会议管理工作说明

出席会议
处理问题
o 找出弱点 o 主席会怎样滥用职权 o 如何谴责主席 o 处理其他问题
பைடு நூலகம் 出席会议
做备忘录
o 撰写清晰的备忘录 o 分发和跟踪备忘录 o 秘书的作用
主持会议
了解职责 研究出席者 掌握会议节奏 控制会议 维持秩序 结束会议 运用正规程序 解决正式会议上的问题
主持会议
主持会议
解决正式会议上的问题
o 用正式程序处理问题 o 运用规定的操作程序 o 修改操作程序
课程总结
有效利用会议 准备会议 出席会议 主持会议
有效利用会议
非正式会议
o 布置环境 o 临时会议 o 小型非正式会议 o 头脑风暴会议
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有效利用会议
正式会议
o 会议类型 o 遵守规则
有效利用会议
革新中的交流方式
o 虚拟通讯 o 视频会议 o 电子邮件 o 文化差异
有效利用会议
会议类型
o 需要考虑的因素 o 决定会议规模 o 会议目的与类型相符
了解职责
o 善用个人技巧 o 主持一个非正式会议 o 主持正式会议
主持会议
研究出席者
o 识别各自的利益 o 包容个性 o 懂得策略
o 抢先行动对付破坏会议进行的 策略
主持会议
掌握会议节奏
o 准时开会 o 履行议程 o 有效地利用时间 o 规定休息时间
主持会议
控制会议
o 读出消极的信号 o 辨别积极的信号 o 记录其他信号 o 评估气氛 o 维持秩序 o 为同一个目标 工作 o 达成协议 o 激起辩论
有效利用会议
不要离题
o 思考在前 o 避免陷阱 o 举行会议
准备会议
邀请与会者 准备议程 确定地点 安排座位 准备会议用品
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准备会议
邀请与会者
o 选择出席者 o 评估贡献 o 通知与会者
准备会议
准备议程
o 编排议程 o 构想议程 o 分发议程
准备会议
确定地点
o 认清你的需要 o 选择会议地点 o 评估环境 o 考虑各种类型的会议场所 o 避免陷阱 o 关注音响效果
准备会议
安排座位
o 一对一会议 o 就座分组 o 运用策略来排座 o 观察座位安排 o 陈述你的理由
准备会议
准备会议用品
o 组织会议场所 o 选择视听设备 o 提供撰写工具 o 组织休息 o 主持大型会议
管理技巧系列课程
会议管理
课程内容
有效利用会议 准备会议 出席会议 主持会议
有效利用会议
你需要开会吗？ 明确会议目的 非正式会议 正式会议 革新中的交流方式 会议类型 不要离题
有效利用会议
你需要开会吗？
o 定义会议 o 考虑成本
有效利用会议
明确会议目的
o 考虑目的 o 考虑细节 o 评估个人目的 o 强调目标
主持会议
维持秩序
o 了解所受的约束 o 处理被破坏的会议秩序 o 平息争论 o 处理会议中的一些特殊问题 o 防止混乱 o 运用法律程序 o 休会
主持会议
结束会议
o 处理其他事宜 o 总结决议 o 结束会议 o 后续工作
主持会议
运用正规程序
o 正式开幕 o 签名报到 o 批准备忘录 o 处理常规事宜 o 提出动议 o 处理动议 o 达成决议 o 正式结束会议
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出席会议
积极参与 外表与讲话 倾听发言 处理问题 做备忘录 评估与会技巧
出席会议
积极参与
o 收集信息 o 辨认对立方 o 准备谈判
出席会议
外表与讲话
o 外表部分 o 获得信心 o 积极地参与
出席会议
倾听发言
o 聚精会神地倾听 o 表露消极信号的身体语言 o 尊重他人