行政费用报销及管理制度

行政费用报销及管理制度

第一部分总则

一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，统一各部门的报销程序，提高财务管理水平，合理控制费用支出，根据相关法律法规，现结合公司具体情况，特制定本制度。

二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、、工程相关支出及专项支出等，以下分别说明报销的借款流程及各项支出的财务报销制度。

三、本制度使用公司全体员工。

第二部分借支管理规定及借支流程

四、借款管理规定

1、员工因公借款：借款人员凭审批后的《借款条》按批准额度办理借款，办理完毕5个工作日内办理销帐手续。

2、其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

3、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

4、借款销账规定：

（1）借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；

（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。

5、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还者转为个人借款从工资中扣回。

五、借款流程

1、借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、标注支票或现金。

2、审批流程：主管部门经理审核签字→总经理审批

3、财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

第三部分日常费用报销制度及流程

六、日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务

招待费等。

七、费用报销的一般规定

1、报销人必须取得相应的合法票据，且发票上面须有日期、单位、经办人签名。

2、填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由，原始单据须粘贴整齐。

4、费用报销的审批流程：

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理签字→总经理审批→到出纳处报销。

5、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

八、差旅费报销制度

返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批，原则上前款未清者不予办理新的借支。

九、交通费报销制度

1、市内因打车车费应保存相应车票报销；

2、市内公交车费填写出入记录月末统一报销。

十、办公费、低值易耗品等报销制度及流程

1、管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司综合管理部统一管理，集中购置，并指定专人负责。

2、报销流程

（1）购置申请：公司办公室每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置。（2）报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

（3）费用归集：财务部按月根据办公室提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

十一、业务招待费及其他报销制度

1、费用标准：根据实际需要据实支付。为了规范招待费的支出，大额招待费应

事前征得总经理及董事长的同意。

2、报销流程：由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

第四部分工薪福利支出制度

十二、工资支付流程：每月5日由财务部将本月经公司总经理、董事长审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款等信息）转交财务部，财务部根据审批后的工资标准每月10日予以发放。

第五部分报销时间的具体规定

十三、财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。十四、借支及其他业务的不受以上时间限制，可随时办理

第六部分财务管理制度

十五、原始凭证的审核

各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，送公司总经理批准。

原始凭证应具备的内容：

1.凭证名称；

2.填制凭证的日期；

3.填制凭证单位的名称或填制人的姓名；

4.经办人的签名或盖章；

5.接受凭证的单位名称；

6.经济业务的名称；

7.数量、单价和金额；

8.各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。

十六、校对原始凭证的技术性要求

1.凡填有大小写金额的原始凭证，大写于小写必须相符。

2.购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。

3.支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人

签字，并有付款的依据。

4.预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。

5.属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名。

6.自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。

7.凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或从新补正。

十七、记账凭证的内容及填制要求

1.凭证日期：一般应按实际受理经济业务的日期填列。

2.凭证编号：应按月编制自然数列顺序。

3.凭证摘要：应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。

4.会计科目：应按有关规定设置。

5.凭证金额：必须与原始凭证相符。

6.所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。

7.有关人员的签名或盖章：出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。

8.会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。

第八部分附则

十八、本制度由公司财务部制定并负责解释。

中国·居香

2012年6月27日