嘉宾:政府相关领导
工委相关领导
XXX公司相关领导
相关本地商会及行业协会领导
3、媒体:专业媒体(待落实)
八、会议活动容
九、推介目的
诉求重点:投资实力、发展前景、需求项目、合作形式。
十、会议前期筹备工作
1、制定工作时间表(倒计时),该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、审核审批人等栏目。
2、由XXX部负责参会人员的邀约工作。(结合工委会员基础,安排活动)
3、会议相关合作签约。
4、成立工作组,明确责任分工,具体职责分工如下:
①客户邀请组(主要跟进客户邀请,落实客户到会的准确信息,以及酒店档次确定和坐席的排位)
②客户接待组(主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决)
③媒体邀请组(主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实,以及新闻报道通稿的落实)
④策划包装组(主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布置案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实)
⑤节目组(主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实)
⑥后勤保障组(主要跟进会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会议服务所需物品的采购和运送,其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采购、协助策划包装组的会议现场的布置,以及撤场的车辆人员保障)
⑦工程保障组(主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场保障)
⑧安保应急组(主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系,做到会议活动提前申报)
十一、会议活动容
流程安排
(按照时间顺序,安排整个活动间的流程)
签到环节
会场门口设签到背景板、签到台;
礼仪小姐接待来宾签到,来宾在签到簿上题名;
签到完毕,礼仪小姐向来宾派赠精美礼品,留念本次活动。
中场酒会(例)
上午集中推介会议结束,主持人请来宾移步到酒会现场,参加奥莱酒会。
名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来宾,让来宾享受芭蕾雨轻松快乐时刻,创造更多机会。
现场整体布置构想
酒会现场摆设圆脚高吧台,饰以纱绸,营造高雅氛围;
酒会侧边安排座椅,供来宾稍作歇息;
清晰的指示系统,便来宾参加活动各个环节。
十二、具体要求(例)
注:对于比较重要关键的步骤进行要求提醒
十三、部门协作与工作分解(例)
(项目负责,各部门密切配合执行,借用酒店的人力资源或和活动公司合作,共同完成会议活动)
后报价费用将会有15%的上下幅度调整,特此知会。
备注:1、由于场地尚未实际测量过,此报价涉及的具体大小尺寸,以及实际容都会有调整,
落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整,特此知会。
附件1:安保预案
为保障会议活动的顺利举行,有需要对会议的准备、召开、善后各项工作进行全面的人员保护和会场安全保障。我们始终坚持“安全第一,预防为主”的针和“谁主管,谁负责”的原则全面加强安保岗位责任制。
围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会场外正常秩序维护为重点,充分考虑各种可能的突发状况,认真制定应急预案,确保能高效完成此次大会的安保工作。
一、认真落实安保责任制
按照“谁主管,谁负责”的原则,明确各岗位责任,把各项责任目标进行量化、细化、深化,层层分解,目标到人,并纳入到会后总结考核之中。
二、人员编制
根据此次会议的容和规模,分成工作容不同的若干小组:
1、防断电、火灾小组职责:
①联系会场物管和电力局,确定会议当天供电情况(有无断电安排)。会议召开前一,再次与供电局确认有无供电变化。
②会议召开前十天,进入现场查看电源总开关有无安全隐患。并与会场协商会议当天,派专人看管会场电源总闸,防止意外或人为原因造成断电情况。
③会议召开前十天,查看会场备用电源情况,如配电房、备用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等设备设施完好情况(获得会场室平面图)。
④会议召开前十天,现场查看安全火灾安全隐患,现场有无易燃、易爆、有毒等化学品。现场灭火器材配置数量是否短缺,是否过期,消防栓、消防斧等是否损坏。
⑤安排一位工作人员负责坚守安全通道大门,正常情况下可配合维持现场秩序,紧急情况时负责安全通道的畅通及人员疏散时的秩序。(在该名工作人员顺手处放置一台干粉灭火器)
2、会场外围秩序疏导组
①公司邀请交通管理部门,在会场四主干道路口增设交通安全管理人员。
②组织2-3名同事协助会场保安,保证参加会议活动的车辆能够安全、及时地停放至指定停车位,最好能人车分离。防车辆擦刮、碰撞、甚至人员伤亡事故,以免现场拥堵或混乱。