文件编号格式与版本规定
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
【实用资料】文件编号格式与版本规定.doc
7. 质量记录表单序号记录表记录表编号存放地点保存期8. 附表正文格式说明：①标题级别的数字标示不超过三级，前三级分别采用1.、1.1、1.1.1来表示，第四级采用a)、b)、c)……或1)、2)、3)……或●、◆等符号来表示。
②一级标题：两端对齐，宋体三号加粗，1.5倍行距，段前0行，段后0行；二级以下标题：左端对齐，宋体四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；正文：首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。
③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“”表示；判定用“”表示，走向用“”表示。
3.4 作业文件作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5 记录表单格式3.5.1 单页记录记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。
表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。
如附表二：“文件审批单”模版3.5.2 带封面的记录样式对于需要设置封面的记录，封面模版见：附表三。
在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。
记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。
记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：1）程序文件下的记录“表号：SQYL/R-QP-□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。
2）工作文件下的记录“表号：SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□ 第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”。
例如：Ⅱ带封面的记录正文4. 文件发布与修订版本文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X 次修订”标识，X 为 “0-N ”的数字。
XXXX公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料；b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：北京XX科技有限公司简称：**KJ3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 管理类文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
公司文件编号规则
文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。
a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。
b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。
mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。
3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。
相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。
文件编号格式管理规范
财务部
CW
行政部
XZ
经营部
JY
3.1.5.4.文件类别：
行政制度
B
会议纪要
传真稿件
F
工作报告
T
一般文书
G
合作商议事录
Y
合同文本
C
通知
W
培训资料
P
申请单据
L
指导书、规范
S
其他
O
3.1.6.文件编号例：
XZ-11 S 001
文件顺序号
文件类别
年份
部门简写
意为行政部2011年规范类001号文件
3.1.4.公司内部文件由人事专员负责汇总并统一编号
注：在所需编号文件的首页右上角设“编号：”
标准名称
审批
拟稿
标准编号
版本号
发行日期
（图1）
3.1.5.编号原则：
3.1.5.1.内部文件：部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
对外文件：卓然简写-部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；
3.1.5.2.卓然简写：DH
标准名称
文件编号管理规范
审批
拟稿
标准编号
XZ-11S001
版本号
A/0
发行日期
3.内容：
3.1.定义：
3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿(文案、报价等），由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同，由各职能部门起草合同，由人事专员填写（图1）表格统一编号，经理批准后，分发执行；
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件格式和编号管理规范
1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。
3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。
文件编号格式与版本规定
2.5
SQYL/R—QW-□□-部门代号□□-□□
1)R—为记录Reｃｏrd得英文缩写
２)Q-质量Quality得英文缩写;W-工作指导书WorkｉngＰapｅr得英文缩写
3)□□填入该工作指导书所属程序文件得编号
4)部门代号见2．6.1;□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件得编号
年份为2012年。
2.2
ＳQYL／QP—□□-□□□□
1)SQYL-同2.1
2)Q-质量Qualｉty得英文缩写;P—程序Ｐrｏgraｍ得英文缩写
３)□□填入程序文件得编号
4)□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
例如:ＳQYＬ／ＱP－0１—20１２表示:质量管理体系第一个程序文件,发布年份为２０1２年、
例如:ＳQYＬ/QW-02－CＧ01—2012表示:第二个程序文件下,采供部制定得第一个工作文件,发布年份为2012年。
2.4
SQＹL/R－QP—□□—□□
1) R-为记录Reｃｏｒd得英文缩写
2) Q—质量Quａlity得英文缩写;Ｐ—程序Ｐrogｒａm得英文缩写
３)□□-□□依次填入该记录所属程序文件得编号与该记录所在此程序文件中得编号
3.4
作业文件得封面、前言与程序文件格式相同,但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5
3.5.1
记录表格式没有封面、页眉、页脚,但有表头。表头内容包括表格名称、编号,详细内容可根据要求与实际情况编写。如附表二:“文件审批单”模版
3.5.2
对于需要设置封面得记录,封面模版见:附表三、在封面上写出记录得名称、编号,记录得编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目,但每项目应附加上日期、记录得正文部分设计详细得记录填写样式,可以灵活设置。记录正文部分设置页眉、页脚,页眉信息:1)程序文件下得记录“表号:SQYL／R-ＱＰ-□□－□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码得信息,一般为“第□页共□页”。２)工作文件下得记录“表号:SQＹL/R－QW—□□－部门代号□□－□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码得信息,一般为“第 □页 共□页”。
内部文件编号规则
公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。
Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2012-10-12（或20121012）表示2012年10月12日3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号ddDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编号格式与版本规定
三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；
正文：首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。
③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置
④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“ ”表示；判定用“ ”表示，走向用“”表示。
2012-00-00发布2012-00-00实施
******************有限公司发布
4
作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
4
4.5.1
记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。如附表二：“文件审批单”模版
4.5.2
对于需要设置封面的记录，封面模版见：附表三。在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：1）程序文件下的记录“ 表号：SQYL/R-QP-□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。2）工作文件下的记录“ 表号：SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。
年份为2012年。
3
SQYL/QP-□□-□□□□
1）SQYL—同2.1
2）Q—质量Quality的英文缩写；P—程序Program的英文缩写
3）□□填入程序文件的编号
4）□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
管理制度体系文件的编号、格式、要求【精选文档】
拜登集团管理制度体系文件文件编号：BDG1001—1“管理制度体系文件”的编号、格式及要求1。
目的1.1 明确规定了整个集团各直属部门、各子公司的管理制度文件的编号方法、文体格式、字体大小、修改版本及签发生效等行文、发文程序。
1。
2完善整个集团公司的“管理制度体系”，提高整个集团公司的管理水准，改善企业形象,促进企业发展。
2。
范围本规定适用于拜登集团各直属部门、各子公司.3. 定义3.1管理制度体系 -—-—-- 即由一整套完整组合的制度管理文件所组成的体系。
3。
2 建立管理制度体系 -—————制定和修改制度管理文件的过程,就是一个建立和完善管理制度体系的过程。
4。
责任4.1 集团各直属部门、各子公司的总经理（或其代理人)，负责本部门、子公司的“管理制度体系”的完善工作。
4.2 人资中心负责整个集团的“管理制度体系”的完善工作。
5. 程序5.1 文件的编号方法5。
1.1 集团总部各直属部门(见7。
1）颁布的制度管理文件。
文件编号由八位组成(见下图),第一、二位代表公司,用字母BD表示；第三位为部门代码；第四位为文件类别号；第五、六、七位为文件流水号（用数字001～999表示）；第八位为版本号（1为原版，即第1次颁布;2为修改版，即第2次颁布；以此类推）.5。
1。
1.1直属部门代码表5。
1.1。
2文件类别表及适用范围5。
1.1。
3流水号：颁发文件的顺序号。
5.1。
1.4版本号:该文件的颁发版本次数。
如：BDH1007-1，表示集团人资中心颁布的、要求在整个集团范围内执行的、第1次颁布的新文件，文件序号为007。
5。
1.2 子公司颁布的制度管理文件.文件编号由十位组成（见下图）,第一、二、三、四位代表子公司;第五位代表子公司内部各部门；第六位为文件类别号;第七、八、九位为文件流水号(用数字001～999表示）;第十位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。
5.1.2。
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件编号规定与说明
文件编号规定与说明
一：编号规定
二：编号说明
1、公司名简称统一固定为：
2、编制部门如下安排：
A．总经办：ZB B．行政部：XZ C．人事部：RS D．市场部：SC
E．研发部：YF F．财务部：CW G．客服部：KF H．保安部：BA
3、类型为文件名拼音缩写组成，如：RYZP表示为“人员招聘”
4、类型编号为此类型第几号文件，用两位数字表示，从01至99
5、制订年度为制订时的年份，如2003
6、版本为本年度版本，年度首版为A，第二版为B，依次类推
7、保密等级分三类：X——绝密Y——机密Z——普通
8、上述举例编号理解为：
KY公司，人事部，人员招聘类01号文件，2003年度A版，保密等级：绝密。
文件编号格式与版本规定
2)页眉页脚设计
页眉如下所示：
编号：SQYL/QP-□□-□□□□第□□□□版
管理体系手册、程序文件、工作文件的正文每页页脚中央添加页码信息
共 X 页 第 X 页
页眉页脚字体设置为宋体五号，页眉边距：1.3厘米，页脚边距：1.0厘米
3)程序文件正文格式设置
1）SQYL—“******************有限公司”的拼音缩写
2）Q—质量Quality的英文缩写；MM—管理手册Manage Manual的英文缩写
3）□□□□空格部分填入质量手册发布年份
例如：SQYL/QMM-2012表示：************有限公司质量手册，发布
年份为2012年。
*************有限公司
质量管理体系
[文件类别]
[文件编号]
[文件名称]
编制日期
初审日期
标审日期
复审日期
批准日期
2012-00-00发布2012-00-00实施
*************有限公司发布
文件审批单
表号：SQYL/R-QP-01-01第2012版，第0次修改编号：
文件名称
文件编号
有限公司一体化管理体系文件类别黑体二号文件编号宋体四号黑体小初加黑编制日期初审日期复审日期批准日期楷体小三2012xxx发布2012xxx实施宋体四号陕汽榆林东方新能源专用汽车有限公司发布宋体四号宋体三号编号
********************有限公司
一体化管理体系
作业文件
SQYL/QW-01-ZL01-2012
④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“ ”表示；判定用“ ”表示，走向用“”表示。
国家红头文件标准格式
国家红头文件标准格式国家红头文件是国家机关和单位发布的重要文件，具有法律效力和行政指导意义。
为了保证国家红头文件的规范和统一，国家对其格式做出了一系列的规定，以下是国家红头文件的标准格式要求。
一、文件标题。
国家红头文件的标题应当简明扼要，能够准确反映文件的主要内容，一般不超过20个字。
标题字体为小四号黑体居中，标题之下空一行。
二、文件编号。
文件编号应当按照一定的规则进行编制，一般包括发文单位代号、年份、顺序号等内容。
编号字体为小四号宋体，位于标题下方，编号之下空一行。
三、正文格式。
国家红头文件的正文格式要求统一，一般包括“题目、正文、签发人、签发单位、日期”等内容。
正文部分字体为小四号宋体，首行缩进2个字符，行间距为1.5倍。
四、签发人和签发单位。
签发人和签发单位应当真实准确地反映文件的签发情况，签发人一般为单位领导，签发单位为具体的机关或单位名称。
签发人和签发单位字体为小四号宋体，签发人位于签发单位上方，签发单位位于日期下方，与正文左对齐。
五、日期。
日期应当为文件签发的具体日期，一般采用“年月日”格式。
日期字体为小四号宋体，位于签发单位下方，与签发单位左对齐。
六、附件。
如果文件有附件，应当在正文结束后另起一行注明“附件，”，并依次标明附件名称及数量。
附件字体为小四号宋体，与正文左对齐。
七、页眉。
国家红头文件的页眉一般包括文件标题和页码，页眉字体为小五号宋体，居中设置。
八、页脚。
国家红头文件的页脚一般包括发文单位名称和文件生成日期，页脚字体为小五号宋体，居中设置。
以上就是国家红头文件的标准格式要求，各级机关和单位在起草和发文时应当严格按照上述要求进行，以保证文件的规范和统一。
同时，接收文件的各方也应当按照规定认真保存和归档文件，以便日后查询和使用。
希望各方共同遵守国家红头文件的格式规范，提高文件的质量和效率。
文件编号及版次规定
失效模式及后果分析
文件 类别 制定 部门
ＷＩ 体系部
南通大明电子科枝有限公司
文件编号及版次规定
文件 编号 版本/版次 页次
NDM-MS-002
B1.0 2/2
□．□ 修订次数代码.，以数字0-4表示， 由小到大累进。 版本代码， 以数字1-9表示， 由小到大累进。 3.2.2 窗体文件版本、版次编码原则： □．□ 修订次数代码. 以数字0-4表示. 由小到大累进。 版本代码， 以数字1-9表示， 由小到大累进。 3.2.3 管制文件之修订标识： 3.2.3.1 质量手册(QM)， 办法(QP)，作业指导书(WI)文件版本、版次修订与标识。 (1) 内容修改时， 版次依修订次数由0到4累进。(如有作业方式发生重大变更或 内容作较大幅度改时则可直接转换版本)如1.0.累进到2.0. 第五次修 订 (第一 码)应累进到前一位数。 如：1.0 累进到 2.0。 (2) 窗体修订及标识：窗体修改时，内容修改处不作标示。但版本第二码须进至 次一位数，如Ｒev1.0累进到1.1，第五次修订 (第一码)应累进到准一位数. 如 1.0累进到2.0。 3.3 管制文件页次之标识： □／□ 总页，以数字1-99表示 分页， 以数字1-99表示 3.4 管制文件发行日期： □□ / □□ --□□□□ 年份， 以数字0001-9999表示． 日期， 以数字01-31表示． 月份， 以01-12表示． 3.5因为换版的原因，旧版本三、四级文件很多，可以暂时保留其原来编号，但是新增文件 需要采用新的编号方式，在文件评审后统一采用新的编号方式。 4 相关文件： 无。 5 附件及相关窗体（标签）： 无。
流水号 部门代码 公司代码 3.1.3.1 公司代码：固定为NDM 3.1.3.2 部门代码： 类别 总经理 品管部 体系部 代号 GM QA MS 类别 行政部 生产部门 财务部 代号 AD PD FI 类别 工程部 贸易部 代号 EG SA
文件编号规则【范本模板】
云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理.三、总则（一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
(二）行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行. （三)根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则(一)编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期,不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号.例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01"代表第一份文件。
5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准:起草版本的编号为 0。
1, 0.2, 0.3，。
.。
, 0。
9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0。
1.1, 0。
1。
1。
1。
一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。
0，版本编号不断变化为： 1。
0, 1。
1， 1.2, 。
， 1。
10。
(二)文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。
格式说明:公司简称-部门代号—文件类型—文件版本号-流水号。
XX:公司简称。
DN：大写英文字母,部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员,该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用。
内部文件编号规则(完整资料).doc
【最新整理，下载后即可编辑】公司内部文件编号规则1.目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围适用于广东携手物流科技有限公司总部各部门文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、运营、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3.编号办法3.1 公司名称约定公司全称：广东携手物流科技有限公司简称：携手科技、携手或XS3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2017表示公元2017年。
Mm 月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2012-10-12（或20121012）表示2012年10月12日3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。
3.4 技术文件命名格式：XS-AA-NN-YYYYMMXS：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：XS(-DN)-TT-YY【nnnn】号ddDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编号规则
1目的1.1为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。
2范围2.1本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。
3定义3.1无4涉及部门4.1所有部门5一般原则5.1质量手册的编号原则5.1.1质量手册的编号为：A DD QM-流水号ADD——公司英文名称QM——质量手册的英文缩写流水号——从01至995.1.2版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。
5.2程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——文本格式代号；XXX——文件流水号（从001至999）；5.2.2文本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流水号/版本号ADD——公司名称的英文缩写；F——表格的英文缩写；流水号——从001至999；版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。
5.4外来文件的编号为：5.4.1FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来文件的英文缩写；□□——外来文件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。
5.4.3外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；5.4.4入库年月日作为外来文件的文件版号。
5.5各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。
5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流水号ADD——公司英文缩写；□□——文件格式；其中文件格式缩写： FAX---传真文件； MTR---会议记录。
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10、质量部ZL
11、工程后勤部ＨＱ
3.
3.1
模版见：附表一
１）文件类别:分为程序文件与作业文件
2）文件名称:自行拟定后报质量部建立台帐
保证文件得风格一致部门文件封面统一按照附表一格式设置，相关部门只需修改文件类别、文件名称即可。
3.2
本部分内容主要阐述文件得编写依据、编写或修订部门、初审部门、复审部门、会签部门、批准、管理部门等信息,并附此文件得编制／修订记录表。详见以下示例。
2.
2.1
ＳQYＬ/QMＭ-□□□□
1）SＱYＬ—“**＊＊*＊*******＊*＊＊*有限公司”得拼音缩写
2)Q—质量Qualiｔy得英文缩写;MM-管理手册ManagｅManuaｌ得英文缩写
3）□□□□空格部分填入质量手册发布年份
例如:ＳQYL/ＱMM－2012表示：＊*＊*＊＊＊*＊*＊*有限公司质量手册,发布
3.4
作业文件得封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5
3.5.1
记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求与实际情况编写。如附表二：“文件审批单”模版
3.5.2
对于需要设置封面得记录，封面模版见：附表三.在封面上写出记录得名称、编号，记录得编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期.记录得正文部分设计详细得记录填写样式,可以灵活设置。记录正文部分设置页眉、页脚,页眉信息:1）程序文件下得记录“表号：SQYＬ/R－QP－□□-□□第□□□□版第□次修订”，页脚设置有关页码得信息，一般为“第□ 页共□页”。2)工作文件下得记录“表号:SＱYＬ/Ｒ-ＱW－□□-部门代号□□－□□第□□□□版第□次修订”，页脚设置有关页码得信息,一般为“第 □页共□页”。
例如：SQYＬ／QW—02－CG01-20１２表示：第二个程序文件下，采供部制定得第一个工作文件,发布年份为２０1２年。
2.4
SQYL／R-QP—□□-□□
１)Ｒ-为记录Ｒｅｃorｄ得英文缩写
2）Q—质量Ｑuａｌity得英文缩写；P—程序Pｒoｇrａm得英文缩写
3)□□-□□依次填入该记录所属程序文件得编号与该记录所在此程序文件中得编号
本文件编制或修订部门：质量部
本文件初审部门:质量部
本文件会签部门：技术部
本文件复审部门：质量部
本文件批准：技术质量副总经理
本文件管理部门：质量部
序号
修订版
页次
编制或修订人
/日期
批准人
/日期
更改单号
备注
1.
本文件适应于体系文件(手册、程序文件、作业文件、记录)得编号、格式与版本确定，以保证文件得风格一致、结构合理，并便于理解、查阅与追溯。
1
2
3
4
5
…
5
6.
序号
文件编号
文件名
引用处
7
序号记录表记录表编号来自存放地点保存期
8
正文格式说明：
①标题级别得数字标示不超过三级,前三级分别采用1、、1、1、1．1．1来表示，第四级采用a）、b）、c)……或1）、２）、３）……或、等符号来表示。
②一级标题:两端对齐，宋体三号加粗,１、5倍行距，段前0行,段后０行;
共 X 页 第 Ｘ 页
页眉页脚字体设置为宋体五号,页眉边距:1、3厘米，页脚边距:1、0厘米
3)程序文件正文格式设置
正文格式按以下样式进行：
1、 目得（宋体三号加粗）
内容描述.(宋体小四）
2
内容描述。
3
3、１定义1：内容描述。
3、2定义2:内容描述。
４、
5
５、
序号／子过程
工作流程图
输出
责任者
引用文件
二级以下标题:左端对齐,宋体四号加粗,段前0行，段后0行，1、5倍行距；
三级以下标题:左端对齐，宋体小四号加粗,段前0行，段后0行,1、5倍行距；
正文：首行缩进2字符,宋体小四,段前０行,段后0行，1、5倍行距.
③所有数字均为Ariaｌ格式，字体大小遵循各级内容设置
④流程图用不同得图形来表示含义：进程用“"表示;判定用“”表示，走向用“”表示。
例如:SQＹL/R-QP—０２-01表示第二个程序文件下得第一个记录。
2.5
ＳＱYL/R-QW-□□-部门代号□□—□□
1）Ｒ—为记录Ｒecoｒd得英文缩写
2）Q-质量Qualｉty得英文缩写；W—工作指导书WorkingPａper得英文缩写
3)□□填入该工作指导书所属程序文件得编号
4）部门代号见2。6。1；□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件得编号
2.3
ＳＱYL/ＱW-□□－部门代号□□－□□□□
1）SＱYL—同2、1
2)Q—质量Ｑuality得英文缩写；W—工作指导书Working Paｐer得英文缩写
３）□□填入该工作指导书所属程序文件得编号
4）部门代号见2。６.１;□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件得编号
5)□□□□空格部分填入该工作文件发布年份
年份为2012年。
2.2
SQＹＬ／QＰ—□□－□□□□
1)SQYL—同2、1
2）Q—质量Quａｌitｙ得英文缩写;Ｐ-程序Ｐｒogrａm得英文缩写
3)□□填入程序文件得编号
4）□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
例如:SQYＬ/QＰ—01—２０12表示:质量管理体系第一个程序文件，发布年份为2０12年。
5)□□为此记录所在该工作文件中得编号
例如：ＳＱYL/R—ＱW—02－ＺL０１-２表示:质量部为支持第二个程序文件所编制得第一个工作指导书下得第二个记录。
2.5.1
部门代号:
1、综合管理部ZH
2、财务会计部CW
3、技术中心ＪS
4、销售公司XS
5、生产制造部ＳC
6、下料分厂XL
7、总装分厂ＺＺ
8、专用车分厂ＺＹ
＊*＊＊*＊＊＊＊＊＊＊*＊＊＊*＊＊*有限公司
一体化管理体系
作业文件
SQYL/QW—01—ZＬ01—2０12
文件编号、格式
与版本规定
编制日期
初审日期
复审日期
批准日期
2012-03-05发布2012—０3—05实施
＊＊*＊*＊**＊＊＊*＊＊＊＊＊有限公司发布
前言
本文件依据最新颁布得标准：IＳO9001、３C国家/行业/地方法律法规等要求制定。
例如:
(宋体小四,数字、西文Ａriａｌ）
3.3
1)页面设置
页边距:上（T)：２、4厘米下(B）:2、0厘米左（L）：2、60厘右(R）：2、10厘米
装订线（G）：0、0厘米装订线位置(U）：左侧
2)页眉页脚设计
页眉如下所示:
编号：SQYＬ/QP-□□－□□□□第□□□□版
管理体系手册、程序文件、工作文件得正文每页页脚中央添加页码信息