部门级合同管理制度1.0

1目的及适用范围
1.1为了规范XX乳业有限公司合同管理，降低合同风险，特制定本程序；
1.2本程序的适用范围为XX乳业有限公司部门级合同相关工作，但不包括人事聘用合
同；
1.3本程序由XX乳业有限公司总经理办公室拟定，其解释权及修改权归XX乳业有限公
司总经理办公室；
1.4本程序自2001年月日起执行。

2职责
2.1合同管理的总责任人是总经理办公室主任，负责：制定和修改合同管理制度；给定合
同编号规则；检查公司所有合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上盖合同章并编定合同号码；建立XX乳业有限公司的合同台帐并记录公司合同执行进程；保存一份合同副本归档管理，并向集团文秘中心传递合同正本和汇报合同管理状况。

由总经办负责联系法律顾问，从法律角度审核合同；根据业务需要拟订标准合同文本，并向业务部门贯彻。

2.2相关业务部门经理作为合同标的使用部门，负责提出合同申请，从使用者角度审核合
同。

2.3合同执行部门负责寻找合作伙伴，洽谈、拟订和执行合同；保存一份合同副本，建立
并管理由本部门执行的合同台帐。

2.4财务部负责根据预算审核该合同并保存一份合同正本；在合同执行中负责根据合同规
定核付/核收合同帐款；根据合同执行情况建立和更新合同管理台帐，并及时向总经办发送。

2.5合同标的使用部门上级主管根据权限复审或终审批准该合同。

2.6文秘中心负责接收并保存一份合同正本和合同管理台帐。

3流程概要
3.1提出申请
3.1.1合同使用部门根据工作计划向合同执行部门提出申请，并提供标的的详细书面
要求。

3.1.2合同执行部门根据业务部门的需要寻找供应商/经销商/合作伙伴
3.1.3合同执行部门与供应商/经销商/合作伙伴共同拟订合同草样（一般要求同一标
的至少有2-3家）
3.2合同拟订和审批
3.2.1合同执行部门拟订合同草样。

3.2.1.1合同标的如果为有形产品应在合同草样中附样品或质量标准等。

3.2.1.2合同标的如果为无形产品或服务则应在合同草样中详细说明产品或服务
特质。

3.2.2合同执行部门填写《合同审批表》，附合同草样交合同标的使用部门审核。

使
用部门应详细考察合同标的的价格、交付周期、质量、数量等是否符合要求。

3.2.3使用部门审核后出具审核意见，交还给执行部门修改。

3.2.3.1如果使用部门同意，在《合同审批表》上签字确认。

3.2.3.2如果使用部门不同意，则同执行部门商讨后，由执行部门重新洽谈、修
订合同，回到3.2.1——合同执行部门根据使用部门的审核意见与供应商/
经销商/合作伙伴共同修改合同。

3.2.4合同执行部门把按照合同使用部门审核意见修改的合同交财务部审核。

财务部
确定是否符合预算计划。

3.2.
4.1预算内合同进入3.2.6
3.2.
4.2预算外合同进入3.2.7
3.2.5执行部门将合同交公司总经办审核该合同的法律效力。

超过标准合同文本外
的，由总经办负责联系法律顾问审核该合同，出具意见。

3.2.6合同执行部门将附有财务部和法律顾问审核意见的《合同审批表》和合同样本
上报使用部门的上级主管。

3.2.6.1上级主管在其权限范围内审批合同，将审批通过的合同上报公司总经
办，进入3.3。

3.2.6.2主管未通过的合同应发还合同执行部门，同时注明不予通过的原因。

3.2.6.3主管权限外的合同上报上级主管审批。

3.3合同签定
3.3.1合同执行部门将各相关部门审核通过的一式四份合同及相关部门出具的审核意
见一起上报给公司法人代表或授权签约代表；
3.3.2公司法人代表或授权签约代表及对方签约代表正式签定合同；
3.3.3总经办主任在公司法人代表或授权签约代表签名的合同上加盖公司合同章。

3.4合同档案管理
3.4.1总经办主任加盖合同章后为合同编号。

3.4.2总经办把生效的正式合同文本制作合同副本两份，并复制3份合同审批表；总
经办保管一份合同副本和一份合同审批表原件；一份合同副本和合同审批表副
本交合同执行部门保管；正式合同文本和合同审批表副本各一份分别交公司文
秘中心保管和财务部保管。

3.4.3总经办制作一式两份合同管理台帐，存档保管一份，发送文秘中心一份。

3.4.4总经办将合同台帐复印件发送到财务部和合同执行部门各一份，存档保管备
查。

3.4.5财务部根据合同进展填写台帐，定期发送至总经办。

3.4.6总经办更新合同管理台帐。

3.5合同执行
3.5.1付款程序
3.5.1.1合同执行部门填写《付款申请表》，报财务部审批；
3.5.1.2财务部核对合同副本，参考当时公司财务条件和预算计划，出具审核意
见；
3.5.1.3财务部将付款申请和审核意见报合同执行部门上级主管；
3.5.1.4上级主管在其权限范围内批准付款申请，将超出权限的付款申请上报上
级主管；
3.5.1.5上级主管批准后，将签署意见的《付款申请表》报至财务部；
3.5.1.6财务部根据合同规定方式付款；
3.5.1.7财务部取得发票，妥善保存。

3.5.2发货程序
3.5.2.1合同执行部门填写《发货申请表》或订单，报财务部审批；
3.5.2.2财务部核对合同，出具审核意见；
3.5.2.3财务部将发货申请和审核意见报合同执行部门上级主管；
3.5.2.4上级主管在其权限范围内批准发货申请，将超出权限的发货申请上报上
级主管；
3.5.2.5上级主管批准后，将签署意见的订单报至储运部；
3.5.2.6储运部根据提货单发货；
3.5.2.7财务部收到货款后根据执行部门要求开具发票。

3.5.3收货及其它合同执行程序
3.5.3.1根据合同执行，相应部门监督合同执行进程，包括验收等。

3.6合同编号规则
3.6.1合同分类为：人事类(H)、采购类(P)、经销类(S)、金融类(F)和其它类(O)
3.6.2合同编号包括类别编码，部门编码，签定日期和顺序码；四者按顺序排列，中
间以中划线连接。

3.7标准合同文本拟订
3.7.1对于经常发生的标准合同活动应拟订标准合同文本
3.7.2合同执行者和公司法律顾问共同拟订标准合同文本
3.7.3标准合同文本应包括合同名称、合同标的物详细信息栏、合作者详细信息栏、
交货或付款方式详细信息栏、运输方式、保险等其它相关信息栏等。

3.8关于合同签署的授权委托
3.8.1合同必须由公司法人代表或由法人代表正式授权的签约代表签署才具备法律效
力；
3.8.2签约代表必须拥有经过公证的授权书。

4相关程序文件
《公司级合同管理制度》
《人事合同管理制度》
5附录
《XX乳业有限公司合同管理工作关系表》
《合同审批权限表》
《合同管理台帐》
《合同审批表》。