件：通用财务软件(工会版7.0)操作指南

通用财会软件（工会版7.0）操作指南山东黄河工会信息中心委员会二○一六年一月第一章软件安装一、软件安装：1、解压缩安装文件，打开“工会会计制度管理系统软件”双击AutoRun.exe文件，进入安装选择界面。

2、点击安装ACCESS版，开始安装。

3、单击“下一步”，在许可协议下，单击“同意”后输入姓名及单位名称。

4、单击“下一步”，显示“选择安装目的地”画面，如图Ⅰ—1。

图Ⅰ—1(此处注意：“系统文件夹”和“数据文件夹”的存放路径必须放在同一个盘符下，不能将“系统文件夹”和“数据文件夹”分别放在不同的盘符。

因此特别建议大家：只需要修改“系统文件夹”选项路径的盘符，将C盘改为D盘或者其他盘符,系统文件夹的存放路径就改变为D:\Program Files\Gasfgh70，数据文件夹的存放位置将自动修改为D:\Program Files\ Gasfgh70\Data。

如果不按照这样做的话，将“系统文件夹”和“数据文件夹”分别存放在不同的盘符里面的话，生成的资产负债表将不平衡。

)5、选择软件将要安装的目录。

系统默认为“C:\ProgramFiles\Gasfgh70”,若要改变路径，可单击“浏览”按钮，在“选择路径”对话框中选择新的安装目录。

6、连续单击“下一步”，直到软件安装完毕。

第二章系统管理第一节启动系统管理一、启动单击“开始”，指向“程序”，指向“通用财会软件（工会版7.0）”，然后单击“系统管理”即可运行系统管理子系统。

或在桌面快捷方式“通用财会软件（工会版7.0）”文件夹下选择“系统管理”二、用户登录启动系统管理后，会显示“用户登录”对话框，要求用户登录，登录界面如图Ⅱ—1图Ⅱ—1第一次登录只能以系统管理员（dba）的身份进入系统，在“用户登录”对话框中，选择用户名“dba”，密码为空，然后单击“确定”。

第二节系统管理的功能一、账套管理（一）新建账套1．在系统管理子系统的主窗口中，单击账套管理图标打开账套。

2．在【编辑】菜单中选择【新建账套】，或按工具条上〖新建〗按钮，打开增加账套对话框，如图Ⅱ—2：图Ⅱ—23．在“增加账套”对话框中，输入新的账套信息。

图Ⅱ—3图Ⅱ—31）账套代码：以3位字母或数字标识一个账套，且必须唯一。

（建议系统工会输入001，机关工会输入002）2）账套名称：账套的名称。

最大长度为10个汉字。

例如：人行毕节中支工会。

3）账套类型：从下拉列表中选择您要操作的账套类型。

本系统中提供“县以上工会单位”及“基层工会单位”两种账套类型供选择，为系统工会建立帐套选择“县以上工会单位”。

为机关工会建立帐套请选择“基层工会单位”。

4）其它信息不变，保留默认值。

5）录入单位信息。

6）单击“确定”按钮，账套管理中新增账套001记录。

7）设置完毕，单击“退出”按钮，退出账套管理。

注：账套建立后，除账套名称及单位信息外其它信息将不能再修改，如果发现设置有误，只能在删除后重新建立一个账套。

（二）修改账套修改账套是根据需要修改账套名称和单位相关信息。

1．在“账套管理”窗口中，用鼠标选中要修改的账套。

2．选择【编辑】菜单中的【修改账套】或单击工具栏中〖修改〗按钮，弹出“修改账套信息”对话框，显示所选账套的全部信息。

3．在对话框中修改账套名称。

4．单击“确定”按钮，完成修改。

（三）删除账套如果错误地建立了一个账套或该套账已不再使用，可以删除该账套。

1．在账套列表中选择一个账套。

2．在“年度账”列表中选择要删除的年度账。

3．选择【编辑】菜单中的【删除账套】，或按工具条上的〖删除〗。

提示：是否删除xx账套的xxxx年度数据。

选择“是”将删除该年度账，选择“否”将放弃删除操作。

注意：·只有系统管理员才有删除账套的权限。

·删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。

·如果所选账套中只包括一个年度账，将删除整个账套。

二、用户管理用户管理是对使用系统的用户进行管理，包括用户的基本信息管理及用户权限管理。

本系统内置两个用户：系统管理员dba 和一般用户guest。

dba拥有“系统管理”中的所有权限，而用户guest的权限则由系统管理员来设置。

注意：·应规定只有系统管理员才能对用户进行管理控制。

包括设置用户信息，为用户分配权限。

这样可以防止无关的人员进入系统，也防止进入系统的用户越权使用。

·用户在日常操作中，可定期修改自己的密码，但如果忘记了自己的密码，则只能请系统管理员帮助其撤消密码。

（一）增加用户1．在系统管理子系统的主窗口中，单击用户管理图标，屏幕上出现用户管理窗口2．选择【编辑】菜单中的【增加用户】，或单击工具栏中的〖增加〗按钮，窗口右边“编辑区”清空。

1）代码：长度最长为8位，不能为空且唯一。

2）名称：最长为10位，不能为空。

3）岗位：选择新用户的“岗位”信息。

包括：系统管理、主管、出纳、会计。

3．密码：输入新用户的初始密码。

为用户设置密码，以防止他人非法进入系统。

用户设置后，每次启动系统时，都要输入用户名和密码，若不能正确输入，将不允许进入系统。

密码最大长度为10位。

4．单击“保存”按钮，如果全部内容输入正确，所设置的用户信息将显示在屏幕左侧列表中。

同时屏幕右侧各栏位清空，可以继续增加下一个用户。

注意：·系统中用户的“代码”必须唯一，不能重复。

·对于新增加的用户，系统根据不同的岗位，为用户设置默认的系统使用权限。

设置后，岗位变更将不改变其权限。

·用户在使用系统的过程中，可随时修改自己的密码。

·用户如果忘记了密码，应与系统管理员联系。

操作实例：新增代码为“001”、姓名为“翟涛”的用户。

选择【编辑】菜单中【增加用户】命令或单击工具条中〖增加〗图标，激活编辑区，代码输入“001”，名称录入“翟涛”，岗位选择“系统管理”，录入密码，单击“保存”按钮，在屏幕左侧“用户列表”中新增一条用户翟涛的记录。

如图Ⅱ—4：图Ⅱ—4（二）修改用户信息1．在用户列表中选中要修改的用户，此时窗口右边显示出该用户的信息。

2．可以修改用户“代码”、“名称”及“岗位”信息。

3．单击“保存”按钮，即可完成修改。

（三）删除用户1．在用户信息列表中选中要删除的用户。

2．选择【编辑】菜单中的【删除用户】，或单击工具条中的〖删除〗。

3．根据系统给出提示信息，确认是否删除。

删除后，该用户信息将从列表中消失。

4．已使用过的用户不允许删除。

但先将其日志删除后，则允许删除。

注意：不能删除系统内置用户dba和guest。

（四）设置用户权限1、选择要设置权限的用户。

2、选择【权限】菜单中的【权限设置】，或单击工具栏中的〖设置〗按钮。

打开“用户权限”话框。

如图Ⅱ—5：图Ⅱ—53、在“账套及功能权限”列表中选择需给用户权限的账套。

1）点击设置列表中最右边一栏的选择框。

小方框中出现符号“√”表示当前用户可以使用该账套，如图Ⅱ—5箭头所指位置。

如果取消选择，表示当前用户对该账套没有使用权限。

2）当选择了某个账套后，在“功能名称”列表中设置当前用户对各项功能的使用权限。

方法是设置列表的最右边一栏的选择框。

勾选当前用户对所选的账套可以使用该功能；3）单击“确定”按钮，权限设置完成。

单击“取消”按钮，本次权限设置无效。

注意：为用户设置的功能使用权限是对应“账套权限”列表中当前所选账套而言的。

即每个用户对不同的账套可以有不同的操作权限。

不能为系统管理员dba设置权限。

系统管理员只具有系统管理模块的操作权限。

系统已为各类型用户默认设置了用户权限，只需在帐套名称后的选择框打勾就能自动设置。

唯一需要注意的是，会计主管用户需要增加审核凭证的权限。

（五）权限查询权限查询将系统中用户的权限以列表的形式显示出来，并可将查询的结果输出到文件中保存起来。

1．选择【权限】菜单中的【权限查询】，或单击工具栏中的〖查询〗，打开“权限查询”窗口，如图Ⅱ—6：图Ⅱ—62．左边“账套”列表中列出了所有账套，右边权限列表中列出了所有用户（dba除外）对当前所选账套的操作权限，内容包括用户代码、子系统名称及有权限的功能名称。

可通过滚动条来查看3．选择不同的账套，可查询出所有用户对不同账套的操作权限。

三、数据管理数据管理是为账务数据提供各种保护功能。

包括：数据备份、数据恢复、数据引入、数据引出、显示所有账套以及自动维护。

在“系统管理”主窗口中，单击“数据管理”图标，打开“数据管理”窗口，如图Ⅱ—7：图Ⅱ—7（一）数据备份1．在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据备份的账套。

列表中列出了系统中所有的账套。

默认显示最近操作的账套。

2．在“年度账”列表中选择进行备份的年度账。

3．从【数据】菜单中选择【数据备份】，或按工具条中的〖备份〗，弹出“数据备份”对话框，如图Ⅱ—8：图Ⅱ—8对话框中显示出账套代码、数据年度以及账套数据文件名称和位置。

4．选择要将数据备份到的驱动器及存放路径。

5．输入“文件名”（系统默认以当前账套数据文件名加后缀.bdb）。

6．在“备注”栏中输入备份数据的附加说明。

单击“确定”，开始进行数据备份。

如果备份文件已经存在，系统将给出提示信息，确认是否覆盖原来的文件。

备份完毕，系统提示“备份成功”。

注意：在电算化培训中，李志军老师提到的另一种备份方法即备份安装文件夹下的data文件夹的方法，是对系统整个数据库进行备份，如果对计算机操作不熟悉，建议不要使用。

（二）数据恢复1．在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据恢复的账套。

列表中列出了系统中所有的账套。

默认显示最近操作的账套。

2．在“年度账”列表中选择进行恢复的年度账。

3．从【数据】菜单中选择【数据恢复】，或按工具条中的〖恢复〗，弹出“数据恢复”对话框，在对话框中显示出账套代码、数据年度及账套数据文件名称和位置。

4．选择数据备份文件所在的驱动器及存放路径。

5．在文件列表中选择（或直接输入）备份的文件名。

6．单击“恢复”，打开“恢复文件信息”对话框，对话框中显示出进行数据备份的用户代码以及要备份的账套代码、数据年度、备份时间以及在备份数据时输入的“备注”说明。

7．单击“确定”，开始进行数据恢复。

进行数据恢复时，将覆盖现有的账套数据，所以应根据系统提示，确认是否恢复数据。

第三章账务处理账务处理操作流程图如下：月末结账年末结账图Ⅲ—1在每个会计月度内，要依次进行日常账务处理、月度结账。

日常账务包括凭证处理、凭证记账、输出账簿等，当日常账务进行到月底，要进行月度结账；当日常账务进行到年底，要进行年度结账。

第一节期初建账一、会计科目设置系统内置的会计科目不允许删除修改，同时不允许增加一级科目。

（一）增加科目操作实例：录入XX支行存款科目102011、双击财务处理图标，选择具有会计操作权限的用户进入系统（登录时，注意选择帐套，确认是要操作的帐套再进入，每次登录或切换用户时都请确认），单击基础设置，点击会计科目图标，屏幕出现会计科目窗口，如图Ⅲ—2。