文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定

为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。

一、定义

本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

二、档案的立卷与归档

1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。

2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。

3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。

5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。

6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。

7、案卷质量要求

案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

（4）卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（5）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。

（6）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。

（7）案卷：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（8）案卷各部分的排列格式为软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

三、档案的保管与存放

1、根据国家档案局第8号令要求，文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年（各类

文书档案保管具体期限见附件）。

2、机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

3、处理中的文件，按照文件类别临时存放于文书人员办公室内，每季度清理一次，不得积压。

4、归档后的文档，按文档类别统一存放于档案室，注意防霉防蛀，定期检查及维护。

5、档案室内不得存放非档案物品，更不能存放易燃和腐蚀性物品，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和库房内温、湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

四、档案的开放利用

1、所（园）内各单位或工作人员确因工作需要借阅档案的，可借阅职能范围内的有关档案。非本职范围内的档案一般不外借，如有特殊需要，要向办公室主任说明理由，批准后方可借阅。

2、合同是文书档案的一个重要组成部分。借阅合同须报经办公室主任批准后到文书人员处办理借阅手续。

3、借阅档案（文件）须办理借阅手续，借阅期限一般不超过五天，一次借阅数量不得超过三卷（份）。

4、借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责，不得带至公共场所，不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，未经批准不能抄录复印，确因工作需要的，须到档案室办理相关复印手续。

5、还在保密期限内的密级档案（文件），概不借阅，内部人员借阅须经办公室主任批准。密件不准复制。

6、借阅的案卷原则上不许带出本单位。

7、外单位人员借阅档案，必须持单位介绍信报办公室主任批准。

二○○九年七月二十日

附: 文书档案归档范围及期限

一、综合办公室

1.办公会议、领导班子会议记录永久

2.组织机构改革永久

3.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等重要材料永久

4.本所重要的工作会议、讨论通过的决议材料永久

5.本所各部门编制调整、名称变更，启用、更换印章永久

6.本所重大的体制改革形成的材料永久

7.工作总结和计划、长远规划永久

8.领导班子离任审计文件材料永久

9.本所制定的规章制度永久

10.本所与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议永久

11.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复永久

12.本所编制的年报（大事记）永久

13.上级机关或同级机关制发的非本机关主管（办）业务但要贯彻执行的文件材料10年

14.本所与下属部门及外单位签订的一般的合同、协议10年

15.上级领导、机关来所视察检查形成的题词、讲话、声像等一般材料30年

16.本所一般的体制、制度改革形成的材料30年

17.办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复（一般事务、有参考价值）30年

18．本所档案工作、保密工作形成的重要材料30年

二、党办

1.本所职工参加各级代表大会与本所有关的重要发言、提案等永久

2.当选各级代表材料永久

3.党员花名册、党内统计年报表永久

4.党委会议记录永久

5.党委换届选举、正副书记任免文件永久

6.党、团工作总结、计划永久

7.党支部机构调整、干部任免报告、批复永久

8.团员花名册、团内情况统计表、组织工作报告永久

9.党、团组织关系介绍信及存根永久

10.表彰先进党组织、优秀党员材料永久

11.纪检、监察中形成的重要材料永久

12.有领导重要批示和处理结果的人民来信材料永久

13.工会换届选举材料永久