行政执法案卷制作要点

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延期（分期）缴纳罚款批准书
代收机构以本批准书为据，办理收款手续。 逾期缴纳罚款的，依据《中华人民共和国行政处罚法》第五十
一条第（一）项的规定，每日按罚款数额的3%加处罚款。加处的罚 款由代收机构直接收缴。
本文书一式两份：一份由行政执法部门备案，一份交申请人。
（印章） 年 月日
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缴款单填写
**邮政管理局 被处罚主体
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注意事项(二）
3.因书写错误需要修改的，应按照语言文字的规范修改方 法进行。在特定的条件下，出现文字错误，又不能重新书 写的文书，要在更改涂抹处加盖与文书内容有关人员的印 章或按手印。能够重新制作的建议重新制作。 4.预先设定的文书栏目，应逐项填写，不得有空项；摘要 填写的，应简明、准确、完整， 5.文书首页不够记录时，可另附页，但首页及附页均应当 由当事人签名并注明日期。打印文书有多页的，应当加盖 骑缝章。
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行政处罚结案报告
内容要具体。要写明处罚是否已缴纳， 责令整改是否整改完毕，不能简单的写 “已执行”
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行政处罚集体讨论纪要
1、对于情节复杂、重大违法行为、予以较重行政处罚的案 件适用； 2、应当记载讨论的时间、地点、参加人，案件承办人对案 情的汇报，听证主持人对听证情况的汇报及参加集体讨论 人的主要意见； 3、应当形成最终处理意见； 4、记录完成后参会人员签名。
市场监管行政执法案卷 制作要点
宣海波
安徽省邮政管理局市场监管处
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案由选择
1、建议案由不要太多； 2、严格按照《邮政市场行政执法案件案由规定（试行）》执行，不要
自行创设案由；
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卷内文件目录
文件提供人：应当按照实际情况填写， 不能全部都是管局。例如：营业执照等
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立案审批表
当事人：1、个人和单位要选择一个，另 一项删除。2、信息填写要全面，不要出 现空白
3.案卷装订前，要对执法文书材料从立案开始到案件执行 结束进行全面检查，应当包括所有的证据材料、下达的法 律文书；材料不完整的要补齐，破损或退色的要修补、复 制。订口过紧或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要 修剪折叠。加边、加衬、折叠均以十六开办公纸为准。对 于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。 4.执法文书材料的排列顺序，应符合归档要求，应按照执 法程序的客观进程和形成文书时间的自然顺序，兼顾文件 之间的有机联系进行排列，基本顺序是立案、调查、听证、 处罚决定等行政执法程序。
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注意事项（一）
1．文书中当事人是指被检查单位（人）、被复查单位（人）、 登记保存证据单位（人）、被处罚单位（人）、被询问人、申 请听证的单位（人）。 当事人是单位的，其基本情况，应当以工商登记管理机关核准 的名称、地址、生产经营范围和所有制性质、法定代表人等情 况为准。如实际情况与工商登记情况不一致，由单位另行出具 证明。当事人是个人的，以其身份证上的资料、信息为准。 2.文书应当按照规定的格式，使用蓝色或者黑色的水笔、签字 笔或者打印机填制，执法文书书写不得用铅笔、圆珠笔，字迹 清晰、文字规范、文面清洁。
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执法案卷要求（三）
5.执法文书材料经过系统排列后，要逐页编号。如果是双 面，双面都需要有页码； 6.行政执法案卷按规定项目逐项填写齐全，结案日期按结 案审查表日期填写。 7.案卷保存期限：现场处罚案卷为三年保存卷；立案查处 的一般性案件为五年保存卷；危及人体健康和人身安全的 大案为永久保存卷；行政复议卷应视具体情况确定保存期 限。 案卷管理应确定固定的场所、设备和设施，专柜专储，要 有严密的放火、防盗等防范措施。
案件来源说明清楚准确
案情说明时，应当是“涉嫌”违法，不 能直接定论为“违法”。案情说明不能 等同于案由。 最后要写明是否予以立案。
办案人员需要一致，也并非科室人员都 要是办案人员
负责人意见要明确同意或者不同意，不 能写以会议纪要为准
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行政处罚意见告知书
违法事实部分为表述违法事实，不需要 写调查经过。
处罚决定书》，对你（单位）作出罚款_____（大写）的决定，现根 据你（单位）的申请，本机关依据《中华人民共和国行政处罚法》 第五十二条的规定，同意你（单位）：
□延期缴纳罚款。延长至____年___月 __日（大写）止。 □分期缴纳罚款。第 __期至__ __年___ 月 __ 日（大写）前， 缴纳罚款_____ 元（大写）（每期均应当单独开具本文书）此外， 尚有未缴纳的罚款______元（大写）。
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执法案卷要求（一）
1.执法文书应按照保密、方便利用的原则，整理归档。 2.办案之初，承办人即应开始收集案件有关的各种执法文 书材料，着手立卷工作，案件办结之后，要认真检查立案 的文书材料是否收集齐全，若发现法律文书不完备的，应 及时补正，并去掉与本案无关的材料，再排序整齐。
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执法案卷要求（二）
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行政处罚决定书
应在处罚意见告知书送达次日起满3个工 作日后作出
非行政处罚的内容，不要记录在处罚决 定书中；
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送达回证
受送达人：案件当事人。若是单位，应 该写单位全称，不能简写 送达单位：**市邮政管理局 送达方式：直接送达、留置送达、委托 送达、邮寄送达、公告送达等。没有 “当面送达”等名词。 送达人：最好手写签名，不能是空白不 写
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询问笔录
内容填写要全，包括时分都要写。
内容： 1、首先要确认被询问人身份； 2、询问的内容要围绕案件来写，被询问 人回答的内容要有取舍；
格式： 1、记录人要从始而终，一份询问笔录不 要出现两个笔迹； 2、笔录内容中间不要空行； 3、尾部单行划斜杠，每行的尾部不需要 划斜杠；
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现场笔录
格式： 1、同询问笔录； 2、当事人要在现场笔录记录结束位置标 记“情况属实”相关信息
2、复印件需要提供完整版，太大的需要缩印； 3、涉及到企业的，应当要有企业的营业执照复印件；如果获得许可，
还需要有许可证复印件； 4、询问笔录和现场笔录，有涂改的，涂改处要有相应处理； 5、拍摄照片，要有制作时间，制作人，证明对象等相关信息。
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延期（分期）缴纳罚款批准书
________________： ____年___月__日，本机关向你（单位）发出 _____号《行政
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注意事项（四）
9、涉及到听证的，行政处罚意见告知书和处罚决定书里面 都要有听证的内容；特别注意对停业整顿、个人进行处罚 的，金额较大的就需要听证； 10、文书第二页没有实质内容的，应标注“此页无正文”； 11、文书签字的部分需要手签，不能机打； 12、文书中涉及到当事人为单位的，必须为单位全称，不 能简写； 13、要使用法言法语。
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询问通知书
（当事人名称）
因调查
一案，请你（单位）于
年
月 日 点 分到
接受询问。
根据《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条的规定，你有如实
回答询问、协助调查的义务。
请携带以下材料：
1.
2.
3.
办案人员：
联系电话：
（印章是复印件，需要证据提供人签名或者盖章确认与原件核对无误 ，注明情况，并由办案人员签名或者盖章；
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执法案卷要求（四）
8.案件结案后10日内或最迟不能超过一个月由承办人编写 归档清册向档案管理部门移交归档。接收人要逐卷检查验 收。卷宗质量不符合要求的，应退回重新整理。 9.已经归档的案卷不得从卷内抽取材料，确需增添材料的 应征求档案管理员的同意后，按立卷要求办理。
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特别注意事项
1、执法文书，存在部分内容空白和未签字的情况，有些甚 至是核心内容都未填写； 2、当事人信息要准确无误； 3、行政处罚决定书内若有要求整改的，结案前要有整改完 毕的相关资料，包括现场整改的复查资料。 行政处罚案卷涉及到其他违法行为的，要有所交代。
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注意事项（三）
6.使用的文书需由执法人员签名的，均要由两名以上的行 政执法人员签名。 7.调查取证时，向当事人索取的许可证、营业执照、生产 销售记录、自查报告等有关书证材料，复印后应加盖企业 印章；或者由执法人员在复印件空白处标注“本件与原件 核对无误”并签名。 8.案件移送书的有关材料，被移送单位应留原件，移送单 位留复印件。