word与excel邮件合并复习过程

邮件合并的3个 过程
上面讨论了邮件合并的使用情况，现在 我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了 这三个基本过程，就抓住了邮件合并的 “纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合 并功能解决实际任务了。
(一) 建立主文档 (二) 准备好数据源 (三) 把数据源合并到主文档中
(一) 建立主文档
“主文档”就是前面提到的固定不变的 主体内容，比如信封中的落款、信函中的对 每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并 之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一 方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮 件合并，另一方面是主文档的建立，为数据 源的建立或选择提供了标准和思路。
• 步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编 号”域分别插入到主文档中相应的位置。
照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证” 右下边大的单元格内，我们要在此显示职 工的照片。按“插入--域— IncludePicture—文件名或URL”下方框内输 入任意一个字符，如“1” 确定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域 —照片名，再按ALT+F9恢复。
什么时候使用“邮件合
并”
• 我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的 任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需 要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常 都具备两个规律：
• 一是我们需要制作的数量比较大；
• 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化 的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码 、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容 ；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。 其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据 记录表表示。
(二) 准备好数据
源
• 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包 含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、 Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
• 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作 大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经 理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名” 、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿 过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备 自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。
• 如下图所示
照片域的图示
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
照片域的图示
合并
• 步骤6 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并 到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信
息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新 生成Word文档，至此，“××中学工作证”制作 完毕。然后直接打印就行了。
• 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根 据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作 时，常常使用Excel制作。
(三) 把数据源合并到主文
档中
• 前面两件事情都做好之后，就可以将数据 源中的相应字段合并到主文档的固定内容 之中了，表格中的记录行数，决定着主文 件生成的份数。整个合并操作过程将利用 “邮件合并向导”进行，使用非常轻松容 易。
• 步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打 开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“ 选择数据源”对话框，选择刚才建立的“ 职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出 “选择表格”对话框，在“选择表格”对 话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点 击“确定”按钮返回主文档。
添加域
• 步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格 ，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域 ”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并 域”对话框，在该对话框中的域列表中选 择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插 入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭” 按钮返回到主文档。
Word与excel邮件合并
什么是邮件合并
什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮 件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时 提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中， 合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、 Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大 大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。
设计邮件合并的 模板
• 接下来的工作就是要设计邮件合并的模板 了，步骤如下：
• 启动Word 2003，现在先建立一个主文档， 设计排版出符合要求的一个表格（或者文 档）来，这些内容也是工作证中不会变动 的部分。当然，这仅是一个示例，你完全 可以设计出更好看的版式来。
添加域
• 步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具 ”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。
显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等 与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、 成绩单等。
Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式 的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更 加方便和容易。我们通过实际任务的解决步骤，再来详细介绍 “邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就 班地运用到自己的实际工作当中。
实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以
像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都 可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并 时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可 。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数 据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等 。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓 名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一 个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生 的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件 夹里，一般和主文档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片 文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同 姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来 的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。