公司会议管理办法

公司会议管理办法

3) 会议议题。

4) 发言人发言要点。

5) 会议决议及其它事项。

12. 提交总经理办公会议研究的议题，分管总经理、副总经理、总监应事先召集有关部门进行研究，就议题提出相关建议；对意见分歧较大的问题，应向会议说明。

（二）公司经营分析例会

1. 目的：为提高促进公司经营管理工作效率，强化公司经营管理的过程控制，协调各项经营管理工作。

2. 适用范围：总经理、副总经理、各总监、各部门经理及总经理指定人员参加。

3. 公司经营分析例会协调并解决公司各部门日常经营活动的具体事项。

4. 公司经营分析例会由总经理召集，副总经理主持；总经理、副总经理、总监、各部门经理及指定人员参加。

5. 公司经营分析例会正常情况下为每月最后一周的周五召开，除此之外，当遇到特殊情况下（如公司经营活动中各部门负责人因某项工作遇到问题，提出书面沟需求两次而得不到解决时，或

者总经理、副总经理在公司日常经营活动发现重大问题时），也可发起公司经营分析例会，会议时间由发起人沟通后确定。

6. 经营分析例会内容：由会议召集人确定例会内容。

7. 经营分析例会由行政人事部指定人负责会议记录，会议记录主要包括以下内容：

1) 会议召开的日期、地点和召集人姓名。

2) 出席会议的人员姓名。

3) 各部门人员发言要点。

8. 会后整理成章，形成《公司经营分析例会纪要》。

9. 会议重要事宜或领导明确指示下发会议纪要时，下周一上午11：00前邮件形式下发。（三）部门例会

1. 目的：强化部门内部各项目工作的过程控制，协调部门内部各项工作。

2. 适用范围：公司所属各部门。

3. 会议主持人：部门经理或部门经理指定人员。

4. 会议参加人：部门所有人员。

5. 列席人员：视事实需要，所邀请其他部门人员。

6. 部门例会由各部门负责人掌控。

7. 例会由部门助理或经理指人定负责会议记录。

8. 会后整理成章，形成《部门工作例会纪要》，当天下班前入公司Fortress资料库。

五、会议安排的原则

小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例行会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。

六、会议准备与组织

(一) 会议通知

1. 会议按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知；

2. 会议通知期需提前一天以上或至少半天；

3. 一般会议需以邮件形式通知，特殊会议或紧急会议需会议主办部门电话通知。

(二) 会议的其它准备

1. 会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；

2. 各部门召开会议需用公司会议室及借用会议设备，会议组织人应提前一天至少半天向行政人事部邮件或书面提出，由行政人事部统筹安

排。

3. 会议结束后，部门组织负责人应及时归还会议设备，会议结束设备搁置会议室不归还，视为违纪。

(三) 会议组织

1. 主持人需提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2. 主持人在会议开始后，需将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3. 会议进行中，主持人应对会议议程进行控制，不得超时，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，确保会议议程顺利推进及会议效率。

4. 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

七、会议纪要（会议记录）的管理

(一) 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，记录人须于会后第一个工作日下班前将《公司经营例会纪要》入公司Fortress资料库，并提交纸质文档报副总经理妥善保存（需

要保密的文件，应注明保密等级，按照公司档案管理规定执行）。

(二) 部门的会议记录，由本部门助理或部门指定人负责日常归档，入公司Fortress 资料库。(三) 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

八、会议跟进

(一) 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，由主持人指定。

(二) 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准。

(三) 行政人事部负责公司经营分析例会的跟进，须对例会议定事项的进行督办和催办，定期检查落实情况，将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据。

(四) 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

九、公司级会议的保密

(一) 参会人员要严格遵守保密纪律，严格保密，按规定履行职责，不得将会议内容、会议议决事

项和讨论的有关情况向外泄露。

(二) 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。

十、管理权责

(一) 行政人事部负责公司级别会议的统筹协调及本制度的执行监督。

(二) 会议主办部门负责部门级别的会议的组织统筹工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

十一、会议纪律

(一) 参会者需准时出席会议，不得迟到、早退或无故缺席。

(二) 参会人员须会前5分钟到场并在《会议签到表》上签到。

(三) 参会人员会议发言应言简意赅，紧扣议题。

(四) 遵循会议主持人对议程时间控制的要求。

(五) 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

(六) 会议期间要将手机关闭或调至为振动状态；原则上不允许接听电话，如有重要来电须接听，请示会议主持人，征得同意后方可离开会议室接听电话。