公文相似文种辨析

四、语言表达不够规范、精炼。类似“你们好！”这样的语句，不宜出 现在公文之中；而“眼看就要过春节了”、“基本没有什么工作可做”之类 的口语，也应摒弃；“有无不妥，请批示”一语，表意含混不清。
五、成文日期应当改用阿拉伯数字。
关于提前一次性发放年终奖金的请示
总公司： 时近年终岁尾，我部已顺利完成厂方年初制定的销售计
相似文种之二
报告 与 请示
——从一则公文谈起
关于××110KV输变电工程加大投资的申请报告 ××电力公司：
我局农网二期建设改造工程，××110KV输变电工程 项目，为与××城市总体规划相配套，市政府及市规划土地 管理局要求该站110KV进线自北塔路北侧以110KV电缆入地 至变电站内，长度约580米，由此引起该站投资较原科研报告 投资增加284万元(110KV电缆价格330元/米，电缆头6万元/ 个)，请予批复。
按照《党政机关公文格式》之规定，“请示”采用公文格 式类型中的基本格式——文件式，常用的格式项目有发文机关 标志、发文字号、签发人、文头线、标题、主送机关、正文、 附件、成文日期、发文机关署名、印章、附注、抄送机关等。
妥否，请批示。 附件：投资估算表 (印章)
第一分公司 2017年7月24日
对一篇请示的评析与修改
请示 总经理：
你们好！ 眼看就要过春节了，根据大家的意见，希望提前下发本 年度的奖金。因为在以往也有类似的做法，我部门有特殊情 况，在春节前一个月，我部门因为季节关系，基本没有什么 工作可做，比其他部门要提前放假，而开春后我们将有特别 的工作压力，完成下一年的重要的工作，希望积蓄力量，为 来年做准备。 请批准在1月5日下发奖金，在1月7日放假。以鼓励我们 员工的积极性。 如有不妥，请批准。
XX营业部 二〇××年一月三日
这份请示主要存在如下几个方面的问题：
一、标题不合规范。请示的标题应当载明请示的单位名称、主要内容和 文种，明确表示出请示的中心意图，决不能只写“请示”二字。
二、主送机关不合规范。这篇请示的主体是XX集团总公司下属的XX销售 营业部，其与该厂总经理办公室之间应是平级关系，而平级单位之间是不能 使用“请示”行文的。更不能主送领导个人。另外，从格式上讲，请示的主 送机关名称应当在标题之下顶格排列。
1、内容的重要程度不同。 公告是用来发布重要事项和法定事项的，涉 及内容多是国家大事或省市级的行政大事，或者 履行法律规定必须遵循的程序。小的局部性事项 和非法定的事项，不能采用公告的形式公布 。
通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周 知的事项的，它所涉及的事项一般没有公告那么 重大。
2、对发文机关的限制性有较大不同。

二者的区别：
1、适用范围不同 报告—— 请示—— 2、行文目的不同 报告——沟通上下级之间的联 系，传递信息，使上级了解情况
请示——为解决某一实际问题 3、主送机关不同 报告——可多头主送 请示——只能有一个
4、报送结果不同 报告——一般不需上级答复 请示——上级机关必须予以答复（如何做／批或不批） 5、行文时限不同 报告——以事后行文为主，事前、事中亦可行文 请示——必须事前行文 6、文稿内容含量不同 报告——一文一事、一文多事均可，篇幅一般说较长 请示——必须一文一事，篇幅一般说较短 7、内容写法不同 报告—— 请示——
“请批函”的行文内容只限于请批具体事项，局限于事务和业 务方面的问题。发文机关就本单位、本系统无权自行决定的事项， 向业务主管部门报批。如××职业技术学院要新建实训大楼，会因 占用土地向所在地的土地管理部门去函申请土地使用权，会因建在 河流沿线向水利部门去函申请建设权，会因建筑过程产生淤泥、污 水等向环卫部门去函申请妥善处理，等等。
四、行文目的不完全相同 “请示”行文目的旨在向上级机关“请求指示、批 准”，对于某项工作或者某个问题，希望得到上级机关 的指示、批准和帮助；而“请批函”的行文目的仅在于 “请求批准”，让不相隶属的业务主管机关了解并掌握 情况，体察发文机关难处，对于请批事项能给予理解， 并给予肯定答复。
五、行文格式不同
附件：投资估算表 二○一七年七月二十四日(印章)
评改： 1.标题欠严谨，文种用错
该标题事由“××110KV输变电工程加大投资”一语，词语搭配不当。正文内容是说在原科 研报告的基础上增加投资的，故可以改为“追加××110KV输变电工程投资”。
从公文内容上看，其主要目的是请求上级批准追加投资的，结尾又冠以“请予批复”，期复
相似文种之三
请示 与 请批函
请示与请批函的区别
——从一篇“公文”谈起
原文：
关于解决体育运动器材的请示
××州文体局：
作为××州人民政府主办的唯一一所普通高等院校，近年来，我院的各项
工作在州直各部门的大力支持下取得了全面进步，但学院的办学条件与办学规
模的要求尚存在较大差距。特别是近年来，随着我院招生规模的不断扩大，在
妥否，请批示。
XX营业部
××年1月3日
“报告”与“请示”的异同
报告与请示两个文种有诸多相似之处：
同属于党政机关法定公文，行文都具有法定效力； 行文方向一致（均为上行文）； 都有反映情况、提出建议的共同性； 报送程序及要求也大体相同。
正因如此，二者使用中极容易混淆，该用报告时 用了请示，该用请示时却用了报告，或者将二者混淆 在一起，形成“关于————的请示报告”
性很强，显然是一份请示。文种选用报告就使得题不对文，是请示、报告混用现象之一。
2.正文表达混乱，语气生硬，缺乏请示应有的特征。 通篇就一句话，把请示的理由与请示的事项和结尾混在一起，给人的印象不清不 楚。请示的事项，即下级机关提出的具体请示事项，是请示件的重要内容，应从理由 中剥离并用明确、简练的语言表述出来。 有些文件的结尾即结束语，可省略，但请示的结束语决不能省略。因为它是期复 性的公文，又是上行文，其期复性和上行文的语气在结束语上显示得很充分，所以不 能省略，一般要单独占一行。该文没有单独占一行。 该文作为请示，应该用谦恭语气。谦恭语气是说公文中语气应以谦虚和恭敬为基 调。而本文“由此引起……，请予批复”语气不当，本文几乎通篇没有把角度转换过来， 一直站在“理由”的角度叙述，没有把发文者本身的意图表达出来，所以读起来，语 气显得不谦恭(虽然不是刻意的)，颇有借地方政府要求或权威压自己领导就范的味道。 作为下级向上级请示事项，这种语气的使用不当是非常忌讳的，有时会造成请示的事 项无法得到解决的严重后果。 此外，结尾生效标志缺少发文机关署名，成文日期应当改用阿拉伯数数字。位置 不对。
三、请示理由不够充分，也缺乏说服力。只说“眼看就要过春节了，根 据大家的意见，希望提前下发本年度的奖金”，不足以说明问题。本没有什么工作可 做，比其他部门要提前放假，而开春后我们将有特别的工作压力，完成下一 年的重要的工作，希望积蓄力量，为来年做准备”云云，也不宜作为“一次 性发放年终奖金”的依据。
公告是一种高级别的文体，只有涉及 全局性的重大事项或法定事项时，才能由 高级别的行政部门发布，这一点前面介绍 公告的特点时已有阐述。
而通告是一种高级机关和基层单位都 可使用的文体，不仅行政机关可以制发， 社会团体、企事业单位在自己的职权范围 之内，也可以制发。
3、发布范围有所不同。
公告是向国内外发布重要事项和法定事项采 用的文种，它的发布范围比较大，面向全国，有时 面向全世界，遍示天下，一体周知，接受的人越多 越好。
二、行文对象不同
“请示”与“请批函”尽管都是用于请求审批事项的公文， 但行文对象是有区别的。“请示”的行文对象是有隶属关系的上 级领导或业务指导机关，即“上级机关”，指在行政或组织上与 发文机关有领导与被领导关系的机关；“请批函”的行文对象是 没有隶属关系的主管部门，即“不相隶属机关”，指组织或行政 上与发文机关没有领导与被领导关系的机关。
党政机关公文
相 似 文 种 辨析
河北民族师范学院 胡秀阁
相似文种之一
公告 与 通告
公告和通告二者有一些相似之处，也有一些 不同之处。
相似之处是都具有晓谕性和公布性，也就是 说，内容都是知照性的，发布范围都是面向全社 会。
要想避免二者之间概念的混淆和文体的误用， 关键是区分二者的不同。这些区别可大致概括为 以下四个方面：
通告虽然也是面向社会发布的，但多是限定 在一个特定社区范围内，而且内容也多是指向一个 特定的人群，要求这一社区的某一类特定人群遵守 或周知。所以通告的定义中特意强调了“在一定范 围内公布”。
4、发布的方式不同。
公告多数是在报刊上刊登，一般不用红头文 件的方式下发，也不能印成布告的形式公开张贴 。
而通告可以在新闻媒体上刊登，也可以用红 头文件的形式下发，还可以公开张贴。
要解决此问题，最根本的办法是弄清“请示”与 “请批函”之间的区别。仔细分析，它们的不同点还 是很明显的，具体有以下几点：
一、行文方向不同
公文从行文方向上可分为上行文、下行文、平行文三种。 其中，上行文是指下级机关向上级机关报送的公文；平行文是 指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。《条例》规定， “请示适用于向上级机关请求指示、批准”，属于上行文； “函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请 求批准和答复审批事项”，属于平行文。当函被用作“请求批 准”功能时称“请批函”，它自然亦属平行文。
校生人数逐年增加，校园体育运动设施日显不足。
为了深入贯彻落实国务院《全民健身计划纲要》，有效推进阳光体育运动
在我院的开展，实现以体育卫生手段促进大学生全面成长的目标，必须切实加
强在校学生的健康教学，丰富同学们的课余活动内容，充分调动广大学生体育
锻炼的积极性。学院拟添置部分体育器材，鉴于办学经费紧张的实际困难，特
此外，“请示”的行文对象与发文机关一般属于同一系统， 如同属于教育系统、财政系统、党委系统等等；由于是系统内部 行文，因此行文对象的范围较窄。而“请批函”的行文对象与发 文单位通常不属于同一系统，因涉及方方面面、错综复杂的事务， 所以在不同系统之间行文，行文对象的范围也就比较广。