档案人员岗位证培训课堂笔记-4-电子文件管理笔记
《档案人员岗位培训教程》读书笔记思维导图
01
一、文书档 案鉴定工作 的内容和意 义
02
二、文书档 案鉴定工作 的基本观点
03
三、文书档 案价值鉴定 的方法
04
四、文书档 案的保管期 限表
06
六、档案的 统计工作
05
五、文书档 案的销毁
第四章 科技档案管理
第一节 科技档 1
案的概念、特 点及种类
第二节 科技文 2
件的归档与整 理工作
3
一、档案行政 1
执法的概念与 特点
二、档案行政 2
执法的主体及 依据
3 三、档案行政
执法的形式与 内容
4
四、档案行政 执法一般程序
5
五、档案违法 行为
一、新时期对 档案工作人员
的影响
二、档案工作 人员的素质要 求
后记
感谢观看
读
书
笔
记
一、档案数字化的 基本要求
三、特殊载体档案 数字化
第九章 档案信息化建设
1
第一节 档案信 息化建设总论
第二节 档案信 2
息化标准体系 建设
3
第三节 档案网 站建设
4
第四节 数字档 案馆建设
5
第五节 档案信 息安全
一、档案信息 化概述
二、档案信息 化建设的主要 内容和任务
二、档案信息化标 准体系建设构架
05 第五章 专门档案
06
第六章 档案保管与保 护工作
目录
07 第七章 档案的利用与 编研工作
08 第八章 电子档案管理
09
第九章 档案信息化建 设
010 第十章 档案法制工作
011 后记
本书立足于档案工作实际，结合国家及湖北省颁布的档案法律、法规、规范，对公文管理、档案管理、档案 保护、档案编研、档案法规、档案信息化建设以及文书、科技、电子、声像、实物、会计、干部等类型档案的基 本整理方法分别作了专题性介绍。
档案人员岗位证培训-4-电子文件管理作业与答案
电子文件管理作业与答案一、单选题1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（B）。
”A、操作日志B、机读目录C、浏览软件D、驱动程序2、（D）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。
A、DOCB、PDFC、HTMLD、RTF3、（C）是指描述电子文件数据属性的数据。
A、背景信息B、属性信息C、元数据D、环境数据4、（D）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。
A、TIFFB、CEBC、PDFD、JPEG5、（A）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。
A、版式文件B、音频文件C、视频文件D、数据库文件6、（D）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。
A、平板扫描仪B、高速扫描仪C、零边距扫描仪D、数码相机7、（C）是扫描仪最主要的技术指标。
A、色深B、像素C、分辨率D、色彩位数8、《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，集中拷贝至耐久性好的载体上，（B）保存。
A、一式两套B、一式三套C、一式四套D、一式五套9、（A）即可扩展标记语言，是当前处理结构化文档信息的有力工具。
A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 10、（A）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
A、逻辑归档B、物理归档C、在线归档D、离线归档11、（B）可以有效防止网络入侵。
A、逻辑隔离B、物理隔离C、加密D、加压12、（A）是解决电子文件管理的重要工具。
A、元数据B、著录数据C、背景信息D、结构信息13、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。
原载体同时保留时间不少于（D）年。
A、1B、2C、3D、414、（B）指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
A、逻辑归档B、物理归档C、在线归档D、离线归档二、多选题1、电子文件利用效益分析应走（BC）的道路。
档案从业人员岗位培训复习资料.doc
档案从业人员岗位培训复习资料.doc档案人员岗位培训班复习资料1.档案的产生必须具备的基本条件是文字和记录文字的载体。
2.档案作为记载国家和社会政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的历史记录,它是在社会实践中直接形成的。
3.档案工作是一项服务性的工作。
4.按照我国《档案法》和有关法规的规定，我国现存档案可分为已开放档案和未开放档案。
5．《中华人民共和国档案法》颁布于1987年，并于2016年修正。
6.《广东省档案条例》规定公民个人可以建立档案馆。
7.在法律法规的适用原则中，部门规章的效力低于地方政府规章。
8.携运档案复制件出境的单位可向国家档案局或者所在省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门提出书面申请。
9.使用单份文件整理方法时，报表、名册、刊物应每册（本）为一件。
10.受县级（含）以上人民政府表彰的先进单位、先进工作者的文件材料，保管期限是永久。
11.下级机关报送的年度或综合性工作计划、总结、统计材料，其保管期限为10年。
12.1995年国家档案局创办了世界上第一份档案专业报纸---《中国档案报》。
13.档案的本质属性是原始记录性。
14.文件办理完毕后能否转化为档案主要看它是不是有查考保存价值。
15.盛行于殷商末期及周代，铸刻于青铜器、石材上的书史记事的文件材料是金石档案。
16.简牍档案是以竹简和木牍为记录载体材料。
17.我国各级机关和企事业单位档案室是国家档案事业的基础。
18.《档案法》规定档案工作人员应当具备档案专业知识。
19.广东省人大常委会颁发的《广东省档案条例》是地方性法规。
20.依法行政的要求是有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。
21.在文字未形成之前，我国劳动人民用来记事的方法主要有结绳、刻契、雕塑等。
22.以历史时期为标准，我国的档案可分为历史档案和现行档案。
23.我国随着科技的发展，从古到今出现了不同载体的档案，主要有甲骨档案、简牍档案、纸质和音像档案和电子档案。
电子文件归档与管理规范培训内容
要逐份登记《电子文件登记、检验表》和电子文件 说明标签，并将打印成电子表格，与电子文件一起 保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并 与相应的电子文件拷贝一起保存，在项目竣工验收征 载体编号 通讯地址 电话 硬件环境（主机、网络服务 器型号等） 设备环境特征 软件环境（型号、版本等） 数据库系统 文字处理工具浏览器压缩或解密软件 记录总数 记录结构（物理、逻辑） 总字节数 文件记录特征 记录字符图形、音频视频文 件格式 型 号： 数 量： 备份数： 电子文件的检验 检验项目 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说 明登记表、软件、说明 登记表、软件、说明资 料检验 填表人签名 单位领导审核意见： 制表审核 档案馆审核人签名 年 月 日 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： □一件一盘 □一件多盘 □多件一盘 □多件多盘 是指电脑主机里面的CPU,内存,显卡等硬件的配置 联系人 载体类 型
(c)对通用软件产生的电子文件，应同时收集其 软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说 明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应 转换成通用型电子文件，如不能转换，应连同 专用软件一并收集。
电子文件档案管理培训
• 3．明确电子文件的法律效力
• 二、电子文件归档的组织管理 • 1．加强电子文件归档的组织领导 • 2．采取措施，保证电子文件归档的质量
• 三、电子文件的归档方式 逻辑归档 物理归档 • 四、电子文件的归档范围
• 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年 • 六、电子文件的归档要求
第一节 电子文件管理工作的原则及要求
一、准确完整 二、高效易用 1 .及时 2 .简便 三、安全保障
第二节 电子文件的管理体制
• 一、电子文件管理体制的基本原则——集中统一
• 具体内容主要包括三个方面： • 1．国家电子文件及电子档案也应按规定分别由各
级、各类档案保管机构集中管理 • 2．全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级
档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 • 3．对党政电子文件工作实行ห้องสมุดไป่ตู้一管理
二、机构内部电子文件的管理体制
• 1．机构内部电子文件管理的组织体制 • 2．机构内部电子文档管理的技术机制
三、电子文件管理有关法规及标准
•《中华人民共和国电子签名法》 •《国家标准：电子文件归档及管理规范 》 GB／T 18894—2002 •《电子公文归档管理暂行办法》 国家档 案局第6号令 •《公务电子邮件归档及管理规则》
电子文件档案管理培训
目录提纲
电子文件管理基础
第一讲 电子文件概述 第二讲 电子文件管理工作概述 第三讲 电子文件的积累、鉴定及归档
第一讲 电子文件概述
第一节、电子文件的产生及发展
• 一、历史的必然 • 二、电子文件的发
展历程
第二节 电子文件的概念
档案人员岗位证培训课堂笔记-1-档案工作概论笔记
《档案工作概论》第一章档案与档案事业第一节档案的概念一、档案的起源2个基本条件：1.文字（有影响的3个社会实践活动：结绳、刻契、图画和雕塑；最初文字的出现：象形符号类文字、甲骨文字（甲骨档案是中国现存最古老的国家档案，是现代意义的档案））2.记录文字的载体出现（甲骨档案中的甲骨是今天可见最早的档案载体）二、档案的词源:夏代“图籍”，有档案工作者；我国官方记录中有“档案”一词最早出现于明末清初；学者多引用杨宾（1650-1740）所著《柳边纪略》中对于档案的描述。
“档案”一词的使用不过300多年。
三、档案的定义及含义（一）档案的定义：档案定义一般包括三个要素:1档案的形成者——国家机关、社会组织、个人;2档案的作用——档案具有查考价值;3档案载体和形式的多样性。
（二）档案定义的基本分析:1.档案是历史记录2.档案直接形成于人类社会的实践活动3.档案是由文件材料转化而来的：使用或办理完毕；有保存价值；按照规定集中保存起来的文件4.档案的物质载体和记录形式是多种多样的:物质载体：甲骨、纸张、胶片、光盘等主要记录方式：手写、刀刻、摄影、录像、电子记录等信息的表达方式：文字、图表、声音、图像、电子数据等四、档案的属性(一)本质属性档案的基本含义中，最重要的是“档案是历史记录”，是指它的本质属性，即档案具有“原始记录性”。
由此派生出基本属性:1.原始性（强调的是档案的唯一性）2.真实性（强调档案形成过程的真实，真实反映历史，不论其内容是否符合客观规律）(二)档案的信息属性1信息性是档案一般属性2档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息(三)档案的文化属性档案是一种广义的文化现象，在历史上档案与文化是一脉相承的。
(四)档案的价值属性档案价值是指档案的实用性。
五、档案与相关事物的异同(一)档案与文件(二)档案与图书资料(三)档案与文物(四)档案与文献第二节档案的种类一、从档案的来源分类1、以历史时期为标准2、以档案产生的“原生地”和反映的内容为标准3、以来源于档案记录和形成的语种为标准4、以档案形成领域的公、私属性为标准二、从档案的载体分类1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案(简册档案)4、缣帛档案5、纸质档案6、胶片档案(声像档案)7、电子文件(电子档案)第三节档案的作用一、档案的基本作用1、档案的凭证作用(直接性)2、档案的参考作用(间接性)二、档案作用的具体表现1、档案是政治斗争的有力武器2、档案是经济建设的重要依据3、档案是科学研究的基础材料，是推动科学进步的有效阶梯4、档案是宣传教育的生动素材5、档案是管理社会事务的主要依据第四节档案事业概述一、我国档案事业的基本构成档案行政管理(包括管理机构局、处、科和法制等)、机关单位档案工作(档案室)、各级各类档案馆、档案专业教育、档案科学研究(档案现代化管理)、档案宣传与出版、档案学术理论研究(档案学会)、档案外事工作等八大方面。
“电子文件”听课笔记(2)
“电子文件”听课笔记（2）40、电子文件归档范围确定电子文件的归档范围时，应参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》41、双套归档制下纸质文件的归档范围我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，这就是”双套归档制”.42、对于法律凭证问题还未解决的电子文件、有密级的电子文件、在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等，则必需实行双套归档制。
43、电子文件归档方式有两种：逻辑归档和物理归档44、逻辑归档在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
45、简述采用逻辑归档的机构一方面，档案部门能够掌握归档文件信息，归档文件的着录信息及存储地址应自动保留到档案部门的数据库中，以便利其他人员的查询；另一方面，文件生成部门仍然可便利地使用该文件，但不能修改和删除。
46、物理归档把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保留的载体上，向档案部门移交的过程。
47、物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
48、电子文件的归档时间分实时归档和按期归档两种。
49、一般来讲，逻辑归档尽可能实时进行，以免发生失控50、电子文件归档工作的要求（1）”前端控制”的思想在归档阶段应得到充分表现（2）电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步51、简述归档电子文件的质量要求（1）齐全完整（2）真实有效指文本文件应是最后定稿（3）格式规范我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。
（4）一式两套物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。
必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管。
（5）经过整理整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》52、移交双方按照《归档电子文件登记表》清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各留一份，保留备查。
《电子文件归档与电子档案管理规范》笔记
需通过业务系统开展电⼦档案管理活动时，业务系统电⼦档案管理功能应参照GB/T 29194-2012、ISO 16175-2:2011等标准及5.2电⼦档案管理系统基本功能给出的要求执⾏《电⼦⽂件归档与电⼦档案管理规范》笔记规范性引⽤⽂件GB/T 11821-2002 照⽚档案整理规范GB/T 29194-2012 电⼦⽂件管理系统通⽤功能要求DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22 归档⽂件整理规则DA/T 31 纸质档案数字化技术规范DA/T 47-2009 版式电⼦⽂件⻓期保存格式需求术语和定义电⼦⽂件：国家机构、社会组织或个⼈在履⾏其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电⼦设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电⼦⽂件由内容、结构、背景组成。
电⼦档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电⼦⽂件。
元数据：描述电⼦⽂件和电⼦档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机信息系统，包括：办公⾃动化系统、财务系统等。
电⼦档案管理系统：对电⼦档案进⾏采集、归档、编⽬、管理和处置的计算机信息系统。
采集：对电⼦⽂件、电⼦档案及其元数据进⾏收集和存储的⽅法与过程。
归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电⼦⽂件及其元数据管理权限向档案部⻔提交的过程。
移交：按照国家规定将电⼦档案的保管权交给国家档案馆的过程。
登记：电⼦档案进⼊电⼦档案管理系统时赋予电⼦档案唯⼀标识符的⾏为。
转换：在维护真实性、完整性和可⽤性前提下，将电⼦档案从⼀种载体转换到另⼀种载体或从⼀种格式转换成另⼀种格式的过程。
迁移：在维护真实性、完整性和可⽤性的前提下，将电⼦档案从⼀个系统转移到另⼀个系统的过程。
业务系统向归档接⼝推送电⼦⽂件及其元数据，⽅式包括：webservice归档接⼝中间数据库归档接⼝归档电⼦⽂件及其元数据的规范存储结构电⼦档案管理系统基本功能要求电⼦⽂件归档格式电⼦⽂件以通⽤格式形成、收集并归档。
档案职称重难点速记档案工作实务第四、五章
(一） 信 息的 非 人工 识 读 性及 系 统依 赖 性 纸质文件等传统文件可以在各种书写载体上直接记录各种信息和阅 读，理 解它 的意 思而 不需 要 借 助 于 任 何 中 介 。而 电 子 文 件则 不然，它由 人无 法直 接视 读和 理解 经过 复 杂 编 码 的“ 比 特 ”组 成 ，需 要通 过计 算机 特定 的程 序解码才能识读，因此说它具有非人工识读性。 由于电子文件的形成、处理、归档、保存等全部管理活动需要借助计 算机 系统 才能 实现。当生 成 一 份 文 件 的 软 件 、操 作 系 统、硬件 环境 更 新 换代 或改 变时，电子 文件 可能 出 现 打 不 开 、不 可 读 等 问 题 ，因 此它 对系 统具 有依 赖性。 (二） 信 息与 载 体的 可 分 离性 电子文件的信息不再具有物理意义上的固定实体状态，不再具有固定 的物 理位 置 ，而可 以在 不 同 的 载 体 上 同 时 存 在 或 相 互 转 化，可以 根据 需要 随 时改 变或 扩展，缩小 存储 空 间 。信 息 与 特 定 载 体 的 可 分 离性，还可 以使 电子 文件以全文形式存在的“文件形态”与其中以逻辑关系连接的“信息要素” 之间发生分离。 (三） 信 息的 流 动性 与 不 稳定 性 计算机空间是一个虚拟的集成空间，而数字信息可以在计算机空间流 动。只要 有适 当的 存取 技 术 ，任 何 人 在 任 何 地 方 都 可 以 存取 计算 机空 间的 信 息，而不必知道该信息的收藏地点，电子文件的存放位置可以与它们的使 用毫无关系。 电子文件的不稳定性主要表现在它容易被修改、丢失或毁坏。纸质文 件的文本是固定的，如文本页码、格式、装订发生了变动，我们可以识别。 但 是 电子 文件 信息 则很 容 易 不 留 痕 迹 地 对 它 进 行 处 理，因 此判 断电 子文 件信 息的 完整 性是 电子 文件 管 理 的 一 大 挑 战 。此 外 ，电 子 文件 存储 介质 的物 理寿 命有限、信息技术的淘汰与更新等均对电子文件稳定性造成了巨大的冲击。 (四） 信 息难 以 维持 永 久 的存 取 电子文件的生成、流转与利用都会受到硬件、软件与网络等构成的技
“电子文件”听课笔记(1)
“电子文件”听课笔记（1）1、电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
2、简述电子文件的两个基本特征？第一、电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为”数字文件”（Digital Records）第二、电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特事实上的用途和效力。
文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。
内容是指文件中所表达作者意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间彼此关系的信息。
结构是指文件内容信息的组织表达方式3、文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。
l 4、（内容）、（背景）和（结构）成为构成文件的三种要素。
5、电子文件的种类（1）按电子文件的信息存在形式分类：A、文本文件（Text），或称为字（表）处理文件B、数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件C、图形文件（Graphic）D、图像文件（Image）E、影像文件（Video）F、声音文件（Audio）G、命令文件，亦称计算机程序（Program）（2）按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件（3）按文件的生成方式分类可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。
6、简述文件生命周期理论的基本内容？（可能性小）可概括为三方面：文件从其形成到销毁或永久保留是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与办事对象、保留场所和办理形式之间存在一种对应关系。
7、电子文件划分为三个阶段，即设计阶段、形成阶段、维护阶段。
(档案管理类)档案管理类1到11章课堂笔记
第一章档案概论档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
档案的基本含义：1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
2.档案是保存备查的历史文件3.档案信息的记录方式和载体是多种多样的4.档案是原始的历史记录档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。
档案来源于一定的基本单位，形成于特定的历史活动。
复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。
文件转化为档案一般需要具备的条件：1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。
（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案档案的信息和载体是构成档案的两上基本因素。
档案是原始的历史记录。
这是档案的主要特点和本质属性1.档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。
2.档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件转化物，因而具有原始性的特点。
档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料档案的一般属性：知识属性和信息属性1.档案是贮存和传播知识的一种形式2.档案是一种重要的信息资料档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论档案不仅有贮存的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。
档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性信息可分为原始信息和加工信息。
对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。
档案的种类：1.按来源标准：分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等2.按内容标准：一直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案、会计档案等多种门类。
2016 电子文件管理听课笔记(电子文件管理期末考试答案参考)
电子文件管理主讲教师：毕牧山东大学网络教育学院第一章电子文件概述第一节：电子文件的概念和种类一、电子文件（Electronic Records）的概念《电子文件归档与管理规范》（GB/T1—8894—2002）：电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。
文件三要素：内容、背景、结构2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。
3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。
二、电子文件的种类：1.按电子文件的信息存在形式分类：⑴文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。
⑵数据文件：种类数据库文件⑶图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形⑷图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。
图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。
⑸影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。
⑹声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
⑺命令文件：计算机程序。
2.按文件的功能分类：⑴主文件：表达作者意图、行使职能的文件。
⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。
3.按文件的生成方式分类：⑴原始文件:计算机直接生成⑵转换文件：对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成4.按文件的载体划分：⑴以磁性材料为载体的电子文件⑵以光盘为载体的电子文件5.按电子文件的组成方式分类：⑴简单文件：仅一种格式所组成⑵复杂文件：包含两种以上信息形式的文件三、电子文件的生命周期（一）文件的生命在于运动1.文件的运动形成了社会的信息流2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论⑴文件运动具有整体性和特点⑵文件运动具有阶段性的特点⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系（二）电子文件生命周期的划分（一）三分法（ICA电子文件委员会）：概念阶段、形成阶段、维护阶段（二）四分法1.文件的孕育形成阶段⑴孕育期①文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育②对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计⑵形成期2.文件的现实使用阶段（现行阶段）3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4.文件的永久保存阶段（历史阶段）（三）五分法孕育、形成、现行、暂存、历史说明：⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。
电子档案管理基础知识培训
电子档案管理基础知识培训一、概述电子档案管理是指利用电子手段对文档进行保存、检索、管理和传递的过程。
随着信息技术的发展，电子档案管理在各行各业得到了广泛应用。
本文将介绍电子档案管理的基础知识，包括电子档案管理的定义、特点、优势以及基本原则等内容。
二、电子档案管理的定义电子档案管理是指利用信息技术手段对电子文档进行保存、组织、检索、传递和利用的管理工作。
通过电子手段对文档进行管理，可以提高文档的存储效率和检索速度，便于文档的共享和传递，实现信息的有效管理。
三、电子档案管理的特点1.数字化存储：电子档案以数字形式存储，不占用实体空间，便于存储和管理。
2.多样化检索：电子档案可通过关键词、文档类型等多种方式进行检索，提高检索效率。
3.安全性：电子档案可通过权限设置和加密技术等手段保障信息的安全性。
4.可持续性：电子档案可长期保存，不易受到时间和环境的影响。
四、电子档案管理的优势1.高效性：电子档案管理能够提高文档处理的效率，减少人力成本。
2.便捷性：电子档案可随时随地进行访问和管理，提高工作的灵活性。
3.规范性：电子档案管理能够规范文档的保存和传递流程，提高管理的标准化程度。
4.环保性：电子档案管理减少了纸张的使用，有利于环境保护。
五、电子档案管理的基本原则1.一致性原则：保证文档的一致性，避免文档冗余和混乱。
2.完整性原则：确保文档数据的完整性和准确性。
3.保密性原则：对机密文档进行限制访问，保护信息安全。
4.可追溯性原则：确保文档的变更记录可追溯，方便审核和审计。
六、结语电子档案管理在信息化时代扮演着重要角色，掌握电子档案管理的基础知识对于提升工作效率和信息安全至关重要。
希望通过本文的介绍，读者能够对电子档案管理有更深入的了解，为实际工作提供指导和帮助。
档案业务培训记录
档案业务培训记录
日期：XXXX年XX月XX日
地点：公司会议室
参与人员：公司档案管理员、各部门相关人员
培训主题：档案分类与归档方法
一、培训内容
1. 档案分类：详细讲解了档案的分类标准，包括文件类型、时间、重要性等因素，并举例说明了不同类型档案的分类方法。
2. 归档方法：介绍了归档的基本流程，包括收集、整理、鉴定、装订和保存等步骤，强调了归档过程中的注意事项。
3. 档案编号与索引：讲解了如何对档案进行编号和索引，以便于查找和检索。
4. 电子档案管理：介绍了电子档案的管理方法，包括存储、备份、迁移和恢复等操作，以及如何保证电子档案的安全性和完整性。
二、培训效果
通过本次培训，大家对档案分类与归档方法有了更深入的了解，掌握了相关的操作技巧和注意事项。
同时，对于电子档案管理方面的知识也有了更全面的认识。
三、下一步计划
1. 对公司现有的档案进行全面检查，对不符合分类标准的档案进行重新分类和整理。
2. 定期开展档案业务培训，提高档案管理员和各部门相关人员的档案管理水平。
3. 建立完善的电子档案管理制度，确保电子档案的安全性和完整性。
参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会
参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会我们有一些启发后，可以记录在心得体会中，这样可以不断更新自己的想法。
那么心得体会到底应该怎么写呢？以下是小编为大家收集的参加档案专业人员岗位培训笔记整理及心得体会，希望对大家有所帮助。
20xx年6月20日至31日，我参加了国家档案局组织的档案专业人员岗位培训，通过为期13天的系统培训，对档案管理工作的基本知识有了进一步的了解，对档案的价值鉴定、档案的功能利用以及档案管理工作的重要性有了更深层次的认识。
这次培训，使我学习、成长、收获，不断的思考和总结，并在今后的工作中实践运用。
我将培训期间的笔记做了整理，现与大家分享，希望可以和大家相互学习。
一、熟悉档案档案管理工作作为企业管理的一部分，必须要适应企业发展的需要。
想要熟悉档案，首先要熟悉档案概念：通俗的说，档案是公司各项日常工作中形成的第一手资料，经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的。
是公司开展各项工作的见证，是反映公司历史的真实资料，也是研究改进、提高创新发展的宝贵史料。
档案管理工作是一个公司管理工作的重要组成部分。
做好档案管理工作是公司健康发展的需要，是提高公司工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。
科学规范的管理档案，是衡量公司业绩与管理水平的重要尺度。
一个公司的档案记载着这个公司的发展史，对本公司的科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。
可见，档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作，有助于促进社会建设和各项事业的健康发展。
二、利用档案随着信息化时代的来临，各级档案管理工作都在改革创新，逐步把工作重点转移到档案的`利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案事业的宏观管理得到全面加强。
为公司申报的多项证件、奖项、业绩证明、追交尾款等提供了最原始、真实的资料，所以档案管理工作为企业取得市场竞争，全面发展有着重要的意义。
档案人员岗位证培训课堂笔记-6-档案保护笔记
档案保护笔记第一章档案保护概述第一节档案保护的内容一、建设合格的库房合格的库房是档案保护最基本也是最关键的条件，它在档案保护工作中发挥着中长期良性作用。
二、科学管理库房(一)合理布局库房。
(二)选择规范的档案装具。
(三)挑选符合要求的包装材料。
(四)全宗及全宗内档案的科学排架。
三、研究档案损坏原因影响档案寿命的主要因素，一是档案制成材料本身的性质，二是保护档案的环境条件。
前者是内因，后者是外因。
四、研究档案损坏防治办法(一)改善档案保护条件。
(二)去除档案制成材料中的不利因素，对已损坏档案进行修复。
(三)档案复制。
包括静电复制、缩微复制、计算机数字化技术等。
第二节档案保护的原则及意义一、档案保护的原则(一)要坚持以防为主、预防为先的原则。
(二)要把档案的“安身”问题作为着眼点和用力点。
(三)要认真研究治的技术。
(四)要兼顾重点和一般，做到馆室藏档案并举。
二、档案保护的意义档案保护是否完整安全，直接关系到党和国家历史面貌的完整与安全，做好档案保护工作，功在当代，利在千秋。
第二章档案制成材料的耐久性及保护措施第一节档案纸张的耐久性及保护措施一、造纸原料与纸张耐久性及保护措施(一)造纸原料与纸张耐久性(二)从造纸原料性质看纸质档案的保护措施二、纸张生产过程与纸张耐久性及保护措施(一)纸张生产过程与纸张耐久性(二)从纸张生产过程看纸质档案的保护措施三、纸张材料的种类及档案用纸的选择(一)手工纸(二)机械纸(三)档案用纸的选择第二节档案字迹材料的耐久性及保护措施一、字迹色素成分的耐久性常见字迹材料的色素成分有碳黑、颜料和染料三类。
按照染料的来源，可以分为天然染料和合成染料两大类。
二、色素与纸张结合方式的耐久性(一)结膜(二)吸收(三)填充或粘附三、字迹耐久性的综合评价(一)最耐久的字迹(二)比较耐久的字迹(三)不耐久的字迹四、档案字迹材料的种类及其耐久性墨和墨汁字迹、墨水字迹、油墨字迹、圆珠笔字迹、复写纸字迹、铅笔字迹、印泥和印台油字迹、复印图字迹、静电复印字迹、计算机打印字迹、传真件字迹五、对档案字迹的保护措施(一)要加强档案保管和利用过程中的环境光线控制。
档案人员岗位培训基本知识(全部)
档案人员岗位培训基础知识第一章档案与档案工作概述第一节档案概要一、档案的概念（一）档案的概念《中华人民共和国档案法》在表述档案概念时指出：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。
二、档案的特点（一）档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。
这是档案区别于图书和报刊资料的标志之一。
（二）档案和文件是处于不同阶段的同一事物。
二者既有密切联系，又有显著区别。
其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的。
（三）档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
只要有机关、团体存在，有社会实践活动存在，就有档案产生。
档案来源的广泛决定了档案内容的丰富。
就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。
三、档案的种类在社会生活中，有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。
(一)文书档案文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。
例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。
它是了解、研究国家社会政治、经济和文化发展史，研究个体的机构、组织历史的基本依据。
(二)科技档案科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。
上海市档案人员专业培训系列课程之一文件管理(WORD69页)
通知
适用范围：
批转和转发：是行文形式。批转受机关等级和
组织系统的制约，只有领导机关对其所属的工作 部门或其下级机关报送的公文，才能依照法律和 上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重 作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复 制、印发规定，均可转发。
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权限：党政机关的规定文种；
2019/4/8
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三、通用文件的分类
平件：无特殊时间要求； 急件：内容重要并紧急，优先迅 速传递处理； 特急件：内容至关重要并特殊紧 急，随到随优先迅速传递处理。 公务电报与文件的性质效用完全相同， 标识方法则不同，根据紧急程度分别标 明：特提、特急、加急、平急。
2019/4/8 23
缓急 程度
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权限：行政机关的规定文种；
性质：最高规格的领导性、指导性文件；
命令 （令）
适用范围：
1、公布令：公布法律，发布行政法 规、规章。
2、任免令：任免国务院组成人员。 3、行政令：戒严令、动员令等。 4、嘉奖令：是用命令形式对应嘉奖 的行为提高规格，是对褒奖的行为的 最高奖励。
2019/4/8
感光介质文件，如照片 文件、影片文件、缩微 文件等。
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三、通用文件的分类
上行文：向所属上级领导、指导 机关报送文件；
传递 方向
下行文：向所属被领导、被指导 的下级机关送达文件； 平行文：向无隶属关系和指导关 系的其它机关送达的文件。
2019/4/8
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三、通用文件的分类
规范性文件：以强制力推行的用于规定各 种行文规范的文件，如条例、办法等； 领导指导性文件：指由领导指导机关制发 的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布 置工作，阐明领导指导原则和具体处置意 见的文件，如命令、指示、通报、通知等；
电子文件管理培训
电子文件管理培训摘要本文档介绍了电子文件管理的基本概念、重要性和实践经验，并提供了一些实用的电子文件管理培训建议，旨在帮助读者了解如何有效管理电子文件，提高工作效率和数据安全性。
1. 电子文件管理概述1.1 什么是电子文件管理电子文件管理是指对电子文件进行统一的分类、编号、保管、检索和传递等操作，以便更好地管理和利用文件信息。
1.2 电子文件管理的重要性1.提高工作效率：通过有效的电子文件管理，可以快速查找到需要的文件，减少工作时间浪费。
2.保护数据安全：合理管理电子文件可以防止数据泄露和丢失，提高信息安全性。
3.符合法规要求：许多行业对文件管理提出了法律、法规要求，合理管理文件也是公司的合规要求。
2. 电子文件管理实践经验2.1 文件分类根据不同的内容和用途，将电子文件划分为不同的分类，如项目文件、财务文件、人事文件等，方便管理和检索。
2.2 文件编号为每个电子文件设置唯一的编号，便于标识和跟踪文件的变更和使用情况。
2.3 文件备份定期对电子文件进行备份，避免数据丢失造成不必要的损失。
2.4 文件权限管理根据员工的职责和权限设置不同的文件访问权限，确保文件信息安全。
3. 电子文件管理培训建议3.1 培训内容1.电子文件管理的基本概念介绍2.电子文件管理工具的使用方法3.电子文件分类和编号的实践技巧4.电子文件备份和恢复的操作步骤5.文件权限管理的实施原则3.2 培训形式1.线下培训：组织专业人员进行现场讲解和操作演示，提高员工对电子文件管理的理解和熟练度。
2.在线培训：通过网络平台提供视频教程和在线测试，方便员工随时随地学习。
3.3 培训评估1.设计培训评估问卷，收集员工对培训内容和效果的反馈意见。
2.根据评估结果调整培训内容和方式，不断提升培训效果。
结语通过本文档的介绍，相信读者对电子文件管理的重要性和实践经验有了更加深入的理解。
希望企业和员工能够认识到电子文件管理的重要性，提高文件管理的效率和安全性，从而提升工作效率和数据保护水平。
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电子文件管理笔记
电子文件管理这门门课程在内容上共分六章:
第一章计算机基础知识与技能要求
第一章为计算机基础知识与技能要求，简述档案工作者须知须会的计算机相关基础知识和应该熟练掌握的计算机操作技能。
这一章在课堂上不作详细讲述，主要由学员自学。
在第一章中，有以下几个问题需要重点加以说明。
一、软盘不应作为归档电子文件长期保存的载体。
二、分辨率DPI与PPI之间的差别
三、高速扫描仪与平板扫描仪的优缺点
四、要掌握不同像素数码相机产生的图片文件对应特定大小幅面的分辨率
五、各种打印机字迹的耐久性
第二章电子文件概述
电子文件的产生对传统档案管理理论带来了挑战，档案管理面临新的信息形态，需要运用新的管理对策，才能实施有效的管理。
第一节有关电子文件的基本概念
电子文件
归档电子文件
背景信息
元数据
第二节电子文件的主要生成方式
一、计算机系统生成
(一)办公系统
(二)各类业务信息系统
二、数字化加工设备生成
(一)扫描
(二)拍摄
(三)采集
第三节电子文件的特性
一、电子文件的非直读性和依赖性
二、电子文件信息的游动性和共享性
三、电子文件的易操作性
四、电子文件信息的复杂性
第四节电子文件的类型、格式及特点
根据档案管理的特点和要求，按其信息形式可简单的分为:文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据文件等几大类。
一、文本文件
(一)纯文本文件
(二)格式化文本文件
(三)网页文件
(四)文档格式标准
二、图像文件
●位图
●矢量图
数字图像文件按照图像色彩分为:彩色图像、灰度图像、黑白图像
常用的图像文件格式：JPEG、TIFF
三、版式文件
PDF、CEB
四、音频文件
MP3、WAV
五、视频文件
AVI、MPEG
第三章电子文件管理
电子文件信息记录方式与纸质文件发生根本性的变化，使文件档案信息从文字字迹变为二进制代码数字信息，从固着于载体的静态信息变为存储于载体但可游动的动态信息，随之带来的是管理方式的变革。
这种变革需要根据数字信息的
特性、数字信息存储管理的技术环境和机制等多方面实施有效的管理。
第一节电子文件管理目标
电子文件归档管理的目标与纸质文件是一样的，即都是向利用者提供真实、可信的档案的内容信息和凭证信息。
第二节电子文件管理原则
一、真实性原则
二、完整性原则
三、有效性原则
四、全程管理与前端控制原则
五、最优化原则
六、务实与注重效益原则
七、标准化原则
第三节电子文件元数据
一、电子文件元数据定义
二、元数据在电子文件管理中的作用
三、元数据类型与特性
四、元数据标准
第四节基于元数据的电子文件管理
一、元数据管理对策
二、元数据在电子文件信息管理中的应用
第四章电子文件归档
第一节电子文件归档范围与时间
电子文件形成单位应当根据国家有关规定，参照纸质文件归档的范围，制订电子文件归档范围和保管期限表。
电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第二节电子文件命名
在计算机系统中，生成新的电子文件必须给命名。
作为归档的电子文件命名应当遵循唯一、确切、规范、简明的规则，以便后期的各种处理操作。
第三节电子文件归档格式
《电子文件归档管理规范》规定保存的电子文件通用格式为: ●文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
●图像型电子文件以JPEG、TIFF 为通用格式。
●视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
●音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
第四节电子文件归档前整理
一、审核与鉴定
二、归档格式整理
三、计算机病毒查杀
第五节电子文件归档方式
电子文件归档需要制定许多管理与技术措施，以保证电子文件归档过程电子文件不失真，电子文件和元数据完整归档，
同时还应该考虑保证归档的电子文件长期有效可读。
电子文件归档方式有
“逻辑归档”
“物理归档”
第六节电子文件归档“双轨制”
《电子文件管理暂行办法》第七条规定:电子公文形成单位必须将具有水久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体同归档，并使两者建立互联。
第五章归档电子文件保管
电子文件保管子系统需要针对保管的特点和要求实施不同的技术措施，保证归档电子文件信息的安全性和长期有效可读。
第一节保证电子文件的安全性
电子文件保管子系统信息安全要按照国家《关于信息安全等级保护工作的实施意见》实施信息安全等级保护措施。
一、物理隔离技术措施
二、数据管理安全措施
第二节保证电子文件有效性
一、电子文件格式有效性
二、电子文件存储载体的有效性
第三节归档电子文件备份
一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
保存相应的机读目录和标识文件。
第四节归档电子文件销毁
一、鉴定
二、销毁
第六章电子文件利用
第一节归档电子文件的开发利用
电子文件的数字信息属性决定了电子文件利用具有纸质文件、档案无法比拟的优势。
第二节电子文件利用审核
文件形成单位需要对电子文件开放的范围、时间进行审核。
档案部门核实电子文件开放审核元数据值和审核者的权限，确定电子文件开放的范围、时间。
第三节电子文件利用格式
以文本文件格式提供利用
以图像文件格式提供利用
以版式文件格式提供利用
第四节电子文件利用方式
一、公众网络利用
二、局域网络利用
三、单机利用
第五节电子文件利用效益分析
电子文件利用效益分析需要应用科学的统计分析方法，根据电子文件利用效果管理目的要求，分析需要采集反馈信息数据项，建立反馈信息收集统计分析指标体系，构建电子文件信息利用效果分析模型。