文件管理制度修订版

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修订文件管理制度

修订文件管理制度

修订文件管理制度一、总则为加强文件管理工作,规范文件的收发、归档和保管,提高工作效率,保障工作的顺利进行,特制定本制度。

二、文件的定义文件是指机关、团体或个人为处理某一事务而制作的记录材料,包括文字、图纸、图片、光盘、磁带等形式的记录材料。

三、文件的分类文件按用途和形式可分为内部文件、外部文件、机密文件、一般文件等,具体分类如下:1、内部文件:指机关、团体内部使用的文件,包括工作计划、会议记录、通知通告等。

2、外部文件:指与外单位或个人往来的文件,包括发函、收函等。

3、机密文件:指对机关、团体或个人具有重要意义的文件,包括涉密文件、隐私文件等。

4、一般文件:指一般工作中产生的文件,无特殊要求。

四、文件的管理原则1、合法合规:文件管理应遵循法律法规,严格按照规定程序执行。

2、清晰明确:文件应具有明确的主题、内容和格式,便于识别和归档。

3、保密性:对机密文件要加强保密管理,限制查阅权限。

4、归档及时:及时将文件进行分类、归档,确保文件信息的完整性和准确性。

5、定期清理:定期清理文件,删除无效文件,留存有用文件。

六、文件的收发流程1、收文流程(1)收文登记:接收文件后应立即进行登记,记录文件的来源、编号、标题、日期等信息。

(2)审核分发:根据文件的内容和性质,做出相应的审核和分发。

(3)传阅签发:对需要传阅的文件进行签发,以便及时传达信息。

(4)妥善保管:收文后应及时妥善保管,防止遗失或泄露。

2、发文流程(1)制定发文计划:根据工作需要制定发文计划,确定发文内容和目的。

(2)起草发文:根据发文计划起草发文稿,明确文件的主题、目的和要求。

(3)审核签发:对发文稿进行内部审核,确定内容无误后签发。

(4)发送传阅:按照规定程序发送发文件,并确保传阅到位。

(5)归档保管:发文后应及时进行归档保管,便于查阅和管理。

七、文件的归档管理1、归档原则(1)分类管理:根据文件的性质和用途确定归档类别,分门别类存放。

(2)按时归档:文件要定期进行归档,确保信息的完整性和准确性。

《文件管理办法》补充规定(修订版)

《文件管理办法》补充规定(修订版)

《文件管理办法》补充规定编号:Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-11 目的为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本,并有利于文件资料的系统管理,特制定本规定;本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。

2 适用范围本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。

3换版说明此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。

换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。

表1:部门代码规定5 公司内各部门公文发文字号简称如下5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号6 文件管理流程6.1 文件的发放流程为:起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。

(1)起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件,依据文件内容划分该文件的所属框架及代码,编号在总经办文件管理员处核对。

(2)发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门(3)文件签发后,一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。

文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放,将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案,并由发放部门打印张贴、宣传、培训。

6.2 文件的换版(1)文件换版时如遇跨年度修订,则只需要对版本号进行修订即可,不必再重新编顺序号:如编号Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2008-1的文件,在09年修订时只需将其编号更改为Q/MN-BL-JM/GL11.5-2-2009-0即可,不必再重新编顺序号。

管理体系文件管理制度

管理体系文件管理制度

管理体系文件管理制度1. 文档管理的目的和范围本制度的目的是规范企业内部管理体系文件的编制、审批、发布、实施、更改和废止的程序和要求,确保文件的合规性、可用性和连续改进。

此制度适用于公司内全部管理体系文件,包含但不限于政策、程序、指南、工作指令等。

2. 文档编制与审批2.1 管理体系文件的编制由相关部门或岗位负责人负责。

编制人员应依据实际情况,充分调研、分析,并结合法律法规、行业标准和公司要求进行撰写。

2.2 新编制或修订的管理体系文件需经过相关部门或岗位负责人审核,并交由管理体系文件管理员进行审查。

2.3 管理体系文件的审批由高层管理人员或指定的审批人员进行。

审批人员应对文件内容进行审核,并确保其与公司战略目标和政策的全都性。

2.4 编制和审批过程中,应确保文件的准确性、完整性、清楚性和易读性,并重视文档的格式和排版。

3. 文档发布与掌控3.1 经过审批的管理体系文件应由文档管理员进行发布。

发布内容包含文件的标题、版本、发布日期和适用范围等。

3.2 发布后的管理体系文件应在公司内部网络或其他指定的平台上进行存档,以便全部相关人员能够方便地查阅和使用。

3.3 文档管理员应定期检查已发布的管理体系文件,确保其更新和有效,并及时进行修订或废止。

3.4 全部相关人员应遵守管理体系文件的使用规定,不得任意更改或私自废止文件。

3.5 对于紧要或涉及安全、质量等方面的管理体系文件,应对文件进行加密或设置访问权限,以确保机密性和安全性。

4. 文档更改与废止4.1 如需对已发布的管理体系文件进行更改,应提交更改申请,并经过相应的审批程序。

4.2 更改后的管理体系文件应及时替换原文件,并进行相应的通知或公告。

4.3 已废止的管理体系文件应由文档管理员进行归档,并对废止原因进行记录。

4.4 更改和废止后的文档应及时通知相关人员,并确保其不再使用。

5. 文档培训与沟通5.1 公司应定期对管理体系文件进行培训,以提高相关人员对文件的理解和应用本领。

公司文件管理制度修改文案

公司文件管理制度修改文案

公司文件管理制度修改文案一、明确文件分类和归档标准新制度中,我们细化了文件的分类,将文件分为内部文件、外部文件、公开文件等类别,并针对每一类文件制定了详细的归档和管理标准。

此举旨在使员工能够迅速识别文件性质,按照既定程序高效处理。

二、强化电子文件管理系统使用鉴于纸质文件管理的局限性,新制度大力推广电子文件管理系统的使用。

所有文件在创建之初即应录入系统,确保版本统一,便于追踪和审计。

同时,对于敏感信息,我们将采取加密措施,确保数据传输和存储的安全。

三、优化文件审批流程为简化工作流程,提高决策效率,我们对文件的审批流程进行了优化。

根据文件的重要性和紧急程度,设置了不同级别的审批权限,减少不必要的层级审批,使得文件处理更加高效。

四、加强文件保密和销毁管理新制度特别强化了对涉密文件的管理。

对于机密级别以上的文件,我们将实行严格的权限控制和访问记录监控,确保只有授权人员才能访问。

同时,对于过期或废弃的文件,我们将按照国家相关法规和企业规定进行安全销毁,防止信息泄露。

五、定期进行文件管理培训和考核为确保新制度的有效实施,公司将定期组织文件管理相关的培训,提升员工的文件管理能力。

通过定期的考核,评估员工对文件管理制度的遵守情况,以此激励大家严格按照规定行事。

六、建立文件管理持续改进机制我们认识到,任何管理制度都不是一成不变的。

因此,新制度设立了反馈和改进机制,鼓励员工提出建议和意见。

公司将定期审查文件管理流程,并根据实际工作需求和技术发展进行调整,以保持制度的时效性和有效性。

通过上述措施的实施,我们相信公司的文档管理工作将更加规范、高效和安全。

这不仅有助于保护公司的知识产权和商业秘密,也将进一步提升我们的工作效率和服务质量,为客户提供更加可靠的合作保障。

我们期待全体员工能够积极配合新制度的实施,共同推动公司管理水平的提升。

投标文件管理制度(修订版)

投标文件管理制度(修订版)

投标文件管理制度(修订版)1. 引言本文档旨在规范和管理公司的投标文件,以确保投标过程的规范化和高效性。

投标文件是公司与潜在客户之间沟通的重要工具,对公司业务的成功发展具有重要意义。

为了提高投标文件的质量和竞争力,本投标文件管理制度将被实施和遵守。

2. 投标文件的定义投标文件是指公司向潜在客户提交的文件,包括但不限于投标书、商业计划、技术方案、价格报价单等。

投标文件是公司在参与竞争性招标过程中的重要展示材料,应当准确、完整、有说服力。

3. 投标文件的编制流程公司将按照以下流程组织和管理投标文件的编制:3.1 招标需求确认在收到招标公告后,相关部门应立即确认招标的需求和要求。

要求相关部门密切配合,确保准确理解和全面掌握招标要求。

3.2 投标项目负责人的指定公司将指定一名投标项目负责人负责整个投标过程的组织和管理。

投标项目负责人应具备相关经验和技能,并和相关部门进行紧密合作。

3.3 编制投标文件投标项目负责人将按照招标要求和公司内部流程,组织编制投标文件。

编制过程应确保投标文件的准确性、合规性和完整性。

3.4 审核与修订编制完成后,投标文件应经过内部审核。

内部审核应包括内容的合规性和语言的准确性。

如有必要,投标文件应及时修订。

3.5 最终确认投标项目负责人将最终确认投标文件的准确性和完整性。

确认无误后,投标文件将提交给潜在客户。

4. 投标文件的保密与存档投标文件包含公司的商业机密和敏感信息,应严格保密。

同时,公司应建立投标文件的存档管理制度,确保投标文件可以追溯和检索。

5. 相关责任部门和人员公司各部门应按照职责分工,配合投标文件的编制和管理工作。

投标项目负责人在整个投标过程中负责协调和监督工作的顺利进行。

6. 修订和生效本投标文件管理制度将根据需要进行修订,并由公司领导审批后生效。

修订后的投标文件管理制度将及时通知并培训公司内相关人员。

以上为投标文件管理制度的修订版,旨在规范投标文件的编制过程和管理流程。

gmp文件修订管理制度

gmp文件修订管理制度

gmp文件修订管理制度一、总则为规范GMP文件的修订管理工作,确保GMP文件的准确性、及时性和有效性,提高生产质量管理水平,特制订本制度。

二、修订管理责任1、总经理负责全面领导、指导和检查GMP文件修订管理工作,保证实施。

2、质量部负责审核GMP文件的修订内容,确保修订的合理性和准确性。

3、部门主管负责组织部门内GMP文件的修订工作,并提交审核。

4、各岗位负责人要认真履行自己的职责,积极参与GMP文件修订工作。

三、修订管理程序1、确定修订需求:根据生产实际和质量管理的需要,确定GMP文件是否需要修订。

2、修订申请:部门主管根据需要,提出GMP文件修订申请,并列明修订的原因、内容和依据。

3、文件修订:部门主管组织相关人员进行文件修订工作,修订内容要准确、清晰、具体,同时要注明修订日期和版本号。

4、文件审核:修订完成后,部门主管提交修订的文件给质量部审核,质量部要认真审核修订内容是否符合规定要求。

5、文件批准:质量部审核通过的修订文件,由总经理审批后方可生效。

6、文件变更通知:修订生效后,部门主管负责通知相关岗位,并进行培训,确保相关人员了解修订内容。

7、文件归档:修订后的文件要按规定要求进行归档保存,保留相应的记录。

四、修订管理要求1、GMP文件的修订需经批准后方可生效,未经批准和擅自修改的文件将被定为无效。

2、修订文件必须保持与原文件的连续性,不得破坏文件的逻辑性和完整性。

3、修订文件要及时、有效地通知相关部门和人员,确保他们能够及时了解和执行修订内容。

4、GMP文件的修订必须符合法律法规和公司规定,不得含有虚假信息或违反规定的内容。

5、各部门要建立相应的修订档案,记录修订的内容、原因和结果,以备查阅和追溯。

六、异常处理1、对于因修订而导致的异常情况,部门主管应及时报告给总经理,制定应对措施,确保异常情况得到妥善处理。

2、经审查后发现修订内容出现问题,必须及时予以纠正,并重新制定修订方案。

七、制度执行1、本制度经总经理批准后正式实施,质量部负责监督执行情况。

文件管理制度

文件管理制度

文件管理制度文件管理制度篇一1、总经办设专人负责文件的管理工作,对收到的`公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。

一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批,紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理;其余文件均应交公司领导批示后,再由总经办专人按批示范围进行送阅,严禁个人、部门之间自行横传。

3、凡本公司外发的文件,应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出;要求做到一文一事,按级上报,用词及格式规范,严禁多头主送,并由总经办统一进行登记编号。

4、部门或个人借阅文件,应办理借阅手续,总经办定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年终大清退一次,清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理,装订成册,归档。

5、严格遵守保密制度,对有密级的文件应严加管理,办理完毕后应立即退回,并核点份数,随时存档。

绝密文件,仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

6、如文件丢失或违反保密制度,发生泄密的,除及时报告组织人事部外,还须向有关领导报告,情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

文件管理办法篇二一、公司各职能部门设有专人负责文件的`发放、存档工作;二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。

三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。

四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。

五、文件登记表与所发文件一并存档。

六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。

七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。

八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。

九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。

十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。

(完整版)文件及用文件管理制度

(完整版)文件及用文件管理制度

(完整版)文件及用文件管理制度1. 引言在现代办公环境中,文件管理是一个至关重要的方面。

良好的文件管理制度能够帮助提高工作效率,确保文件的安全性和可访问性。

本文档旨在为组织建立一个全面的文件管理制度,并提供实施细则和指导。

2. 文件管理原则- 整理和分类:所有文件应按照一定的规则和标准进行整理和分类,以便快速查找和访问。

整理和分类:所有文件应按照一定的规则和标准进行整理和分类,以便快速查找和访问。

- 标识和命名:每个文件应有清晰明确的名称和标识,以避免混淆和丢失。

标识和命名:每个文件应有清晰明确的名称和标识,以避免混淆和丢失。

- 备份和保护:所有重要文件应定期进行备份,并采取适当措施进行信息安全保护。

备份和保护:所有重要文件应定期进行备份,并采取适当措施进行信息安全保护。

- 权限控制:不同级别的员工应拥有不同的文件访问权限,以确保文件的安全和机密性。

权限控制:不同级别的员工应拥有不同的文件访问权限,以确保文件的安全和机密性。

- 易于追踪:所有文件操作都应有相应的记录,并能轻松追踪文件的使用和变更情况。

易于追踪:所有文件操作都应有相应的记录,并能轻松追踪文件的使用和变更情况。

3. 文件管理步骤1. 文件创建:文件创建:- 新建文件时,应根据文件的内容和类型选择适当的文件夹进行存放。

- 给文件明确的命名,包括文件名、日期、版本号等必要信息。

- 设定文件权限,确保只有有关人员可以访问和修改文件。

2. 文件存储:文件存储:- 将文件存放在合适的文件夹中,结构清晰,并与相关文件进行分类和归档。

- 文件夹应有明确的命名规则和层次结构,方便查找和整理文件。

3. 文件检索:文件检索:- 对于大规模文件存储的情况,可以使用文件索引和关键字搜索工具,加快文件的检索速度。

- 根据文件分类和标识进行检索,确保快速找到所需文件。

4. 文件修改和更新:文件修改和更新:- 所有文件的修改和更新都应有相应的记录,包括修改人、修改日期和修改内容等信息。

文件及资料管理制度

文件及资料管理制度

文件及资料管理制度第一章总则第一条为了规范文件及资料管理工作,保障机构和个人信息安全,提高信息利用效率,根据国家有关法律法规,制定本制度。

第二条文件及资料管理制度适用于我单位所有部门及人员。

第三条文件及资料管理要严格遵守国家相关法律法规,严格保守机密,确保信息安全。

第四条文件及资料管理工作按照便利、规范、安全、完整的原则开展。

第五条文件及资料管理工作责任落实到每个管理者和工作人员,任何人员不得私自改动文件或篡改资料。

第二章文件及资料的管理范围第六条文件及资料的管理范围包括纸质文件、电子文档、磁盘、光盘、录音带、录像带等所有形式的文档和资料。

第七条文件及资料的管理涉及机构业务活动和管理运作中产生的所有资料和数据。

第三章文件及资料的管理流程第八条文件及资料的管理流程主要包括文件的产生、传递、利用、保管和销毁等环节。

第九条文件及资料的管理流程要求清晰、规范,确保信息的传递和使用顺畅。

第十条文件及资料的管理流程需要严格按照相关规定执行,不得擅自改变或违反相关规定。

第四章文件的产生和传递第十一条文件的产生应当符合机构规定的文件格式和内容标准,确保文件的真实性和合法性。

第十二条文件的传递要按照规定的传递路径和程序进行,确保文件及相关信息的安全。

第五章文件及资料的利用第十三条文件及资料的利用要按照规定的权限和程序进行,不得超越权限和私自使用。

第十四条文件及资料的利用需要保障信息的安全和完整性,防止信息泄露和损坏。

第六章文件及资料的保管第十五条文件及资料的保管应当分类管理,按照相关规定归档和储存,确保信息的完整和安全性。

第十六条文件及资料的保管单位应当定期检查和维护文件和资料,防止信息遗失和破坏。

第七章文件及资料的销毁第十七条文件及资料的销毁应当按照相关规定和程序进行,不得私自销毁或外传。

第十八条文件及资料的销毁要求进行记录和备份,确保信息不丢失和泄露。

第八章文件及资料的安全保密第十九条文件及资料管理要强化安全保密管理,确保机构和个人信息的安全。

文件修改管理制度

文件修改管理制度

文件修改管理制度一、总则为了规范文件修改的程序和流程,保证文件修改的合规性和有效性,提高文件修改的管理水平和效率,制订本规定。

二、适用范围本规定适用于本单位所有部门及其工作人员,对文件的修改管理行为实施监督和管理。

三、文件修改的定义文件修改是指已经颁布的正式文件在生效后,因为各种原因需要修改或补充其内容的行为。

四、文件修改的种类1. 内容修改:对文件原有内容进行修改和调整。

2. 补充:对文件内容进行补充。

3. 修订:对文件内容进行较大范围的修改和调整。

五、文件修改的程序1. 文件修改的申请:任何单位或个人需要修改文件内容时,应先向所在部门或直接领导提出书面申请,说明修改的原因和具体内容。

2. 文件修改的审批:经申请人申请后,相关职能部门应对修改内容进行审核,并提出修改意见,报直接领导审批。

3. 文件修改的批准:直接领导审核符合条件的文件修改申请后,进行批准,并签字盖章。

4. 文稿修改的贯彻:文件修改经批准后,由相关部门负责整理、编制修改稿,并颁布执行。

六、文件修改的流程1. 形成文件修改申请书,说明修改的原因和具体内容,并报所在部门或直接领导审批。

2. 相关职能部门对修改内容进行审核,提出修改意见,并报直接领导审批。

3. 直接领导审核符合条件的文件修改申请后,进行批准,并签字盖章。

4. 相关部门完成修改稿的整理、编制并颁布执行。

七、文件修改的管理要求1. 文件修改应符合相关法律法规和政策规定,不能违背上级部门的指示和要求。

2. 文件修改应合理、合法,内容明确,不得损害国家、单位和个人的合法权益。

3. 文件修改应经过审批程序,不得擅自修改文件内容,也不得随意更改文件发布的日期和版本。

4. 文件修改应及时、精确,对于涉密文件的修改应按照相关规定进行处理。

5. 对于已经颁布的文件修改应及时进行公告或通知,确保相关人员及时了解和执行。

八、文件修改的责任1. 申请人:应按照规定认真履行文件修改的申请程序,提供真实、完整的申请材料。

药厂文件修订管理制度范本

药厂文件修订管理制度范本

一、总则第一条为确保药厂文件修订工作的规范性、及时性和有效性,提高文件质量,保障生产、研发、质量、销售等各项工作的顺利进行,特制定本制度。

第二条本制度适用于药厂内部所有文件的修订工作,包括但不限于生产操作规程、质量管理文件、研发报告、销售合同等。

二、修订原则第三条文件修订应遵循以下原则:1. 符合国家法律法规、行业标准和企业内部规章制度;2. 保障生产、研发、质量、销售等各项工作的顺利进行;3. 便于操作,提高工作效率;4. 保持文件的一致性、完整性和准确性。

三、修订程序第四条文件修订程序如下:1. 发现问题:各部门发现文件需要修订时,应填写《文件修订申请表》,明确修订原因、内容、预期效果等。

2. 审核审批:修订申请表经部门负责人审核后,报至质量管理部门。

质量管理部门组织相关专家对修订内容进行审核,提出审核意见。

3. 修订内容:根据审核意见,修订人员对文件进行修订,确保修订内容的准确性和合理性。

4. 审查发布:修订后的文件经质量管理部门审查合格后,由部门负责人签发,正式发布。

5. 更新记录:修订后的文件需在文件管理系统进行更新,并做好修订记录。

四、修订要求第五条文件修订应满足以下要求:1. 修订内容应清晰、简洁、准确,便于理解;2. 修订后的文件应与原文件保持一致性,不得出现矛盾或冲突;3. 修订后的文件应注明修订日期、修订人、审核人等信息;4. 修订后的文件应进行编号,确保文件编号的唯一性。

五、监督管理第六条质量管理部门负责对文件修订工作进行监督管理,包括:1. 监督修订程序的实施;2. 对修订内容进行审核;3. 对修订后的文件进行审查;4. 对违反本制度的行为进行纠正。

第七条对违反本制度的行为,由质量管理部门根据情节轻重,给予警告、通报批评、罚款等处罚。

六、附则第八条本制度由质量管理部门负责解释。

第九条本制度自发布之日起实施。

第十条本制度如有未尽事宜,由质量管理部门根据实际情况予以补充和完善。

文件、档案管理制度

文件、档案管理制度

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理,确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用,根据国家有关法律法规和公司实际情况,制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工,对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则,确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时,应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体,并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核,确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度,明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度,对已发布的文件和档案进行定期审查,及时更新和修订,确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人,负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类,确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理,去除无效、重复和过时的文件和档案,确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库,对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管,非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查,确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。

新版技术文件管理制度

新版技术文件管理制度

新版技术文件管理制度
一、宗旨
为了确保技术文件的有效管理和正确使用,根据相关要求,结合公司
实际情况,制定本技术文件管理制度。

二、技术文件的管理
1.编制
(1)编制原则:遵照相关法律、规章、行政法规的规定,根据公司
实际情况编制。

(2)文件审查成员:应在本部门指定相关专职人员、部门负责人及
有责任管辖的领导审查编制文件。

2.内容
(1)文件应包括以下内容:
a)技术文件的编写原则和编写要求;
b)技术文件的组织,审核,审批,发布流程;
c)技术文件的管理要求,维护要求,报表要求;
d)技术文件需要及时进行更新,补充等。

3.实施
(1)对新编写的技术文件应由编写/审查者提交,由责任领导审批。

(2)已经审批通过的技术文件应由责任领导指定专职人员负责发布。

三、技术文件的维护
1.技术文件的定期修订
技术文件应根据实际情况进行定期修订,以满足公司的管理要求。

2.技术文件的存档
技术文件应及时归档,定期检查,方便查找、使用。

四、技术文件的使用
1.用户
技术文件的用户包括公司各部门负责人、员工及其他相关人员。

2.使用规则。

文件管理制度(2014年修订版)

文件管理制度(2014年修订版)

红头文件管理制度(2014年修订版)一、总则(一)为适应公司规范化、科学化管理需要,做好公司红头文件管理工作,根据公司实际情况修订本制度。

(二)红头文件是接收传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具,必须认真做好管理,有效为公司发展服务。

(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门,负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作,对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。

(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

二、公司红头文件使用范围和红头文件代号(一)规定。

红头文件代号为“规”。

用于发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施。

(二)决定、决议。

红头文件代号为“决”。

对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。

(三)通知、通报。

红头文件代号为“通”。

转发上级机关红头文件,批转下级红头文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”;表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。

(四)请示、报告。

红头文件代号为“请”。

向上级请求批示与批准,用“请示”;向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议,用“报告”。

(五)批复。

红头文件代号为“复”。

用于答复请示事项。

(六)联系函。

红头文件代号为“函”。

用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。

(七)会议纪要。

红头文件代号为“纪”。

用于传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守。

(八)任免。

红头文件代号为“任”。

用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。

三、红头文件分类编号和红头文件编码(一)公司发文,一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号。

1.以公司董事会名义发文,以“永青董字A【20BB】C号”进行编号;2.以公司行政名义发文,以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号;3.以公司党委名义发文,以“永青党字A【20BB】C号”进行编号;4.以公司纪委名义发文,以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号;5.以公司工会名义发文,以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号;6.以公司监事会名义发文,以“永青监字A【20BB】C号”进行编号;(二)公司发文和收文,一定要由综合办公室统一进行红头文件编码,发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。

文件管理制度(修订)

文件管理制度(修订)

文件管理制度一、总则为提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

本制度所指的文件为公司对内对外发放和收到的各种文件。

各公司、各部门文件由其自行管理。

各公司、各部门资料员(一般由内勤兼任)负责文件管理的具体事宜。

二、收文的管理1、凡收到文件的部门要对文件进行签收,登记收到的日期、文件的名称、发文机关、文件状态、数量等相关信息。

2、对登记后的文件进行分类登记编号、保管。

3、收文的处理(1)、凡正式文件需由公司董事长和总经理阅签后,由董事会办公室送承办部门阅办;一般的函、电、单据等,由公司接待处直接分转处理。

(2)、对于需要传阅的文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

(3)、董事会办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得董事会办公室后,予以复印,原件应及时归档。

三、发文的管理1、发文的规定(1)、各公司、各部门以集团名义对外正式发文的权限集中在董事会办公室,各公司、各部门不得以集团名义自行对外发文。

(2)、各公司、各部门需要对外正式发文的,由董事会办公室统一编号发文。

(3)、以公司名义的发文,须由集团董事会领导批准签发。

2、发文的范围(1)、凡是以公司名义发出的文件、决定、请示、报告、编写的会议纪要等,均属发文范围。

(2)、各级职能部门下发文件主要用于:a、公布公司的规章制度;b、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;c、公布公司体制机构变动或干部任免事项;d、公布重大项目、技术、经营、生活福利等工作的决定;e、发布有关奖惩决定和通报;f、其他有关公司的重大事项;(3)、各级职能部门上行文、平行文主要用于:a、对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;b、同相关单位联系有关公司重大项目、技术、人事劳资、经营管理等事宜。

规章制度文件修订记录

规章制度文件修订记录

规章制度文件修订记录修订历史版本 1.0 - 2023-04-01- 初始版本,包含公司基本规章制度。

版本 1.1 - 2023-05-15- 更新了员工考勤制度,明确了迟到、早退的处罚措施。

- 完善了请假流程,规定了请假需要提前提交的时限。

版本 1.2 - 2023-06-10- 对信息安全章节进行了扩展,加入了新的数据保护规定。

- 更新了员工行为准则,明确了禁止使用公司资源进行个人活动的规定。

版本 1.3 - 2023-07-20- 修改了薪酬福利部分,明确了加班工资的计算方法。

- 对晋升机制进行了详细阐述,规定了晋升流程和评估标准。

版本 1.4 - 2023-08-30- 更新了绩效考核制度,完善了考核标准和反馈机制。

- 明确了员工培训和发展计划,规定了培训次数和内容要求。

版本 1.5 - 2023-09-25- 对员工离职流程进行了详细规定,明确了离职通知期限和手续办理。

- 更新了健康管理章节,加入了健康检查和员工福利政策。

修订流程1. 初步提案:各部门或管理层根据实际需求提出修订提案。

初步提案:各部门或管理层根据实际需求提出修订提案。

2. 审核与讨论:由人力资源部门或相关部门对提案进行审核,并进行讨论。

审核与讨论:由人力资源部门或相关部门对提案进行审核,并进行讨论。

3. 草案制定:根据讨论结果,制定修订草案。

草案制定:根据讨论结果,制定修订草案。

4. 征求意见:将草案发送给所有员工,征求意见。

征求意见:将草案发送给所有员工,征求意见。

5. 审批:管理层对修订草案进行审批。

审批:管理层对修订草案进行审批。

6. 发布与培训:审批通过后,发布新版本的规章制度,并对员工进行培训。

发布与培训:审批通过后,发布新版本的规章制度,并对员工进行培训。

下一步计划- 考虑对员工奖惩制度进行进一步的细化和完善。

- 定期对规章制度进行审查和更新,确保其与公司发展保持同步。

以上是目前的规章制度文件修订记录,我们将持续关注并更新文件,以确保其能够满足公司的需求。

公司制度文件修订版格式

公司制度文件修订版格式

公司制度文件修订版格式在现代企业管理中,公司制度文件是非常重要的一部分,它规范了企业内部的运作、管理和规范。

随着时代的发展和企业的不断壮大,公司制度文件也需要不断地修订和更新,以适应新的发展需求和变化。

本文将探讨公司制度文件修订版的格式规范和注意事项。

1. 标题与编号每个公司制度文件都应该有清晰明了的标题,并且需要有统一的编号,以便于管理和查阅。

在修订版中,标题应该与原版一致或者有所修改,但需要突出变更的内容。

编号也需要与原版对应,便于追踪不同版本的变化。

2. 修订目的在公司制度文件修订版中,需要明确修订的目的和原因。

这部分内容应该清晰明了,让读者了解为什么需要对该制度文件进行修改,以及修改的具体目的是什么。

3. 修改内容修订版中最核心的部分就是修改的内容。

需要具体列出原文和修改后的内容,以及修改的理由和依据。

这部分内容需要清晰明了,避免歧义,确保读者能够准确理解修改的内容和意图。

4. 生效日期修订版需要明确修订后的公司制度文件生效日期。

这是非常重要的信息,需要确保所有员工都知晓何时开始执行新的规定和要求。

5. 签署人修订版需要有签署人的署名和日期,以确保修订版的合法性和有效性。

签署人通常应为公司高层管理人员或专门负责管理公司制度文件的人员。

结语公司制度文件是公司管理的基石,修订版的格式规范和注意事项对于公司的管理和规范具有重要意义。

通过严格遵守修订版的格式规范和注意事项,可以确保公司制度文件的有效性和合法性,提升公司管理的效率和质量。

希望本文能够对管理人员和员工在修订公司制度文件时提供一些参考和帮助。

管理制度文件修订

管理制度文件修订

管理制度文件修订第一章总则为了规范公司的管理行为,提升公司的管理水平,根据公司的发展需要,制定本管理制度。

第二章修订原因随着社会的不断发展和公司的不断壮大,原有的管理制度已经不能满足公司的发展需要,出现了一些不足和问题,需要对管理制度进行修订,以适应公司的发展需要,并提高公司的管理效率和管理水平。

第三章修订的基本原则1. 适应公司实际情况。

管理制度修订必须立足于公司的实际情况,保证修订后的管理制度能够与公司的发展目标和发展规划相适应。

2. 合理性和科学性。

管理制度修订必须以合理、科学的原则为基础,确保修订后的管理制度能够有效地提高管理效率和管理水平。

3. 公开、公正和公平。

管理制度修订必须遵循公开、公正、公平的原则,建立健全的修订程序和机制,充分反映各方面的意见,确保修订后的管理制度能够符合公众的期望和要求。

第四章修订的具体内容1. 人事管理制度的修订。

人事管理是公司管理的重要环节,必须对人事管理制度进行修订,建立健全的人事管理制度,确保公司人事管理工作的科学化、规范化和制度化。

2. 财务管理制度的修订。

财务管理是公司管理的关键环节,必须对财务管理制度进行修订,建立健全的财务管理制度,确保公司财务管理工作的规范化、合规化和制度化。

3. 生产管理制度的修订。

生产管理是公司管理的基础环节,必须对生产管理制度进行修订,建立健全的生产管理制度,确保公司生产管理工作的科学化、规范化和制度化。

4. 市场营销管理制度的修订。

市场营销管理是公司管理的关键环节,必须对市场营销管理制度进行修订,建立健全的市场营销管理制度,确保公司市场营销管理工作的科学化、规范化和制度化。

第五章修订的程序和步骤1. 制定修订方案。

公司应根据管理制度修订的需要,组织相关部门制定修订方案,明确修订的内容、目标、程序和步骤等。

2. 征求意见和建议。

公司应向全体员工和相关部门征求意见和建议,充分反映各方面的意见,为修订工作提供参考和依据。

3. 讨论和研究。

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红头文件管理制度(2014年修订版)一、总则(一)为适应公司规范化、科学化管理需要,做好公司红头文件管理工作,根据公司实际情况修订本制度。

(二)红头文件是接收传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具,必须认真做好管理,有效为公司发展服务。

(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门,负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作,对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。

(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

二、公司红头文件使用范围和红头文件代号(一)规定。

红头文件代号为“规”。

用于发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施。

(二)决定、决议。

红头文件代号为“决”。

对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。

(三)通知、通报。

红头文件代号为“通”。

转发上级机关红头文件,批转下级红头文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”;表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。

(四)请示、报告。

红头文件代号为“请”。

向上级请求批示与批准,用“请示”;向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议,用“报告”。

(五)批复。

红头文件代号为“复”。

用于答复请示事项。

(六)联系函。

红头文件代号为“函”。

用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。

(七)会议纪要。

红头文件代号为“纪”。

用于传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守。

(八)任免。

红头文件代号为“任”。

用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。

三、红头文件分类编号和红头文件编码(一)公司发文,一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号。

1.以公司董事会名义发文,以“永青董字A【20BB】C号”进行编号;2.以公司行政名义发文,以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号;3.以公司党委名义发文,以“永青党字A【20BB】C号”进行编号;4.以公司纪委名义发文,以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号;5.以公司工会名义发文,以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号;6.以公司监事会名义发文,以“永青监字A【20BB】C号”进行编号;(二)公司发文和收文,一定要由综合办公室统一进行红头文件编码,发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。

(三)字母释义。

A:为红头文件代号,如“规、决、通、请、复、函、纪、任”;【20BB】:为所发红头文件的年份,如“【2014】”;C号:为本年度所发红头文件的顺序号,如“1号”。

DD:为月份,如“01”;EEEE:为本年度所收红头文件的顺序号,如“0001”。

四、红头文件内容(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号(分类编号)、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构(部门)、抄报(送)机构(部门)、印发部门和时间等部份组成。

(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。

(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。

(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。

(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。

(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力,对外发红头文件代表公司的整体意志。

(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。

(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

(九)发文机构(部门)必须注明全称。

(十)多页红头文件应标明页码。

(十一)红头文件须经盖章方为有效。

(十二)红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转,避免随意发文,发文由综合办公室统一进行编码,确保唯一性。

五、红头文件排版格式(一)红头文件首页套印公司统一文头,红头文件最后一页页脚应注明:主题词、印发日期、印发份数等内容。

(二)纸型一般采用A4纸。

面页设置:上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。

(三)字体规定。

文头:公司名称,仿宋体红色一号字;文号,宋体黑色四号字;红头文件名称,黑体黑色小二号字;红头文件台头称谓及一级标题,黑体黑色四号字;红头文件正文,宋体黑色小四号字;红头文件页脚,楷体黑色四号字。

(四)行间距1.5倍、字符间距标准。

六、收文(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办,并统一拆封、编号、登记,及时报领导签批并送相关部门处理。

(二)收文办理程序:综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。

(三)收文的管理。

1.红头文件的签收。

通过各渠道收到的红头文件(除公司领导亲启的除外)均由综合办公室专人签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理)后,由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。

对上级机要部门发来的红头文件,由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错红头文件的文号。

2.红头文件的编号保管。

综合办公室文件管理员对收到红头文件后应及时附上“红头文件专用处理签”,并分类编码、登记、传阅、存档。

3.本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合办公室进行分类编码、登记、传阅、存档,不得个人保存。

七、发文(一)发文办理程序。

1.董事会发文:董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

2.公司各机构(部门)发文:经办人拟稿→机构(部门)主管审核→主管副总经理核准→总经理审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

3.公司党委发文:经办人拟稿→党办主任审核→党委副书记核准→党委书记审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

4.公司工会发文:经办人拟稿→工会主管干事审核→工会副主席核准→工会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

5.公司监事会发文:经办人拟稿→职工监事审核→专职监事核准→监事会主席审批并签发→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。

(二)发文需详细填写红头文件拟文稿。

一份拟文稿只对应一份红头红头文件。

八、红头文件的阅批、分转与处理时间(一)凡正式红头文件均需由综合办公室主任根据红头文件内容和性质阅签后(涉及两个以上部门的,应明确一个主办部门),由专人分送主办部门和承办部门阅办,重要红头文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送主办部门和承办部门阅办。

(二)为加速红头文件运转,应在收到红头文件当天或第二天将红头文件送到公司领导或分管领导,如关系到两个以上业务部门,应按主办部门和承办部门依次传阅(如有领导批示次序的按照领导批示依次传阅),最迟不得超过3天(特殊情况例外)。

(三)阅批红头文件后应签名以示负责。

如有领导“批示”、“拟办意见”,综合办公室应责成有关部门和人员按红头文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

(四)(五)时限要求。

为避免红头文件积压误事,阅读红头文件应抓紧时间,一般应在当天阅签完,并在下班前将红头文件交至综合办公室,一般不得超过2天;特急红头文件限4个工作小时内完成;紧急红头文件限当日即办,普通红头文件应在规定日期前办理完成。

(六)工作办理完成后,应由主办部门主动与文件签发部门或工作联系部门联系,对接资料报送,并将红头文件返还综合办公室归档。

九、十、保密事项(一)各机构(部门)及各有关人员,对红头文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,不可随便向第三方泄露。

各机构(部门)在发文填写拟文稿时必须注明保密等级。

具体保密等级规定如下:A级:只对主送人公开;B级:只对主送人、抄送人公开; C 级:对所有公司员工公开。

(二)A级红头文件只能印一份,由经办人送主送人传阅,B级红头文件按主送人、抄送人总人数打印后分发,C级红头文件可通过OA对所有公司员工公开传阅,红头文件发出后由综合办公室统一留存一份原件归档。

(三)红头文件机密等级,由发文机构的主管领导根据红头文件内容确定。

(四)(五)各机构(部门)及各有关人员在收到或传阅具有涉密的红头文件时,对红头文件中应保密的事项,必须严守机密,不可随便向第三方泄露。

十一、十二、注意事项(一)草拟红头文件应注意以下事项。

1.2.内容要符合公司制度。

3.4.反映情况要客观,实事求是。

5.6.文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。

7.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。

(二)(三)各负责人阅、批红头文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。

需要签署具体意见的,要明确、具体。

(四)公司所有发文,发文机构应有存档,并将红头文件拟文稿复印件和红头文件原件二份存档。

有领导批示的,还应附批复件。

十三、其它(一)(二)本规范从二○一四年一月一日起执行。

(三)(四)本规范最高解释权在公司,由综合办公室组织施行。

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