归档文件整理工作的八个环节培训课件

归档文件整理工作的八个环节
பைடு நூலகம்
海口市档案局
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归档文件整理工作的八个环节
一、归档文件的收集 二、归档文件的价值鉴定 三、归档文件的装订 四、归档文件的分类 五、归档文件的排列 六、归档文件的编号 七、归档文件的编目 八、归档文件的装盒
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两个概念 1、归档文件 立档单位在其职能活动中 形成的、办理完毕、应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 将归档文件以件为单 位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 一个原则 归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系，区分不 同价值，便于保管和利用。
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装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左 侧对齐的同时将下侧对齐。 采用左上角装订的，应让文件内的纸张 左侧对齐的同时让上侧对齐。
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装订方式及采用的装订用品
对于比较薄的文件，用不锈钢订书 钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢 固装订的文件，采用三点一线的丝线装 订。
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四、归档文件的分类
（一）基本分类法
1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法
（二）复式分类法
根据《海口市归档文件整理规 则实施细则》，我们将全市档案的 分类法统一为“年度－保管期限” 分类法。
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“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。 然后将同一年度的文件按不同的保管 期限分类。
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如何确定文件的年度？
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结 年度。 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装 订时排在最前面的文件日期为准。 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、 制成材料、格式、字体、以及各种标识，通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期 或近似日期，并据此按年度合理归类。
《规定》中，文书档案的保管期限 分为永久、定期两种，定期又分为30 年、10年。
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三、归档文件的装订
（一）归档文件装订前的修整工作 （二）归档文件装订的几点要求
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（一）归档文件装订前的修整工作
修裱破损文件 复制字迹模糊或易退变的文件 超大纸张的折叠 归档文件要去掉易锈蚀的金属物
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（二）文件是否收集齐全完整
包括机关内部所有机构的文件种类、 类型是否齐全完整，每份文件的正本、定 稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 容易疏漏的文件有：1、代上级机关 草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 2、党、团员花名册；干部、职工花名册； 知识分子花名册；公务员考核备案花名册。 3、立档单位办理的干部、职工、公务员 的转移工资，行政、党、团、工会组织介 绍信及存根。4、立档单位干部职工的确 定（晋升）工资审批表。
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（三）收集的文件材料的字迹、 用纸是否符合归档要求
1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水 等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批 示文件。 2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存 档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必 须存档，则以复印件替代。
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装订时
正本在前，定稿在后； 计算机及网络环境中形成的文件，定稿无 须保存的，正本在前，发文稿纸在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；
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来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后； 有文件处理单的，文件处理单在前，正 文在后； 不同文字的文本，中文文本在前，外文 文本在后，汉文文本在前，少数民族文 字文本在后，原文文本在前，译文文本 在后。
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转发文与被转发文为一件； 会议记录以一次会议记录为一件； 报表、名册、图册、介绍信存根等按其原 来的装订方式，一个自然本（册）为一件， 未装订的式样同一的表格，以一定的单位 组合，可装订在一起的为一件； 来文与复文可为一件； 未装订成套的会议材料各为一件； 正文与文件处理单为一件。
二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否 转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价 值的文件材料，把有保存价值的文件材 料留下来，进行下一步的鉴定。 第二步：对进入归档范围的文件材 料，根据它在日后保存过程可能产生的 不同作用来确定这些文件材料的保存年 限。
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归档文件价值鉴定的依据是：国家 档案局令第8号《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》。
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（二）归档文件装订的几点要求
归档文件应按件装订 装订的对齐方式 装订方式及采用的装订用品
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归档文件应按件装订
归档文件的整理单位为“件”
文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可为一件； 计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的， 或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而 定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件； 正文与附件为一件； 原件与复制件为一件；
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五、归档文件的排列
在《海口市归档文件整理规 则实施细则》中要求，归档文件应 在分类方案的最低一级类目内，按 机构或问题，并结合事由、时间、 重要程度等排列。会议文件、统计 报表等成套性文件可集中排列。
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一、文件材料的收集
收集文件时要注意的几个问题：
（一）收集的文件是否是生效文件。 （二）文件是否收集齐全完整 。 （三）收集的文件材料的字迹、用纸 是否符合归档要求。
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（一）收集的文件是否是生效文件
也就是这份文件是否办理完毕，是否 已完成公文处理的每一个程序。 常见无效文件类型：文件没有盖章(主 要是一些合同、工作总结以及单位内部的 规章条例等)；归档文件不是原件，是复印 件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发 等等。