公司红头文件格式规范及流程管理办法(1)

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公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法第一篇:公司红头文件格式规范及流程管理办法公司红头文件格式规范及流程管理标准第一节总则第一条公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。

第二条公司文件,实行统一管理。

文件的管理,要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。

1.各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,不可随便向他人泄露。

2.文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。

绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。

保密文件由阅文人妥善保管。

第三条文件机密等级,由发文单位的分管领导根据文件内容确定。

第四条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司分管领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第五条公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。

第六条草拟文件应注意以下事项1.内容要符合公司制度。

2.反映情况要客观,实事求是。

3.文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。

4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。

第七条各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。

需要签署具体意见的,要明确、具体。

第八条公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份存档。

有领导指示的,还应附批复件。

第九条收文由公司办统一负责。

公司办收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。

阅示完毕后,由公司办收回归档。

第十条所有文件发放,一定要有登记、签收手续。

第十一条各公司发文,一定要由集团公司办统一编号1.以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号;2.股份公司发文,用总经办字(××年)××号;3.制冷公司发文,用财字(××年)××号;4.铸造公司发文,用工字(××年)××号;5.太阳能公司发文,用技字(××年)××号;6.艾博公司发文,用营字(××年)××号;7.金贝公司发文,用人行字(××年)××号;8.党委文 9.组干文 10.纪委文 11.工会 12.江苏 13.欧宝 14.实业第十二条红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一般用公司信笺印发。

公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法公司红头文件是指公司内部各类公文、函件等文件在印制时用的标头样式。

红头文件是公司对外传达形象的一种方式,也是公司管理规范的一个重要组成部分。

为了规范公司红头文件的格式和流程管理,提高公司形象和效率,制定公司红头文件格式规范及流程管理办法非常必要。

一、公司红头文件格式规范1.文件标题:字体为宋体或仿宋,字号为小四,居中设置。

2.公司名称:公司名称在文件标题下方,字体为宋体或仿宋,字号为小四,居中设置。

公司名称应该统一,不得更改或缩写。

3.公司标志:公司标志应该在公司名称之后显示,大小适中,不得超出红头文件范围。

4.日期:日期应该位于公司标志下方,字体为宋体或仿宋,字号为小四、日期的格式应该统一,例如2024年5月12日。

5.文件编号:文件编号应该位于日期下方,字体为宋体或仿宋,字号为小四、文件编号的编号规则应该清晰,便于查找和管理。

6.正文文字:正文文字采用宋体或仿宋字体,字号为小四、正文文字的格式要求整齐、清晰,行距适中,段落设置合理。

7.签名处:签名处在正文文字下方,应该设有签名、日期等空白区域,方便签名。

8.印章处:印章处应该显眼清晰,印章应该统一而规范,不得私自更改。

1.红头文件审批流程:公司红头文件在制作之前,必须经过相关部门的审批流程。

一般情况下,红头文件的审批顺序为:起草人→主管领导→相关部门→公司领导。

2.红头文件备案管理:公司红头文件的备案管理十分重要,备案材料包括红头文件原件、审批流程等。

备案管理应该严格执行,备案文件应当按照规定时间进行存档和整理。

3.红头文件使用管理:公司红头文件的使用管理十分关键,必须确保准确无误。

在使用红头文件时,应当仔细查阅审批文件,确认文件内容和格式无误。

4.红头文件撤销管理:如果一些红头文件有错误或需要修改,应当及时撤销。

撤销时必须通知相关人员,并进行撤销记录。

5.红头文件更新管理:公司红头文件需要不定期更新,以及定期检查。

红头文件格式规定、模板-红头文件的格式

红头文件格式规定、模板-红头文件的格式

××××××××××××公司××字【20××】×号关于下发《》的通知各单位:正文××××××××××××公司二○××年×月××日主题词:×××××××××抄送:×××××××××××××××××××××公司二○××年×月××日印共印×份公文排版样式文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1.7磅发文字号的字体:四号仿宋体、黑色标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中主送机关的字体:四号仿宋体、黑色正文的字体:四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距附件的字体:四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距作者的字体:四号仿宋体、黑色、右对齐日期的字体:四号仿宋体、黑色、右对齐,“零”可写为“○”注释的字体:小四号仿宋体、黑色主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗抄送机关的字体:四号仿宋体、黑色印发说明的字体:四号仿宋体、黑色印章上不压正文,下压日期一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。

红头文件格式规定、模板-红头文件的格式

红头文件格式规定、模板-红头文件的格式

××××××××××××公司××字【20××】×号关于下发《》的通知各单位:正文××××××××××××公司二○××年×月××日主题词:×××××××××抄送:×××××××××××××××××××××公司二○××年×月××日印共印×份公文排版样式文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1.7磅发文字号的字体:四号仿宋体、黑色标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中主送机关的字体:四号仿宋体、黑色正文的字体:四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距附件的字体:四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距作者的字体:四号仿宋体、黑色、右对齐日期的字体:四号仿宋体、黑色、右对齐,“零”可写为“○”注释的字体:小四号仿宋体、黑色主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗抄送机关的字体:四号仿宋体、黑色印发说明的字体:四号仿宋体、黑色印章上不压正文,下压日期一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。

红头文件及制作方法与格式规范

红头文件及制作方法与格式规范

XXXXXXXXXXXX文件大小根据实际情况XX字20XXXX号题目标题用二号小标宋字体XX部门:主送机关三号仿宋顶格冒号用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX;正文三号仿宋特此通知XX公司成文日期三号仿宋右空四个字的距离主题词三号黑体主题词目三号小标宋主题词:请购流程通知抄报:X总抄送:公司各部门抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋眉首:文头,红色反线以上部分印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人1.公文份数顺序号7位数版心左上角顶格第1行,机密、绝密件才标注2.密级和保密期限秘密、机密、绝密30年秘密件指内容涉及国家一般秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文;机密件指内容涉及国家重要秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文;绝密件指内容涉及国家核心秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文;3.紧急程度急件、特急;电报:特提、特急、加急、平急3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字间空1字;如同时标识密级和紧急程度,密级在第1行,紧急程序在第2行4.发文机关标识小标宋体字,红色XXX人民政府文件——主要用于向上级机关报告工作,颁布行政规章,发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话,转发上级或批转下级重要文件等XXX人民政府——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文;联合行文党、政、军、群5.发文字号发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;联合行文只标主办机关的发文字号发文机关代字渝府发——年份〔2005〕——序号6.签发人只有上行文才标注;平行排列于发文字号右侧;发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;“签发人”用3号仿宋字,后用3号楷体字标识签发人姓名;二、主体红色反线下方,主题词上方标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注1.标题位于红色反线空两行之下,2号小标宋体字,居中三要素:发文机关——事由关于的——文种要求:切题、简明、醒目、得体2.主送机关左侧顶格用3号仿宋体字标识全称或规范化简称、统称注:公告、通告等属周知性的公文,没有主送单位;3.公文正文:首页必须显示正文4.附件正文下空1行左空2字,用3号仿宋体标识附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力;5.成文日期行政机关公文用汉字,党委系统用阿拉伯数码标识;法规性公文的成文时间一般在标题下方正中,并加一圆括号成文日期确定的原则:1会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;2领导签发的,以签发日期为准;3联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准;4法规性文件以文件批准日期为准;6.公文生效标识右空4字公文除会议纪要和以电报形式发出外,均要盖印章;行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期和盖章;联合行文,上行文只盖主办机关的章;下行文各主办机关均要盖章;当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色;只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐;两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm;当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称可用简称按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上;主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间;当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上;7.附注用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、,用圆括号括入;三、版记:1.主题词用3号黑体字,居左顶格标识;词目用3号小标宋体;词目之间空1字类别词——类属词——文种例:某师范学院关于加强重点学科建设的意见教育院校学科建设意见除类别词外,最多可选5个2.抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的机关抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号;市政府发文的抄送机关的排列次序:党委、人大、政协、纪委、法院、检察院、警备区、人民团体、有关部门、有关机关;如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后,另起一行;3.印发机关和印发日期位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占l行位置;用3号仿宋体字;印发机关左空l字,印发日期右空1字;印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识;。

红头文件格式要求及说明

红头文件格式要求及说明

红头文件格式要求及说明红头文件是指在正式的文书、公函或企业文件上的格式要求。

它通常包括了标志、日期、文号、题目、正文、落款和附件等内容。

下面是红头文件的具体要求和说明。

一、标志红头文件的标志通常包括了一个固定的标志图案,一般是公司或组织的标志,也可以是企业的商标、政府机关的徽章等。

标志应在文件的左上角或右上角位置,以突出显示,具有辨识度和权威性。

二、日期日期是红头文件中必不可少的一部分。

日期要精确到年、月、日,并写在标志的下方或右侧。

日期应根据当地习惯,采用顺序为“年-月-日”的书写方式,如2024年1月1日可写作2024年1月1日或2024-1-1等。

三、文号文号是红头文件中的重要组成部分之一,用于识别和分类公文,以方便文件的管理和查阅。

文号应在标志的下方或右侧,以“字”或“号”为单位,例如“A-01”、“2024字第001号”等。

文号的格式和规范可以根据不同机构、企业或行业的要求略有区别,但必须整齐、清晰、易读。

四、题目题目是红头文件的核心部分,应准确、明确地表达出文件的主题和内容。

题目一般紧随文号之后,可以使用加粗、居中、倾斜等方式进行排版,以与正文内容区分开来。

题目的字号应适中,以便查阅和辨认。

五、正文正文是红头文件的主体部分,用来具体阐述文件的内容和要求。

正文应采用规范的格式和语言,内容应明确、简洁、准确,段落间要有明确的分隔,以便阅读和理解。

正文的字号和字体应与题目一致,可根据需要进行适当的加粗、缩进、分割等排版处理。

六、落款七、附件附件是红头文件中添加的附加说明、资料、表格等文件,用于补充或解释正文的内容。

附件应在正文下方、落款上方进行标注,可以使用“附件”、“附录”等词语进行说明。

可以对附件进行编号、文件格式、大小等具体的描述,以便读者正确阅读和理解文件内容。

总之,红头文件是一种制定统一格式的规范,并通过标志、日期、文号、题目、正文、落款和附件等要素的合理搭配,从视觉上提高了文件的形象和权威感。

公司红头文件管理制度模板

公司红头文件管理制度模板

第一章总则第一条为加强公司红头文件的管理,确保红头文件的质量、安全和使用效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有红头文件的起草、审核、签发、收发、归档、保管和销毁等环节。

第三条公司红头文件是指公司以公司名义发布的具有规范性、指导性、命令性和权威性的正式文件。

第二章文件分类与编号第四条红头文件分为以下类别:(一)公司章程、规章制度;(二)会议纪要、决议;(三)工作计划、报告;(四)通知、通报;(五)命令、决定;(六)其他具有公司行政命令性质的文件。

第五条红头文件应按照类别和发布顺序编号,编号格式为“年份+类别代码+序号”。

第三章文件起草与审核第六条红头文件由各部门根据工作需要起草,起草人应熟悉业务,确保文件内容准确、规范。

第七条起草的红头文件需经起草部门负责人审核,审核内容包括文件内容、格式、编号等。

第八条审核通过的红头文件报公司办公室进行正式审核,审核内容包括政策法规的符合性、行文规范等。

第四章文件签发与印发第九条经审核通过的红头文件由公司法定代表人或授权的负责人签发。

第十条签发后的红头文件由公司办公室负责印发,印发前应进行排版、校对。

第十一条红头文件的印发范围和方式由公司办公室根据文件性质和内容确定。

第五章文件收发与管理第十二条公司办公室负责红头文件的收发工作,确保文件及时、准确地送达相关部门。

第十三条收到的红头文件需登记在册,并由接收部门负责人签字确认。

第十四条红头文件应按照类别和编号进行分类存放,便于查阅和管理。

第六章文件归档与保管第十五条红头文件执行完毕后,由公司办公室负责归档。

第十六条归档的红头文件应按照档案管理要求进行分类、编目、上架。

第十七条红头文件的保管期限按照国家档案管理有关规定执行。

第七章文件销毁第十八条红头文件达到保管期限或因其他原因需要销毁的,由公司办公室提出销毁意见,经公司领导批准后销毁。

第十九条销毁红头文件应进行登记,并由监销人监督销毁过程。

第八章附则第二十条本制度由公司办公室负责解释。

企业红头文件标准格式

企业红头文件标准格式

企业红头文件标准格式一、前言。

企业红头文件是企业内部或者对外公文的一种重要形式,具有一定的标准格式。

规范的红头文件能够提高企业形象,传达出专业、严谨、规范的工作态度,对于企业的管理和运营具有重要的意义。

因此,制定企业红头文件的标准格式,对于提高企业的管理效率和形象至关重要。

二、标准格式。

1. 页眉。

企业红头文件的页眉一般包括公司名称、公司标志和文件标题。

公司名称和公司标志通常位于文件的左上角,文件标题位于右上角。

页眉的字体一般选择公司的官方字体,颜色一般选择公司的标准颜色。

2. 文件编号。

文件编号一般位于文件的右上角,用于唯一标识该文件。

文件编号的格式一般为“年份+部门编号+流水号”,例如“2022-001-001”。

3. 文件标题。

文件标题一般位于文件的中央位置,字体一般选择公司的官方字体,字号一般选择16号或者18号。

文件标题要简洁明了,能够准确概括文件内容。

4. 正文。

正文一般分为“正文”、“正文内容”和“落款”三部分。

正文的格式一般为宋体,字号一般选择小四号。

正文内容要求言简意赅,逻辑清晰,行文流畅,表达准确,避免出现错别字和语法错误。

5. 落款。

落款一般位于文件的左下角,包括签发人、签发日期、印章和签名。

签发人一般为公司高层管理人员,签发日期为文件签发的日期,印章一般为公司的公章,签名为签发人的真实签名。

6. 附件。

如果文件有附件,一般在正文内容结束后另起一行写明“附件”,然后罗列出附件的名称和数量。

三、总结。

企业红头文件的标准格式对于企业的管理和形象具有重要的意义。

通过规范的格式,能够提高文件的辨识度和专业度,为企业的管理和运营提供有力的支持。

因此,各部门和人员在起草企业红头文件时,应当严格按照标准格式进行,以确保文件的规范和统一。

四、附录。

1. 企业红头文件示例。

2. 企业红头文件格式规范解读。

以上就是企业红头文件的标准格式,希望各部门和人员能够严格遵守,确保企业文件的规范和统一。

公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文件格式规范及流程管理办法

公司红头文‎件格式规范‎及流程管理‎办法第一节总则第一条公司文件,是传达贯彻‎上级指示精‎神、请示和答复‎问题,指导或商洽‎工作的重要‎工具。

第二条公司文件,实行统一管‎理。

文件的管理‎,要做到规范‎、准确、及时、安全。

行文单位,要克服官僚‎主义和文牍‎主义。

1. 各部门及各‎有关人员,对文件中涉‎及本公司应‎保密的事项‎,必须严守机‎密,不可随便向‎他人泄露。

2. 文件保密等‎级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般‎文件。

绝密、机密文件打‎印一定要用‎专用磁盘。

绝密文件只‎能印一份,由起草人送‎有阅文资格‎的人员传阅‎,机密文件按‎审阅人数打‎印,阅完后由起‎草人收回归‎档。

保密文件由‎阅文人妥善‎保管,详见《保密管理制‎度》。

第三条文件机密等‎级,由发文单位‎的主管领导‎根据文件内‎容确定。

第四条公司发文的‎程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第五条公司收文的‎处理程序为‎:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。

第六条草拟文件应‎注意以下事‎项1. 内容要符合‎公司制度。

2. 反映情况要‎客观,实事求是。

3. 文字要准确‎、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。

4. 人、地、名称、引文及时间‎要具体、准确。

第七条各负责人阅‎、批文件应仔‎细认真,阅完后须签‎名并注明日‎期,不得圈阅。

需要签署具‎体意见的,要明确、具体。

第八条公司所有发‎文,发文单位应‎有存档,并将文件原‎稿(经领导签字‎)审核稿件连‎同正本二份‎存档。

有领导指示‎的,还应附批复‎件。

第九条收文由综合‎部统一负责‎。

综合部收文‎后,应先做好归‎类、登记,然后根据文‎件的内容,分送有关领‎导阅示。

阅示完毕后‎,由行综合部‎收回归档。

第十条所有文件发‎放,一定要有登‎记、签收手续。

第十一条公司发文,一定要由综‎合部统一编‎号1. 以公司名义‎对外发文,一律×××字(××年)××号;2. 公司综合部‎发文,用综字(××年)××号;3. 审核部发文‎,用审字(××年)××号;4. 市场部发文‎,用市字(××年)××号;第十二条红头文件,只适用于需‎遵照执行的‎制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一‎般用公司信‎笺印发。

公司红头文件管理制度范文

公司红头文件管理制度范文

公司红头文件管理制度范文公司红头文件管理制度第一章总则第一条为规范公司红头文件的管理,加强公司文件的发放与使用,提高工作效率和信息管理水平,特制定本红头文件管理制度。

第二条红头文件专门指由公司高级管理者签署或批准的正式公文、决策文件、通知、指示等文书,采用公司红头纸印刷,代表公司立场和声誉。

红头文件一般包括公司章或标识、文件字号、发布日期、公章或签发人名字等一些固定要素。

第三条公司红头文件应当遵守国家的法律、法规,符合公司的相关规定和流程。

红头文件的发放应当合理、透明、公正,并要求相应的文件管理制度对其进行规范。

第二章红头文件的分类和编号第四条公司红头文件按照文件的性质和用途进行分类,主要分为以下几类:1. 决策类:包括决策会议纪要、决策事项报告等;2. 通知类:包括通知、通告等;3. 指示类:包括指示、批示、要求等;4. 总结类:包括工作总结、项目总结等;5. 命令类:包括命令、规章等;6. 其他类:根据特殊需要确定的其他类型文件。

第五条各类红头文件应当编写文件字号,按照公司的档案管理制度进行编号。

文件字号一般包括年份、月份、序号等,要求唯一性和可查找性。

第六条公司红头文件的编号采用电子化管理,并在文件上加盖公司电子章或电子签名,确保文件的真实性和防伪性。

第三章红头文件的发放和印制第七条公司红头文件的发放原则上由具有红头文件颁布权限的相关负责人签署或批准,并由公文管理人员进行印制和分发。

发放的红头文件应当及时、准确地传达相关内容,并由接收人签收收文。

第八条红头文件的印制应当确保版面整齐、文字清晰、排版规范,注重文件的审美性和专业性。

印制过程中要注意保护文件的机密性和防止泄漏。

第九条公司红头文件的印制数量应当根据实际需要进行合理确定,尽量减少浪费,避免过多的存储和管理负担。

第四章红头文件的备份和保存第十条公司红头文件的备份应当按照公司的档案管理制度进行规范,采取电子化备份和纸质备份相结合的方式,确保文件的安全性和可持续性。

公司红头文件管理制度范本

公司红头文件管理制度范本

第一章总则第一条为加强公司红头文件的管理,确保文件内容准确、及时、安全地传达,提高工作效率,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有红头文件的管理,包括但不限于通知、决定、通报、报告、请示等。

第三条公司红头文件的管理应遵循合法性、真实性、准确性、及时性、保密性和安全性的原则。

第二章文件制定与审批第四条公司红头文件的制定应由各部门负责人或指定专人负责,经部门领导审核后,报公司领导审批。

第五条文件内容应明确、简洁、准确,不得含糊其辞或存在歧义。

第六条文件制定过程中,应充分听取相关部门和人员的意见,确保文件内容的合理性和可行性。

第七条经公司领导审批同意的红头文件,由办公室统一编号、印发。

第三章文件印发与传递第八条公司红头文件的印发应由办公室负责,确保文件及时、准确地送达相关部门和人员。

第九条文件印发时,应注明文件编号、名称、印发日期和份数。

第十条文件传递应通过公司内部邮件系统或专人送达,确保文件安全、保密。

第十一条文件传递过程中,应确保文件不被泄露、丢失或损坏。

第四章文件归档与保管第十二条公司红头文件印发后,由办公室负责归档,建立档案管理制度。

第十三条归档文件应按照文件编号、名称、印发日期等进行分类整理,便于查阅。

第十四条文件保管应遵循以下规定:(一)文件柜应上锁,确保文件安全;(二)文件柜钥匙由办公室专人保管,不得随意借出;(三)文件柜应定期清理,及时销毁过时文件。

第五章文件使用与销毁第十五条公司红头文件的使用应严格按照文件内容执行,不得擅自修改、补充或删除。

第十六条使用文件时,应注明文件编号、名称、印发日期,确保文件使用的准确性。

第十七条文件使用完毕后,应按原样归档,不得擅自保留或转借他人。

第十八条文件销毁应严格按照国家相关规定和公司内部规定执行,确保文件销毁的安全、保密。

第六章责任与奖惩第十九条公司各部门负责人和文件管理人员应认真履行职责,确保红头文件管理的规范、高效。

第二十条对在红头文件管理工作中表现突出的个人或部门,给予表彰和奖励。

企业红头文件标准格式

企业红头文件标准格式

企业红头文件标准格式一、公司名称及标识公司名称应位于文件纸张的顶部中央位置,字体一般选用黑体,大小根据纸张比例来调整,以确保能够清晰可见。

公司标识可以放在公司名称的旁边或下方,并且要跟公司名称保持一定的间距。

二、文件标题文件标题应位于公司名称及标识的下方,采用加粗的字体,以突出文件的主要内容。

标题可以简明扼要地概括文件的目的,以便读者一目了然。

三、文件编号文件编号是文件的重要标识之一,用于对文件进行管理和归档。

文件编号应位于文件标题的下方,采用统一的格式进行编写,例如“文件编号:XXXX-XXXX”。

四、日期日期是指文件的起草或发出日期,一般位于文件编号的下方,采用统一的日期格式,例如“日期:YYYY年MM月DD日”或“日期:YYYY/MM/DD”。

五、收件人收件人是指文件的主要接收人,应该注明收件人的姓名和职务,并位于日期的下方。

如果有多个收件人,可以使用“致:”来表示,然后按照职务的重要程度的顺序罗列。

六、正文内容正文内容是指文件的主要内容,应该在收件人的下方开始书写。

正文内容必须明确、清晰,条理清晰,可以根据需要分成多个段落。

每段的开头可以缩进两个字符,并且段落之间应该留有适当的间距。

七、落款及签名落款是指用于表示文件发出单位和发出人的部分,一般位于正文内容的下方。

落款应该包括公司名称、单位名称以及文件发出人的姓名和职务。

签名是指文件发出人亲笔签名的部分,应该位于落款的右下方。

八、附件附件是指文件中需要附带的其他文件或材料,应该在正文内容和落款之间注明“附件:”,然后罗列附件的名称和数量。

九、抄送抄送是指将文件副本发给其他人的动作,一般在附件下方注明“抄送:”,然后罗列抄送人的姓名和职务。

如果有多个抄送人,可以使用“及”符号连接。

以上是一个企业红头文件的标准格式。

在实际应用中,企业可以根据自身的需求和风格进行相应的调整和修改,以便更好地满足文件的撰写和传达的需要。

(完整版)公司内部文件格式标准规范

(完整版)公司内部文件格式标准规范

公司公文格式标准标准〔试行〕1.目的为标准公司内部公文格式,提高公司内部文件管理质量。

2.适用范围公司各部门3.内容3.1公司文件格式要求:红头文格式.1文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅.2发文字号的字体:四号宋体、黑色.3标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中.4主送机关的字体:四号宋体、黑色.5正文的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距.6附件的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距.7作者的字体:四号宋体、黑色、右对齐.8日期的字体:四号宋体、黑色、右对齐,“零〞可写为“○〞.9注释的字体:小四号宋体、黑色.10主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗.11抄送机关的字体:四号宋体、黑色.12印发说明的字体:四号宋体、黑色印章上不压正文,下压日期.13所有红头文件在发布之后将原件交由综合办公室部并进行统一编号保管规章制度文格式文件标题:各级标题均用阿拉伯数字〔1,1.1,〕区别,大标题为黑体三号加粗,一级标题字体用黑体四号字加粗,二级标题用楷体GB-2312小四号字加粗,三级、四级标题用仿宋体小四号字,一般不用宋体字标注小标题,也不用“加粗〞的方式标注小标题3.1.2.2文件正文:宋体小四号字,正文强调局部内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期:宋体小四号字3.1.2.4主题词/呈/发:宋体小四号字3.1.2.53.1.2.6页边距:上下各为㎝,左右各为㎝.7页眉顶端距离:1.5cm,并添加公司logo及公司全称〔宋体小四〕,页脚底端距离:1.75cm,页码居中〔Times New Roman 小五〕.8公司简称:在文件正文内可简称“**公司〞3.1.2.9公司全称:在落款、合同文本等情形必须用全称3.1.3 企业常用公文〔规定、报告、总结、通报、决议、指示、条例、公告、通告、决定、意见、报告、请示、批复、函、会议纪要等〕格式3.1.3.1封面标题:黑体小初号、加粗、字符间距为1磅3.1.3.2封面副标题:黑体一号3.1.3.3标题:二号黑体字、加粗、黑色、居中3.1.3.4段落标题:一级标题以汉字“一、〞标注为宋体小四号字,加粗;二级标题以汉字“〔一〕〞标注为宋体小四号字,不加粗;三级标题以汉字“1.〞标注为宋体小四号字,不加粗;四级标题以数字加括号“(1)〞标注为宋体小四号字,不加粗3.1.3.5正文的字体:小四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.3.6附件的字体:小四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.3.7发文单位:小四号宋体、黑色、右对“日期上〞居中3.1.3.8日期的字体:小四号宋体、黑色、右空4字,“零〞可写为“○〞3.1.3.9注释的字体:小四号宋体、黑色3.1.3.10主题词的字体:四号黑体、黑色、加粗3.1.3.11抄送机关的字体:小四号宋体、黑色3.1.3.12行间距、页边距、页眉页脚距离同制度文格式3.1.4请示文格式3.1.4.1请示标题为三号宋体加粗居中3.1.4.2正文段落1.5倍行距,字体为四号宋体字3.1.4.3落款/日期为四号宋体字发文字号编写说明发文字号简称文号,是由发文机关代字、年份和序号组成。

红头文件格式规定、模板-红头文件的格式

红头文件格式规定、模板-红头文件的格式

××××××××××××公司××字【20××】×号关于下发《》的通知各单位:正文××××××××××××公司二○××年×月××日主题词:×××××××××抄送:×××××××××××××××××××××公司二○××年×月××日印共印×份公文排版样式文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1.7磅发文字号的字体:四号仿宋体、黑色标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中主送机关的字体:四号仿宋体、黑色正文的字体:四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距附件的字体:四号仿宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距作者的字体:四号仿宋体、黑色、右对齐日期的字体:四号仿宋体、黑色、右对齐,“零”可写为“○”注释的字体:小四号仿宋体、黑色主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗抄送机关的字体:四号仿宋体、黑色印发说明的字体:四号仿宋体、黑色印章上不压正文,下压日期一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。

红头文件模板及制作办法与格式规范

红头文件模板及制作办法与格式规范
XXXXXXXXXXXX文件
大小根据实际情况
XX字【20XX】XX号
题目
标题用二号小标宋字体
XX部门:主送机关三号仿宋顶格冒号用全角
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三号仿宋
特此通知
XX公司
20XX.X.X
成文日期三号仿宋右空四个字的距离
主题词三号黑体主题词目三号小标宋
如抄送各民主党派市委、市工商联、各人民团体应排在最后,另起一行。
3.印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
主题词:请购流程通知
抄报:X总
抄送:公司各部门
抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋
眉首:(文头,红色反线以上部分)
印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人
1.公文份数顺序号7位数(版心左上角顶格第1行,机密、绝密件才标注)
2.密级和保密期限(秘密、机密、绝密*30年)
三要素:发文机关——事由(关于?的)——文种
要求:切题、简明、ห้องสมุดไป่ตู้目、得体
2.主送机关(左侧顶格用3号仿宋体字标识)

(完整版)红头文件模板及制作方法与格式规范

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XXXXXXXXXXXX文件大小根据实际情况XX字【20XX】XX号题目标题用二号小标宋字体XX部门:主送机关三号仿宋顶格冒号用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX。

正文三号仿宋特此通知XX公司2016.X.X成文日期三号仿宋右空四个字的距离主题词三号黑体主题词目三号小标宋主题词:请购流程通知抄报:X总抄送:公司各部门抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋眉首:(文头,红色反线以上部分)印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人1.公文份数顺序号7位数(版心左上角顶格第1行,机密、绝密件才标注)2.密级和保密期限(秘密、机密、绝密*30年)秘密件指内容涉及国家一般秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

机密件指内容涉及国家重要秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

绝密件指内容涉及国家核心秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

3.紧急程度急件、特急;电报:特提、特急、加急、平急(3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字间空1字;如同时标识密级和紧急程度,密级在第1行,紧急程序在第2行)4.发文机关标识(小标宋体字,红色)《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作,颁布行政规章,发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话,转发上级或批转下级重要文件等)《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。

联合行文(党、政、军、群)5.发文字号(发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布。

联合行文只标主办机关的发文字号)发文机关代字(渝府发)——年份〔2005〕——序号6.签发人只有上行文才标注。

平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。

“签发人”用3号仿宋字,后用3号楷体字标识签发人姓名。

二、主体(红色反线下方,主题词上方)标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注1.标题(位于红色反线空两行之下,2号小标宋体字,居中)三要素:发文机关——事由(关于?的)——文种要求:切题、简明、醒目、得体2.主送机关(左侧顶格用3号仿宋体字标识)全称或规范化简称、统称注:公告、通告等属周知性的公文,没有主送单位。

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红头文件及制作方法与格式规范集团标准化小组:[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]XXXXXXXXXXXX文件大小根据实际情况XX字【20XX】XX号题目标题用二号小标宋字体XX部门:主送机关三号仿宋顶格冒号用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

正文三号仿宋特此通知XX公司2016.X.X成文日期三号仿宋右空四个字的距离主题词三号黑体主题词目三号小标宋主题词:请购流程通知抄报:X总抄送:公司各部门抄送、抄送单位、印发单位及引发日期用三号仿宋眉首:(文头,红色反线以上部分)印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人1.公文份数顺序号7位数(版心左上角顶格第1行,机密、绝密件才标注)2.密级和保密期限(秘密、机密、绝密*30年)秘密件指内容涉及国家一般秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。

机密件指内容涉及国家重要秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。

绝密件指内容涉及国家核心秘密,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。

3.紧急程度急件、特急;电报:特提、特急、加急、平急(3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字间空1字;如同时标识密级和紧急程度,密级在第1行,紧急程序在第2行)4.发文机关标识(小标宋体字,红色)《XXX人民政府文件》——主要用于向上级机关报告工作,颁布行政规章,发布政府的决定或通知、印发重要会议纪要和政府领导讲话,转发上级或批转下级重要文件等)《XXX人民政府》——主要用于印发函件及处理一般事项的通知、批复等下行文。

联合行文(党、政、军、群)5.发文字号(发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布。

联合行文只标主办机关的发文字号)发文机关代字(渝府发)——年份〔2005〕——序号6.签发人只有上行文才标注。

平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。

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公司红头文件格式规范及流程管理办法第一节总则第一条公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。

第二条公司文件,实行统一管理。

文件的管理,要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位,要克服官僚主义和文牍主义。

1. 各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,不可随便向他人泄露。

2. 文件保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。

绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。

绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。

保密文件由阅文人妥善保管,详见《保密管理制度》。

第三条文件机密等级,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第四条公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第五条公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。

第六条草拟文件应注意以下事项1. 内容要符合公司制度。

2. 反映情况要客观,实事求是。

3. 文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。

4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。

第七条各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。

需要签署具体意见的,要明确、具体。

第八条公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份存档。

有领导指示的,还应附批复件。

第九条收文由综合部统一负责。

综合部收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。

阅示完毕后,由行综合部收回归档。

第十条所有文件发放,一定要有登记、签收手续。

第十一条公司发文,一定要由综合部统一编号1. 以公司名义对外发文,一律×××字(××年)××号;2. 公司综合部发文,用综字(××年)××号;3. 审核部发文,用审字(××年)××号;4. 市场部发文,用市字(××年)××号;第十二条红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等,其他文件一般用公司信笺印发。

第二节文件起草收发规定第十三条公司的文件由综合部起草,综合部主任审核,总经理审批签发;公司各部门的文件由各部门负责起草,综合部审核,总经理签发。

第十四条文件签发后,送综合部(签发的原件和电子版本件)统一由其排版、编号、打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。

第十五条文件和原稿,由综合部分类归档,保存备查。

第十六条属于保密的文件,核稿人应该注明保密等级,并确定报送范围。

保密文件按保密规定,由专人印制、报送。

第十七条文件统一由综合部负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。

保密文件由专人按核定的范围报送。

第十八条外来的文件由综合部专人负责签收,并分类登记。

由总经理提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

第十九条传阅文件由综合部专人负责收回,对领导指示的文件,综合部及时组织传达和落实。

第三节收文的管理第二十条文件的签收1. 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由公司综合部登记签收。

在签收和拆封时,综合部人员均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2. 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,并登记差错文件的文号。

第二十一条文件的编号保管1. 综合部对上级来文拆封后应及时附上《文件处理传阅单》,并分类登记编号、保管。

须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交综合部办理正常手续。

2. 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合部进行登记编号保管,不得个人保存。

第二十二条文件的阅批与分转1. 凡正式文件均需由总经理根据文件内容和性质阅签后,由综合部分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。

2. 一般函、电、单据等,由综合部直接分转处理。

如涉及几个部门会办的文件,应同主办部门联系后再分转处理。

3. 为加速文件运转,综合部应在当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第二十三条文件的传阅与催办。

1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2. 阅读文件应抓紧时间,应尽量当天阅完,阅批文件一般不得超过一天,阅后应签名以示负责。

如有领导“批示”、“拟办意见”,发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3. 发文部门对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得发文部门同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

4. 综合部有权督促发文部门催办文件要求和领导指示办理的相关事宜,在经发文部门催办无效的情况下,综合部有权直接催促承办部门完成相关文件要求、规定、指示、通知等第四节发文的管理第二十四条发文的规定1. 全公司上报下发正式文件的权力集中在综合部,其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2. 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向综合部提出发文申请,并将文件底稿交综合部审核。

3. 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围文件,须由总经理批准签发。

第二十五条发文的范围1. 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2. 公司下发文件主要用于:(1)公布公司规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项;(4)公布全公司性的重大技术、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关公司的重大事项。

3. 公司上行文、外发文主要用于:(1)对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定;(2)同关联企业联系有关公司重大技术、人事劳资、物资供应、经营管理等事宜。

4. 在公司日常经营管理、技术工作中,有关技术文件、图纸、准则修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经公司领导批准后,由主管业务部门书面(工作联系函)或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

5. 凡各业务部门,如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

6. 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查,同时交由综合部做项目资料备档)不用公司名义发文。

第五节文件种类与分类及特性第二十六条文件种类及作用:1. 请示:请上级部门指示和批准,用“请示”。

2. 报告:向上级部门汇报工作,反映情况,用“报告”。

3. 指示:对下级部门布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。

4. 布告、公告、通告:对全公司公布应当遵守或周知的事项,用“布告”;向公司外宣布重大事件,用“公告”;在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”。

5. 批复:答复请示事项,用“批复”。

6. 通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的文件或转发上级、同级和不相隶属单位的文件,用“通知”。

7. 通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用“通报”。

8. 决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用“决定”。

经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。

9. 函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函”。

10. 会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”第二十七条文件的分类:1、文件分类及特性:(1)文件按传递对象分类,可分为:部门内部文件、公司内部文件及公司对外往来文件;(2)文件按性质分类,可分为:协调性文件、指令性文件、回复性文件及通知性文件;(3)文件按阅读权限分类,可分为:全体员工阅读文件、部门内部员工阅读文件、经理级阅读文件及总监、副总经理、总经理级阅读文件;(4)文件按回复时效分类,可分为:紧急、急件及普通件;2、文件回复时效:对于紧急文件,收件人应于12小时内给予回复,未见回复每次处罚100元;急件,收件人应于24小时内给予回复,未见回复每次处罚50元;普通件,收件人应于48小时内给予回复,未见回复每次处罚30元;且答复时应明确提供事务解决方法及完成时间;3、文件传递机制:指令性文件,全体收件人应签字确认,并认真学习,贯彻落实,所有下发的文件,部门要以最快的时间(12小时内)组织进行有效学习(特殊情况除外),并且要求参与人在下发学习文件上签字确认已经学习;如经综合部检查没有组织学习的部门负责人每次处罚100元;4、文件存档办法:所有文件原件应统一交由综合部保管,对于收发文件当事人可留复印件随时翻阅;5、文件保密制度:所有涉及公司利益的文件,如合同、客户名单、财务报表、合同报价,预算报价等相关文件,全部列为公司保密文件,可盖加密章,严格设定阅读权限,落实公司保密文件的相应存档制度。

第六节文件的借阅和清退第二十八条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件,需填写文件查阅申请单,并经部门负责人签字确认,经总经理同意后方可借阅。

第二十九条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第三十条综合部部对承办的文件应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。

(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。

发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

第三十一条部门应指定责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

第七节文件的立卷与归档第八节第三十二条文件的归档范围1. 凡下列文件统一由综合部负责归档:(1)上级部门来文,包括上级对公司报告、申请的批复;(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营管理工作的各类计划统计、季度、年度报表等;(3)公司经理办公会、中层干部会以及各种专题例会记录;(4)有保存价值的来信、来访记录及处理结果;(5)参加上级召开的各种会议带回文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等;(6)上级部门领导来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料;(7)反映本公司经营管理活动、先进人物事迹及公司领导工作等音、像摄制品;(8)公司日志和大事记;(9)公司项目商务、工程合同、施工资料等;(10)公司人事、行政档案;(11)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

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