公文处理_(办公室人员专用)
公文处理条例2012年修订
XXX集团有限公司公文处理条例第一章总则第一条公司公文，是公司党委、行政实施领导、处理公务的具有特定效力和规范式的文书，是传达、贯彻公司生产经营方针、政策，指导、布置和商洽经营工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的工具。
第二条公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。
第三条公文处理要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第二章公文种类第四条公司公文主要有十二种：（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤消下属部门不适当的决定事项。
（三）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）公报。
适用于发布重要决定或者重大事件。
（五）通知。
适用于发布、传达要求各公司、部（室）执行的经营管理规定、任免干部、传达上级的指示、转发上级和有关单位共同执行或者周知的事项。
（六）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。
适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级的询问。
（八）请示。
适用于向上级请求指示、批准。
（九）批复。
适用于答复分公司（或下级部室）的请示。
（十）议案。
适用于公司按照法律规定向董事会、股东会、党委会等提请审议的事项。
（十一）函。
适用于公司与外部公司、部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（十二）纪要。
用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章公文格式第五条公司公文由份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
（二）密级。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”。
标注位置：公文首页左上角；字体：黑体；字号：14.5磅。
公文处理管理办法
附件公文处理管理办法第一章总则第一条为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。
第三条本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。
第四条本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。
各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。
文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。
单位内设临时机构一般不对外发文。
第七条非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。
特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。
第二章公文种类第八条各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。
第九条正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。
3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。
4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。
办公室公文处理制度
为加强公文管理，提高工作效率，使公文运行规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23 号)、《中国人民银行公文处理办法(》银发〔2000〕360 号)结合本单位中心的实际情况，特制定本规定细则。
中心公文是在依法行使职能和进行公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家以及上级机关方针、政策，向上级答复问题，发布规章、政策和措施，指导、布置和商洽工作，报告、通报情况和交流经验的重要工具。
办公室是中心公文处理的管理部门。
办公室设专职人员负责中心公文处理工作。
中心公文处理的原则是：实事求是、精简高效，做到畅通、及时、准确、安全。
公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
办公室是中心公文处理的管理部门。
办公室设专职人员负责中心公文处理工作。
法定公文文种主要包括：命令、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议记要、处理决定。
一、命令(令)。
合用于依据法律、行政法规发布金融规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
二、决定。
合用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
三、公告。
合用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
四、通告。
合用于发布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
五、意见。
合用于对重要问题提出见解和处理办法。
六、通知。
合用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免和聘用人员。
七、通报。
合用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
八、报告。
合用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的问询。
九、请示。
合用于向上级机关请求指示、批准。
十、批复。
合用于答复下级机关请示事项。
办公室公文处理制度
办公室公文处理制度1. 制度概述办公室公文处理制度是为了规范和统一机关、企事业单位办公室内部文件的处理流程和要求，提高工作效率和准确性，确保公文的安全、可追溯和机要保密性。
本制度适用于办公室的各类公文处理工作。
2. 公文的分类根据公文的性质和用途，可以将公文分为以下几类：1.公文：用于表达机关、企事业单位的意见、决策或指示的文件，如公告、决议、通知等。
2.呈批件：用于向上级机关请示报告、反映问题等的文件。
3.呈报件：用于向上级机关报告工作情况、汇报问题等的文件。
4.来文：其他机关、单位寄送给本单位的文件。
5.出文：本单位向其他机关、单位发送的文件。
3. 公文的处理流程对于不同类型的公文，办公室应按照以下流程进行处理：3.1 公文的收文当一份公文送达办公室时，办公室工作人员应按照以下步骤进行收文：1.登记：立即登记公文的来文编号、标题、日期和送达单位等信息，确保文件的唯一性和可追溯性。
2.分类：根据公文的性质和用途将文件分类，方便后续处理和归档。
3.分发：根据公文的内容和相关人员的职责，将公文分发给相应的人员，要求其在规定时间内作出回复或处理，并留存相应的证明材料。
3.2 公文的呈报当办公室需要向上级机关报告工作情况、请示报告或汇报问题时，应按照以下流程进行呈报：1.筹备：对于需要呈报的公文，办公室工作人员应提前准备好相关材料和文件，并确保内容准确完整。
2.填写正文：将准备好的材料整理成正式的呈报文件，确保格式规范、内容清晰。
3.签批：呈报文件需要经过办公室主管或上级领导签批，确认内容无误。
4.转发：办公室应及时将呈报文件转发至对应的上级机关，并在登记簿上记录相关信息，以便后续查询和跟踪。
3.3 公文的审批和会签对于需要经过多个部门或人员审核的公文，应按照以下流程进行审批和会签：1.申请：公文发起人应提交申请，在申请中明确需要审核的事项和相关部门/人员。
2.审批：各个相关审核部门/人员应按照公文的要求进行审批，确保内容的准确性和合规性。
公文处理基本知识(详解)
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。 公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
4、根据公文的来源及发出、使用的范围，可分为： 通用公文。即指各级党政机关、人民团体、企事业单位所普遍使用的公 文，它既包括《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理 办法》中所规定的正式和主要的公文文种，也包括其他常用各种应用文，或 称事务文书。 专用公文。即在一定的业务范围内，按照特殊需要而专门使用的公文， 它包括外交公文、司法公文、计划公文、科技公文、军用公文等。 普发公文。是指上级机关对下级机关发布的指示、通知、通报等下行文。 专发公文。亦称单发公文，系指只针对某一特定机关所发的公文，只需 主送一个机关，如批复、复函等。 收入公文。即指主管上级、所属下级单位及其他外部单位发来的文件。 发出公文。即指本机关向外机关发出的公文。 公布公文。即指向社会各界和人民群众公开传达或通过报纸、电台、电 视台等新闻媒体向国内外公开发布的公文，如命令（令）、公告、通告等等。 内部公文。即指党政军机关及企业事业单位内部使用的公文。
xxxx办公室 办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。 公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
6、根据公文送达和办理的时间要求，可分为： 特急公文。指内容特别紧急的公文，其办理时限一般 不得超过24小时。 紧急公文。指内容比较紧急的公文，其办理时限一般 不能超过3日。 一般公文。其办理时限一般不宜超过15日。
xxxx办公室 办公室
公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。 公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。
公司公文处理管理制度
公司公文处理管理制度1. 引言公文是公司内部沟通、协调和决策的重要工具，对于保证信息的准确、及时和有效传达具有重要意义。
为此，制定和实行公司公文处理管理制度，规范公文的起草、审核、印发和归档流程，提高工作效率和质量。
2. 公文的定义与分类2.1 公文的定义公文是指公司内部工作单位之间或与外部单位之间进行信息交流、协调工作和决策的正式文件。
2.2 公文的分类根据公文的用途、内容和形式，我们将公文分为以下几类： - 通知：用于发布重要事项、通告或安排工作任务等。
- 决议：用于记录集体决策并加以公布，具有约束力。
- 报告：用于向上级或领导汇报工作情况、问题和建议等。
- 文件：用于记录和传达工作职责、规章制度和工作程序等。
- 请示：用于向上级请示解决问题、汇报工作情况等。
- 批复：用于对请示进行回复和决策。
3. 公文处理流程为了保证公文处理的快速、准确和顺利进行，制定如下的公文处理流程： 1. 起草：由相关单位或部门负责人起草公文正文内容，并附上必要的附件和签字处。
2. 审核：上级主管部门或人员对公文进行审核，确保其准确性、合规性和决策正确性。
3. 签字：相关主管部门负责人进行公文的签字，确保其具有法律效力和决策权威。
4. 印发：公文完成签字后，按照规定的分发名单和渠道进行印发，确保信息的及时和有效传达。
5. 留存：已印发的公文正本归档留存，便于查阅和追溯，同时进行电子存档备份。
4. 公文处理要求为了保证公文处理的质量和效率，提供以下几项要求： - 公文起草应准确、简明扼要，避免冗长和废话。
- 公文应使用公司规定的公文模板，并进行格式和排版统一。
- 公文正文中应注明标题、日期、发文单位等必要信息，以便识别和归档。
- 公文应抄送相关部门和人员，并在需要回复时给予明确的答复期限。
- 公文的审核和签字应完整、合规，并按照规定的流程进行。
- 公文的印发和归档应及时、正确，并进行必要的电子备份。
公文处理细则
公文处理细则总则第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。
第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。
第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。
公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。
第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。
公文种类第六条公文种类主要有：（一）请示请上级指示和批准，用”请示“。
（二）报告向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
（三）指示对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用"指示”。
（四）布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，”用公告“。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
（五）批复答复请示事项，用“批复”。
（六）通知传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
（七）通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
（八）决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（九）函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用”函“。
（十）会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用”会议纪要”。
公文格式第七条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。
（一）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。
除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
公文处理规范
公文处理规范一、现行公文处理规范性文件与国家标准简介国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行）《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央批准中办1996年5月3日印发施行）国家标准GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》（其他机关公文可以参照执行）二、什么是公务文书、公文、文件三、公文特点1.法定的作者依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代理人，如机关、机关某组织单位、机关单位领导。
2.法定的权威和效用公文现行效用具有时间性和范围限制性；（1）失效条件：内容已经执行；（2）内容过时，以新陈代旧；（3）制发机关不复存在，又无新机关接替其职能。
法定效力的溯及力规范性文件的生效时间（即时生效和定时生效）3.法定格式和处理程序四、公文分类——从不同的分类角度了解公文常识（一）按形成、使用领域，分为通用公文（正式内部）和专用公文。
1.正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。
具有法定性、规范性和通用性。
（1）《办法》规定的正式行政公文文种13种，如通知、请示、报告等；（2）《条例》党的各级机关正式通用文种14种。
2.内部通用公文是机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。
如计划、总结等。
3.专用公文专业部门在专门业务工作范围内.或机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。
如外交文件、计划文件、保险文件、司法文件等。
（二）从行文方向的角度分类了解行文规则常识1.上行文：请示、报告、意见、议案等2.平行文：函、告知性通知、意见、会议纪元要等3.下行文：命令、决定、通知、意见、会议纪要、通报、批复等它们反映了不同的工作关系，通常需选择不同的文种、使用相应的用语，其价值的作用亦不相同。
社会组织之间的工作关系——行文关系——行文方向——行文方式——行文规则工作关系：（1）领导与被领导关系（同一系统，上下级机关单位之间）（2）业务指导关系（同一系统，上下级业务对口单位之间）（3）平行关系（同一系统，同级或级别相近的机关单位之间）（4）不相隶属关系（为同系统的机关单位之间）（5）其他不、还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等等……（三）从涉密程度的角度分类了角公文保密常识1.绝密级文书——绝密（保密年限30年）2.机密级文书——机密（保密年限20年）3.秘密级文书——秘密（保密年限10年）4.内部文书——内部5.限国内公开的文书——国内6.对外公开的文书——公开秘密包括国家秘密、组织（单位）秘密、商业秘密、个人隐私。
公文处理程序讲义
拟办意见的书写
（2）对来自下级或平行、不相隶属单位需要予以批转、 转发和回复的公文，要指定业务对口部门予以承办， 必要时应注明时限。对欲批准或给予肯定答复的请示性公文， 可分别情况写“拟同意，请X X领导同志批示”， “请X X部门在月X日办复”，“此件较好（或在……有价值）， 建议批转，请X X同志阅示”等等；反之则可写“来文违背上级 X X号文件的精神，不宜批准”，“此件……提法不妥，应重作 研究（调查）再行上报”等。 报告性文书一般不需批复，不需提出拟办意见。
（二）批办的范围
1）无既定办理方案的业务性文书； 2）确需领导人行使决断权、处置权的重要文书和非常规性文书。 如：上级下发的重要指示、决定、指示性通知， 针对本单位的批示、批复、通报等，平级 或不相隶属机关重要的用于协调工作的文书， 下级重要的请示、报告等。 不需批办的文件主要包括已有既定执行方案 的常规性、例行性文书，已有明确而有效批办意见的文书等。
拟 办 的 范 围
1.领导人明确指示代其提供 决策方案或处置意见
2.收文所涉及的问题的 最终处置权 应由领导人掌握， 而拟办人对相关 问题较熟悉 并有一定发言权。
拟办意见的书写
拟办意见应工整清晰地写在《收文处理单》 的有关栏目中，并征注拟办人姓名和日期。
（1）对上级主送本单位，并需贯彻落实、办毕回复、传阅周知 的公文，应提出拟送哪位领导批办或由哪个单位承办的具体意见。 如是阅件，可写“拟请X X局长阅”或“拟请X X、 X X、 X X等领 导同志（X X、 X X、 X X等部门）传阅”；如是办件，可导“请 X同志批示”或主动提出初步处理意见，如“请X X同志阅示。我 建议此件……办理为好”；如需部门提出贯彻意见，可写“拟请X 部门研究提出执行方案，报经领导批准后下发”；如需部门直接 处理的，可提出“拟转X X贯彻执行与办复， 具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。
公文处理_(办公室人员专用)
公文处理（办公室人员专用）一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，3.7上厘：米下：3.5 厘米左：2.8 厘米右：2.6 厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”在该选项前打“"”选择“文档网格”附签，字体设置”，中文字体” 设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成28“”个字符；“每页”设置成22“”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22 行、每行28 个汉字的国家标准。
2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”然。
后单击“格式”按钮“，数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作选择“插入”一一“文本框”一一“横排”菜单项，鼠标将会变成“AWOrd在2000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设置成2cm”；宽度设置成15.5cm ”。
注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签单，击“高级”按钮水，平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：绝对位置”设置成“页边距”，下侧” 设置成2.5cm” 平行文标准，8f0cm” 上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成O'bm ”，单击“确定”完成。
机关公文处理细则
机关公文处理细则第一章总则第一条为进一步规范机关办文工作，促使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》，结合我局的具体实际，制定本细则。
第二条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接的工作。
第三条公文处理坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
第四条局办公室是公文处理的管理机构，负责局机关的公文处理工作，指导机关各处室、局属各单位的公文处理工作。
第二章收文第五条来文、来电由办公室统一签收、启封、登记。
主送件和重要抄送件（涉密件、机要件、敏感件等不适宜上网文件除外）通过办公自动化系统处理，一般抄送件登记后送有关处室留存。
领导批示按来文处理，非主送件、抄送件，视具体情况处理。
主送、抄送局业务部门（处室）、内设机构的公文，转交相关处室、内设机构办公室所在处室自行登记、处理。
第六条办公室应对下级机关上报的主送件进行审核，有下列情况之一者，经办公室负责人批准后，退回来文单位。
1.公文内容不符合国家法律、法规及有关其他规定的。
2.公文文种使用不当的。
3.上行文未注明签发人姓名的。
4.“请示”文中未注明联系人姓名及电话的，或一文数事的，或主送多个机关的。
5.“报告”和“意见”中夹带请示事项的。
6.以单位名义擅自向局领导个人报送“报告”“请示”和“意见”的。
7.属于本单位职责范围的事项要求代办代转的。
8.公文内容经协商后，意见仍有分歧，要求协调或裁决而又不列明双方依据，提出建设性意见的。
9.反映问题模糊，提出要求含混不清的。
10.其他不符合要求的公文。
第七条正常情况下在收文之日起两个工作日完成拟办、批办、分送。
紧急公文特殊处理，在送请局领导阅批的同时，通知主办处室准备办理。
第八条局领导批阅文件，应及时批示，并返还办公室。
批阅纸质文件时使用钢笔、毛笔、专用签字笔。
办公室提出了明确拟办意见的，局领导签名视为同意；如有具体请示事项而办公室又未提出明确的拟办意见，局领导应批示具体意见。
公文处理程序细则
公文处理程序细则为使我局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据自治区水利厅、市人民政府国家行政机关公文处理有关规定和《钦州市政府办公室公文处理程序细则》，特制定本细则。
一、收文办理程序（一）收文凡局办公室接收的各级公文，均由办公室专人统一签收、拆封、登记，在收文后的1个工作日内分门别类送办公室主任签写拟办意见，或直接送交指定收文单位。
传真或电话通知，经办人要做好记录并及时送有关领导批示。
开会领取或有关部门交带的公文，经手的同志要及时把公文交由办公室登记处理。
（二）拟办办公室应视公文的内容和性质，按照职能部门的业务分工及时、准确地提出简明、具体的拟办意见。
处理公文要分急缓先后，急件、特急件随到随办。
一般来文要在自接文时起1个工作日内提出拟办意见并提交领导批办。
处理公文必须用办公室统一印制的公文处理笺。
（三）批办办公室将已拟办的文件送局领导审阅，由局长或分管副局长在2个工作日内阅读文件或对拟办文件进行审批。
批办意见要明确、具体，注明办理时限、主办单位或主办人，对需要两个以上部门办理的，批示或拟办意见中应当明确主办部门，以免承办者相互推诿。
（四）承办领导批办后的文件由各承办科室根据批办意见，具体处理公文。
承办公文要全面领会、准确把握领导的批示意见，需要各县区、直属单位协助办理的，要及时与有关单位联系，抓紧办理，不得推诿和延误，不得擅自改变或超出领导的批办意图。
公文办理过程中遇到困难或问题，要及时向领导反映并提出解决意见建议。
公文报送单位查询公文处理情况时，各有关科室要热情接待。
对上级机关交办的公文和下级机关的请示，有特别时限要求的要按时办理，一般文件要在7天内给予答复，传阅性公文在3天内阅知后交还办公室。
对不属于本部门、本单位职权范围或者不适宜本部门、本单位办理的，应于当日退回交办的部门，并说明理由。
公文办理结束后，承办人员必须将办理情况及处理结果注明在公文处理笺上，并送回办公室存档，以备查证。
公文处理的程序与要求
公文处理的程序与要求一、公文的概念、类别和功能1、公文的概念公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权所制作的文件。
公文是文件的一个主要门类，它具有其他文件（主要是私人文件）所不具备的一些特点。
第一，公文的制作者是依法成立的组织；第二，公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有由行文机关赋予的特定的效能和影响力；第三，公文具有规范的结构和格式。
2、公文的类别为了更好地认识公文、使用公文，可以按照不同的标准，从多个角度对公文的类别进行划分：（1）根据具体公务活动领域的不同，可以把公文分为通用公文和专用公文两类。
（2）根据内容性质的差异，可以把公文分为：规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等六类。
（3）根据公文涉及秘密的程度，可分为：对外公开、限国内公开，内部使用、秘密、机密、绝密公文等六类。
（4）根据对公文办理和传递时间方面的限制和要求，公文一般可分为：平件、急件、特急件三类。
（5）按照《国家行政机关公文处理办法》行政机关的公文种类主要有：①命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
②决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
③公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
④通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
⑤通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
⑥通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
⑦议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
⑧报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
⑨请示适用于向上级机关请求指示、批准。
⑩批复适用于答复下级相关的请示事项。
11意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
公文处理制度
公文处理制度为使我局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，制定本制度。
一、收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
(一)办公室负责我局的公文处理工作，凡寄达我局的公文、信函一律由办公室负责签收、登记、送批、传递和管理。
领导和其它科室不直接受理。
凡参加上级和其它部门召开的会议领取的文件、材料，参加会议的人员阅后要送交办公室。
(二)公文登记后要贴附收文处理专用纸(即收文签)，然后签批、传阅和办理，未加签的公文，领导只参阅，不批转，一般情况下不直接在原件上签意见，一般性报告、总结或简报类公文可以不附收文签，经办公室主任阅后，视其内容送有关领导传阅，然后交文秘人员，留存备用。
(三)凡上级发来的文件和下级的请示报告、登记贴签后，交办公室主任提出拟办意见送有关领导批示或转有关部门办理，需要两个以上股室办理的，应当明确主办股室，紧急公文，应当明确办理时限。
(四)承办股室在收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。
公文办理后要在收文签上认真填写“办理情况”，并签字署名，注明日期。
(五)公文运转由办公室负责，来文单位不得持件运转。
凡送请局长阅示、审批和送请有关股室办理的公文，文秘人员均应严格登记，各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理，做到一般文件及时办理，急件随到随办，特急件专人限时办理，送批公文，如有关领导外出，一般可隔过下传或者送代管领导审批。
(六)送领导批示或交有关科室办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
(七)公文办结，承办部门应将原件及办理结果一并报办公室。
二、发文办理发文办理是指以我局名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
(一)草拟公文应当做到：1、符合法律、法规、规章及其它规定，注意政策的纵向连续性和横向一致性；2、情况确定、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅办求简短。
公文处理办法
移动通信集团公文处理办法（安徽公司）第一章总则第一条为做好中国移动通信集团安徽有限公司（以下简称公司）的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》以及《中国移动通信集团公司公文处理办法》，结合公司实际，制定本办法。
第二条公司的公文包括企业办公管理信息系统（以下简称OA 系统）的电子公文和纸质公文两大类，是公司在管理和运营过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，贯彻落实上级机关的工作部署和要求，加强企业管理，开展企业活动的重要工具。
第三条公文处理是指公文的办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行国家保密法律法规，严格遵守公司信息披露、保密管理的各项规定，保守国家和企业秘密。
第四条各级领导应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加强对本部门、本单位公文处理工作的指导和检查。
各级管理人员要自觉按照公文处理工作的规定和要求办理公文，应学习文书学相关知识，严谨、高效地完成公文处理工作。
第五条省公司办公室是省公司公文处理工作的归口管理部门，对省公司各部门、各分公司的公文处理工作进行业务指导和监督检查。
省公司信息系统部负责OA 系统的建设和维护工作，保证OA 系统安全、稳定运行。
第二章公文种类与形式第六条公司的公文分为通用公文和专用公文两大类。
第七条公司的通用公文有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排、部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。
（二）通知适用于发布规章制度，转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和需要周知或者共同执行的事项，任免人员。
（三）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（四）报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问。
XXX公司公文处理办法
关于印发《XXX公司公文处理办法》的通知公司各部门、各单位：为了提高公司公文处理工作的质量和效率，根据“制度建设年”工作要求及公司规章制度工作计划安排，修订后的《XXX公司公文处理办法》经2021年第11次总经理办公会会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
XXX公司2021年12月20日XXX公司公文处理办法第一章总则第一条为提高XXX公司（以下简称公司）公文处理工作的质量和效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），结合公司工作实际，制定本办法。
第二条公司、公司委员会（以下简称公司党委）、纪律检查委员会（以下简称公司纪委）应执行本办法。
第三条公司、公司党委、公司纪委公文是实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
第四条公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条公司办公室是公文处理工作的管理部门，并负责指导各部门和各单位的公文处理工作。
第七条公司各部门、各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，严格执行本办法并加强对本部门、本单位公文处理工作的指导和检查。
第八条公司各部门、各单位应当指定专职或兼职人员负责本部门、本单位公文校核工作。
负责公文校核的人员，应当忠于职守，熟悉公文处理的有关规定，并保持相对稳定，人员变动时，要做好工作交接。
第二章公文种类形式第九条公文种类主要有：决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等10种。
（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
公文处理基本知识
眉首格式：发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急 程度、发文字号、签发人、公文份数序号。
主体格式：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、 印章。 版记格式：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
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（三）公文格式规范注意问题
1.会议纪要格式的特点
眉首：字号酌定、制发单位、成文日期；
正文：无主送单位、不落款、不加盖印章。
2.标题要简明扼要并准确反映公文的主题内容。 3.标题中一般不使用标点符号。
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4.标题中使用标点符号的特殊情况：
（1）标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号（缩略 点）。如：《×××关于开展‚四五‛普法教育活动情况的报告》、 《关于积极配合‚3.15”活动做好维护消费者合法权益工作的通知》。 （2）公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。如：《关 于印发<××××××工作规则（试行）>的通知》。 （3）公文标题中出现书名、报刊名时，用书名号。如：《关于做好 <××××杂志>征订发行工作的通知》。 （4）公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。如：《关于 ×××、×××职务任免的通知》。
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有序：可按照时间顺序，或按照逻辑顺序， 或由总到分，或由原因到结果，切忌交织揉 杂，混乱不清。 连贯：思路畅通、前后衔接、语意连贯，防 止语意断止、跳跃、甚至对立。 区别：相同的意思要加以集中，不同的意思 要加以区分，界限清楚，避免混淆不清。
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标题拟写中的注意问题
1.标题的三要素—发文机关、内容、文种。
（2）公文格式前后要统一。
（3）公文结构层次序数的规范写法，第一 层为“一、”；第二层为“（一）”；第 三层为“1.”；第四层为“（1）”。
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公文处理办法
公文处理办法第一章总则第一条为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。
第二条公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况,下达各项决议决定和交流经验的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等.行政办公室配备专职文秘人员,文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识.第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用,讲究效率和质量,按程序办事，积极推进办公自动化。
第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密.第二章公文分类第七条按公文内容可分为：（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排;(二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项;（四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；（五)报告，向上级部门汇报工作,反映情况，提出建议；（六）请示，向上级请求指示、批准；(七）批复,答复请示事项或对下级布置工作；（八)会议纪要,传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；（九）工作计划,进行年、季、月、周工作安排。
第八条按公文的发放形式可分为：（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或年度工作计划;（二）便文,发布一般的通知、通报及临时性的工作计划;(三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。
公司办公室发文处理制度
公司办公室发文处理制度1.0 引言为了规范公司办公室发文流程，提高发文效率和质量，特制定本制度。
2.0 适用范围本制度适用于公司内各部门及办公室人员。
3.0 发文种类公司办公室发文涉及的种类包括但不限于：•通知•通告•告示•会议纪要•决定•建议•意见•财务报表•业务报告4.0 发文流程4.1 发文申请在起草发文前，需要填写发文申请表，包括以下内容：•发文类型•抄送范围•发文原因•发文要求4.2 发文起草在填写发文申请后，起草人需按照公司规定格式开始起草正式发文，包括以下内容：•发文标题•正文内容•发文日期•签发人4.3 发文审批完成发文起草后，需要根据抄送范围，进行相应的审核，包括如下流程：•部门经理审批•总经理审批4.4 签发、印制通过审核后，需要由签收人进行签发，完成签发后，将正式发文进行印制。
4.5 发文传阅经过印制后，需按照抄送范围进行邮寄、传送等方式进行传阅，保证相关人员能够及时了解到正式发文。
5.0 发文收件及处理各部门在收到公司办公室的发文后，将发文收件并收入本部门档案，同时根据要求进行相应的处理。
6.0 发文备份及销毁公司办公室要对所发文档进行备份，并制定相应的销毁规定，定期清理废弃文件。
7.0 特殊情况的处理对于因紧急情况需要紧急发布的文件，但不符合发文流程的要求，需要办公室协助协调，并在后续做出规范性的原则性制度，保证流程规范及安全性。
8.0 效果评估公司办公室将根据具体情况，定期评估该发文处理制度的效果，并在必要时对其进行更新、修改及完善，以保证其能够顺应公司实际需要的变化。
9.0 结束语公司办公室发文处理制度对于保证公司内部正常工作的有序开展具有至关重要的意义。
各部门及人员应认真执行本制度，同时也应注意对于具体实际情况的灵活处理，保证公司内部工作能更加高效有序的进行。
公文处理基础知识
公文处理基础知识The document was prepared on January 2, 2021公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文及公文处理工作的重要性1.公文是领导机关决策的产物,是领导机关实施领导、进行管理和服务工作的重要工具.公文总是与新的决策、政令的贯彻和推行紧密联系在一起的.大量历史事实证明,一篇正确而优秀的公文,可推动社会历史前进,促进经济社会的发展,实现国家和民族的振兴.例如,党的十一届三中全会通过的中共中央关于建国以来若干历史问题的决议,从而使中国发生了翻天覆地的变化,实现了中华民族的伟大复兴.南朝刘勰说：“章表奏议,经国之枢机.”三国魏曹丕说：文章乃“经国之大业,不朽之盛事”..邓小平说：“拿笔杆是实行领导的主要方法”.反之,一篇错误的公文,可把社会引向倒退,造成国家和民族的灾难.例如,1966年中共中央下发的关于开展无产阶级文化大革命的通知,把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘.所以,公文处理工作的质量好坏与公文的正确与否,决定国家的兴亡.2.在当代的领导、管理和服务工作中,公文具有其他任何工具不可替代的重要作用.从一定的意义上说,公文正确与否,决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否.公文的作用主要有10大作用,即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用.这是被大量事实证明了的历史结论.3.公文处理水平代表一个机关单位的水平,即代表一个机关单位的决策、领导、管理、服务水平,反映了一个单位的整体素质.所以,每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员,都要重视公文处理工作.二、公文及公文处理的涵义1．公文的定义.“公文”一词,源于晋代陈寿的三国志魏志赵俨传,“公文下郡,绵绢悉以还民.”当时仅指一种体式的公务文书.最早的公文总称为“书契”.其后又有“典册”、“枢机文”、“官文书”、“案牍”、“公牍”等名称.随着社会的发展进步,公文的种类、名称及其内涵不断发展变化.公文即公务文书,是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料.中国共产党机关公文处理条例规定：“党的机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布署和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具.”国家行政机关公文处理办法规定：“行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具”.公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等.“文件”一词是外来语,来自拉丁语docememtum,相当于汉语的“证据”.在我国,“文件”有广义和狭义之分.广义的“文件”,是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料；狭义的“文件”,指的是具有法规性、知照性和特定固定版头的公文.公文即公务文书.公文与公文、文件的关系是：包容关系或叫属分关系.公文的本质.公文是国家统治阶级实施领导、管理国家、处理公务的文字工具.2．公文处理涵义.公文处理是一个动态的过程,是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文,使之符合有关规定和收发文单位的要求.它包括公文拟制、办理、管理、收集整理、归档在内的一系列衔接有序的工作.公文办理分为收文办理和发文办理.收文办理包括公文的签收含拆封、清点、分类登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、收集整理、归档等12个程序;发文办理包括公文起草含修改、协调、校核、会签、签发、复核、登记、印制排版、校对、装订、分发、收集整理、归档等10个程序.公文由秘书部门统一管理.管理的原则：既发挥公文效用,又有利于公文保密.管理的范围是所有公文,包括不同载体的公文.管理的内容是：收文管理签收与撤封管理、清点与分类管理、登记与拟办管理、送批与批办管理、分发与传阅管理、交办承办与催办管理、办复与收集管理、立卷归档管理、发文管理起草校核管理、送审与签批管理、公文定密管理、复核与登记编号管理、校对与印制管理、施印管理、分发传递管理、立卷归档管理、公文利用管理公文阅读管理、公文查阅管理、公文借阅管理、公文传达范围的管理、公文翻印复制管理、公文汇编管理、公文公开发布管理、公文引用管理、公文撤销管理、会议文件管理、公文存放清理清退销毁管理、秘密文件包括各种载体文件管理、机关合并撤销时公文管理.公文归档,包括公文的收集、装订裱糊与拆除金属物、分类区分保存价值、排列、编号、编目、装盒、编写全宗说明、归档,移交进馆10个程序.三、公文的特点公文具有以下8个特点：1．鲜明的政治性.公文是阶级统治的工具,是管理工作的工具.它的内容反映了统治阶级的意志,代表统治阶级的利益.因此,它的阶级性、政治性非常鲜明.2．法定的权威性.公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具,其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行,不允许有任何反对地表示.如果对某些条文有不同意见,只能用合法的方式向上级领导机关反映,在上级机关未改变决定之前,必须遵照执行.3．特定的作者、读者和严格的程序.公文有特定的作者、读者,公文办理有特定的程序,均不可逾越.公文的作者,是公文制发机关单位.公文的读者,是由领导机关制发文件时规定的,只能按公文制发机关的意见办理,不得随意突破.公文办理有一套严格的程序.公文办理人员,必须严格按规定的程序办理,不得减少和超越规定的程序；必须恪尽职守,不得越权越位.4．文字表述的准确性和语言的生动性.文字表述的准确性,是指公文的语言表达必须做到准确、规范,无歧义,否则,无法贯彻落实或出现执行上的偏差.特别是政策性公文,要清楚明了,操作性要强,便于贯彻和执行.一个规定,只能是一种解释.公文语言的生动性,是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上,充分运用我国语言、词汇丰富的特点,在一篇公文中或在局部的段落内,做到句法、构词法一致,句子、词汇新颖,避免重复、累赘.5．内容上的公务性和现实性.内容的公务性,是指公文是机关决策的产物,是机关处理公务活动的工具,必须完全彻底的为公务活动服务,不得把私人的事务写入公文之中.内容的现实性,指公文必须充分全面地反映实际情况,实事求是；必须为现实管理工作服务,具有现行功用和指导性、实践性.6．强烈的时效性和特定的意向性.公文是为一定时期的管理工作服务的,过了一定的时期,就失去了现行功用,变成了档案材料历史资料.所以说,公文的时效性很强,必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用.否则,公文就失去了现行功用.特定的意向性.是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了.不同的受文对象,用不同的公文语言表述.7．严密的逻辑性.公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写,做到逻辑严密,言简意赅,以其独有的逻辑力量说服读者执行者,实现其应有的作用.8．规范的体式.通用公文是法定的,每一个文种的撰写方式、格式都是固定的.公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文,不得违反.四、公文处理的原则1.实事求是的原则；2.党政分开的原则；3.精简的原则；4.高效的原则；5.按照行文机关的要求进行的原则；6.按照公文处理规定进行的原则.公文处理的标准：做到及时、准确、安全、保密.五、公文发布方式1．内部发布.①用特定版头印制内部分发；②用内部传真电报发送；③在内部网络上发布；④其他方式.2．公开发布.①在报刊上公开发布；②在互联网上发布；③张贴；④设立政务公开场所或现行文件查阅中心供执行者索取公文；⑤其他形式.公开发布的公文,从公开发布之日到执行的起始日,至少要有30天以上的间隔期.凡涉及与wto有关的法律、法规、规章和文件,在公开发布之后90天内,必须译成一种wto 语言英文、法文、西班牙文译本.六、公文处理工作的管理机构及职责各级机关的办公室管理本机关的公文处理工作,并负责指导下级机关的公文处理工作.七、文件管理人员应当具备的素质素质,本指事物的本来性质,这里是指文件管理人员在理论、知识、思想、能力等方面的素养及所具备的水平.文件管理人员应当具备较高的政治业务素质,工作积极,作风严谨,遵纪守法,恪尽职守.第二节公文格式一、公文格式概述公文格式是公文内容的表现形式,是公文不可缺少的重要组成部分.它由公文的内容所决定,又服务于公文的内容.1．公文格式的含义格式,原指法律文书,是法律的一种.隋书高祖纪讲：“自古哲王,前人作法,前帝后帝,沿革随时,律令格式,或不便于事者,宜依前敕修改,务当政要”.隋代以后,法有律、令、格、式之别.格,指官吏处事的原则；式,指则列.格式,通用指有关官署制度、组织、官员职权等法则,后来泛指规格样式.公文是人类使用的一种管理工具和交际工具.人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯,并把它确定下来,共同遵守,这就是公文的格式.通俗地说,公文格式就是公文的规格样式,即公文各组成部分在页面上的表现形式,也叫公文的外部组织形式.它是规范化和标准化的格式.它反映了公文的客观需要和内在规律,体现公文的权威和功能.它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现,对公文的内容起表现和保证作用.公文格式经领导机关确定,其所辖范围的各级各类机关、企业事业单位和一切社会团体,都要共同遵守.其目的都是为了规范公文处理工作,提高工作效率.党政机关通用公文的格式大体一致,略有差别.认真学习公文格式,就是为了正确使用和处理公文格式,提高公文处理工作水平.2．公文格式的组成1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和XX年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法对公文格式作了明确的规定.1999年12月27日国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式国家标准,从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则,都作了更加明确具体的规定.这个国家标准适用于国家各级行政机关制发的公文,其他机关可参照执行.公文格式,一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成.二、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素各组成部分的搭配、排列和标识规则,包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等.实际上,公文的文面格式是公文全部书面内容的结构.不同的朝代、不同的机关、不同类别的公文,有不同的文面格式.目前,各类机关的通用公文的格式大体相同.党政机关通用公文的文面格式由版头报头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度等级、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成.这22个要素按其所在的位置,又可分成眉首文头部分前9个要素、主体部分中间9个要素、版记文尾部分最后4个要素.眉首部分,位于公文首页上部,一般占整个页面的1/3左右.党的机关用特定版头制发的公文,眉首部分与主体部分用两条各长、宽的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文,眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线密码电报为红色隔开.用a4型公文纸,国家标准规定上报公文的眉首部分占%,即166毫米.主体部分位于眉首部分以下,版记部分之上.版记部分位于公文最后一页下端,其中,印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容行政机关的公文只有前两项内容.1．版头报头.版头报头,又叫发文机关标识.版头是特定的、法定的、专用的,象征着领导机关的权威,起到增加公文庄重色彩和严肃性,识别发文机关、公文级别、重要程度,以引起受文者注意的作用.在党的机关的普发性公文中,还可起到印信的作用.不同的机关,不能共用版头,但规格样式是相同的,只是表示的发文机关不同.党的机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共××县委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党××市委员会通知”.版头字居中排印在公文首页上部,一般用长牟体字或长宋体字套红印制,每个字的长度在15-22毫米之间,宽度根据字数多少确定,但都要小于“中共中央文件”字样.版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方.版头一经确定,必须长期固定使用,一般情况下不作变动,更不得随意变动.行政机关的发文机关标识主要有３种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；一种由发文机关名称加“令”字组成；一种由发文机关名称加武文线组成.发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定,由本机关自定的,一定要明示其他机关,不能使用全社会不认同的简称.用a4型公文纸,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.报头.电报是一种快速传输、发布公文的有效形式.电报的报头由报头文字和两条横隔线组成,密码电报套红印制,明传电报印成黑色.常用的报头有两种：一是特定报头.由发文机关全称或规范化简称加“发电”2字组成.例如,“中共××市委发电”.密码电报的报头印成红色,明传电报的报头印成黑色.使用这种特定报头,在发文机关署名处,可省略盖章这一环节,有利于提高工作效率,不盖章与盖了章的电报均具有同等效力.但是,除党委和政府及其办公厅室外,其他任何单位都不准用这种专用报头发布密码电报.在实际操作中要注意防止张冠李戴,即发文机关与报头所代表的机关应一致.例如,署名为党委的电报用“中共“秘书工作”委发电”报头.二是通用报头.通用报头有两种：一种用“内部传真电报”6字标明；一种用“密码电报”4字标明.明传电报使用“内部传真电报”报头.绝密、机密、秘密电报均属密码电报,使用套红印制的报头.这种格式除报头部分与用特定版头印制的公文不相同外,从公文标题之下的格式是相同的.使用特定电报报头的机关,不再使用通用电报报头,密码电报只在报头部分套红印制.报头字用长宋体居中排印在电报首页上部,报头部分一般占公文页面的1/3左右,用16开型纸张的,报头文字的上边距公文纸的顶边18-32mm,下边距第一条横线22-29mm.每个字的长度为15-22mm,宽度视字数多少确定,但要做到美观、庄重、大方.2．份号.份号,即份数序号,是同一件公文印制份数的顺序号.在党的机关,用特定版头印发的秘密公文均应标注份号,不是用特定版头印制的秘密公文,有条件的也应标注份号.份号从号开始,用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角.秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用.用电报传送的秘密公文,不标注份号.但是,绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理.3-4．密级与保密期限.密级,即公文的秘密等级.公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级.秘密可划分为国家秘密和商业秘密,其中,国家秘密划分为绝密、机密、秘密３个等级,商业秘密划为“商业机密”、“商业秘密”2个等级.有秘密事项的公文应确定密级.用特定版头印发的公文,密级用3号黑体字标注.党的机关的公文,密级标注在份号下方,两字之间空1字；行政机关的公文,密级标注在公文首页右上角.如需同时标注秘密等级与保密期限,党政机关的公文,都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行,秘密等级中间不空格,并与保密期限之间用“★”隔开.比如：“机密★3年”.用电传方式发布的公文,密级用3号仿宋体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内.5．发往地址.在电报报头左下方设有“发往地址”栏,有的也简化为“发往”二字,用于标注电报发送的地点与单位.公文有主送机关的,可简化为“见主送机关”.公文没有主送机关的,如决议、决定、指示、意见、公报、规定、细则、会议纪要、工作要点等文种,应在“发往地址”的右侧标注发往地址或发送单位.发送单位可用统称,也可用特称,视情况而定.一般方法是：普发性电报用统称,限知性电报用特称.发往地址和发送单位用3号仿宋体字排印.如果字数太多,也可用4号或5号仿宋体字排印.6．紧急程度等级.紧急程度等级,是对公文送达和办理的时间要求.用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度,用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级.用特定版头印制的党的机关的紧急公文,分别标明“特急”、“加急”,用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角,两字之间空1字；行政机关的紧急公文,分别标明“特急”、“急件”,用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行,如果该件公文无密级,则标注在第1行.用电传方式传送紧急的公文有两种方式：一是用特定版头印制的公文直接电传；二是使用电报报头电传公文.电报的紧急程度叫等级,分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4种,用3号仿宋体字标注,其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天,即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕.确定公文的紧急程度等级应实是求是,防止随意性.7．发文字号部委号.用特定版头印制的公文叫发文字号,用特定报头制发的电报叫“发电字号”,用通用报头制发的电报叫“部委号”.直接公开发布的公文没有发文字号；先用特定的版头印制、后公开发布的公文,仍用原来的发文字号.发文字号部委号,下同是公文的代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成,是每一个用特定版头报头制发的公文不可缺少的重要组成部分.它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用.其中,发文机关代字由发文机关所在行政区管辖地地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成,有的可省略发文机关代字或公文类别代字,但发文机关所在行政区地方代字不能省略.发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写,发文年度号标注在六角括号内.发文年度应标全称,不能简写,例如,“〔200５〕”不能简写为“〔0５〕”.发文顺序号分年度从1号起,按公文的签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留有空号,不随意编号,不编虚位即“1”不编为“001”,不加“第”字.使用发文字号,应注意3个问题：一是发文字号一经确定,应长期固定使用.二是联合行文,一般只标注主办机关的发文字号.三是用特定版头印制的公文的发文字号,标注于版头发文机关标识下空2行红色横隔线之上.下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧,与右侧的“签发人”对称,左右边各空1字排印.电报的发文字号用3号仿宋体字标注,用特定报头印制的电报,标注在“密级”栏之后；用通用报头印制的电报,标注在“部委号”栏内.8．签发人.上报公文应标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成,标注于公文发文机关标识版头、报头下空2行红色横隔线之上.党的机关的公文用4号仿宋体字标注.某些重要的公文有会签人的,还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名.上报公文标注签发人的目的,是为了加强单位领导人对公文所负的责任,使之认真把好公文关.标注公文签发人应注意2个问题：一是联合行文,有多个签发人,一般是主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色横隔线；会签人的标注方法同签发人.二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者.9．收发报序号.收发报序号是机要部门对接收和发出的电报编排的顺序号.收发报序号由接收或传输电报单位的代字“×机”加收发报顺序号组成,其中,传输电报单位的代字,由传输电报单位所在行政区地方代字加“机”字组成.收发报序号设置在报头部分两条横隔线的最右端,由机要部门填写,分年度、分类别依次编号.10．标题.标题,一般由发文机关名称全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于红色横隔线下方空2行排印.主标题用2号小标宋体字,副标题用3号楷体字,居中排印.回行时应做到词意完整,排列对称,间距恰当.公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容,做到规范、简洁、无歧义.在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序,一般情况下,主办机关的名称排在前面,其余依次排列.二是在有双文种的公文又叫复合性公文中,应简化标题.三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号.11.主送机关.。
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公文处理（办公室人员专用）
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设臵
选择“文件”——“页面设臵”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设臵成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签，“字体设臵”，“中文字体”设臵为“仿宋”；“字号”设臵成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设臵成“28”个字符；“每页”设臵成“22”行。
然后单击“确定”按钮，这样就将版心设臵成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”，“位臵”设臵为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设臵为“外侧”。
然后单击“格式”按钮，“数字格式”设臵为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设臵。
双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设臵成“四号”；字体任意；奇数页的页码设臵成右空一个汉字，偶数页的页码设臵成左空一个汉字。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入
发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设臵文本框格式”，在这里来设臵红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵成“无填充颜色”。
选择“大小”附签，“高度”设臵成“2cm”；宽度设臵成“15.5cm”。
注：用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，“度量依据”设臵成“页面”；垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”，“下侧”设臵成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签，左、右、上、下都设臵成“0cm”，单击“确定”完成。
文本框属性全部设臵完成，单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字，将颜色设臵成“红色”，字体设臵成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设臵成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设臵自选图形格式”，红线的属性在这里进行设臵。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设臵为“红色”；“虚实”设臵为“实线”；“粗线”设臵为“2.25磅”。
选择“大小”附签，“宽度”设臵为“15.5cm”。
选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设臵成“居中”，
“度量依据”设臵成“页面”，垂直对齐：“绝对位臵”设臵成“页边距”，“下侧”设臵成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
5、文号制作
平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。
六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标臵于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设臵为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位臵”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。
至此，模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若
模板保存时按系统默认设臵的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文：选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位臵调整好。