Word 2010邮件合并PPT

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1.2 创建或打开数据源
1、新建立数据源
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图1-3 “创建新数据源”对话框
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2、打开数据源
➢如果已经有数据源，则只 要选择一个含有数据源的文 件，如Word表格文件、 Excel数据文件或者Access 数据文件。
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3．选取数据源
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4、编辑邮件合并收件人
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1.3 插入合并域
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新建∕打开
主文档
建立数据源
主文档中
插入合并域
数据合并 到主文档
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任务22 宏的使用
宏是一系列计算机指令的集合。如果在 Word中需要反复执行某任务，可以使用宏自 动完成。
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任务22 宏的使用
[相关知识与技能] 如果在 Microsoft Word 中反复执行某项任务， 可以使用宏自动执行该任务。宏是一系列Word 命 令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了 一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。
➢方法一：在主文档中，将光标 移至插入点，再单击“邮件合并” 工具栏的“插入域”按钮。插入 的 合 并 域 自 动 用 《》 号 括 起 来 （图1-6所示）。 ➢方法二：对点右边对话框中的 “其他项目”。
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邮件合并工具栏
3.8.4 单击【视图】|【工具栏】|【邮件合并】命令，打开【邮件合并】工具栏
修改样式
操作命令：
• 在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的 向下箭头，打开“样式”列表
• 在“样式”列表中单击“新建样式”按钮 ，弹 出“根据格式设置创建新样式”对话框
2020/3/11
第5章 Word高级应源自文库—排版毕业论文
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新建样式
第5章 Word高级应用—
26
排版毕业论文
2020/3/2161
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1.4 将数据合并到主文档
方法一：点击“邮件合并”工 具栏的“合并到新文档”按钮。 方法二：完成合并。
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图1-10 邮件合并结果（第1页）
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请大家完成任务
• 打开主文档： 邀请函主文档.doc
• 操作方法： 查看文件：邀请函的制件过程.doc
样版文件： 邀请函做好的样板.doc
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Word 之邮件合并
➢ 在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理
大量日常报表和信件。这些报表和信件其主要内 容基本相同，只是具体数据有变化。为了减少重 复工作，提高效率，Word提供了邮件合并功能。
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邮件合并定义
➢ 所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和 信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另 一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合 并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属 性不一致的一系列文档。
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邮件合并相关概念
• 主文档：指的是在合 并操作中，对合并文 档的每个部分都相同 的文档。
• 数据源：包含要合并 到文档中的信息的不 同的部分。
• 合并文档：将主文档 和数据源合后并得到 的结果性文档。
主文档（相同部分）
数据源（不同部分） 合并文档（结果）
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邮件合并通常包含以下四个步骤:
（1）打开或创建主文档 （2）创建或打开数据源 （3）在主文档中插入合并域 （4）将数据合并到主文档中执行合并
➢ 定义的快捷键
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任务23 目录的制作
[任务描述] 本任务通过案例介绍自动生成目录和索 引的方法。
案例：为文档“普通高等学校学生管理规定.doc”生 成目录。
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任务23 目录的制作
[相关知识与技能] 手动为长文档制作目录或索引，工作量是相当大的
，而且弊端很多。例如，更改文档的标题内容后 ，需要再次更改目录或索引。因此，掌握自动生 成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的 有效途径之一。
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任务23 目录的制作
• 对各级标题设置“标题1、2…”样式 • 确定安放“目录”的位置（插入点） • 插入目录：“引用”选项卡→“目录”功能组
→“目录”列表→选择“插入目录” →“目录” 对话框→“目录”选项卡→按要求设置“格式” ，“确定”后插入目录。 • 目录修改和更新
“更新目录”对话框
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任务22 宏的使用
[相关知识与技能]
1. 创建宏
可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在 Visual Basic 编辑器中输入代码来创建宏。
视图→宏 →录制宏
输入宏名
确定
指定保存位置
设置快捷键
录制：
执行要包含在 宏中的操作
视图→宏→ “停止录制”
2. 运行宏
录制时的 光标形状
➢ 工具→宏→查看宏，选择宏名，单击“运行”
任务23 目录的制作
图3-65 “目录”对话框 12
3-69
任务23 目录的制作
图
“ 修 改 样 式 ” 对 话 框
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1.1 创建与编辑主文档
（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文 档为主文档)。 （2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。 （3）选择“邮件” ——“邮件与信函”——“邮件 合并”项（如图1-1所示）。