企业数字档案馆室建设指南.doc

企业数字档案馆(室)建设指南(征求意见稿)ﻬ编制说明《全国档案事业“十三五”规划纲要》将推进数字档案馆建设列为“十三五”时期的重点任务之一。

但一直以来，不少企业反映,在数字档案馆（室）建设中，缺少针对性强的参考性文件,在进行数字档案馆(室)建设方案设计、需求分析、体系实施等过程中，存在数据格式不统一、系统功能挂一漏万、建设过程不规范等问题。

为此，国家档案局组织人员编写了《企业数字档案馆室建设指南（征求意见稿）》（以下简称《指南（征求意见稿）》)。

与现行有关数字档案馆、数字档案室建设指南相比，《指南(征求意见稿）》体现了企业特色，主要表现在以下方面: 一是将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一。

由于企业档案管理体制机制大量存在馆室合一的情况，《指南(征求意见稿)》将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一，更加符合当前企业档案工作实际。

二是在档案管理系统功能上突出了企业需求,增加了如科技文件材料管理等可选的功能需求，以满足部分企业档案部门承担科技文件材料管理职能的实际需求.三是在档案资源建设上突出了企业特点，按企业档案分类列出了档案数字化的范围，可操作性更强。

四是突出了电子文件归档管理，按企业信息系统类型详细列出了电子文件的归档范围。

五是在安全保密体系建设上更加细化,按照安全保密体系的层次架构，列出了安全保密体系建设的重点内容。

目录1．概念与基本特征ﻩ错误!未定义书签。

1.1 概念 .................................................. 错误!未定义书签。

1。

2基本特征ﻩ错误!未定义书签。

2。

建设目标、原则与内容.............. 错误!未定义书签。

２。

1建设目标 .................................. 错误!未定义书签。

２。

２建设原则ﻩ错误!未定义书签。

2。

３建设内容ﻩ错误!未定义书签。

３.基础设施建设ﻩ错误!未定义书签。

4。

档案管理系统功能ﻩ错误!未定义书签。

4。

1收集功能ﻩ错误!未定义书签。

4.2归档文件整理功能ﻩ错误!未定义书签。

４.３电子档案存储功能 (11)4．4电子档案保管功能 ....................... 错误!未定义书签。

4．5统计与报表 ................................... 错误!未定义书签。

4．6利用功能 ....................................... 错误!未定义书签。

４。

7 系统管理功能ﻩ错误!未定义书签。

4.8其他可选功能ﻩ错误!未定义书签。

5。

数字档案资源建设ﻩ错误!未定义书签。

5.1传统载体档案数字化 ...................... 错误!未定义书签。

5．2电子文件归档 ............................... 错误!未定义书签。

5.3专题数据库建设ﻩ错误!未定义书签。

6。

制度规范建设 ................................. 错误!未定义书签。

6.1制度建设 .......................................... 错误!未定义书签。

6．2标准规范建设ﻩ错误!未定义书签。

7．安全保密体系建设......................... 错误!未定义书签。

7.1物理安全ﻩ错误!未定义书签。

７.2数据安全 ........................................ 错误!未定义书签。

７。

3网络与应用系统安全 ................. 错误!未定义书签。

7.4应急预案ﻩ错误!未定义书签。

７.5安全管理制度建设 ........................ 错误!未定义书签。

8．经费与人才保障.......................... 错误!未定义书签。

8。

1经费保障 ....................................... 错误!未定义书签。

8.2人才保障ﻩ错误!未定义书签。

9. 建设步骤ﻩ错误!未定义书签。

９．1规划与立项 ................................. 错误!未定义书签。

9。

1．１成立项目工作组织ﻩ错误!未定义书签。

９.１.2制定项目方案ﻩ错误!未定义书签。

９。

1。

3项目评审立项ﻩ错误!未定义书签。

9。

2项目实施 ....................................... 错误!未定义书签。

9．2.1硬件配备ﻩ错误!未定义书签。

9.2.2档案管理系统实施 ....................... 错误!未定义书签。

9。

2。

2。

１系统开发.......................... 错误!未定义书签。

９。

2.2．２基础数据准备................... 错误!未定义书签。

9。

２.2.3系统测试 ............................... 错误!未定义书签。

9．2。

２。

4人员培训 ......................... 错误!未定义书签。

9。

２．2．５系统切换和试运行........ 错误!未定义书签。

9．2．２。

6系统的评价与验收ﻩ错误!未定义书签。

9.２．3存量档案数字化 ...................... 错误!未定义书签。

９。

2.4电子文件归档 .......................... 错误!未定义书签。

9.2。

5项目验收 .................................... 错误!未定义书签。

9。

3 项目维护 ....................................... 错误!未定义书签。

ﻬ企业数字档案馆(室)建设指南企业档案是企业产品研发、生产和经营管理活动的真实记录,是企业有形资产的记录和凭证，是企业无形资产的载体和组成要素。

企业档案工作是企业各项工作中不可缺少的基础性工作,在保障企业生产、经营和管理持续开展,资产保值增值和延续企业历史等方面具有重要地位和作用.随着信息社会的到来与企业信息化建设的发展,建设数字档案馆（室)是企业档案工作升级换代与创新发展的必由之路.建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业核心信息资源，提升档案信息管理开发利用与共享服务能力;有利于优化企业各项业务系统流程，并有效促进企业提高管理水平、增加经济与社会效益.1. 概念与基本特征１。

１概念本指南所称的企业数字档案馆（室),是指企业运用现代信息技术对电子文件和传统载体档案信息进行采集、整理、存储、保管,并通过网络提供档案信息服务和共享利用的档案集成管理的计算机系统平台.１。

2 基本特征与传统档案馆(室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征:(1）存量档案数字化和增量档案电子化。

通过对电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

企业办公自动化系统、核心业务系统、财务系统、人力资源系统及其他信息系统形成的具有保存价值的信息记录按照规范要求进行在线自动归档,形成电子档案，实现档案电子化。

（２）档案管理自动化。

企业数字档案馆（室)将优化重组后的档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现电子档案资源的自动化管理。

（3）档案传输网络化.企业数字档案馆(室)中的数字档案资源和传统载体档案信息的收集、存储、保管等均通过计算机网络传输，档案利用以网络为主，以达到快捷、高效、共享的目的。

（４）利用服务知识化。

企业数字档案馆(室）融入知识管理、内容管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工，并主动为企业研发、生产、经营和管理提供全方位和多层次的数字档案资源利用服务。

2。

建设目标、原则与内容2.１建设目标企业数字档案馆（室）建设目标是：通过基础设施建设、档案管理系统实施、电子文件归档和传统载体档案数字化、标准规范体系建设、安全保密体系建设等工作，实现档案资源数字化、档案管理自动化、档案传输网络化、利用服务知识化，实现企业档案工作升级换代、创新发展与提质增效,全面提升档案信息开发利用与共享服务能力，促进企业提高管理水平,增强核心竞争力,为促进企业持续健康发展提供有力支撑.2。

2 建设原则企业数字档案馆(室)建设中应坚持以下原则：(一)一次规划，分步实施原则企业数字档案馆(室）的建设是一项系统工程，需要一定的人力、物力、财力的支持。

在建设时应优先做好规划，在总体架构、技术方案规划时应一步到位，在系统开发方面应考虑今后的发展空间,避免后期出现系统集成和兼容问题。

与此同时，应根据现有条件和建设任务按计划分步实施,充分保证每一阶段工作目标的实现，并为下一阶段工作目标打下坚实的基础.（二）需求导向原则企业数字档案馆(室)建设应围绕企业研发、生产经营、管理对档案信息资源的需求开展档案资源建设和档案信息开发利用.在档案资源数字化过程中，应本着以需求为牵引的原则，对利用频率高、利用效果明显的传统档案和重要的、利用价值高的孤本率先进行数字化,保证利用需求.（三）前端控制和全程管理的原则从文件到档案是一个连续进行、前后衔接的运动过程。

在数字档案馆（室）建设中,应保证档案工作有效介入电子文件的形成过程。

已实施的业务系统如PＤM、OA、ERP等,应与本单位数字档案管理系统之间建立接口；尚未实施的业务系统在规划设计过程中,应有档案部门参加，将档案工作有关要求纳入流程。

数字档案馆的管理流程应进行优化重组,使之更加合理、高效,提高档案工作对科研生产的服务水平.(四）安全保密性原则数字档案馆必须做到环境、设备和介质等物理安全，严格遵守国家及行业安全保密制度，保证信息的安全,在数字档案资源的接收、整理、传递及利用过程中，保证其运行的安全.(五）规范化原则数字档案馆(室）建设中的系统设计、开发、实施和数字档案资源建设应遵守已有的国家或行业标准规范；在国家、行业、本单位尚无相关标准的领域，企业应制定相应的标准规范.数字档案资源的字段、存储格式等均要求统一、规范。

2。

3 建设内容数字档案馆(室）建设作为一项系统工程,主要包括基础设施建设、档案管理系统建设、数字档案资源建设、标准规范建设、安全保密体系建设,以及必要的人员和经费，需要档案部门与企业的信息化部门等相关职能和业务部门共同开展实施。

其中,基础设施建设是基础,档案管理系统建设和数字档案资源建设是重点，标准规范建设和安全保密体系建设以及必要的人员和经费是保障。

３．基础设施建设数字档案馆（室）的基础设施建设包括以下三个方面:（一）网络设施建设数字档案馆(室）网络是企业整个网络结构的有机组成部分,应统筹规划、设计和建设。