会计档案的整理方法

自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 1 件 45 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
佛 山 市 创 联 发 展 公 司
二 ○ ○ 三 年 全 宗 号 目 录 号 J2.1.2 案 卷 号 1-2
会计账簿 会计报告背脊
本卷情况说明
说明案卷中材料的变化情况（如销毁、移出等）和 一些特殊情况（如残缺、破损、发霉、字迹褪色等）。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤
全宗号 323

目录号 J1.1
案卷号 1
案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内 不允许出现重复的案卷号。
二、会计档案的整理

二、会计档案的整理

6、编制会计档案目录
会计档案目录
顺序号 1 2 类别 凭证 凭证 卷（册、袋）标题 三水区××2004年1 月汇总凭证 三水区××2004年1 月记账凭证（一） 起止时间 自2004年1月1日 至2004年1 月31日 自2004年1月1日 至2004年1 月10日 保管 期限 15年 15年 卷内 张数 56 35 备注
凭证 账簿 现金、银行账簿 总账、明细账簿等 报告（报表） 年度报告（报表） 季、月报告（报表）
15年 25年 15年 永久 5年
一、会计档案的种类和保管期限

J4 J4.1 J4.2 J4.3
其他 保管清册、销毁清册 移交清册 银行余额调节表、银行对帐单
永久 15年 5年
二、会计档案的整理
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
全宗名称：立 档单位的全称 或规范化的简 称。
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 1 件 45 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １
佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
案卷号：案卷 排列的顺序号， 在同一案卷目 录内不允许出 现重复的案卷 号。
3
……
凭证
……
三水区××2004年1 月记账凭证（二）
……
自2004年1月11日 至2004年1 月20日
……
15年
……
25
……

卷内张数：凭证类会计档案的“卷内张数” 是指记账凭证的张数。
会计档案目录
顺序号 1 2 类别 凭证 凭证 卷（册、袋）标题 三水区××2004年1 月汇总凭证 三水区××2004年1 月记账凭证（一） 起止时间 自2004年1月1日 至2004年1 月31日 自2004年1月1日 至2004年1 月10日 保管 期限 15年 15年 卷内 张数 56 35 备注
会计文件材料
会计凭证
会计账簿
会计报告
其他
现金、银行存款账
总账、明细账
1995年
1996年
1997年
1998年
1999年
二、会计档案的整理
会计文件材料
会计凭证
会计账簿
会计报告
其他
现金、银行存款账
总账、明细账
1995年
1996年
1997年
1998年
1999年
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤

（一）会计档案的整理要求：

会计凭证—— 折叠整齐； 原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固， 在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填 写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。
二、会计档案的整理

（一）会计档案的整理要求：

会计账簿—— 会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷； 固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐； 活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线” 的方法将活页账簿装订；
二、会计档案的整理

（一）会计档案的整理要求：

会计账簿—— 在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目 填写清楚； 会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原 貌。

二、会计档案的整理

（一）会计档案的整理要求：

财务报告—— 按年度组卷； 注意保持财务报告的原貌，除去会生锈的金属物， 整本折叠； 编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白 页不编页号。

二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤

会计档案的分类方法：会计档案按种类—年度— 保管期限进行分类排列。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤

1、区分会计档案的种类。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤

2、区分会计档案的年度。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤
会计档案封面 统一使用国家 标准的各级档 案管理部门监 制的封皮。
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
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会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
填写时应使用 毛笔或粗笔划 的笔填写，或 用打印机打印 腊纸，再油印。

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
档号：档案的 数字代号，由 全宗号、目录 号、案卷号组 成。
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
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会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
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会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
封面的栏目有： 全宗名称、案 卷题名、时间、 保管期限、件、 页数、档号等。
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页

5、盖档号章并填写相关栏目的内容。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤
全宗号 323

目录号
案卷号
全宗号：档案馆指定立档单位的编号。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤
全宗号 323
目录号 J1.1
案卷号
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个 全宗内不能出现相同的案卷目录号。
25年
案卷号 １-2
佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
卷内文件起止 时间：案卷内 文件材料形成 的最早和最晚 时间。
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
3
……
凭证
……
三水区××2004年1 月记账凭证（二）
……
自2004年1月11日 至2004年1 月20日
……
15年
……
25
……

类别：会计档案的类型。
会计档案目录
顺序号 1 2 类别 凭证 凭证 卷（册、袋）标题 三水区××2004年1 月汇总凭证 三水区××2004年1 月记账凭证（一） 起止时间 自2004年1月1日 至2004年1 月31日 自2004年1月1日 至2004年1 月10日 保管 期限 15年 15年 卷内 张数 56 35 备注
卷内备考表 卷内备考表
立 卷 人：XXX 检 查 人：XXX 立卷时间：2004年1月
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整 理步骤：编制会计账簿、
会计报告档案目录
43Байду номын сангаас
44
全宗号：档案 馆指定立档单 位的编号。如 企业没有全宗 号的，可不填。
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
目录号：全宗 内案卷所属目 录的编号，在 同一个全宗内 不能出现相同 的案卷目录号。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤

8、会计档案入盒

——会计账簿、会计报告可采用子母卷档案 盒，把若干个会计账簿或会计报告装入盒内，
填写子母盒封面的档号章和背脊即可。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤
会计账簿、会计报告封面：

佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账

3、区分会计档案的保管期限。
二、会计档案的整理

（二）会计档案的整理步骤

4、排列案卷。在同一类型、同一年度、同一保
管期限内，按会计档案形成时间的先后顺序排列 案卷。
二、会计档案的整理
会计文件材料
会计凭证
会计账簿
会计报告
其他
1995年
1996年
1997年
1998年
1999年
二、会计档案的整理
佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制

佛山市创联发展有限公司 2003年现金、银行存款账
保管期限：根 据立卷时划分 的保管期限填 写。
自 2003 年 1 月至 2003年 12 月 本卷共 件 页
全宗号
保管期限 归档号
目录号 J2.1.2
25年
案卷号 １-2
佛山市创联发展有限公司
会计档案 封面的填制
3
……
凭证
……
三水区××2004年1 月记账凭证（二）
……
自2004年1月11日 至2004年1 月20日
……
15年
……
25
……

顺序号：即案卷号，案卷排列的顺序号，在 同一案卷目录内不允许出现重复的顺序号。
会计档案目录
顺序号 1 2 类别 凭证 凭证 卷（册、袋）标题 三水区××2004年1 月汇总凭证 三水区××2004年1 月记账凭证（一） 起止时间 自2004年1月1日 至2004年1 月31日 自2004年1月1日 至2004年1 月10日 保管 期限 15年 15年 卷内 张数 56 35 备注
3
……
凭证
……
三水区××2004年1 月记账凭证（二）
……
自2004年1月11日 至2004年1 月20日
……
15年
……
25
……

标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。
会计档案目录
顺序号 1 2 类别 凭证 凭证 卷（册、袋）标题 三水区××2004年1 月汇总凭证 三水区××2004年1 月记账凭证（一） 起止时间 自2004年1月1日 至2004年1 月31日 自2004年1月1日 至2004年1 月10日 保管 期限 15年 15年 卷内 张数 56 35 备注
会计档案的整理方法
一、会计档案的种类和保管期限

按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理 办法》规定，会计档案是指：会计凭证、会计账
簿和财务报告等会计核算材料。

会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料 和证据。
一、会计档案的种类和保管期限



J1 J2 J2.1 J2.2 J3 J3.1 J3.2
3
……
凭证
……
三水区××2004年1 月记账凭证（二）
……
自2004年1月11日 至2004年1 月20日
……
15年
……
25
……

起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最 晚时间。
会计档案目录
顺序号 1 2 类别 凭证 凭证 卷（册、袋）标题 三水区××2004年1 月汇总凭证 三水区××2004年1 月记账凭证（一） 起止时间 自2004年1月1日 至2004年1 月31日 自2004年1月1日 至2004年1 月10日 保管 期限 15年 15年 卷内 张数 56 35 备注
3
……
凭证
……
三水区××2004年1 月记账凭证（二）
……
自2004年1月11日 至2004年1 月20日
……
15年
……
25
……

备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、 移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、 发霉、字迹褪色等）。
二、会计档案的整理
（二）会计档案的整理步骤

7、打印会计档案目录，一式三份