高效会议管理ppt课件

• 重点工作完成情况
• 未来工作计划
• 职业生涯规划
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公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
• 人员：公司高层，一二级部门负责人。 • 内容：（会议时间8-16小时）
公司战略规划案提出 (占30%的时间)
各部门作具体职能的年度规划案，高层审核评估 (占70%的时间) • 上一年度情况回顾（成绩、不足与改善之处） • 环境分析 • 下一年度重点工作计划 • 资源需求 • 目标（考核指标）清晰 注：各部门规划案需要初稿，修改稿，最终稿经高层审核。
进行协调；重要议题、解决方案达成一致，制定修正计划；各部门负责人的考核评定。
✓半年度总结会议核心内容：对各部门的年度规划执行情况进行考核、检讨以及修正。
✓公司年度规划大会核心内容：各部门检讨上一年度的问题，规划下一年度的重点工作以及
所产生的资源需求和考核指标，高层审核。
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部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
……
• 公司重要事项宣布：重要人事任免，战略方向指引，组织架构调整等等， • 各部门重点工作的事前评估、事中监控、事后总结，高层考核评估； • 危机管理：未雨绸缪，居安思危； • 讨论沟通解决公司各项重点问题； • ……
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公司基础会议体系介绍
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
×与会人员平均每小时的工资
会议必须 成功以回 会议直接成本
＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文
件准备费
收成本
机会成本
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已经按惯例 每周聚会
没什么特别的 事情要讨论
如
会议成本太大
果
你是唯一做决策并且
知道该怎么做的人
（开会让他人参与只
还有比开会
能把问题弄乱）
更好的办法
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举例 • 老跑题； • 领导一言堂； • 有人胡侃，哗众取宠； • 议题太敏感，不便深说； • 本位严重，相互推委； • 效率不高，经常延时； • 迟到、早退严重； • 等等
按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类
团体会议 面对面会议 一对一会议 电话会议
视频会议
宣布人事安排、讲解政策 的会议 当众表扬和批评的会议 临时处理突发事件的会议 固定的会议 集思广益的会议
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时间成本
＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的
旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）
半年度总结 大会
• 人员：各部门核心岗位人员（各职能负责人） • 内容：（会议时间1.5~2小时）
上月度实际执行回顾 (占30%的时间) • 各关键绩效指标达成情况 • 上月实际情况与计划的差异与差异原因 • 上月部门职能危机管理检讨
下月度重点工作计划 (占70%的时间) • 针对KPI的下月改善方案 • 下月重点工作讨论和部署 • 未来几个月工作准备 • 工作成效（考核结果）确认
决策层就重大事项进行宣布以及就未来战略目标进行指引 (约占10%的时间) 全体就公司全局性/跨部门工作进行讨论(约占20%的时间)
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公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：公司高层，全公司一二级部门负责人、关键核心员工（班组长以上？） • 内容：（会议时间8小时）
公司年度规 划大会
✓总经理会议流程包含各部门月度计划总结例会、总经理会议月度例会、公司半年度总结会
议、公司下年度规划会议，前两者以月度为循环，中间者以半年度为循环，后者以年度为
循环；
✓各部门月度工作计划总结例会输出核心内容：本部门上个月的工作总结以及下个月的重点
工作计划；
✓总经理会议月度例会核心内容：听取/商讨各部门的总结计划内容；对跨部门的重点工作
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必须把信息同时 传递给很多人
如
要别人参与决策
果
以集思广益
给小组委派 任务
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听取部门 汇报工作
有些事情需要当众 表扬或批评
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一个中心 会议议程
会议 的准
备
会后 的跟
踪
两个基本点
会前做好准备，否则你将为会议失败做准备；
会后一定要跟踪，否.则会议将会失踪。
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会议准备
开始 展开 归纳 结束 会后追踪 会议进行
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公司年度规 划大会
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强调几点
• 会议通知单； • 会议请假单； • 会议签到单； • 会议记录单（档案管理，项目管理）；
• 杜绝迟到，这是高效会议的首要前提。（人事行政部出台的 相关制度条款严格执行）
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高效会议管理
• 会议的类型和目的
解决问题
•研讨型 •交流型 •传达型
制定决策
交流汇报
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哪些人参加？
相关问题的 主要决策人
为完成工作需 要了解相关信 息的人员
对问题负有义务，或存在 利害关系或起作用的人员
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能够提供相关 意见的人员
将要负责执行 会议做出的决 定的人员
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When Why What
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公司年度规 划大会
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公司会议体系
部门计划总 结月度例会
总经理会议 月度例会
半年度总结 大会
公司年度规 划大会
• 人员：经理级及以上管理人员、各部门负责人（生产、研发、采购、销售、市场、人事、行政…） • 内容：（会议时间2~3小时）
各部门工作汇报 (约占70%的时间) • 各部门上月度各关键绩效指标达成情况； • 上月度重点工作执行情况汇报，高层考核； • 下月度重点工作计划汇报，高层评估，决定是否资源投放。
高效会议管理
人事行政部
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平均一生中9000小时的会议 每年企业中30%在开会 中层管理人员开会时间超过35% 高层管理人员开会时间超过50% 全中国每天开会人数超过4000万 年人事费用的7%-15% 无效会议损失人均5000元/ 年
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中高层沟通的平台，信息在层级间流畅传递； 部门工作协作的平台，保障各部门均围绕公司战略目标运转； 避免部门主义，完善公司体制，填补发现的漏洞； 部门作计划与总结，高层管理、授权、决定资源投放； 中层培养提升的平台，综合管理能力的培养；
各部门半年度/年度工作总结及未来工作计划或调整 ，高层审核考评(占60%的时间) • 各关键绩效指标达成情况； • 半年度/年度实际情况与计划的差异与差异原因，还有改善方案； • 资源现状及需求。
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各部门关键核心员工/优秀员工述职，高层审核考评并决定岗位/薪资调整情况 (占40%的时间)
• 绩效完成情况