邮件使用规范培训-吐血整理
邮件使用培训.正式版PPT文档
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 领如导利❖交 用办邮任箱务进需行要违频法繁活与动第者三将方移联交系司法机关。 密送（BCC）功能
随便向群体邮箱发送不必要消息
❖ 邮件对不相干的人员就是垃圾 ❖ 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
提示和说明
❖ 沟通确认和反馈 ❖ 对重要沟通事项，在发送邮件后最好 提醒对方 ❖ 引起关注；或请对方确认收到Email ❖ 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方 ❖ 不重视，尝试再次提醒 ❖ 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 ❖ 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人 ❖ 邮件长度 ❖ 邮件的阅读时间不要超过10分钟（个人建议500字以下） ❖ 回信时注意保持线索 ❖ 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和
为何❖使用电“子邮全件？部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
邮件发送对象的选择（3）
❖ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和 间接经理
邮件使用培训
❖ 邮件系统的运用 ❖ 邮件系统礼仪 ❖ 邮件系统设置
电子邮件沟通的重要性
❖ 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 ❖ 电子邮件是企业文化的体现 ❖ 企业用户电子邮件的用途主要体现为
邮件使用规范培训吐血整理
3.多用1234列表，将事情说明清楚
4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不 要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.合理利用图片、表格等形式辅助表述 对于带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。
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错误示范：
XXX：
确认啥？底薪到底 多少？模板到底给 不给？
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邮件附件
1.如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看； 2.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、 附件二是什么）； 3.附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件； 4.注意附件的命名。
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②有人喜欢写一句短语，你的座右铭可以，公司的口号也可以，但请不要写鸡汤类如 “你若安好便是晴天”……这不是QQ空间 ③签名的字体要与正文一致，字号一般要比正文小一些
4.Double check 你的邮件！！！发错人、挂错附件、写错别字、撤回都显得很低级！
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清楚发邮件的规范， 并应用在日常邮件中。
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邮件回复
1.及时回复 ①除公司群发的通知/制度/公告邮件外，收到他人的email后，必须及时回应，若对方将你设置 为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复； ②如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦 有结果会及时回复，请您耐心等待”。 ③如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作。
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错误示范：
一直强调挂附件，但一直被遗忘，严 重影响收件人办事效率。
发邮件的礼仪及格式
发邮件的礼仪及格式（一）主题与签名1.一定不要空白标题，这是最失礼的。
2.标题要简短明了，让对方一看就知道你发的是什么邮件！3.最好把你的邮箱好一个签名，以便对方一目了然又便于留存。
4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”5.。
也不要用胡乱无实际的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”6.一封信尽可能只针对一个主题可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的。
7.最最重要的一点，主题千万不第一印象，一定要慎重。
（二）关于称呼与问候1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度2.邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。
3.如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
4.关于格式，称呼是第一行顶格写。
5.Email开头结尾最好要有问候语6.要简单的开头写一个“Hi”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼行空两格写。
7.结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“致敬”。
8.俗话说得好，“礼多不怪人”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
（三）回复技巧1.及时回复Email2.收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些简洁重要的邮件。
3.如果事情复杂，你无法及时回复，那至少应该及时的回复说：“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。
不要让对方苦苦等待，记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到了。
4.如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
5.进行针对性回复6.当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
电子邮件礼仪-内部培训要点
瑞贝卡她回信的对象选择了“EMC(北京)、 EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。 这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这 封邮件。
邮件正文（2） •Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
•一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容。非特 殊情况下尽量不要过两分钟之后再发一封 “补充”或者“更正”之类的邮件。
邮件正文（3）
•合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清 楚。可以配合图表加以阐述，收件人（特别是外部客户）一定会感受到发信 人的用心。
一MAIL一主题
你想要TA做什么
立刻采取行动
当说不发
谢谢！
邮件门：助理PK老板事件
原文：Rebecca, I just told you not to assume or take things for granted. On Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person. With immediate effect, you do not leave the office until you have checked with all the managers you support - this is for the lunch hour as well as at end of day, OK?
发邮件应该注意的事情(邮箱礼仪知识培训)
发邮件应该注意的事情（邮箱礼仪知识培训）发邮件的礼仪汇总—--让优秀成为习惯关于主题主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3。
. 最好写上来自＊*公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4。
标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收"。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着!”5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理6．可适当用使用大写字母或特殊字符(如“＊！"等）来突出标题,引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题.主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。
关于称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理";如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐"称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好"，开头问候语是称呼换行空两格写。
邮件使用规范完整
在转发邮件时，请先简要说明邮件内容及转发原因，避免直 接转发原始邮件。同时，注意保护收件人的隐私，避免将收 件人的地址泄露给第三方。
03 邮件使用规范
邮件主题的撰写
主题明确
01
邮件主题应简明扼要，准确反映邮件内容，方便收件人快速了
解邮件主题。
避免使用模糊或过于随意的主题
02
避免使用模糊或过于随意的主题，以免让收件人对邮件内容产
生误解。
使用关键词
03
在主题中合理使用关键词，有助于提高邮件的搜索效果和重要
性排序。
正文内容的组织
开头礼貌问候
在邮件开头，应礼貌地称 呼收件人，并表达发件人 的意图和目的。
清晰表达
正文内容应条理清晰，逻 辑严密，避免使用过于口 语化或含糊不清的表达方 式。
结尾致谢或询问
在邮件结尾，可以表达感 谢或询问收件人对邮件的 意见或建议。
感谢您的观看
邮件钓鱼的识别与防范
总结词
了解邮件钓鱼的手法和识别标志，采取 防范措施保护个人信息和财产安全。
VS
详细描述
邮件钓鱼是一种常见的网络诈骗手段，通 过伪造虚假邮件诱导用户点击恶意链接或 下载病毒附件，进而窃取个人信息或实施 诈骗。用户应学会识别邮件钓鱼的常见手 法，如邮件来源、主题、内容和链接等， 避免点击不明链接或下载附件，同时使用 可靠的杀毒软件和防火墙保护设备安全。
密送
当需要将邮件发送给特定收件人，同时又不希望其他收件人知晓时，可以使用密送功能，但需谨慎使 用，避免造成不必要的困扰。
邮件回复的规范与技巧
及时回复
收到邮件后应及时回复，避免耽误工作，如有特殊情况无法及时回复，请告知发件人。
清晰表达
电子邮件行为规范规范用语注意礼貌
电子邮件行为规范规范用语注意礼貌电子邮件行为规范电子邮件作为一种重要的沟通工具，已经在现代社会中得到了广泛的应用。
然而，由于其快捷便利的特点，有些人在使用电子邮件时可能会忽略一些基本的礼仪规范，导致沟通效果不佳甚至产生冲突。
针对这一问题，制定一套电子邮件行为规范是非常必要的。
一、用语规范在撰写电子邮件时，我们应该注重用语的准确性、尊重对方的感受。
以下是一些应当注意的规范用语：1.称呼对方：始终使用对方的合适称呼，例如使用"尊敬的"或"亲爱的"等词语来称呼收件人，根据与对方的关系选择适当称谓。
2.问候语：在邮件开头使用适当的问候语，例如"祝好"、"希望您过得愉快"等。
3.感谢表达：如果对方帮助过你或提供了某种便利，要在邮件中表达感谢之意，例如"非常感谢您的帮助"或"特此向您表示感谢"等。
4.客套话：在邮件中加入一些客套话，增加礼貌性，例如"麻烦您"、"借您宝贵时间"等。
5.正式用语：在正式场合的电子邮件中，应使用正式用语，避免使用口语化的表达方式。
6.要点明确：表达事情时要简明扼要，清晰明了，避免冗长废话，以便对方能够准确理解你的意思。
二、注意礼貌除了规范用语外，注意礼貌也是写电子邮件的重要方面。
以下是一些应当注意的礼貌细节：1.回复及时：在收到对方邮件后，尽快回复，特别是对急需答复的情况。
2.注意格式：使用清晰、易读的字体和字号，避免使用花俏的排版和颜色，以免给对方带来阅读困扰。
3.避免过长邮件：尽量避免一封邮件中包含过多的内容，可以选择分多封邮件或使用附件的方式进行。
4.确认邮件接收：若属于重要事项或要求对方回复的邮件，应在恰当的时间内向对方确认邮件是否收到，以免造成误解。
5.不使用缩写和俚语：在正式场合的电子邮件中，不应使用缩写和俚语，以保持邮件的专业性和正式性。
邮件使用培训课件
3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个 附件时；
4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个 文件；
5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；
6、如果附件过大（不宜超过5MB），应分割成几个小 文件分别发送。
PPT学习交流
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回复的注意事项
1、 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他 人的尊重；理想的回复时间是2小时内；
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且 也让收件人知道这种情况
BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当 心接收方回复这封信！）。建议只BCC给自己，作为邮件发送成功 的检验。
将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成 不必要的困扰和「垃圾」
使用培训
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1
❖ 邮件系统的运用 ❖ 邮件系统礼仪 ❖ 邮件系统设置
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一个故事
陆纯初
1981年进入IT行业，历任IBM、西门子 Nixdorf新加坡公司和西门子中国公 司的销售、市场和管理要职。
1997年3月担任甲骨文新加坡公司董事总 经理，并于同年10月担任甲骨文公司 南亚区董事总经理，带领全区安然度 过亚洲金融危机。2001年12月至2004 年9月，担任甲骨文大中华区区域董 事总经理一职；
To的人是要 受理这封邮 件，理应对 邮件予以回 应。
而CC的人则只 是需要知道这 回事，CC的人 没有义务对邮 件予以回应， 当然如果CC的 人有建议，当 然可以回mail。
而BCC是秘 送，即收信 人是不知道 你发给了 BCC的人了 的。这个可 能用在非常 规场合。
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▼开头结尾最好要有问候语
1.最简单的开头 “Hi”或“你好” 2.结尾常见的是“Best Regards”或者“祝好”、“祝顺利”
邮件正文
1.email正文要简明扼要，行文通顺 ①简明扼要说清楚事情 ②如果具体内容确实很多，正文应只做摘要介绍，单独挂个附件进行详细描述。 2.注意论述语气 ①根据收件人和自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以 免引起对方不适； ②尊重对方，例如“请”、“谢谢”； ③你的email可以轻易被转发给他人，因此对别人意见的评论必须客观。 3.多用1234列表，将事情说明清楚
6.转发邮件要突出信息
邮件回复
1.及时回复 ①除公司群发的通知/制度/公告邮件外，收到他人的email后，必须及时回应，若对方将你设置 为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复； ②如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦 有结果会及时回复，请您耐心等待”。 ③如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作。 2.进行针对性回复 当回件需要答复问题时，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理解，避 免在反复交流，浪费资源。 3.不要就一个问题多次回复讨论 ①如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3次，这只能说明交流不畅，说不清楚，此时应电 话沟通后再做判断， ②对于较复杂的问题，多个收件人频繁回复发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件不适阅 读，应把之前讨论的结果进行小结，删减信息，突出有用的信息。
4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不 要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.合理利用图片、表格等形式辅助表述 对于带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。 6.合理提示重要信息：不要动不动就大写加粗彩色底色下划线，强调重点即可。
▼转发资 料 请写清主题，领导会根据其重要性决定什么时间看邮件
邮件对象：同事
▼请求协 助 1. 写清楚事情、需要谁处理、什么时间点解决
2.如有附件截图等，请附上，注意将图片做成最小格式 3.如果有统一模板，别自己创造 4.如果跨部门请求协助工作，请通过部门经理或接口人发起
▼跟进处 理 1.事件描述要清晰，时间点要明确，跟进及解决人名单联系方式要齐全
错误示范：
确认啥？底薪到底 多少？模板到底给 不给？
XXX：
邮件附件
1.如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看； 2.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、 附件二是什么）； 3.附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件； 4.注意附件的命名。
错误示范：
图片也需要命 名，一张还可 以忍受，但是 如果发多图， 绝对要命名！
错误示范：
XXX
无主题还敢抄送上级。。。
哪个无人门店？谁入职？
XXX怎么了，请假？调店？ 需要介绍信？。。。
称呼与问候
▼恰当的称呼收件人
1.邮件开头要称呼收件人，这样显得礼貌，同时也提醒收件人，这封邮件是面向他的， 要求其给出回应；如果收件人是多人，可称呼“大家”、“ALL”； 2.对外邮件，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X总”；如果不清楚职务，则 按通常的“X先生”、“X女士”称呼，但性别要搞清楚；公司内部的邮件，除了面向 总经理、副总等领导之外，提倡友好平等沟通，直接称呼名字即可； 3.对于不熟悉的人和职位比自己高的人不宜直呼姓名，也不要直接Dear…… 4.最简单的开头写一个“您好”，结尾写一个“谢谢”
2.如果重要或紧急事件，邮件发出后要电话跟进，时间点前未收到反馈结果要跟进，避免不能 按时完成工作
▼转发资 料 1.原则上所有资料都要保密，不得随意转发
2.如部门外的同事索取文档，需请其向部门经理或接口人提出请求 3.如获权对外发资料，请将资料转成PDF等不可修改的格式。
其他提醒
1.关于字体： 尽量使用微软雅黑10号或者五号字体，字号可根据突出主体变化，但字体一定要一 致！ 2.文字颜色： 正常情况下使用黑色文字，需突出的重点可使用其他颜色，一封邮件最好不要超过3 种颜色，这不是海报~ 3.结尾的签名： ①邮件结尾写签名是必要的，但是签名内容不要过多，最好不要超过4行 ②有人喜欢写一句短语，你的座右铭可以，公司的口号也可以，但请不要写鸡汤类如 “你若安好便是晴天”……这不是QQ空间 ③签名的字体要与正文一致，字号一般要比正文小一些 4.Double check 你的邮件！！！发错人、挂错附件、写错别字、撤回都显得很低级！
邮件使用规范培训
目录
邮件标题 称呼与问候 邮件正文、发送抄送和密送 邮件回复 邮件附件 邮件对象
邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意 义的主题行，可以让收件人迅速了解邮件内容，并判断其重要性。 注意以下几点： 1.不要空白标题！！！ 2.简短，不要冗长 3.一封信只针对一个主题 4.回复对方邮件时，可根据回复内容需要修改标题，不要“RE RE RE” 5.不要有错别字！发邮件前请检查确认后再发出
一直强调挂附件，但一直被遗忘，严 重影响收件人办事效率。
邮件对象：领导
▼汇报工 作 1.简明扼要汇报结果
2.提纲要说明白，如果需要细节请写在附件里 3.不要忘了附件！！！
▼请求批 示 1.如给出自己的解决方案 3.紧急事件直接打电话
清楚发邮件的规范， 并应用在日常邮件中。
正确示范：
1234列表式，条理清 晰 强调部分用颜色进行区分
一次交代完整信息
发送·抄送·密送
1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复
的人只需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应 3.BCC是秘送，收件人不知道你给BCC的人发了邮件，用在非常规场合 4.TO、CC的收件人排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位从高到低等 5.只发给有需要的人