档案管理操作规范1
单证档案管理操作规范流程材
每月对库存业务单证进行盘点，并生成“库存单证盘点表”，及时 发现库存单证遗失问题。
每季度根据盘库情况至少生成一次盘库报告，并上报上级公司，分 公司将中支公司自查、检查情况留存备案，对于检查中出现的问题应 及时整改。
每年至少进行一次单证盘存检查，有条件的机构应当进行两次盘存
，全面清点全年单证的库存、领用、使用、作废、遗失情况，并生成
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单证档案管理操作规范流程
非车险业务管理部
前言
\\shkg14201\ibdshare$\Structure\Clients\Financial Institutions\Asia FIG\Clients\China\China Life\presentation\RFP Jan 2002\Reorganization Examples.ppt - Jan 09 2003 - 12:26 /1
“单证盘点登记簿”，对于盘存发现的问题应及时整改处理。一般建
议在年底进行盘存检查，省公司统一安排，全辖机构在统一时点共同
进行。
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照片档案管理规范
照片档案管理规范引言概述：照片档案管理是一项重要的工作，对于保护照片资料的完整性和可访问性具有重要意义。
本文将介绍照片档案管理的规范，包括档案分类、存储方式、索引标识、备份与恢复以及安全保护等五个方面。
一、档案分类1.1 按照主题分类：将照片按照主题进行分类，如人物、风景、活动等，便于查找和管理。
1.2 按照时间分类：将照片按照时间顺序进行分类，可以按年份、月份或具体日期进行分类，方便追溯和归档。
1.3 按照地点分类：将照片按照拍摄地点进行分类，可以按照国家、地区、城市或具体场所进行分类，有助于查找和定位照片。
二、存储方式2.1 数字存储：将照片以数字形式存储在计算机或服务器中，便于管理和备份，同时可以进行在线分享和传输。
2.2 实体存储：将照片以实体形式存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质中，便于携带和传输，同时需要注意存储介质的防潮、防尘和防磁等措施。
2.3 云存储：将照片存储在云端服务器中，可以实现远程访问和共享，同时需要确保云存储服务的稳定性和安全性。
三、索引标识3.1 文件名命名规范：为每张照片设置有意义的文件名，包括主题、时间和地点等信息，便于快速定位和识别照片。
3.2 元数据标注：为照片添加元数据信息，包括拍摄设备、拍摄参数、拍摄时间等，方便后续的检索和分析。
3.3 关键词标注：为照片添加关键词标签，包括人物、地点、活动等关键词，便于通过关键词搜索进行查找。
四、备份与恢复4.1 定期备份：定期将照片进行备份，确保照片的安全性和可恢复性，可以选择本地备份或云端备份，同时备份的存储介质需要定期检查和更新。
4.2 多地备份：将照片备份到多个地点，避免单点故障带来的数据丢失风险，可以选择在家中、办公室和云端等多个地方进行备份。
4.3 恢复测试：定期进行照片备份的恢复测试，验证备份的完整性和可用性，确保在需要恢复时能够顺利进行。
五、安全保护5.1 防火防水：将照片存储在防火、防水的环境中，避免因火灾或水灾导致照片的损失，可以选择专业的防火柜或防水袋进行存储。
档案管理作业操作规程
档案管理作业操作规程档案管理作业操作规程一、引言档案管理是对组织或个人所产生、使用和保管的档案进行系统管理和综合利用的过程。
为了规范档案管理的操作，提高档案管理的效率和质量，特制定本操作规程。
二、档案管理流程1. 档案收集（1）确定收集对象和范围：根据档案管理的具体要求，确定需要收集的档案对象和范围。
（2）采用合适的方式进行收集：可以通过收集表、电子邮件等方式收集档案，确保信息的准确性和完整性。
（3）将收集到的档案进行分类整理：按照档案的性质和用途，将档案进行分类整理，便于后续的管理和利用。
2. 档案登记（1）对每个档案进行编号：为每个档案分配唯一的编号，方便查找和管理。
（2）登记档案的基本信息：记录档案的名称、所属部门、创建日期、密级等基本信息，以便于后续的查询和管理。
3. 档案归档（1）确定归档位置：按照档案的重要性和使用频率，确定档案的归档位置，方便后续的存取和保管。
（2）正确放置档案：将档案按照文件夹或盒子的形式放置在归档位置，确保不会受到损坏或遗失。
4. 档案借阅（1）填写借阅申请单：需要借阅档案的人员填写借阅申请单，包括借阅目的、借阅期限等信息。
（2）审批借阅申请单：相关负责人对借阅申请单进行审批，确认借阅的合理性和必要性。
（3）借阅档案：将已审批通过的借阅申请单交给档案管理员，由其发放借阅档案。
5. 档案归还（1）按期归还档案：借阅人员在规定的借阅期限内归还档案，确保档案的及时归还。
（2）确认档案完整性：档案管理员在归还档案时进行确认，确保档案的完整性和准确性。
6. 档案销毁（1）确定销毁的档案：根据档案管理的要求和规定，确定需要销毁的档案。
（2）填写销毁申请单：填写销毁申请单，包括销毁的原因、档案的编号等信息。
（3）审批销毁申请单：相关负责人对销毁申请单进行审批，确认销毁的合理性和必要性。
（4）销毁档案：由档案管理员将已审批通过的销毁申请单交给相关部门进行档案的销毁。
三、档案管理注意事项1. 保密性：对于涉及机密或敏感信息的档案，应加强保密措施，确保信息的安全性。
企业员工档案管理操作规范
企业员工档案管理操作规范一、背景企业员工档案是企业重要的管理工作之一，涉及员工的个人信息、合同、培训记录等重要数据。
为了保证员工档案的安全、完整和便捷管理，制定本操作规范。
二、档案管理责任1. 人力资源部门负责员工档案的管理工作，包括档案的建立、更新、存档和销毁等。
2. 部门经理负责本部门员工档案的使用和授权，确保档案的使用符合相关法规和公司政策。
三、档案建立和更新1. 档案建立：员工入职时，人力资源部门根据员工提供的信息建立档案，包括个人信息、履行合同、学历证明等。
2. 档案更新：员工信息发生变化时，人力资源部门及时更新档案，并确保准确完整。
3. 员工自行申请修改档案时，需要提供合理的理由，并经过相关部门的审批。
四、档案存档和保密1. 档案存储：员工档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，保证档案的安全性和长期保存。
2. 档案分类：员工档案按照不同的分类进行归档，如个人基本信息档案、劳动合同档案、薪酬福利档案等。
档案应依据相关规定和标准进行分类和整理。
3. 档案保密：对于涉及个人隐私的员工档案，应进行严格的保密措施，仅限授权人员可以查阅和处理相关档案。
4. 档案备份：应定期进行档案备份，确保档案的安全性。
五、档案销毁1. 档案销毁时，人力资源部门应制定明确的销毁程序，确保档案不被未授权人员获取。
2. 档案销毁应按照相关法律法规和公司政策执行，过程中要记录销毁的档案种类、数量和销毁时间等相关信息。
3. 对于需要保留的档案，在销毁前应妥善备份，防止不可预知的情况发生。
六、档案查询和使用1. 正确授权：员工部门申请查阅档案时，需凭相关证明材料并经过授权，确保档案的使用合规。
2. 查询记录：档案查询应有明确的记录，记录查询人员、查询目的和查询结果等相关信息，便于追溯和管理。
3. 档案使用应保证信息的准确和完整，不得篡改、遗失或泄露档案内容。
4. 档案使用后，应及时归档，保证档案的整齐和可追溯性。
七、培训和宣贯1. 员工培训：定期开展员工档案管理培训，提高员工对档案管理的认识和操作能力。
{档案管理制度}住房公积金档案管理操作规范
{档案管理制度}住房公积金档案管理操作规范住房公积金档案管理操作规范第一章总则为规范住房公积金档案管理，提升档案管理水平，根据档案管理相关规定，对我市住房公积金档案的收存、移交、整理、装订、系统录入、归档、修改及查询等具体工作制定以下操作管理规范。
一、编写原则住房公积金档案管理是一项集专业性、综合性、安全性、保密性为一体的重要工作，在档案部门或上级住房公积金监管部门未出台有关住房公积金业务档案管理标准前，本管理规范只是根据我市住房公积金业务管理需求和新开发的《住房公积金档案管理子系统》特点，在遵循国家档案局制定的一系列档案管理规范（或管理办法、规则，下同）的基础上，对我市的住房公积金业务档案管理制订较为详细的规范。
本次编制档案管理操作规程遵循以下原则：㈠一是国家档案部门已制定具体规定，一律按国家档案规定执行。
如对文书类、会计类、科技类及特种载体类档案，除了对上述档案的收集、移交、系统录入等操作过程作具体规定外，其整理、装订、归档等统一执行国家档案管理规定；㈡二是结合我市实际，对住房公积金业务类档案的日常管理作出具体规定，在制订具体规定时，能参照档案部门有关规定的，尽量参照执行。
对于参照部分，本规范只作提示，不详细表述。
二、引用标准㈠文件类档案管理标准：《中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则》（DA/T22-2000）及《归档文件整理工作务实》（见档案部门下发文件）。
㈡其他综合档案管理标准：包括《会计档案管理办法》在内的国家档案行业标准（见浙江省档案[2002年7月]编制的《档案工作标准汇集》）㈢业务类档案管理标准按以下规定执行：⒈住房公积金管理中心档案管理暂行规定；⒉住房公积金业务档案管理实施细则；⒊住房公积金管理中心档案分类示意图（见附件1-1）；⒋住房公积金管理中心文件材料归档范围及保管期表（见附件1-2）；⒌住房公积金档案的日常管理需严格遵循的综合档案管理12项制度；⒍档案管理人员需遵循档案工作的3项管理职责。
档案管理工作规范
档案管理工作规范引言概述：档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、保存和利用各类档案信息。
为了确保档案管理工作的准确性和高效性，制定一套规范是必要的。
本文将详细阐述档案管理工作规范的内容和要求。
一、档案分类与整理1.1 档案分类原则：档案应根据其性质、用途和形式进行分类，以便于查找和管理。
常见的分类原则包括按机构、按时间、按主题等。
1.2 档案整理方法：档案整理应遵循一定的方法和流程，包括收集、鉴定、登记、编目、装订等环节。
整理过程中要注意保持档案的完整性和可读性。
1.3 档案归档规定：档案归档时应按照分类原则和整理方法进行，同时要求标注清晰的档案编号、题名、日期等信息，以便于快速查找和利用。
二、档案存储与保管2.1 存储环境要求：档案应存放在干燥、通风、无尘、无虫害的环境中，避免阳光直射和高温潮湿。
同时，要做好防火和防盗措施，确保档案的安全性。
2.2 存储设备选择：选择适合档案存储的设备，如钢制文件柜、档案柜、密集架等。
设备要符合防潮、防火、防尘、防虫等要求，同时要便于档案的存取和管理。
2.3 存储管理措施：对档案进行定期检查和维护，确保其完好无损。
同时，要制定存储管理制度，明确档案的借阅、调度和销毁等程序，做到有序管理。
三、档案检索与利用3.1 检索工具的建立：建立完善的档案检索工具，如目录、索引、数据库等，以便于快速准确地查找所需档案。
检索工具要定期更新和维护，确保信息的及时性和准确性。
3.2 档案利用的权限控制：档案利用应遵循权限控制原则，确保档案信息的安全性和保密性。
对于不同级别的用户，要设定相应的权限和审批流程，避免非法使用和泄露。
3.3 档案利用的规范要求：档案利用应符合法律法规和相关规定，不得用于违法犯罪活动。
同时，要合理利用档案资源，提高工作效率和服务质量。
四、档案保管期限与销毁4.1 保管期限的确定：根据相关规定和档案的价值，确定档案的保管期限，包括永久保管、定期保管和限期保管等。
档案管理管理规范1
档案管理规范1. 档案管理简介档案管理是为了对文书和其他记录进行收集、保存、利用的一种有组织的管理活动。
它关系着企业、政府机构等所有组织的发展和管理，尤其在数字时代，档案管理更显得尤为重要。
本文将介绍档案管理的规范化管理以及涉及到的注意事项。
2. 档案管理的规范化管理2.1 档案管理流程档案管理流程应该包括档案的装订、档案传递、存储、检索、借阅、销毁等环节，每一环节都应该有详细的规范化管理规则。
2.2 档案的装订档案应该有固定的编号和分类号，编号应当依照规范进行组织。
同时，还应当在档案封皮上标注文号、保管期限、归档日期等相关信息。
装订到档的材料，必须按照日历年装订，对于复写的文件，应该先将原始文件装订在前，备份在后，注明备份原件字样。
2.3 档案的传递档案的传递，应该采用指定的人员进行，传递前必须进行登记，并在传递表上注明接收人、传递人、传递日期等信息。
对于密级较高的档案，必须采用安全传递方式。
2.4 档案的存储档案应该按照材料等级分类，采用专用的地点进行存放。
对于密级较高的档案，必须采用专用的安全保管设施进行存储。
档案存放会对其质量起到很大的影响，因此应该注意以下邮件留存条件： - 可靠的防火措施； - 通风、洁净、干燥； - 光线不能直接照射档案； - 设定温湿度管理用于控制环境。
2.5 档案的检索档案检索涉及多个环节，如档案索引编制、查询等，都要进行规范化管理。
对于档案索引编制，应该采用统一的格式和规范。
对于档案的查询，必须经过指定人员才能够查询，查询之后必须在查询表上记录。
2.6 档案的借阅借阅档案必须经过授权，只有授权的人员才能够借阅。
借阅档案时，应该进行档案借阅手续，并在档案借阅表上注明借阅人姓名、借阅日期、保管期限等信息，超出保管期限应及时归还。
2.7 档案的销毁档案的销毁，必须遵循规范化的管理流程。
对于不需要留存的档案，必须填写销毁申请表，并经过主管部门审核签字，方可销毁。
销毁档案时，必须严格执行销毁程序，销毁后也应该进行对应的销毁记录。
企业人事档案操作规范
企业人事档案操作规范一、目的为实现基础人事工作的有效开展，确保各项流程环节的有序对接，进一步规范员工人事档案的管理，为商业管理事业部各级单位提供开展工作的基础依据，特制订本规定。
二、范围1. 适用范围：商管总部、各地方商管公司。
2. 发布范围：商管总部、各地方商管公司。
三、职责1. 商管总部、各地方商管公司行政人事部应为每位员工个人建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。
2. 员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。
3. 档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。
4. 人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立《人事档案交接台帐》。
对不能亲自交接的人事档案，必须封好并于封口处签字后再邮寄至对方，不得由员工本人或他人代交。
5. 商管总部全体员工、地方商管公司所有S级及以上人员的人事档案，由商管总部行政人事部统一保管，发生异动情况，各级单位的行政人事部门应在一个月内将须由其他单位保管的人事档案及时、完整移交。
四、案卷内容1. 卷内目录《员工人事档案目录》2. 招聘资料包括《招聘录用申请审批单》、《面试评价表》、《应聘登记表》、简历、《职业背景调查报告表》。
3. 入职资料包括《员工登记表》；一寸两寸免冠照片各两张（其中一张粘贴在《员工登记表》相应位置上）；离职证明或个人声明；体检报告；经员工本人签字确认的《新员工入职须知》。
各种表格内容应填写完整、字迹清晰，其中家庭地址、联系方式等重要资料必须详细完备。
4. 在职资料身份证复印件；学历、学位证书、资格证书及其他材料复印件；员工本人签字确认后的《劳动合同》、《岗位职务聘任协议》、《员工入职承诺书》与《新城控股员工职务行为管理准则承诺书》、《培训确认表》；试用期员工《试用期转正审批表》、《月度绩效沟通表》、《转正面谈表》、《S级员工转正360°测评表》；提职晋级审批、各种待遇审批表，批复等材料；申请文件（公司或个人）、异动审批；考核、评定工作中形成的有关材料；奖惩材料。
档案管理规范标准制度
档案管理规范标准制度•相关推荐档案管理规范标准制度（精选20篇）在当下社会，很多情况下我们都会接触到制度，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。
拟起制度来就毫无头绪？以下是小编精心整理的档案管理规范标准制度，欢迎阅读与收藏。
档案管理规范标准制度篇1一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。
档案管理规范标准制度篇2一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。
四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。
五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。
借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。
过期由档案管理员催还。
需要长期借出的，须经分管领导批准。
六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。
档案管理制度第一章
第一条为加强档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：档案工作在单位党委（党组）的领导下，实行统一领导，分级管理。
（二）集中管理，分散保管：档案资料实行集中管理，分散保管，确保档案安全。
（三）规范操作，确保质量：档案管理过程中，严格按照档案管理规范操作，确保档案质量。
（四）方便利用，服务大局：档案管理应充分考虑利用需求，为各项工作提供高效、便捷的服务。
第四条本单位设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用等工作。
档案管理部门的主要职责如下：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和政策。
（二）制定档案管理制度，并组织实施。
（三）负责档案的收集、整理、鉴定、归档和保管工作。
（四）开展档案开发利用，为各项工作提供档案信息服务。
（五）加强档案队伍建设，提高档案管理人员的业务素质。
（六）定期对档案工作进行监督检查。
第五条本单位各部门应积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理制度要求，做好本部门档案的收集、整理和归档工作。
第六条档案管理人员应具备以下条件：（一）政治素质好，遵守国家法律法规，具有良好的职业道德。
（二）熟悉档案管理业务，具备一定的档案学、信息管理等相关知识。
（三）具有较强的责任心和保密意识。
（四）身体健康，能胜任档案管理工作。
第七条档案管理部门应建立健全档案管理制度，包括：（一）档案收集制度：明确档案收集范围、收集渠道、收集时间等。
（二）档案整理制度：规范档案整理流程、分类标准、编号规则等。
（三）档案保管制度：明确档案保管要求、保管期限、保管条件等。
（四）档案鉴定制度：明确档案鉴定标准、鉴定程序、鉴定结果处理等。
（五）档案利用制度：规范档案借阅、复制、公布等利用程序。
档案管理标准操作规程
档案管理标准操作规程档案这东西，就像是我们生活中的宝藏盒子，里面装满了各种珍贵的信息和回忆。
可要是没有一套好的管理办法，这宝藏盒子可就容易变成一团乱麻啦！咱先来说说为啥要重视档案管理。
你想想，要是一家公司的档案乱七八糟，找个重要文件跟大海捞针似的，那得多耽误事儿啊！这就好比你出门找钥匙，结果钥匙扔得到处都是，急着出门的时候能不抓瞎？档案管理得有个专门的地方存放，这地方得干净、干燥，还得安全。
这就像给宝贝找个舒适的家，不能让它们风吹雨打、受潮发霉。
要是把档案随便堆在潮湿的角落，那不是自己给自己找麻烦吗？对档案进行分类也是至关重要的。
就像把不同的水果分开放，苹果一堆，香蕉一堆，清晰明了。
要是混在一起，那找起来不就头疼了？比如把人事档案、财务档案、业务档案等等都分清楚，贴上明确的标签，这不就一目了然了？还有啊，给档案编个清晰的编号，这就像是给每个人发个独一无二的身份证号码，一查编号就能找到对应的档案，多方便！编号可不能乱编，得有规律，有逻辑，不然自己都能被绕晕。
在整理档案的时候，可得细心再细心。
别把文件弄破了、弄折了，这就好比对待自己心爱的宝贝，得轻拿轻放。
而且每一份档案都要登记清楚，什么时候进来的，谁经手的，都得明明白白。
档案的借阅也得有规矩。
不是谁想借就能借的，得走正规流程，登记好借走的时间和预计归还的时间。
要不然，档案借出去就没了踪影，那还不乱套了？定期对档案进行检查和整理也是必不可少的。
这就像给家里做大扫除，把过期的、没用的档案清理掉，给有用的档案腾出空间。
不然档案越来越多，堆得像小山一样，怎么管理得过来？总之，档案管理可不是一件小事，它关系到工作的效率和质量。
只有把档案管理得井井有条，我们才能在需要的时候迅速找到想要的信息，就像从整齐的书架上轻松找到想看的书一样。
所以，大家一定要重视档案管理，让我们的“宝藏盒子”永远都整整齐齐！。
财务档案管理操作规范方案
财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的**制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循《中华人民**国会计法》、《中华人民**国档案法》以及地产《财务档案管理办法》.为实现财务档案保管整理工作的规范化,便于档案的管理和利用,依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定,制定本操作规范.一、财务档案的内容及分类1、凭证类.主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类.主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿.3、报告类.主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料.二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范,详见财务操作指引.2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》.三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿.2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替.3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订.4、账簿打印一律用A4纸打印,按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账,且必须打印到最明细级.应当按实际使用的账页顺序编定连续页号,不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目.往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页.6、账簿原则上按"资产、负债、所有者权益、收入、成本费用"分类装订,考虑的装订成本和装订厚度问题,可适当合并装订,每册内封后附账簿科目目录.7、分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上"公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度".8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成,装订应符合美观、牢固、易于保管的原则.每本厚度适中,以不超过3CM为宜.四、档案归档管理 1、财务档案归档总体要求1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性,必须真实准1.2归档分类及顺序,参照总部的《财务档案归档目录》,详见附件. 1.3归档时,各种会计档案都必须按规定装订成册,按统一规格,内容详细填写封面和端面,并将单位、年月、名称、卷号等全部写明,不得随意省略,填写时要用钢笔或签字笔,不得用圆珠笔,铅笔或红笔.1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封,详见附件,要求统一标准,严格执行.要求按照标准顺序进行摆放.1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查,审查各档案要输是否填写完整,相关签字是否齐全,审查合格后与送达方当面共同签收.1.6财务人员在接收到各类会计档案后,必须在当天进行登记归档.2、各类档案的归档要求举例2.1每类档案要求资料齐全、完整,以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准,以《纳税申报资料档案》为例,所需档案资料说明如下：1>封皮；2>目录<若资料较多>； 3>纳税申报表；4>各税种税款计算清单<若有>；5>税票、完税证<若有>、拨款回单<若有>复印件； 6>付款审批单、纳税ＯＡ审批<若有>复印件. 2.2装订要求2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订.2.2.2按月或按次整理时,每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮,封皮打印上公司LOGO.2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上"公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度".2.2.4此类档案日常进行整理,归入档案盒,会计年度结束后统一进行装订. 2.2.5图片3、各类档案的存档方式根据财务档案的零散程度以及查阅频度,可采用不同的存档方式： 3.1订本式.零散度高、查阅频度低的文档,通常采用订本式存档,防止散失.适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等.3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档,通常采用活页式存档,装入、取出方便.适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等.3.3盒装式.零散度低、查询频度低的文档,通常采用盒装式存档.适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等.3.4袋装式.零散度低、查询频度高的文档,通常采用袋装式存档,便于翻阅、查找、抽取.适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案.存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档.4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类业务分类编号合同类型备注收入01 物业管理合同 02多种经营合同03 广告位合同 04 租赁合同支出05 物管部合同 06 工程部合同 07企划部合同 08 行政部合同 09 保险合同 10资本性支出合同其他 11其他合同4.2 合同接收前的审查1>使用集团规定的文本,是否未经审批改动集团规范文本,不能使用集团规定文本的,是否经过相关审批；2>审查公司法律顾问出具的书面意见.3>经办人按合同审批意见完善合同文本,确保拟签文本同审批文本内容一致；4>合同文本<含附件>超过两页<含两页>的,必须"骑缝"盖章,确保每页均有印痕；5>合同签章页必须含有正文内容,不得单独成页； 6>当事人主体名称与印章是否一致；7>如有授权代理人,则需查验是否有授权文件； 8>合同内容是否完整； 9>附件是否完整；10>签署时间是否填写等.4.3 合同归档4.3.1 财务部必须以合同原件归档；4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案,合同文本超过一个档案盒时,在档案的侧封上标注"一、二、三"进行分类；4.3.3合同补充条款或补充文件,必须同主合同一起保管；4.3.4直接委托审批资料附在合同后面,招投标合同仅把合同审批OA附后,其他招标资料单独存放.4.4采购合同的档案要求4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1>合同审批OA；2>符合制度的直接委托审批表<原件>；3>《询价函》<三方比价为所有供方反馈的《询价函》><原件>； 4>《三方比价会签表》<2万元以上直接委托业务><原件>； 5>价格及合同谈判会议纪要<原件>；6>拟委托单位的营业执照、资质证书<如有>等文件<复印件加盖单位公章>；7>外聘律师审核意见.4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1>不符合制度的直接委托审批表<原件>； 2>市场调研报告<原件>；3>拟委托单位原始报价单<盖章><原件>； 4>价格及合同谈判会议纪要<原件>；5>拟委托单位的营业执照、资质证书<如有>等文件<复印件加盖单位公章>；6>外聘律师审核意见.4.4.3招投标合同的后附要件： 1>后附合同签订审批OA； 2>合同谈判记要<原件>； 3>合同审批表 <原件>； 4>中标单位调整报价<若有>； 5>律师审核意见书<原件>.4.4.4续签合同后附要件： 1>合同续签审批OA； 2>履约评估表<原件>； 3>价格及合同谈判会议纪要.4.5招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档： 4.5.1年度招标采购计划 1>审批OA；2>年度招标<采购>计划审批表<各公司> <原件>； 3>年度招标<采购>计划调整表.4.5.2入围单位及招标文件审批资料4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1>入围单位及招标文件审批OA；2>招标小组成员审批表<原件>； 3>单项招标计划倒排表；4>入围单位评定资料, 包括：投标单位推荐表, 拟入围单位基本信息评审标准, 投标单位基本信息调查表<加盖投标单位公章>, 拟入围单位评审表, 现场考察计划, 现场考察评分表, 拟入围单位现场考察评定表, 投标承诺函, 入围单位评定会签表；5>入围单位营业执照及资质证明< 加盖对方印鉴的复印件>包括但不限于：有效的营业执照<复印件加盖单位公章>, 税务登记证<复印件加盖单位公章>, 组织机构代码<复印件加盖单位公章>, 有效的企业资质等级证书<复印件加盖单位公章>, 企业近三年的财务报表<如有><复印件加盖单位印章>, 企业安全生产许可证<如有><复印件加盖单位公章>, 质量、环境及职业健康安全认证证书<如有><复印件加盖单位公章>, 近三年内所承揽的类似项目业绩清单,并附主要项目合同复印件；6>招标文件会签表<原件>； 7>招标文件.4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1>入围单位及招标文件审批OA； 2>招标小组成员审批表<原件>； 3>邀请投标的合格品牌库名录； 4>邀请单位投标承诺函< 原件>； 5>招标文件会签表< 原件>； 6>招标文件.4.5.3定标审批资料要求： 1>定标审批OA； 2>定标审批表<原件>；3>评标报告<原件>包括：<包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件>；4>各单位投标文件<包括技术标和商务标>< 原件>； 5>对招标过程的特别说明<会议签到表、会议纪要等>.五、电子档案的管理1、财务部须购置专用移动硬盘,用于电子财务档案的备份管理.2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档.3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》,该表与电子文件同时保存.重要书面文档需要进行扫描存档.5、电子文档归档前,档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验,验收合格后存入相关档案目录.6、归档载体的保管.归档载体应由兼职档案管理人负责保管,防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%.7、电子文档的利用.归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件.六、档案室的管理 1、档案室要求1.1财务部争取设立部门独立的档案室.1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗.窗户不易过大,保持通风. 1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施. 1.4不得使用木质档案橱柜.1.5环境温度选定范围：14-20℃；相对湿度选定范围：50%-60%.2、档案管理员的岗位职责2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员,出纳不得兼任档案管理员.2.2按照本指引要求建立财务档案.2.3要求兼职档案管理员,了解一定的档案专业知识.负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导.2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案,积极提供利用,为各项工作服务.2.5按规定向公司档案室移交应相关档案. 2.6办理领导交办的其他档案业务工作.3、档案室安全规范3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人.3.2档案库房要保持干燥清洁,做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变,应配备降温、去湿、温湿度测试等设备.及时清理杂物,保持室内整洁卫生.3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品,严谨任何火种带入室内,严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具,不准使用蜡烛照明.室内消防器材、报警设备常年完好,性能良好有效.3.4除财务装订机和室内空调外,严谨在档案时内使用其他任何电气设备,装订机使用完毕必须拔除电源.3.5档案室是**部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内.档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁,钥匙应制定专人负责保管,工作人员随手关窗锁门.非档案管理人员不得擅自进入档案室.3.6各类资料进入档案室,必须严格登记制度、偿还制度,**资料、人事档案严防丢失,严防泄密事件的发生.3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查,并做好检查记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施.3.8下班前或工作结束时,做全面安全检查,切断电源、关好门窗、消除一切隐患.假期、节日要特别加强看护、确保安全.七、档案的**制度1、档案管理人员必须树立高度的**观念,遵守公司各项**制度.2、凡未经公布的统计数字,未作结论的事项,应作内部管理,不得擅自扩散.3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守**规定,不得泄露公司秘密.4、不得泄露所管理档案内容,不将档案借给无关人员,不准无关人员进入档案室.5、定期检查不安全因素,发现问题及时补救,保证**档案的绝对安全.6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据,应作秘密保管并严格控制查阅范围,需要查阅者,须经公司相关领导批准.7、严格档案借阅审批手续,因工作需要,须复印、摘抄相关**档案时,必须经相关领导批准.八、档案的借阅1、公司内部借阅会计档案,需填写《档案借阅审批表》,经部门负责人签批后报财务负责人审批,审批通过后方可进行借阅；2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明,填写《档案借阅审批表》,经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后,方可借阅；3、借阅人员不得将会计档案携带外出,特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还；档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续；4、应设立《财务档案借阅登记簿》,登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容,借阅人应在登记簿签字.5、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等,严禁涂改和拆、撕档案.九、档案的移交及销毁 1、财务档案的移交1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》,一式两份,双方各留一份,以便备查.1.2超过两年的会计档案,财务部每年统一移交到行政部公司档案室,移交时须填写好《档案移交清册》,双方应就移交档案进行核对,并在移交目录上签字确认.1.3部门员工调<离>职时,应交档案手续整理好后填写《财务工作交接单<含交接清册>》进行移交.2、财务档案的销毁2.1财务档案一般保管期限为15年,期满后可根据具体情况办理销毁手续. 2.2档案销毁首先须经过鉴定,确认已无查证和保存价值之后,列出清单,登记造册,由存档部门提出申请和分管领导审批同意后,同意销毁.2.3对批准可销毁的档案,要填写好《档案销毁清册》再销毁. 2.4 销毁工作应由鉴定小组监销,并在《档案销毁清册》签字.2.5档案销毁后,要及时在相应的查询工具中予以注销,并保存好销毁记录.附表2-4 财务档案归档目录编号档案名称存档内容存档方式<一>工商税务资料1、工商年检资料；2、验资报告<原件>；3、税务登记证；4、税务登记及变更文件；5、发票领购薄；6、税收优惠批复文件；7、审计报告盒装 <二>税务申报资料1、地税税务申报资料；2、国税税务申报资料；月度盒装年末装订成册 <三>银行相关资料1、开户许可证；2、申请开立、变更账户资料；3、银行印鉴卡、贷款卡；4、现金/转账支票领用登记薄；5、支票领购登记薄<指对银行>；6、银行余额调节表、对帐单7、现金盘点表盒装/保险柜<四>制度法规文件1、集团财务部下发相关制度及通知2、万达商管财务部下发相关制度及通知3、上报集团相关申请的批复文件月度盒装年末装订成册 <五>预算考核文件1、月度预算执行分析资料2、资金类报表3、租金类报表4、筹备期专项资金使用情况资料5、上级考核报告及整改报告月度盒装年末装订成册<六>财务人员档案1、财务人员入职、转正、晋级、调薪等审批手续； 2、财务人员考核资料 3、财务人员交接资料月度盒装年末装订成册 <七>核算附件档案1、每月工资报表；2、月度工资发放表；3、人员调薪相关文件4、业务招待费申请单月度盒装年末装订成册 <八>日常经营合同1、各业主物业管理合同2、广告合同；3、停车场管理合同；4、工程合同<包括已交易公司资本性支出类合同>； 5、保洁外包合同 6、多种经营合同按合同类别/具体情况归档7、保险合同 8、租赁合同 9、其他类<九> 台账档案1、停车场收费台帐；2、物业管理费台帐；3、多种经营收费台帐.4、纳税统计台帐5、租金台帐6、固定资产台帐7、专项资金使用台帐<开办费、招商费、庆典费、宣传推广费等> 8、其他类月度盒装年末装订成册<十>公司会计报告1、月度会计报表；2、季度会计报表、附注及审计明细表；3、年度会计决算报表4、清产核资报告5、审计报告月度盒装年末装订成册<十一>公司会计账薄1、现金、银行日记账；2、科目余额表；3、总分类账、明细分类账；4、其他与会计凭证、会计账薄相关的档案资料月度盒装年末装订成册<十二>培训资料文件 1、万达商管培训资料； 2、各地方公司培训资料；月度盒装年末装订成册 <十三> 其他类资料1、其他财务应存档的资料月度盒装年末装订成册<十四>内部管理文档 1、管理建议书<内部稽核报告> 2、停车场稽查报告3、资金安全专项稽查报告4、资产盘点报告及盘点表5、多种经营巡场报告及巡场表6、收据发票稽核报告7、库存材料盘点表月度盒装年末装订成册附表2-5 财务档案保管期限序号档案名称保管期限备注一会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年二会计账簿类1 总账 15年2 明细账 15年3 日记账 15年现金和银行存款日记账保管25年4 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5 辅助账簿 15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告 1 月、季度财务报告 3年包括文字分析2 年度财务报告永久包括文字分析四其他类 1 会计移交清册 15年 2 会计档案保管清册永久 3 会计档案销毁清册永久 4 银行余额调节表 5年 5 银行对账单 5年6 计算机备份软盘及磁带 25年 7计算机运行日志5年。
档案管理操作指导手册
档案管理操作指导手册概述本文档旨在提供档案管理操作指导，帮助用户有效管理档案，确保档案的安全性和可追溯性。
本指导手册将介绍档案管理的基本原则、操作流程和常用工具，以及档案检索、备份和销毁的方法。
档案管理基本原则1.分类和归档：对于不同类型的档案，需按照一定的分类标准进行归档，确保每个档案都能够快速、准确地定位和获取。
2.标识和编目：为每个档案标识唯一的编号和描述信息，并建立相应的档案目录或数据库，以便随时查询和管理档案。
3.安全存储：档案应存放于安全、环境稳定的地方，避免受到物理性和环境性的损害。
同时，也需要采取措施防止未经授权的人员访问。
4.备份和恢复：定期对档案进行备份，并确保备份数据的完整性。
在出现数据丢失或损坏的情况下，能够及时、有效地进行恢复。
档案管理操作流程档案管理涉及多个环节和步骤，下面是通用的档案管理操作流程：1.收集和整理：收集相关的档案材料，并按照既定的分类标准进行整理和归档。
2.标识和编目：为每个档案标识唯一的编号和描述信息，并记录到档案目录或数据库中。
3.存储和保管：选择合适的存储介质和设备，将档案存放于安全、稳定的环境中。
档案应该避免直接接触到光线、湿气和高温等有害因素。
4.备份和恢复：定期进行档案的备份，确保备份数据的完整性，并制定应对数据丢失或损坏的恢复方案。
5.检索和利用：当需要查找或利用档案时，通过档案目录或数据库可以快速定位档案，并在授权范围内进行查阅和使用。
6.更新和审查：定期对档案进行更新和审查，确保档案信息的准确性和完整性。
常用档案管理工具为了更好地管理档案，提高工作效率，以下是一些常用的档案管理工具：1.电子文档管理系统：通过电子文档管理系统，可以将档案电子化，并提供全文检索、权限管理和版本控制等功能，方便档案的存储、检索和利用。
2.档案管理软件：一些专业的档案管理软件可以帮助用户进行档案的分类、编目、存储和检索等操作，并提供数据备份和恢复功能。
3.物理储存设备：如档案箱、文件夹和标签等，用于将纸质档案进行分类、归档和保管。
档案整理工作操作指南
档案整理工作操作指南一、引言在现代社会中，各种信息与数据的快速积累使得档案管理变得愈发重要。
对于一个组织或机构来说，合理整理和管理档案是提高工作效率、保障信息安全的基石。
本文旨在为从事档案整理工作的人员提供一份操作指南，以让他们能够高效而准确地进行档案整理工作。
二、准备工作1. 确定整理目的在开始档案整理工作之前，首先需要明确整理的目的和范围。
这可以帮助确定整理工作的重点和步骤，并有助于提高整理的效率。
2. 分类和归档规则制定分类和归档规则是档案整理工作的基础。
根据档案的性质和组织需求，确定适合的分类和归档方式，以便于后续的整理和检索工作。
3. 必备工具和设备准备好必要的工具和设备，例如文件夹、标签、贴纸、扫描仪等，以便于整理工作的进行。
三、整理步骤1. 文件筛选将待整理的文件按照事项、日期、主题等进行初步筛选，确定需要保留的文件和需要淘汰的文件。
2. 文件排序将保留的文件按照一定的顺序进行排序，可以根据时间顺序、字母顺序、主题顺序等进行排序，以便于后续的整理和归档。
3. 文件标识为每个文件进行标识，可以使用标签或者贴纸，在文件上标注文件名称、日期、相关主题等信息，以便于后续的检索和查阅。
4. 文件归档根据制定的分类和归档规则，将文件按照相应的类别进行归档。
可以使用文件夹、文件柜或者电子文档管理系统等，保证文件的有序存放。
5. 文件备份为了防止文件丢失或损坏，进行文件备份是非常重要的。
可以制定文件备份的计划和方式，定期将文件复制到其他存储介质中，确保文件的安全性。
6. 文件清理定期对已归档的文件进行清理，将已过期或无用的文件进行清除，保持档案的整洁和高效管理。
四、档案管理注意事项1. 定期维护档案整理工作不应该只是一次性的任务，而应该是一个持续进行的工作。
定期检查和维护档案，及时调整归档方式和规则，确保档案管理体系的高效性和适应性。
2. 安全保密档案中可能包含敏感信息，因此在整理和管理过程中应加强对档案的保密工作。
档案管理制度流程及操作规范.doc
档案管理制度流程及操作规范1 公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
1、43）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。
b)档案资料的标识理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。
最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；工资、档。
料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
档案管理规程
档案管理规程文件名称档案管理规程编制者审核者批准者编制日期审核日期批准日期颁发部门制作备份分发部门实施日期目的:建立一个规范的档案管理规程范围：本规程适用于档案室档案收集接受分类整理保管统计鉴别，借阅等的管理责任：本厂质量部及各部门主任对本规程实施负责。
内容：本厂档案管理制度一、总则1、为加强本厂档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为本厂发展服务，特制定本制度。
2、本厂档案，是指本厂从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对本厂有保存价值的各种文字、图表、等不同形式的历史记录。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、本厂指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交厂长审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交档案室备案。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本厂对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本厂产品的检验报告出库入库单。
4、本厂与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
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档案管理操作规范
一、目的
为进一步加强本公司库房档案管理工作，确保库藏档案的安全、完善和齐全，结合本公司实际情况，特制定如下管理规范。
二、适用范围
适用于公司档案管理部档案管理工作。
三、工作内容
1、接收档案
1）接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行，并由其中一名库房人员作为接收工作的主要负责人。
2）档案清点时，须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细核对。
有缺失或遗漏的情况发生，需在档案清单上注明并取得客户的签字认可。
3）档案清点结果与客户清单有异时，在未取得客户确认前，不得进行装箱作业。
4）档案装箱时，要求按客户清单上排列的先后顺序，依次装箱并在外箱上注明相应的箱号或装箱明细。
①如客户档案有分类的，则不同分类的档案不得混装。
②不得随意、糊乱装箱，避免为二次确认时制造人为障碍。
③在装箱过程中，不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关
的话题。
④装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表，注明装箱内容、
箱数以及装箱人签名等内容。
⑤装箱结束后，对档案存放设备进行逐一检查，确保没有遗漏。
5）完成档案接收工作后，由档案接收主要负责人出具档案交接单给客户。
2、档案整理
1）档案入库后，由两名或两名以上库房人员一起进行档案整理及二次确认，并由其中一名库房人员作为二次确认的主要负责人。
2）档案整理时，须持有经双方签字确认的档案清单。
整理人员根据清单与箱号对入库档案进行一一核查，确认无误后制作带条码的档案清单。
①档案整理过程中，主要负责人需每日填写工作进度表，注明确
认进度、异常情况以及确认人员签名等内容。
②在整理过程中，整理人员不得随意折阅客户档案。
③整理工作未结束前，主要负责人每日下班前必须检查整理库内
的待整理箱的包装情况是否有异常、整理库房的门是否已上锁，确保档案安全。
④整理工作完成后，整理人员在核对制作的带条码的档案清单无
误后签字确认。
3）档案整理完毕，根据外箱上的条码次序，依次排列上架。
4）档案整理完成后，根据工作表所记录的汇总，对有异常情况的追溯档案接收负责人的相应责任并上报公司领导作相应处理。
①如果档案整理人员未在整理过程中发现异常，而在后期客户调
档查阅时发现问题的，则追溯档案整理负责人的责任并上报公司领导作相应处理。
3、日常管理
1）库房内所有设备和密集柜的排列应整齐有序，所排列档案须有标识索引。
2）按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
3）档案查阅完毕后，应立即放回原处，柜门随时处理关闭状态。
4）坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
5）按国家档案管理有关标准，每日检查二次库房温湿度和除湿机运行情况。
保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。