文书档案管理规定 (2)
文书档案管理规定（二篇）
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
文书档案管理制度范本(二篇)
文书档案管理制度范本第一章总则第一条为规范文书档案管理及保障机关单位的信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于所有机关单位的文书档案管理工作。
第三条机关单位应建立文书档案管理机构，并配备专业的文书档案管理人员，负责机关单位的文书档案的管理工作。
第四条机关单位应制订相关文书档案管理工作规范和措施，并定期进行修订和完善。
第五条文书档案管理应遵循合法、准确、完整、安全、便于检索的原则。
第六条机关单位应加强对文书档案管理人员的培训，提高其管理水平和专业素质。
第二章文书档案的定义和分类第七条文书档案是指机关单位在日常工作中产生的各种书信、文件、备忘录、会议记录等文字资料。
第八条文书档案根据其用途和保存期限可分为以下几类：1. 公文类：包括行政公文、通知公告、公告通知等；2. 人事类：包括人事档案、人事调动文件等；3. 财务类：包括财务报表、财务凭证等；4. 会议类：包括会议纪要、会议决议等；5. 项目类：包括项目合同、项目报告等。
第九条文书档案应按照管理要求进行分类整理和编号，做到有序存放，易于查找和使用。
第十条文书档案应设立专门的保管室，用于存放保管各类文书档案，保证其安全性和完整性。
第三章文书档案管理流程第十一条机关单位应制定文书档案管理流程，明确各环节的职责和操作规范。
第十二条文书档案的产生应经过编制、审阅、签发等环节，确保文书档案的合法性和准确性。
第十三条文书档案应按规定的流程进行分发、归档、销毁等环节，确保文书档案的完整性和安全性。
第十四条文书档案管理人员应按照管理流程进行档案整理、归档和检索工作，做到及时、准确。
第四章文书档案的保管和使用第十五条文书档案应按照规定的保管期限进行分类存放，并采取适当的措施保护其安全性，防止遭受破坏或灭失。
第十六条机关单位应制定文书档案的使用规定，并对有权使用的人员进行授权和监督。
第十七条文书档案的使用应注意保护机密信息和个人隐私，禁止私自复制、泄露或篡改文书档案。
文书档案管理制度
文书档案管理制度为保证中心文书档案的规范性、完整性，现结合中心实际，制定本制度。
一、文殊管理1.文件收发：中心收发文件的启封密封，一般应由机要人员实施，特殊情况下由主管领导实施，禁止其他人员拆封。
2．登记编号：既要人员要及时登记收到的文件；内容要具体详细、编号要准确无误；填好阅办签，迅速传阅。
3.发文登记：发文要登记，并履行严格的签字手续，发文要及时、准确、不允许滞留或错发。
4.传阅存档：接收文件由综合科科长签发报送范围，机要人员做好登记，及时收回，并做好分类归档。
5.文件移动：需要传阅的文件，由中心主任签署传阅范围。
6.文件处理：机要文件不允许携带外出并按时上交，销毁时须经中心领导签字批准，销毁要彻底，不准乱扔，更不能当废纸出售。
二、档案管理（一）行政档案管理1.归档（1）凡具有备查、考证和保存价值的文件资料均应归档；（2）各科室将自身的文件资料整理、立卷、归档后，移交到中心档案室，各建档人与档案管理员严格履行移交手续。
（3）归档时做到：材料齐全完整（包括附件）、立卷要分类合理、清楚、准确、案卷标题简明确切，正确提示该卷的内容、案卷目录款项齐全，书写工整、装订整齐美观。
2.移交凡属于归档范围内档案资料，有关科室及档案持有人应于每年3月5日前将上年档案资料移交到综合科档案员处。
3.保管（1）档案接收后，管理员要对资料及时分类、排列、编号、续入案卷目录，做到存放有序，查找方便；（2）档案室的门窗、柜锁等要经常检查，做到防水、防盗、防霉、防水、防鼠、确保档案的安全与完整；（3）档案员要自觉准守保密规定，不经领导批准，不得自行扩大借阅范围。
（二）业务档案管理1交易项目合同备案后，项目负责人应按要求于七个工作日内将交易档案整理成册。
2.整理后的交易档案应完整无误，符合要求的双方签字确认，填写《交易项目档案移交登记表》，交综合科档案管理员统一保管。
3．档案管理员应按年份、交易方式和编目编号进行分类保存，编制检索工具，以便查阅。
机关单位文书档案管理规定
机关单位文书档案管理规定第一条为加强局机关文书档案管理，保证各科室、单位文书档案完好保存，根据《中华人民共和国档案法》制定本管理规定。
第二条各科室文书档案是局机关各职能部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料的归集。
它是以各种文字、图表等不同形式作出的真实记录，是机关档案的重要组成部分。
各科室应指定专人负责本科室的文书档案管理。
第三条局机关文书档案管理采用按年度科室分工负责的办法。
第四条文书档案按以下规定整理（一）局机关文书档案由各职能部门按照归档要求负责收集、整理、立卷，并定期向档案室移交，任何部门和个人不得保存或据为己有。
（二）归档的文件材料应使用正式文稿，须经主管领导审核、签署完备。
杜绝用铅笔、水彩笔、圆珠笔书写。
局机关发文应归档二份，一份存档，一份作文件汇集。
（三）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。
文电应合一立卷。
（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。
（五）卷内文件材料排列要条理系统，保持文件之间的有机联系，一般按时间顺序或重要程度排列。
密不可分的文件，应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；一个案件的文件材料、结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。
（六）卷内文件的编页号。
排列好的文件，应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角编页号。
折叠页不论大小在右上角编一个页号。
空白页不编号。
（七）填写卷内文件目录，应填写一式两份，一份装订在案卷卷首，一份移交档案部门。
卷内文件目录项目包括：顺序号：卷内文件排列先后的序号，即件号。
卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件。
文书档案管理规定
文书档案管理规定本文档为XXX公司的文书档案管理规定，旨在规范公司文书档案的管理、使用、保管和销毁的各项事宜，以确保公司文件的安全、完整和有效使用。
一、文书档案的定义1. 文书档案是指公司接收、发出或产生的各类文件、合同、协议、报表、备忘录、函件等书面资料。
2. 文书档案包括电子文书档案和纸质文书档案两种形式，均视为公司的重要资产。
二、文书档案的分类1. 按文件的性质和用途，文书档案分为行政文书、财务文书、人事文书、营销文书等不同分类。
2. 每个部门负责相应类别的文书档案的管理和归档工作。
三、文书档案的管理责任1. 公司总经理负责全面领导、统筹、协调和监督公司文书档案管理工作。
2. 各部门主管负责本部门文书档案的管理和归档工作，并配备专门的文书档案管理员。
四、文书档案的流转和使用1. 所有文书档案的流转和使用必须经过相关人员的书面申请和审批。
2. 文书档案的使用必须符合相关法律法规和公司内部规定，严禁私自使用、泄露或传播。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊保护和控制，仅限有关人员可查阅或使用。
五、文书档案的保管和保存1. 文书档案必须按照一定的分类、编号和归档规则进行保管和保存，以确保文件的易查找和整理。
2. 纸质文书档案必须存放在专门的文件柜或档案柜中，密封、防潮、防火、防虫。
3. 电子文书档案必须定期进行备份和存储，同时备份资料必须存放在不同地点，以防止数据丢失。
4. 重要文件必须进行数字签名或加密，确保文件的真实性和安全性。
六、文书档案的销毁1. 文书档案的销毁必须按照公司的文件销毁程序进行，任何个人不得擅自销毁文件。
2. 已经过期或无效的文书档案必须及时销毁，销毁过程必须有相关人员进行监督和记录。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊处理和销毁，以防止泄密。
七、违规处理措施1. 对于违反文书档案管理规定的行为，公司将给予相应的处罚和纪律处分。
2. 对于造成严重后果或涉及违法犯罪的行为，公司将追究相应的法律责任。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
中学文书类档案管理办法(2篇)
中学文书类档案管理办法为了规范中学文书类档案的管理，提高档案工作的效率和准确性，制定本办法。
第一条中学文书类档案指的是中学教育管理部门、学校及各部门和单位在教学、科研、行政等方面产生的文件、记录、资料等。
第二条对中学文书类档案的管理，应坚持规范、科学、便利、高效的原则。
第三条中学文书类档案的管理工作由中学档案管理部门负责，包括档案的收集、整理、保存、查询、借阅、销毁等。
第四条中学文书类档案应按照文件的形式和属性进行分类存放，建立相应的档案目录和库房。
第五条中学档案管理部门应制定档案管理制度和操作规程，明确各个环节的责任和要求。
第六条中学文书类档案的收集工作应定期开展，按照时限和规定程序进行汇总和整理。
第七条中学文书类档案的保存期限应根据相关文件的规定确定，过期的档案应及时销毁。
第八条中学文书类档案的查询和借阅应经过申请和审核程序，并注意保护档案的安全性和机密性。
第九条中学文书类档案的销毁工作应由中学档案管理部门负责，按照规定的程序和要求进行。
第十条对于违反中学文书类档案管理规定的行为，应依据相关法律法规和学校规定进行处理。
第十一条本办法自颁布之日起施行，中学档案管理部门应根据实际情况制定相应的实施细则，并及时告知相关人员。
中学文书类档案管理办法（二）第一章总则第一条为加强中学文书类档案管理，规范中学文书类档案管理工作，保障中学文书类档案的安全、完整、准确和可利用，制定本办法。
第二条中学文书类档案包括行政、教学和人事等各类文件、资料、记录等。
第三条中学文书类档案管理工作必须遵循依法、科学、规范的原则。
第四条中学文书类档案管理工作应加强全员参与，形成部门负责、各级负责、个人负责相结合的管理机制。
第五条中学文书类档案管理部门是中学的相关部门，具体负责中学文书类档案的管理工作。
第六条中学文书类档案管理工作应以电子化管理为主，纸质档案为辅。
第七条中学文书类档案应按照文件的分类、编号、归档、保存和销毁等标准进行管理。
公司文书档案管理制度（二篇）
公司文书档案管理制度一、制度目的公司文书档案管理制度的目的是为了规范公司内部文书档案的管理，确保文书档案的准确、完整、可追溯和安全。
二、适用范围该制度适用于公司内部所有涉及文书档案管理的部门、岗位和人员。
三、制度内容1. 文书档案的定义和分类：(1) 文书档案：指公司内部产生或接收的各类书面文件和电子文件。
(2) 分类：文书档案按照不同的内容、用途和形式进行分类，如经济合同档案、财务报表档案、行政决策档案等。
2. 文书档案管理的原则：(1) 真实性原则：文书档案必须真实、准确地记录和反映公司的各项业务活动。
(2) 完整性原则：文书档案必须完整，不得随意删除、涂改或遗漏重要信息。
(3) 可追溯性原则：文书档案必须能够被追溯和查找，方便管理和审计。
(4) 安全性原则：文书档案必须得到妥善保管，防止遗失、损坏或泄露。
3. 文书档案的管理责任：(1) 总经理负责公司文书档案管理制度的制定、执行和监督。
(2) 各部门负责人负责本部门文书档案的管理，指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
4. 文书档案的收集与整理：(1) 各部门负责收集和整理本部门产生或接收的文书档案。
(2) 文书档案要按照一定的分类和编号规则进行整理，形成完整、有序的档案文件夹。
(3) 文书档案的整理要保留原始文件的形式和内容，不得随意修改或删除。
5. 文书档案的归档：(1) 各部门负责将整理好的文书档案送往公司档案部门进行归档。
(2) 归档工作要按照一定的档案编号和入库标准进行，确保文书档案的准确归档和可追溯。
(3) 归档后的文书档案要分门别类地存放于档案库中，采取适当的保管措施，确保其安全性。
6. 文书档案的查阅和利用：(1) 只有经过授权的人员才能查阅和利用公司的文书档案。
(2) 查阅和利用文书档案要填写查阅申请表，并经过审核和记录。
(3) 查阅和利用的文书档案要按照规定的时间和地点进行，并做好查阅记录。
7. 文书档案的保存和销毁：(1) 各部门负责将不再需要保留的文书档案送往公司档案部门进行审查和销毁申请。
文书档案管理制度（2篇）
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
文书档案管理制度(6篇)
文书档案管理制度档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。
如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。
通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提1、爱岗敬业，争取领导的重视。
领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。
因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。
单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。
这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。
首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。
管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。
电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。
文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。
所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
机关文书档案管理制度（2篇）
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案管理细则（精选16篇）
文书档案管理细则（精选16篇）文书档案管理细则篇1为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则.一、文书档案管理体制1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.二、文书档案管理职责1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.三、文书档案兼职档案员职责1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度.4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.四、文件材料的收集和归档1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.五、文书档案的归档范围和保管期限1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为20xx年至50年,短期为20xx年以下.3.确定档案保管期限的原则:3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.六、文书档案整理要求1.整理原则归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.2.质量要求2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.3.整理方法3.1 本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法;保管期限分为永久、长期、短期.3.2 归档文件以"件"为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.3.3 归档文件按"件"装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从"1"开始标注.3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加" [ ] ".会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如20xx-01-09.3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.3.15 备注:注释文件需要说明的情况.3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写"年度归档文件整理说明".七、文书档案的归档1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.八、文书档案的保管和利用1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实"八防"措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.九、文书档案的鉴定和销毁1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.十、奖励和处罚1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时,按上级规定执行. 文书档案管理细则篇2第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。
2023年文书档案管理规定
2023年文书档案管理规定第一章总则第一条为规范文书档案的管理工作，加强信息资源的利用和保护，提高管理效能，促进行政执法公正、文明执法，根据《档案法》等有关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于国家机关、企事业单位等各类组织的文书档案管理工作。
第三条文书档案应当以原件为主，辅以复制件、电子文档等，确保档案信息的完整性和真实性。
第四条文书档案管理应当遵循依法、规范、高效的原则，利用现代信息技术手段，推动文书档案工作的数字化和网络化。
第五条国家机关、企事业单位应当建立健全文书档案管理制度，确保文书档案的安全、完整、准确和便利的检索。
第六条文书档案管理应当保护国家秘密、商业秘密等合法权益，同时保护公民个人信息和隐私。
第七条文书档案管理工作应当贯彻信息公开原则，及时提供符合法律法规和公众利益的信息。
第八条国家机关、企事业单位应当加强文书档案管理人员的培训和教育，提高其素质和能力。
第二章文书档案管理的基本要求第九条国家机关、企事业单位应当制定文书档案管理的规章制度，明确文书档案管理的各项职责和权限。
第十条文书档案应当按照文件的形式、性质、用途等进行分类和装订，设立档案目录和档案案卷。
第十一条国家机关、企事业单位应当强化文书档案的保管制度，确保文书档案的安全和完整。
第十二条文书档案管理应当遵循原则合规、合理便捷、信息准确完整、整齐划一的原则。
第十三条文书档案管理应当建立便捷、高效的检索和查询机制，保证信息的及时准确提供。
第十四条文书档案管理应当加强信息安全管理，采取措施防止非法访问、篡改、泄露等情况的发生。
第十五条国家机关、企事业单位应当加强对文书档案的著作权保护，合理使用和传播文书档案信息。
第十六条文书档案管理应当加强对电子文书档案的管理和保护，确保信息的安全和可靠。
第三章文书档案管理的具体要求第十七条国家机关、企事业单位应当建立文书档案的登记制度，记录文书档案的基本信息和流转情况。
第十八条文书档案管理应当定期进行盘点和整理，清理和归档不再使用的文书档案。
文书档案管理制度范文(2篇)
文书档案管理制度范文一、归档时间机关各职能股室、二级单位按归档范围，在每年____月底前，将上年度的文书档案分类、立卷，交由档案中心统一编号存档。
二、归档范围1、上级主管机关及其部门寄发给区教育局的指导性文件，包括通知、指示决定、命令、条例、规定、计划、总结、领导讲话、批示、批复、意见等。
2、本局领导或局内人员到上级机关汇报、开会带回来的文件材料以及向上级机关报送的报告、请求和其他材料。
3、上级非隶属机关的同级机关发来属于方针、政策性的需要区教育局贯彻执行及发来备案的重要文件材料。
4、本局代上级机关或区领导草拟征求意见、建议的各种规定、条例、制度的最后文稿材料。
5、本局召开全区教育工作会议____、议程、____、记录、决议、决定、讨论通过的文件、领导讲话、局务会议记录等材料。
6、本局颁发的或与其他机关联合颁发的命令、决定、条例、通报、通知、批复、指示、总结、报告、计划、请示等文件材料。
7、本局关于干部(教师)招聘、选拔、职务任免、工作调动____、批复等文件。
8、本局进行调查研究、检查工作或者其他机关协商、协议工作形成的文件材料。
9、本局处理群众来信来访形成的各种材料和处理指示、意见。
10、领导对本局签发的重要批示或签发的重要文件材料原件。
11、本局的历史沿革、大事记及反映本局重大活动的照片、讲话、剪报、材料等。
12、本局制订的工作计划、总结以及各类名册、报表、统计表等材料。
13、本局关于机关及二级单位干部职工任免、调资、奖惩(包括转移工资、行政、党、团组织关系介绍信存根)等文件材料。
14、下级机关送来的各种计划、报告、信息、总结、请示、重要会议活动的报道及送达备案的各类统计表等。
15、专业技术职务确认起点职务审批表、聘任呈报表、任职资格评审表、任务合同书、年度考核登记表、工作总结和毕业证复印件等。
16、各级各类奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。
17、本单位会计原始记账、汇总凭证、总账、明细账、现金账、银行存账、日记账，月、季度财务报表、报告、年度报表，预算、决算表及分析材料、各类移交清册等。
文书档案管理制度(2篇)
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案管理规定范文（三篇）
文书档案管理规定范文一、总则1.为规范文书档案管理工作，提高管理效率和信息化水平，制定本文书档案管理规定范本。
二、文书档案管理要求2.文书档案管理工作必须遵循信息化建设原则，科学规划、合理布局文书档案馆和档案室，确保文书档案信息的有效管理和利用。
3.文书档案管理要加强工作制度建设，明确档案管理岗位职责、权限和工作程序，确保文书档案安全有序地流转和使用。
4.文书档案管理工作要注重质量管理，严格按照标准化的程序进行收集、整理、保管、利用和销毁。
三、文书档案管理的基本原则5.文书档案管理应遵循以下基本原则：（1）合法性原则：文书档案管理必须合法合规，依法收集、整理、保管、利用和销毁档案。
（2）完整性原则：文书档案管理应保证文书档案的完整性，不得随意更改或删除档案内容。
（3）准确性原则：文书档案管理要求档案信息应准确无误地反映事实真相。
（4）保密性原则：文书档案管理要保护档案信息的保密性，不得泄露档案内容。
（5）便利性原则：文书档案管理要追求便于使用和查询的原则，为工作提供便捷服务。
四、文书档案的分类与编目6.文书档案应根据内容、形式和用途进行分类，并进行编目工作，确保档案有序存储和使用。
7.文书档案的分类和编目标准应与行业规范和相关标准相一致，确保档案信息的统一规范。
五、文书档案的收集与整理8.文书档案的收集和整理工作应加强规范化管理，按照工作程序进行，确保文书档案的完整性和顺利流转。
9.文书档案的收集和整理应指定专人负责，确保操作规范和效率。
10.文书档案收集和整理过程中的重要文件和数据备份工作要做好，确保档案信息的安全和可靠。
六、文书档案的保管与利用11.文书档案的保管工作应严格按照防火、防盗、防潮、防酸碱等要求进行，确保档案信息的安全性和保存性。
12.文书档案的利用应依据相关权限和程序进行，确保档案信息的合法性和规范性。
13.文书档案的利用要注重有效性和及时性，提高档案信息的利用价值和效果。
七、文书档案的移交与销毁14.文书档案的移交应按照相关规定进行，确保档案信息的流转和传承。
文书档案管理制度2
----公司文书档案管理制度（一）总则第一条为加强公司档案管理，充分发挥档案的作用，使档案管理更加标准化、规范化、科学化，特制订本制度。
第二条本规则所称文书档案管理，指公司与外界来往的文书及关系企业各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全过程之办理与控制。
第三条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第四条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不得抽存，结案后及时交办公室归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件向接办人员交换清楚，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件批复请示，转发文件含被转发的原件），一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。
第七条公司工作人员外出学习、考察、研究调查、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续、签字认可后财务部门才给予报会议费用。
2、本公司召开会议，由会议主办部门将文件材料交办公室办理归档手续，签字认可后财务部门才给予报会议费用。
（三）归档范围第八条下列重要的文书材料，应当及时立卷归档：1、会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录。
2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、规定、计划等文件材料。
3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、重要电话记录、机关工作日记。
4、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报5、本公司与有关单位签定的合同、协议书等文件材料。
6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料及干部任免的文件材料与关于职工奖励、处分的文件材料。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
人事文书档案管理制度
第一章总则第一条为了规范人事文书档案的管理，确保人事文书档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《人事档案管理规定》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位人事文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等各个环节。
第三条人事文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家有关法律法规和政策规定，加强人事文书档案的管理。
（二）统一管理原则：对人事文书档案实行统一管理，确保档案的完整性和安全性。
（三）集中保管原则：人事文书档案实行集中保管，方便查阅和利用。
（四）规范管理原则：建立健全人事文书档案管理制度，规范档案管理流程。
第二章职责分工第四条人事部门是人事文书档案管理的责任部门，负责人事文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作。
第五条人事部门应设立档案管理员，负责具体的人事文书档案管理工作，包括：（一）制定人事文书档案管理制度，并组织实施。
（二）负责人事文书档案的收集、整理、归档和保管工作。
（三）负责人事文书档案的鉴定、利用和销毁工作。
（四）负责档案室的安全保卫工作。
（五）负责档案室的日常管理工作。
第六条其他部门应积极配合人事部门做好人事文书档案管理工作，按照职责分工，履行相关职责。
第三章收集与整理第七条人事文书档案的收集范围：（一）人事部门的内部文件、资料、报表等。
（二）人事部门的收发文、会议记录、合同、协议等。
（三）人事部门的年报、统计报表等。
（四）人事部门的奖惩决定、任免通知等。
（五）其他与人事工作相关的重要文件、资料。
第八条人事文书档案的整理要求：（一）按照档案分类法进行分类，确保档案的系统性。
（二）按照档案编号规则进行编号，确保档案的唯一性。
（三）对档案进行装订、整理，确保档案的整洁、美观。
（四）对档案进行登记，建立档案目录。
第四章保管与鉴定第九条人事文书档案的保管要求：（一）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。
文书档案管理制度范文(6篇)
文书档案管理制度范文范文：文书档案管理制度范文（2）第一章总则第一条为规范和加强文书档案管理工作，提高工作效率，保障工作的顺利进行，根据相关法律法规和规章制度，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的文书档案管理工作。
第三条文书档案是指本单位产生的各类文件和档案资料。
第四条文书档案的管理原则应当依据合法、科学、规范、保密、便民的原则。
第五条文书档案管理的目标是保证文书档案的安全性、可靠性、完整性和便捷的应用性。
第六条本单位的文书档案必须按照法定程序办理，并采取相应的措施确保其安全和保密。
第七条各部门应当配备专门的文书档案管理人员，负责本部门文书档案的整理、归档和存储工作。
第二章文书档案的归档和整理第八条文书档案的归档和整理应当按照以下程序进行：（一）新建文书档案时，应当按照规定的格式和要求填写相关文件，并进行编号和分类。
（二）将已经办理完毕的文书档案进行分类整理，并按照规定的时间周期归档。
（三）归档的文书档案应当按照规定的存储方式进行存放，并做好相应的标识和防护工作。
（四）对于特定的敏感信息，应当采取特殊措施进行管理和保密。
第三章文书档案的借阅和利用第九条文书档案的借阅和利用应当按照以下程序进行：（一）借阅人应当填写借阅申请表，并注明借阅的目的和时间。
（二）借阅人应当提供相关的证明文件，并经过文书档案管理人员审批同意后方可借阅。
（三）借阅人在借阅期间应当妥善保管文书档案，不得私自带出或丢失。
（四）借阅人在借阅完毕后应当及时归还文书档案，并填写借阅归还表，并由文书档案管理人员确认。
第四章文书档案的销毁和转移第十条文书档案的销毁和转移应当按照以下程序进行：（一）文书档案到期后应当进行鉴定，依法进行销毁或转送档案馆存放。
（二）销毁的文书档案应当按照规定的程序进行，严禁擅自销毁。
（三）转移的文书档案应当按照规定的程序进行，并做好相应的记录和管理。
（四）对于需要永久保存的文书档案，应当按照规定的要求进行防火、防潮、防虫等措施。
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文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。
一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
二、档案的立卷与归档1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。
2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。
3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。
5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。
6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。
党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。
7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
（4）卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写字迹要工整。
卷内目录放在卷首。
（6）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
（7）案卷：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
（8）案卷各部分的排列格式为软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
三、档案的保管与存放1、根据国家档案局第8号令要求，文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年（各类文书档案保管具体期限见附件）。
2、机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
3、处理中的文件，按照文件类别临时存放于文书人员办公室内，每季度清理一次，不得积压。
4、归档后的文档，按文档类别统一存放于档案室，注意防霉防蛀，定期检查及维护。
5、档案室内不得存放非档案物品，更不能存放易燃和腐蚀性物品，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和库房内温、湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。
四、档案的开放利用1、所（园）内各单位或工作人员确因工作需要借阅档案的，可借阅职能范围内的有关档案。
非本职范围内的档案一般不外借，如有特殊需要，要向办公室主任说明理由，批准后方可借阅。
2、合同是文书档案的一个重要组成部分。
借阅合同须报经办公室主任批准后到文书人员处办理借阅手续。
3、借阅档案（文件）须办理借阅手续，借阅期限一般不超过五天，一次借阅数量不得超过三卷（份）。
4、借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责，不得带至公共场所，不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，未经批准不能抄录复印，确因工作需要的，须到档案室办理相关复印手续。
5、还在保密期限内的密级档案（文件），概不借阅，内部人员借阅须经办公室主任批准。
密件不准复制。
6、借阅的案卷原则上不许带出本单位。
7、外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信报办公室主任批准。
二○○九年七月二十日附: 文书档案归档范围及期限一、综合办公室1.办公会议、领导班子会议记录永久2.组织机构改革永久3.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等重要材料永久4.本所重要的工作会议、讨论通过的决议材料永久5.本所各部门编制调整、名称变更，启用、更换印章永久6.本所重大的体制改革形成的材料永久7.工作总结和计划、长远规划永久8.领导班子离任审计文件材料永久9.本所制定的规章制度永久10.本所与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议永久11.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复永久12.本所编制的年报（大事记）永久13.上级机关或同级机关制发的非本机关主管（办）业务但要贯彻执行的文件材料10年14.本所与下属部门及外单位签订的一般的合同、协议10年15.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等一般材料30年16.本所一般的体制、制度改革形成的材料30年17.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复（一般事务、有参考价值）30年18．本所档案工作、保密工作形成的重要材料30年二、党办1.本所职工参加各级代表大会与本所有关的重要发言、提案等永久2.当选各级代表材料永久3.党员花名册、党内统计年报表永久4.党委会议记录永久5.党委换届选举、正副书记任免文件永久6.党、团工作总结、计划永久7.党支部机构调整、干部任免报告、批复永久8.团员花名册、团内情况统计表、组织工作报告永久9.党、团组织关系介绍信及存根永久10.表彰先进党组织、优秀党员材料永久11.纪检、监察中形成的重要材料永久12.有领导重要批示和处理结果的人民来信材料永久13.工会换届选举材料永久14.工会总结、会议纪录永久15.工会工作活动形成的材料永久16.本所职工参加各级代表大会与本所有关的一般发言、提案等30年17.党员民主评议材料30年18.纪检、监察中形成的一般材料30年19.各民主党派花名册、换届选举30年20.有处理结果的一般问题人民来信材料30年三、人事教育处1.干部、机构编制、劳动工资等各类统计表永久2.全所人员名单永久3.上级部门对本所领导班子考核材料永久4.所领导任免、聘任的批复、通知永久5.本所人事任免文件永久6.职工技术职称评聘、职务变更、干部录用批复、通知永久7.职工考核材料永久8.调出调进人员名单、行政、工资、介绍信及存根永久9.招收合同工；职工停薪留职、辞职、解聘、退休材料永久10.职工死亡、抚恤、重要的善后处理材料永久11.招收博士生、研究生有关材料永久12.学术委员会、学位委员会、职称评定委员会等名单永久13.聘任、聘请本所及外单位专家、顾问名单永久14.人事考核、职称评审、调资定级文件永久15.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复（重要问题）永久16.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料（受县级及以上表彰、奖励的）永久17.人员处分材料（受到警告以上处分的）永久18.人员处分材料（受到警告处分的）30年19.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料（受县级以下表彰、奖励的）30年20.本部门起草、制发的请示、报告与上级的指示、批复（一般问题）30年21.本部门起草、制定的人事工作制度、规定、办法30年22.人才培养、联合办学有关材料30年四、科研管理处1.本所科研项目工作计划永久2.本所科技年报永久3.重要的科研调查、统计材料永久4.本所与外单位签订的重要的技术转让、合作开发的协议、合同永久5.本所对外交换标本、种子等材料永久6.本所承办国际性大型展览会、博览会形成的文字材料及影音材料永久7.成立公司系列材料永久8.公司财务审计、年终财务报告永久9.重要的协议、合同、债务情况永久10.20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证等材料永久11.本所外事活动签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要、公报等永久12.本部门向上级申请经费或汇报重要业务情况的请示、报告与上级部门的指示、批复、批示永久13.本所与外单位签订的一般的技术转让、合作开发的协议、合同10年14.各学会研讨会、年会通知、记录、会议代表登记表，接待安排10年15.在科研工作中涉及到的保证书、承诺书等备案文件10年16.本部门的请示、报告（一般业务问题）30年17.本所职工出国审批手续、执行日程、考察报告，一般性会议记录30年18.职工出国考察、进修、参加会议的批复请示、计划；外宾赠送的礼品30年19.下达科研经费、指标30年20.挂靠在本所的学会、协会工作活动中形成的材料、协议30年21.代表发言材料、交流材料、简报、新闻报导30年22.公司规章、内部变更、决议等材料30年23.开发部门在工作活动中形成的重要的材料30年24.一般的协议、合同、债务情况30年25.20年以下有效的许可证、执照、资质证等审批、管理文件材料30年五、财务处1.基建项目可行性报告、评估、建设书及上级批复永久2.环境预测、地形地貌、勘察等基础材料永久3.工程承包、招标、投标、环保、消防、水电煤气材料永久4.工程开工报告、技术要求、图纸会审记录永久5.设计变更、工程更改、工程施工图永久6.工程竣工图、重大工程的照片、底片永久7.工程项目竣工验收报告、预决算材料永久8.土地证、房屋产权证永久9.本所土地被借用的材料（区划图、决定、通知、协议等）永久10.房屋拆迁、征用土地材料永久11.购置重大的国有资产及处置国有资产的材料永久12.固定资产投资、评估、统计表等永久13.不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久14.职工医疗保障、规章等重要文件材料永久15.财务审计材料永久16.会计年终报表永久17.职工医疗保障、规章等一般文件材料10年18.会计凭证10年19.职工住房货币补贴有关资料；房屋维修、设备安装有关资料30年20.办公设备及用品、机动车等采购计划、审批手续、招标投标等材料30年21.办公设备及用品、机动车等购置、保险、事故、转让等文件材料30年22.会计账簿30年六、植物园管理处（活植物管理部）1.植物园规划、设计方案、建设等重要材料永久2.本部门工作活动中形成的重要材料、照片永久3.本部门与外单位签订的重要的协议、合同永久4.本部门开展科普工作形成的重要文件材料永久5.本部门工作活动中形成的一般材料、照片10年6.本部门与外单位签订的一般的协议、合同10年7.本部门开展科普工作形成的一般文件材料10年8.建园、科普工作经费下达30年七、信息中心1.订阅、管理期刊、杂志相关工作材料30年2.网络、网站工作活动相关重要材料30年。