利用word自身功能提取表格数据

利用word自身功能提取表格数据

作者：王志军

来源：《电脑知识与技术·经验技巧》2016年第01期

我们经常会遇到一些合并之后的表格式混合文档，如图1所示，但有时会需要对其中的数据进行还原，也就是将这些表格中的信息还原回类似于数据库形式的表格，由于文档中有很多这样的表格，表格与表格之间有许多文字，拖拽滚动条很难定位。在不借助VBA代码也不借助其他程序（例如Excel）的前提下，可否利用Word本身的功能实现上述要求呢？我们可以利用Word的查找和替换解决这一问题：

方法一：常规的逆序处理法

第1步：获得纯表格

按下“Ctrl+H”组合键，打开“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡，查找“[一-龥]*册^13”，这里的“[一-龥]”表示所有中文汉字，在“阅读突出显示”列表下选择“全部突出显示”，这样就可突出显示所有查找到的内容，关闭查找对话框，按下Delete键，执行之后即可删除除表格之外的所有内容；此时你会发现每两个表格之间还存在一个多余的段落标记，选择任意一个表格间的段落标记，在“编辑”功能组依次选择“选择一选择格式相似的文本”即可选中所有表格间的段落标记，按下Delete键删除即可，效果如图2所示，此时看到的就只是一个合并在一起的表格。

第2步：获得无格式文本

按下“Ctrl+A”组合键全选所有内容，剪切之后选择“选择性粘贴一无格式文本”，当然也可以打开一个新建文档窗口进行操作。

第3步：表格与文本的多次转换

按下“CtrI+A”组合键全选所有内容，切换到“插入”选项卡，在“表格”功能组依次选择“表格一文本转换成表格”，列数设置为“1”，文字分隔位置选择“制表符”，此时可以获得1列形式的一个表格。切换到“布局”选项卡，在“数据”功能组选择“转换为文本”，文字分隔符选择“段落标记”，执行之后可以得到图3所示的表格效果。

第4步：删除奇数行

很显然，上述文本存在许多重复的内容，需要将其删除。切换到“替换”选项卡，查找“（*）（^13）（*）（^13）”，替换为“＼3^p”，表示删除奇数行，保留偶数行，效果如图4所示，这就是我们所需要的内容。

完成上述步骤之后，接下来的步骤就简单多了，切换到“插入”选项卡，选择“表格一文本转换成表格”，选择“12”列，这样就可以得到所有的数据，为了保证显示的效果，建议将纸张方向设置为“横向”并作适当调整，当然此时我们得到的是一个没有表头的表格，此时请手工添加表头，最终效果如图5所示。

补充：上述的第3步、第4步也可以合并为一个步骤，查找“^t”替换为“^p”即可。

方法二：利用表格样式正序处理

如果使用的是Word 2003，也可以利用表格样式处理：

按下“Ctrl+A”组合键，全选所有内容，按下“CtrI+H”组合键，打开“查找和替换”对话框，切换到“查找”选项卡，查找“姓名”，也可以查找“性别”作为关键字，查找之后关闭对话框。

在“格式”菜单下依次选择“格式与样式一所有样式”，在这里选择“网络型6”，其实只要是表格型的样式均可，通过表格样式，可以将这部分的文字所在的表格都被同时定义为相同的样式，如果表格外也有查找的关键词，并不会被定义表格样式；选择“使用中的样式”，在这里选择“网络型6”，选择“选择所有65个实例”（这里的数字可能有所不同），这样就可以选中文档中使用同一样式的所有表格b 。

打开一个新建文档，选择“选择性粘贴→无格式文本”，全选所有内容，接下来的步骤与方法一就完全相同了。