FSSC运营管理制度(标准化管理办法)

标准化管理办法

目录

版权声明......................................................................... 错误!未定义书签。1．目的 .. (4)

2．适用范围 (4)

3．财务共享服务中心的标准化定义 (4)

4．财务共享服务中心标准化的目标及评价规范 (4)

5．流程管理规范 (5)

5.1 流程管理规范的内容 (5)

5.2 流程管理规范的基本要求 (6)

5.3 流程设计的基本流程 (6)

5.4 流程优化的基本流程 (7)

6．作业管理规范 (8)

6.1 作业管理规范的内容及目的 (8)

6.2 作业管理规范的基本要求 (8)

6.3 作业管理的规范 (9)

7．文档管理规范 (10)

7.1 文档管理的内容 (10)

7.2 文档框架 (10)

7.3 文档编制要求 (10)

7.4 文档发布管理 (10)

7.4.1 文档发布流程 (10)

7.4.2 文档发布途径 (11)

7.5 文档归档管理 (12)

7.5.1 电子文档归档 (12)

7.5.2 纸面文档归档 (12)

7.6 文档修订管理 (12)

7.7 文档废止管理 (12)

7.7.1 废止条件 (12)

7.7.2 废止要求 (12)

8．制度说明 (13)

1．目的

为规范财务共享服务中心流程、作业及文档的标准化管理工作，特制定本制度。2．适用范围

本制度适用于某公司财务共享服务中心。

3．财务共享服务中心的标准化定义

标准化是指在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动，包括标准制定、发布及实施。财务共享服务中心的标准化管理主要包括流程管理规范、作业管理规范及文档管理规范。

4．财务共享服务中心标准化的目标及评价规范

标准化的目标是对重复性高、可复制性的工作统一标准，统一程序，持续提升财务共享服务中心的工作效率与服务水平。

1）评价频率：标准化评价每季度进行一次，在每季度结束后的次月15日前完成上一季度的标准化管理评价。

2）评价机制：以下为标准化工作的管理目标及考核评价规范。流程管理、文档管理满分制均为100分，两项加权平均得分为当季的标准化得分。

表4-1 标准化目标及评价规范

5．流程管理规范

5.1 流程管理规范的内容

流程管理规范的内容主要是指财务共享服务中心对各财务业务流程、运营管理流程及其相应标准化文档的设计、优化、执行、固化等环节的规范化管理和要求，通过统一标准、持续优化，以达到不断完善流程，从而提高财务共享服务中心的整体工作效率与质量。

5.2 流程管理规范的基本要求

1）标准化：流程设计与优化的程序应相对统一、固定。

2）文件化：流程制度与相应文档模版应以文件的形式进行固化。

3）动态化：流程优化应做到适时、动态，发现问题立即提出优化方案。

4）系统化：流程设计及优化应尽量与系统相结合，减少手工操作环节。

5）效率化：流程和文档的制度要求在确保规范的基础上，突出效率优先原则，最大限度减少流程环节和层级。

5.3 流程设计的基本流程

在设计每一项流程之前，财务共享服务中心相应流程负责人应对该流程涉及的各种问题进行全面的分析和评价，形成解决方案。流程设计应遵循以下基本流程：

图5-1 流程设计的基本流程

流程描述：

1）相关流程负责人组织问题调研，进行问题的诊断。

2）相关流程负责人组建流程设计团队，针对存在的问题，寻找有效管理手段，设计初步的流程方案，并输出相应的标准化文档。流程设计时要充分考虑国家财经制度与法规、会计核算办法、公司内部管理制度等企业内外部各项制度与政策。

3）相关流程负责人组织人员根据初步的流程设计方案进行流程测试与检验，根据测试结果优化流程方案。

4）标准化支撑岗负责对优化后的流程方案文档进行标准化审核。

5）标准化支撑岗将审核修订后的流程方案文档及流程评估结果提交财务共享服务中心主任审批。

6）审批通过后，由标准化支撑岗进行流程文档的发布。

7）流程发布执行后，相关流程负责人负责监督流程固化工作。标准化支撑岗定期将相关文档进行归档。

8）流程方案正式执行后的半年内，标准化支撑岗应按月组织相关流程负责人进行效果评估，以确定流程效果是否达到预期目标。

5.4 流程优化的基本流程

当现有流程不能有效指导日常管理工作，业务人员应及时提出流程优化方案。流程优化需遵从以下流程：

图5-2 流程优化的基本流程

流程描述：

1）业务人员针对流程存在的问题，编写修订建议与需求提交至财务共享服务中心相应流程负责人。

2）财务共享服务中心相应流程负责人组织调研，评审需求，确认当前流程是否需要优化。3）财务共享服务中心相应流程负责人组建流程设计团队，针对存在的问题，寻找有效管理手段，设计初步的流程优化方案，形成流程文档。

4）流程优化方案初步定稿后，财务共享服务中心相应流程负责人根据重要性原则，决定是否组织相关人员进行流程测试与效果评估，根据测试结果修订流程。

5）标准化支撑岗负责对优化后的流程方案文档进行标准化审核。

6）标准化支撑岗将审核修订后的流程优化方案文档及流程评估结果提交财务共享服务中心主任审批。

7）审批通过后，由标准化支撑岗进行流程文档的发布。

8）流程发布执行后，相关流程负责人负责监督流程固化工作。标准化支撑岗定期将相关文档进行归档。

9）流程优化方案正式执行后的半年内，标准化支撑岗应按月组织相关流程负责人进行效果评估，以确定流程优化目的是否达到预期。

6．作业管理规范

6.1 作业管理规范的内容及目的

作业管理规范的内容：定期总结分析，设计并持续改进财务共享服务中心所有业务操作动作。

作业管理规范的目的：实现统一操作标准与流程，规范操作步骤与动作，达到提升员工专业技能、缩短操作周期，减少工作差错、提升工作效率的管理目的。

6.2 作业管理规范的基本要求

1）标准化：应遵守质量标准、时效标准、步骤标准等作业标准规范。