浅谈如何做好办公室日常行政事务

浅谈如何做好办公室日常行政事务〔内容摘要〕行政事务部门是一个单位的枢纽，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。

其工作非常重要，责任非常重大，矛盾较为突出，工作非常难干。

本文围绕如何做好办公室日常行政事务，阐述了其工作的基本要素、工作的总体思路和日常行政事务的精细化管理，以充分发挥行政事务部门的工作职能，保障单位各项工作的正常运转。

〔关键词〕行政事务要素思路管理行政事务部门的工作职能是：协助管理单位机关日常工作；负责有关重要会议、综合性事务的组织、文件的起草、文电处理、文档、保密、保卫、接待；负责信息综合、科技交流、新闻宣传。

行政事务部门工作非常重要，责任非常重大，矛盾较为突出，工作非常难干。

行政事务部门承担着机关的日常行政事务，工作默默无闻、十分平凡，但不要小看上传下达、公文处理等工作，正是这些平凡的工作保证了机关的正常运转。

下面，本人结合自己的工作体会，谈谈如何做好办公室日常行政事务。

一、工作的基本要素行政事务部门是一个单位的枢纽，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。

由于行政事务部门工作的重要性，对行政事务部门工作人员提出了非常的要求。

要高水平、高质量、高效率地做好行政事务部门的工作，就必须做到“素质高、作风正、原则强、服务优”。

（一）强质高人生有限，学海无涯。

行政事务部门工作人员要把加强学习、提高素质作为履行工作职责的基本前提。

单位管理政策规定出台多、变化快、政策性强，如何满足工作需要，学以致用，就是要做到“四个坚持”，这恰恰是做好行政事务部门工作的基本要求。

一是坚持学习的针对性。

立足于管用、能用，精心选择学习内容，对重要的知识，尤其是单位新规和基础知识，要学得深，研究得透，掌握得牢，绝不能满足于一知半解，要抓住一切可利用的时间和机会，深入了解、准确把握各项工作进展。

二是坚持学习的广泛性。

尽可能多地涉猎知识，拓宽视野，不强求门门精，但必须做到样样通。

三是坚持学习的创新性。

向领导和同事学习，学习他们的优点和长处，要化被动为主动，充分利用直接为领导服务的优势，善于学习和总结领导的领导艺术和思维方式，学习站在领导的高度、全局的高度研究和思考问题，不断丰富新思路、新途径、新办法。

四是坚持学习的经常性。

“在工作中学习，在学习中工作”，通过坚持不懈地刻苦学习和实践锻炼，达到张口能讲、提笔能写、遇事能办、无事能思。

（二）作风正行政事务部门工作较苦较累，也因为如此，造就了一批又一批人才。

在行政事务部门这个艰苦的工作环境中磨炼，要保持共产党员的先进性，提高思想觉悟，养成良好地工作作风。

第一，要勇挑重担。

面对办公室工作的繁杂，要勇于面对，敢于挑战。

对一名同志来讲是一种荣誉，凝结着对这名同志素质的肯定，也是更快地成长的前提。

第二，要勤于思考。

不要人云亦云，要有自己的见解，要勤于思考，干工作不能搞草上飞。

每次接受一项任务，都要独立思考，把问题分析透、分析实。

通过艰苦的脑力劳动，写出来的东西才有可能成为精品，才能使领导、同志们都满意。

办文如此，办会、办事也应如此。

第三，要乐于奉献。

既然到了这个岗位，就要爱岗敬业、乐于奉献，增强责任心和事业心，认真负责地做好每项工作。

要培养工作兴趣，把工作看成一种享受，再去投入到繁琐的工作，才能体现出积极性、主动性。

（三）原则强行政事务部门是个综合协调部门，是对内、对外的窗口，也是矛盾突出的部门，工作总是很难让人满意，总是很容易得罪人。

工作的性质决定了行政事务部门工作人员必须要有大局意识，胸怀全局，注重协调。

做人、办事都要讲原则，行政管理工作要公开、透明、规范，对事不对人，才能做得正、行得顺，才能减少工作矛盾，积极争取让大家满意。

一是心正。

踏踏实实，吃素质饭。

一心一意干工作，不求利益，不求荣誉。

二是坦诚。

不能玩弄政治、任何权术、钻营都只能是雕虫小技，真正的高层次、大境界只能是光明磊落、公道正派。

三是严谨。

工作作风要严谨细致，处处严于自律，各项工作要按规定办事，不搞特殊化，以诚待人，一视同仁。

四是协作。

坚持行政事务服从单位中心工作，各部门工作服从单位整体工作，在具体工作中，部门内部之间、与相关部门之间提倡同甘共苦，团结协作，共同进步，一起将工作做好。

（四）服务优办公室日常行政管理工作，集中起来就是“服务”二字。

行政事务部门的同志一定要牢固树立服务的宗旨意识，努力提高服务的质量和水平。

一要提高智力服务水平。

行政事务部门为领导服务，就要模拟领导想问题。

要学会全面地看问题，辩证地分析问题，要积极主动、创造性地开展工作，及时了解新问题、掌握新情况，努力增强工作的预见性、系统性、全局性，要使出最大力气，出手的事情要体现自己的最高水平。

二要提高办事的效率。

要树立时间观念，提高办事效率，及时妥善地处理好每一项工作，当天能办的事当天办，绝不拖拉、推诿，造成整个工作的延误。

要增强工作的节奏感，踩准领导的工作节奏。

也就是说，工作不能让领导来催着办，不能让领导推动我们开展工作。

三要增强服务的主动性。

要主动了解各项工作的具体情况，了解工作面临的重点、难点和热点，了解领导正在思考的问题。

对领导部署的事情，行政事务部门要主动追踪，督查落实，并主动发现、分析问题，主动反映问题。

二、工作的总体思路要做好行政事务部门工作,必须与时俱进,开拓创新,积极探索新思路、新办法,以崭新的思想境界和精神风貌，开创日常行政事务的新局面。

总的就是要紧紧围绕工作大局，牢固树立精细化管理的理念，围绕一个主题，推进三个转变，妥处四个关系，实现五个突破，努力打造“科学、规范、有序、效率”的强有力的办公室，充分发挥行政事务部门的综合协调、参谋决策和后勤保障职能，为全面提升单位的各项工作做出应有的贡献。

（一）围绕“一个主题”紧紧围绕综合协调、优质服务这一主题，创新工作思路，强化综合协调，提升服务水平，确保行政事务部门工作快速、高效、协调运转，确保单位各项工作的顺利推进。

（二）推进“三个转变”一是在工作重心上转变。

紧贴全局总体目标，前瞻思考，精心谋划，统筹安排，努力当好参谋助手。

二是在工作方法上转变。

坚持抓大放小，突出重点，全面协调，认真督查，狠抓落实。

三是在组织协调上转变。

注重统筹兼顾，多方协调。

（三）妥处“四个关系”一是处理好大局与小局的关系。

考虑问题必须站在单位的立场解决，行政管理必须围绕单位的中心任务，协调工作必须统筹兼顾、考虑周全，才能树立行政事务部门的威信，才能综合协调好各项工作。

二是处理好继承与创新的关系。

继承是创新的前提，没有继承就没有创新。

行政事务部门工作只有坚持继承和创新的统一，才能不断开创新的局面。

工作状态要保持“十点”，即上班早来点，下班晚走点；办事腿快点，干活手勤点；工作吃苦点，岗位奉献点；服务周到点，接待礼貌点；不懂多问点，相互关爱点。

在此基础上，不断探索行政事务部门管理的新思路、新方法、新途径。

三是处理好日常工作与重点工作的关系。

以点带面是搞好行政事务部门工作的一个重要方法。

行政事务部门工作有自己的特殊性，首先是工作范围比较广泛，任何一方面的工作都与单位有着紧密的联系，所以必须统筹兼顾，全面安排，组织好日常工作的正常运转。

同时，要善于围绕单位的中心任务，抓住主要矛盾和重点工作，牵住“牛鼻子”，集中兵力，提供条件，排除困难，确保重点工作和重要任务的圆满完成。

四是处理好务实与务虚的关系。

在任何一项工作中，务实和务虚都是相互依存、相互促进的。

行政事务部门工作说到底是务实的工作，是需要扎扎实实、埋头苦干的工作。

离开了扎实苦干，行政事务部门的任何一件事情，哪怕是很小的事情，都是难以做好的。

所以，在日常工作中，我们坚持以认真、认真、再认真的态度，把每一项工作做细做实做好。

同时，大力提倡务实和“务虚”的有机结合，善于在日常工作中对实际问题进行理性思考，不断摸索和掌握行政事务部门各项工作的内在规律，防止陷入事务当中，努力做到在实干之中勤于思考，在忙碌之余善于总结，使行政事务部门工作在实践中不断得到改进。

（四）实现“五个突破”一是政务信息上要有新突破。

既要提高数量，更要注重质量，切实抓好经验典型、意见建议、倾向苗头类信息的编报，全面提升信息工作水平。

二是“以文辅政”上要有新突破。

从较高层次和更广阔的视野丰富文稿，使更多的文稿作为领导决策参考，发挥其作用，指导单位工作的开展。

三是综合协调上要有新突破。

部门内部之间密切协作，有机衔接，确保机关工作有序运转。

四是后勤保障上要有新突破。

规范公务接待、车辆维修、用油管理、办公用品采购等工作程序，确保工作有据可依、公开透明，让领导和群众放心。

五是队伍建设上要有新突破。

要按照政治强、业务精、作风硬、工作实、廉洁好的总体要求，全面加强行政事务部门干部队伍建设，努力提高行政事务部门人员的综合素质。

当前，面对新形势和新要求，要着力提高行政事务部门人员的文字功力和网络化办公应用水平，应用现代化手段，提高行政效能，提效促廉。

三、日常行政事务的精细化管理机关工作无小事，行政事务部门工作更是无小事。

政务和事务是行政事务部门工作的两个轮子，政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、文电处理、机要档案保密等工作。

事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作，主要是行政后勤工作，诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等。

事务工作是搞好政务工作的先决条件，不能把政务看成是大事，把事务看成是小事或可有可无的事。

更不能把政务看成是高层次的，把事务看成是低层次的。

行政事务部门就是“不管部”，要义不容辞承担起来，做到机关行政管理工作精化化，不留空档，保证各项工作的全面推进。

（一）综合文稿工作查阅、筛选、研究阶段，要广泛、全面、提取有重要参考价值的资料，基本形成文稿起草思路。

讨论、确定文稿结构阶段，要捕捉新观点，发现新思路，汲取新经验，要立意高，布局合理，逻辑严密，观点新颖，表达准确。

草拟初稿阶段，要布局结构严谨，内容完整充实，语言准确朴实。

文稿定稿阶段，要尽量提前送领导审阅，确保有比较充裕的修改时间；根据领导意见，对文稿严谨细致地修改，确保质量有新提高，基本符合领导的要求。

（二）政务信息工作要充分发挥信息员的作用，实现奖惩管理，不断提高信息的数量和质量。

提高上报信息效用之出路在于改变思维方式，善于发现信息，熟于利用所掌握的资料。

要抓住“四个环节”，即牢牢抓住领导的关注点，把握领导对信息的需求点，了解一个时期决策和指导工作的着重点，及时捕捉工作中的闪光点。

要实现“四个提升”，即实现由收集信息向综合加工的提升，实现信息由决策资料向决策方案的提升，实现信息服务由阶段服务向全程服务的提升，实现信息工作由主要反映情况向既反映情况又解决问题提升。

（三）公文办理工作签收：收到公文后应立即认真细致地逐件对文件进行清点，紧急公文要注明签收的具体时间。

登记：公文登记要将来文单位、收文时间、标题文号、密级进行逐项详细登记。