信息管理系统使用考核细则

信息管理系统使用考核细则

费用生成参照表

操作流程及管理说明

一、房产信息新增

1、操作流程

第一步：设置组团区域

房产管理→房屋登记→单户登记→组团区域→新增→输入组团区域名称→保存。

第二步：登记楼宇资料

房产管理→房屋登记→单户登记→楼宇登记→新增→输入楼栋相关信息（楼宇类型、产权性质、使用性质、组团区域）→保存。

第三步：登记房屋资料

房产管理→房屋登记→单户登记→房屋登记→新增→输入房屋相关信息（产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积）→保存。

第四步：业主资料登记

客户管理→客户登记→业主资料登记→单户登记→新增→输入业主基本信息→保存。

2、管理说明

此操作责任人为客服主管和楼栋管家。操作流程1、2、3、4步由项目各楼栋管家完成，客服主管核查。核查内容为：楼宇类型、房屋数量、房号格式、产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积。

二、费用批量入账

1、操作流程

第一步：批量入帐

收费管理→费用入帐→批量入帐→选择楼宇、客户类别、费用项目（不选默认全部）→选择入帐年月（不能选择往月）→入帐→导出入账结果检查。

第二步：入帐审核

收费管理→费用审核→入帐审核→点击入帐记录列表中的“审核”→检查入帐费用是否有误（或者点击“输出”检查）→审核通过/审核不通过。（当天入帐需当天审核，否则入帐记录自动失效）

2、管理说明

此操作责任人为项目经理和财务专管员。财务专管员必须在月初1-3号完成第一步操作，同时下载结果文件进行抽检并留存电子文档（针对多业主写字楼和住宅小区），在公司考核时，会检查每个月的文件留存情况。由项目经理完成第二步操作，审核必须当天完成，否则入账记录会自动失效。三、费用输入

1、操作流程

费用输入可以从系统左边的“费用输入”菜单或者“前台收费”界面的“费用输入”链接进入→选择费用名称→选择费用开始日期、结束日期→输入金额或者系统自动计算金额→保存。

2、管理说明

此操作责任人为项目经理、财务专管员和收费员。前台收费员完成全部费用输入操作，如发生错误操作，必须及时交由财务专管员处理。财务专管员

必须当天对费用输入的费用进行检查核对。项目经理抽查。

四、费用收款

1、操作流程

收费管理→前台收费→选择客户/房号/车位，自动显示该客户全部应交费用→在费用列表中选择要收取的费用→选择收款方式→票据类别→选择票据号→根据需要确定是否零头取整→收款确认并打印。

2、管理说明

此操作责任人为财务专管员和收费员。收费员完成收款流程。财务专管员必须当天在收款日报和票据管理里进行当天费用的核查。

五、费用减免

1、操作流程

第一步：减免申请

收费管理→减免管理→减免登记→选择客户/房号/车位→选择费用项目→选择减免方式→输入减免值→输入开始、结束时间→输入减免原因→保存。

第二步：减免审核

收费管理→费用审核→减免审核→费项减免审核→设置开始时间、结束时间等查询条件→查询未审核的减免申请→勾选要审核的减免申请→审核通过/审核不通过。

2、管理说明

此操作责任人为财务专管员和项目经理。第一步由财务专管员完成减免申

请，并且对该费用做到核实，在操作过程中认真如实填写减免原因。第二步由项目经理审核。如审核通过后，财务专管员必须在费用备忘录里记录相关信息。

如有大额资金减免需走流程，公司同意后，方可在系统中操作减免。六、费用退款流程

1、操作流程

第一步：退款申请

收费管理→前台收费→退款→退款申请→选择退款类型（实收、预收、冲抵费用退款）→设置查询条件，查询要退款的费用→在费用列表中点击编辑→对于实收、冲抵的费用退款，输入退款金额，点击确定；对于预收的费用退款，因为只能全额退款，在已预收费用列表中直接点击“提交退款”→完成退款申请。

第二步：退款审核

收费管理→费用审核→退款审核→设置查询条件，查询要审核的退款申请→在退款申请列表中勾选要审核的退款申请→点击审核通过/审核部通过。

第三步：退款办理：

收费管理→前台收费→退款→退款办理→选择客户/房号→系统自动提示客户当前的欠费→在已审核费用列表中选择要办理退款的费用→选择票据、输入退款信息→退款确认。

2、管理说明

此操作责任人为财务专管员和项目经理。第一步由财务专管员完成，核查是否满足退款要求，在操作过程中如实登记退款原因。第二步由项目经理审

核，第三步由财务专管员退款办理完成。

七、票据撤销流程

1、操作流程

第一步：票据撤销申请

收费管理→前台收费→票据处理→票据撤销/恢复→设置查询条件，查询要撤销收款的票据→在票据列表中点击“撤销/恢复”→输入撤销原因→确定申请。

第二步：票据撤销审核

票据撤销申请须经审核方可生效：

收费管理→费用审核→票据审核→设置查询条件，查询要审核的票据→审核通过/审核不通过。

第三步：票号恢复

收费管理→前台收费→票据处理→票据撤销/恢复→设置查询条件，查询要恢复的票据→在票据列表中点击“撤销/恢复”→点击“恢复票号”。

2、管理说明

此操作责任人为财务专管员和项目经理。第一步由财务专管员提交申请，并如实填写撤销原因。第二步由项目经理审核。第三步由财务专管员操作完成，可根据需要将撤销票号恢复使用。

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