文献管理系统开题报告

东北大学软件学院

毕业设计（论文）开题报告设计（论文）题目：科技文献管理系统

姓名：学号：

专业：软件工程班级：

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开题日期：2013 年 3 月22 日

指导教师评语及改进意见：

选题来自实际需求，选题合理，缺少业务描述和功能介绍，同意开题。

指导教师签字：

1.课题提出

1.1课题背景、目的与意义

办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。

随着世界一体化和经济全球化席卷世界，越来越多的企业认识到，利用信息技术的发展来改变对文档、文献的运作方法和管理模式，提高企业的管理效益和生产效益，从而提高企业经济效益，增强企业竞争力是企业发展的趋势。在这种趋势下，企业对文档管理的方式与观念也在悄然发生变化。在传统的文档管理方式下，常常出现这样的情况：文献数据量大，关键时刻找不到需要的信息，浪费了很多工作时间，严重的甚至会错失决策时机;到了月末、年末大量的文件数据表格需要太多时间处理、统计、分析，应接不暇;除了人工对纸质文档检索速度慢，对文献的内容本身索引不科学之外，传统的文献管理、查看方式流转速度不仅慢，而且工作流执行效果差，也就是对于文档的各种操作不规范，同时保密性不强。如果将对文档的收集、挑选、重组和转发由计算机文档管理系统辅助，则可以快速定位，缩短信息链的长度和处理链的规模，[4]提高工作效率，降低工作成本。文献管理系统的核心观点是：5C的概念，这就是沟通(Communication)、协作(Cooperation)、控制(Control)、创造(Creation)和方便(Convenience)。[4]沟通是员工合作的基础。协作是保证工作顺利进行的前提。控制是指对工作流程实现监督控制。创新是企业最宝贵的财富。使用方便是对软件系统最基本的要求。

尤其在当代中国，经济高速发展带来的大量的工程建设急需一种同时管理结构化和非结构化信息的协同工作系统。这种系统的核心就是文档管理系统。这么大的数据量用人工的方式归档显然极不方便，其次，中石化总部管理层要了解工程进度时访问这些数据显然很不方便。最后，工作流程，工作协同不好开展，不可能所有的工作人员每天都在同一地点办公。

文献管理系统不仅是一个技术问题，更也是一个管理问题，只有对管理及管理业务理业务有着深刻的理解，才会使文档管理系统有用武之地，能发挥作用。

1.2国内外现状

近年来随着我国“十一五”制造业信息化工程不断推进，我国的制造业信息化取

得了可喜的成绩，正逐步缩短与发达国家的差距。尽管性能与稳定性方面与国外软件仍有差距，但在适应企业需求，价格级技术支持方面已经具有一定的优势。

因为随着科学技术的发展，办公自动化，计算机辅助设计，制造以及互联网越来越广泛的运用，我们又在管理科技文献方面面临工作量大的问题。所以我们要充分利用计算机来实现科技文献的管理，使文献的管理更简单，效率更高，出现的错误更少。

近些年，一些较大的企业经常自行开发科技参考文献管理软件，这样做有一定的好处，如成本低廉，上级单位一次开发，基层单位可以重复利用，而且一定程度上能满足个性化需求。但是实践证明，这种开放方式一般难以成功。一方面企业内部开发人员往往生而缺乏项目经验，导致与最终用户的需求相悖；别一方面，这种形式的软件开发不参与市场竞争，仅仅是供给内部使用，有可能导致开发人员敷衍了事，开发的系统不能真正起到作用。

与些同时，由于我国正处在由传统管理方式身人力资源管理过渡的转型时期，科技参考文献的管理方法从思想到行动都发生着巨大的变化，处于摸索中的科技参考文献管理随时都可以发生这样那样的变革，这就对科技参考管理软件提出了巨大的挑战，软件如果不能够随着变革而自行适应，那么，这个软件就没有生命力。

1.3研究（设计）内容

预期目标为：

1.进行数据库表的设计，合理建立企业文档数据库；

2.实现文献的在线上传，通过对文档进行关键字提取，自动生成文档的属性；

3.尝试定制文献管理工作流，根据不同的流程对文献进行起草，审批，修改，签发，归档；

4.引进权限管理功能，使用者可以方便的设定或更改项目负责人，专业负责人，文档查询人员，高权限的用户具备新建文件夹等一些更高管理权限；

5.添加文献查找功能，既可以根据文档名查找，也可以通过文档属性等进行高级查找；

2．设计方案论证（可行性研究）

2.1 业务描述

系统主要针对需要经常阅读大量文献的人员，如科研人员，企业的技术人员、学者等，他们所涉及的领域通常要分类很细，所以需要阅读的文献数量是大量的，由于数量的问题，使得文献的分类就成为一个大问题，这就需要文献综合起来管理科技文献管理系统实现了对文献的在线管理，定制企业文档审批流程，规定哪类文献由哪组用户按哪种流程起草，审批，修改，签发，归档。通过调用相关的信息资源与人力资源协调业务过程中的各个环节，使之按照预定的顺序依次进行，达到从而达到业务过程的自动化的目的

支持移动办公。在日常的工作中，因为我们要在不同的地方进行文献的查看，而且随着网络技术的发展，学术研究打破了时间、地域的限制，使人们能够随时随地参与到学术研究、企业办公过程中来，大大提高工作的效率和方便性。

2.2实现功能

a.管理员上传文档

管理员上传文档并对文档进行分类、填写文档的基本信息。如图2-1 上传

文献流程图。

图2-1 上传文献流程图

b.用户阅读文献

用户登录到系统，然后查询并阅读自己需要的文献，然后对文献心得等信息进行记录，完成对文献的阅读。

c. 用户管理

用户管理所完成的功能为：对文档管理系统的用户进行管理。

2.3 设计方案

B/S论文阅读系统可以分为两个主要的组成部分，系统管理和文献管理。如图2-2文献管理系统层次图