新版文件编写规范.pdf
文件编制规范简版
文件编制规范一、范围本规范规定了文件通用的排版和印制装订要求、文件格式各要素的编排规则。
本规范适用于内部编制的文件。
二、文件用纸幅面尺寸及版面要求（一）幅面尺寸文件采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
（二）版面1.页边与版心尺寸文件用纸天头（上白边）为37mm±1mm，文件用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
2.字体和字号如无特殊说明，文件格式各要素一般用3号仿宋体字。
特定情况可以作适当调整。
3.行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
4.文字的颜色如无特殊说明，文件中文字的颜色均为黑色。
- 1 -三、印制装订要求（一）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（二）印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。
印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（三）装订要求1.文件应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
2.骑马订或平订的文件应当：（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。
3.包本装订文件的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
四、文件主体排版规范（一）标题- 2 -一般用2号小标黑体字，编排于下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。
（三）正文文件首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
01文档格式规范V2.0.pdf
文档格式规范1.标题分级文档标题一般最深到5级标题，这5级标题的格式应该通过“”→“”设置。
标题一律设为自动更新，表1以正文为小四号字为例说明各级标题格式，若正文是5号字，则字号相应变动。
表1 标题格式列表标题例中文字体西文字体字号首行缩进段前段后对齐方式标题1 1内容黑体 Arial 小二不缩进各0.5行居中标题2 1.1内容黑体 Arial 三号不缩进各0.3行左对齐标题3 1.1.1内容黑体 Arial 四号不缩进各0.2行左对齐标题4 1．内容楷体 TimesNewRoman 四号缩进2字符各0.2行左对齐标题5 1)内容黑体 Arial 小四缩进2字符各0.2行左对齐注：(1)使用这种方法设置标题格式，是为了自动生成目录使用，一般生成到前三级。
自动生成完的目录都会带有链接，同时按下“Ctrl+Shift+F9”可以去掉该链接；失去链接后的目录文字带有下划线，此时选中目录，然后按下“”即可去掉。
目录格式也可以通过“”→“”设置。
(2)检查标题是否完整。
最多生成到5级进行查看。
(3)标题末尾一定不要用标点符号。
2.表(1)表标题在表体上方，与不能分开。
表标题应设为自动更新。
表标题格式字号应比正文字号小一号。
(2)表字格式单独设置。
字号应比正文字号小一号。
例如：宋体、Times New Roman、小五。
注意表字行距、对齐方式、行高，不要太空。
(3)尽量使用三线表，即左、右及中间边线是空的。
为了对齐可使用白颜色的的表线。
样表见表1。
(4)正文中必须对文档中出现的表进行说明。
(5)注意表的对齐方式，尽量使用通栏表，如表1。
3.图(1)文档中的图和图标题都必须放在四周边线是空白的表格中。
注意：图标题放在图下方，图和图标题不是组合在一起的。
表标题应设为自动更新。
图字格式应单独设置。
(2)如果要使用word图时，不要直接在原文档中绘图，而是应该另外新建一个专门用来画图的文档，在这个文档中完成该图。
然后再将该图复制后，通过选择“”中的“图片”进行粘贴，这样可放大缩小。
文件编写模板(管理制度、操作规程、标准等)
XX公司管理体系文件
文件编号（新罗马字体，小三）
文件标题（黑体，小初，加粗）
（文件编写页边距：上下 2cm
左右 2.5cm）
受控状态：
发放编号：
（黑色字体不用改）
发布日期：XXXX-XX-XX实施日期：XXXX-XX-XX
编制：XXXX审核：XXXX批准：XXXXX
修订记录
1 目的（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
2 适用范围（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
3 职责权限（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
4 正文………(1级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
4.1 ………(2级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
4.1.1 ………(3级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
（1）……………………………………………………………………
……………(4级标题下的内容为左侧缩进4.73字符，悬挂缩
进2.52字符)
a…………………………………………………………………
…………(5级标题下的内容为左侧缩进8.1字符)
X相关文件和记录
X.1 XXX表格（表格编号）
X.2 XXX表格（表格编号）
XXX表格
XXX表格
世上没有一件工作不辛苦，没有一处人事不复杂。
不要随意发脾气，谁都不欠你的。
关于规范文件编写的说明
公文格式说明为了提高我部公文行文质量和公文处理效率，减少错误，根据办公室下发的《齐鲁公司公文处理办法》将文件编写以及排版等主要的注意事项摘要如下，忘在今后文件编写及编排过程中遵照执行。
一、部处文格式：页边距设置：上37mm，下35mm，左，28mm，右26mm，行间距：固定值：28磅。
公文标题：主标题：2#小标宋，副标题3#楷体（加粗）正文：3#仿宋，文中一级小标题采用3#黑体字，二级小标题采用3#楷体字（加粗）。
时间：正文下空3行，距右边4个汉字。
附件：在正文下空一行，字体和正文一样。
若有多个，附件后使用全角冒号，用阿拉伯数字，名称后不加标点符号。
附件材料上的“附件”及序号用黑体字。
主题词：揭示公文内容的，便于公文检索查询的规范化词，包括类别词、类属词、文种三部分，除类别词外，不超过5个。
页码：位置选择：“底端”，对齐方式选择：“外侧”。
文中结构层次序数：第一层为“一”，第二层为：“（一）”，第三层为：“1．”,第四层为：“（1）”，若只有2层，第二层也可直接为：“1．”。
二、工作表单页边距设置：上37mm，下35mm，左，28mm，右26mm。
行间距：固定值：27磅。
公文标题：主标题：20#小标宋,主送、正文：4#仿宋体，加粗。
其他与部处文格式一样。
三、注意事项：1.表单不需要写主题词。
2.在选择发文单位时，要针对文件的主要内容、执行对象，请示一下领导，建议不涉及的单位可以不发，不要什么内容都选择所有单位，所用领导，比如：改制单位、驻外机构、已不在岗领导等就不要选了，以提高文件的严肃性。
3.在起草文件时，文字、语句一定要反复校对，最好2人相互校对，确认无错误后再提交走发文流程，尤其是涉及到人名，切忌出现错字、别字，不然一旦发出不可挽回。
体系文件编写规范(含表格)
体系文件编写规范（ISO9001：2015）1目的本规范规定了体系文件编写的一般要求，以保证管理体系文件编写的规范性及统一性。
2适用范围本规范适用于体系文件的编制。
3定义与术语体系文件：在本规范中特指手册、程序、企业标准/制度、表格和模板等文件。
4职责5工作内容5.1文件制订的基本原则1)符合性：应符合标准和有关规定的要求。
2)可操作性：应符合本公司的实际情况。
具体的控制要求应以满足公司需要为度，而不是越多越严就越好。
3)协调性：文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。
针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动，以免产生不一致。
4)准确性：文件描述应职责分明，语气肯定（避免使用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）。
5.2文件制定要求5.2.1第一页：封面，主要包括：1)公司最新版 LOGO；2)文件信息，包括文件类别、名称、编号、版次等；3)文件编制、审核及审批人员；4)文件发布及实施生效日期。
5.2.2第二页：文件修订记录及发布范围。
5.2.3第三页：文件目录。
5.2.4其他各页：正文及附件，正文内容一般包括：1)目的2)适用范围；3)职责；4)定义（需要时）；5)工作程序或内容；6)相关文件；7)表格使用指引；8)附件/附录（需要时）。
5.2.5页眉，包括以下内容：1)文件名称；2)文件编号；3)版次；4)页码。
注：封面页眉包括公司最新版 LOGO，不包括页码。
5.2.6公司名称及文件类别。
5.3正文内容制订说明5.3.1目的说明程序所控制的活动及控制目的。
5.3.2适用范围范围用于明确该文件所适用的有关部门、人员、活动或产品。
如：本程序适用于……。
5.3.3职责规定负责实施该制度或与之相关的部门及岗位及其责任和权限。
5.3.4定义与术语给出文件中相关术语的定义。
5.3.5工作程序或工作规范通常，工作程序或内容一章包含但不限于以下内容：1)流程图；2)流程说明A.按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节；B.规定应做的事情（What）；C.明确每一活动的实施者（Who）；D.规定活动的时间（When）；。
文件编写及管理规范标准
文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。
2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。
5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。
财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。
5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。
5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
报告撰写中的电子文档格式规范
报告撰写中的电子文档格式规范导言：如今，在工作和学习中，电子文档已经成为了主要的报告撰写形式。
然而，很多人在撰写电子文档时并没有严格遵循相关规范，导致文档格式杂乱，影响了文档的可读性和专业性。
本文将介绍报告撰写中的电子文档格式规范，包括字体、字号、标题、目录、段落、图片等方面的规范。
一、字体与字号的选择在撰写报告时，应选择易读且专业的字体和字号。
首先，对于正文内容，一般推荐使用宋体、微软雅黑或Arial字体，字号为12或14。
这样的字号和字体能够保证文档的可读性和舒适度。
其次，在报告中的标题和子标题部分，可以使用黑体或Times New Roman等粗体字体，字号可根据需要适当增大。
最后，在引用他人资料或重点突出的部分，可以使用斜体或加粗的字体来突出关键信息。
二、标题的层次与格式标题是报告整体结构的重要组成部分，应该设定明确的层次与格式。
一般来说，报告应包含主标题、次级标题和三级标题。
主标题应居中，使用黑体或粗体字体，字号适当增大以突出重点。
次级标题应使用宋体或Arial字体，字号略小于主标题，保持左对齐。
三级标题应使用宋体或Arial字体，字号与正文相同，保持左对齐。
通过这样的组织，可以使读者更好地理解和阅读报告的结构。
三、目录的编写目录是报告的重要组成部分，可以帮助读者快速定位和浏览内容。
在撰写报告时，应在首页添加目录，包括各个章节和子章节的标题及其页码。
目录应与正文之间用一行空行隔开，目录标题应居中，使用黑体或粗体字体。
各个章节和子章节标题应与正文保持一致的格式，例如使用宋体或Arial字体，字号与正文相同。
四、段落的布局和排版合理的段落布局和排版可以使报告的文本整齐美观，并提升可读性。
在撰写报告时，应该采用首行缩进的方式，对每个段落进行分隔。
段落之间应保留适当的行间距，以确保文本不至于过于拥挤。
另外，应避免在段落中过分另起独段，而是通过合理运用标点符号和连接词来连接相关内容。
五、图片的插入与引用图片在报告中起到了直观展示和补充说明的作用。
文件编写规范
文件编写规范1 目的规范和统一公司质量、环境及职业健康安全整合管理体系（以下简称“整合管理体系”）文件的编写格式。
2 范围适用于公司整合管理体系有关文件和记录的编写、文件版面设置、文字打印输出。
3 职责3.1 运营管理部负责本规定的制订和修改。
3.2 各部门按本文件规定的格式、编写方法和文字打印输出要求，拟订整合管理体系有关文件。
4 编写规范4.1 文件版号、颁布日期、实施日期、页码的确定4.1.1制度、规范（作业指导书）版本号以“V×.×”表示，文件首次生效的版本号为“V1.0”，每次修订后版本由V1.0依次变为V1.1、V1.2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为V2.0、V3.0……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.2表单版本号以“×/×”表示，文件首次生效的版本号为“A/0”，每次修订后版本由A/0依次变为A/1、A/2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为B/0、B/1……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.3 “颁布日期”为文件最新版本批准发布的日期。
4.1.4“实施日期”为文件施行的日期。
4.2 文件版面格式4.2.1管理制度正文编写的格式和内容包括：✓目的✓范围✓定义（如果有必要的话）✓职责✓工作程序或内容✓相关文件✓记录4.2.2 作业指导书等其它管理性文件、技术文件、公开文件正文的编写格式和内容包括：✓目的✓适用范围✓工作指导✓相关文件✓记录4.3 文件打印输出要求4.3.1文件打印输出统一使用A4纸张，记录建议使用A4、A3等标准尺寸纸张。
文件的编辑排版使用Microsoft Word软件。
4.3.2正文采用小四号字，其中中文和数字采用仿宋字体，字符间距采用“标准”，行间距为“1.5倍行距”，采用左端对齐方式对齐。
4.3.3正文中一级标题采用仿宋字体，编号采用阿拉伯数字；其余文字采用常规字形，项目编号采用1， 2， 3,．．．，一级标题与上节内容间空一行。
电子文档规范
电子文档规范在现代信息化时代，电子文档已经成为人们工作和生活中不可或缺的一部分。
电子文档的规范化使用对于提高工作效率、保护信息安全、促进信息共享具有重要作用。
本文将从电子文档的保存格式、文件命名规范、文档编写规范三个方面探讨电子文档规范的要求。
一、电子文档的保存格式电子文档的保存格式是指文档的文件类型，如.doc、.pdf、.xls等。
选择适当的文件格式对于文档的传播、存储和使用具有重要影响。
在选择文档保存格式时，需根据实际需要进行权衡。
以下是几种常见的电子文档保存格式：1. Microsoft Word（.doc/.docx）：适用于文字较多、需要频繁编辑的文档。
在Word中可以使用丰富的排版和格式功能，方便地对文档进行编辑和修改。
2. Adobe Acrobat（.pdf）：适用于需要保持文件原样的文档。
PDF格式在不同设备上具有良好的跨平台兼容性，保护了文档的完整性和可读性。
3. Microsoft Excel（.xls/.xlsx）：适用于数字和表格数据的文档。
Excel提供了强大的数据计算和分析功能，方便用户进行数据处理和管理。
二、文件命名规范为了方便文件的管理和查找，电子文档的文件名需要遵守一定的规范。
以下是几个常见的文件命名规范：1. 使用有意义的文件名：文件名应能准确地反映文档的内容和用途，避免使用无意义的字符或数字。
2. 添加时间戳：在文件名中添加日期或版本号，以便于区分不同版本的文档。
3. 避免特殊字符：文件名中不应包含特殊字符，如\/:*?"<>|等，防止文件在不同系统中出现问题。
三、文档编写规范编写规范的电子文档可以提高文档的可读性和可理解性，有利于信息的传达和理解。
以下是几个常见的文档编写规范：1. 统一的字体和字号：在编写文档时，应选择一种统一的字体和字号，确保文档整洁美观，并便于阅读。
2. 使用标题和段落：使用标题和段落对文档进行分节和分段，使文档结构清晰，逻辑条理。
文件撰写规范范本
文件撰写规范范本尊敬的读者：在这篇文章中，我将为您提供一份文件撰写规范的范本，以帮助您在撰写文件时遵循正确的格式和规范。
以下是范本的内容：文件撰写规范范本1. 引言文件是组织和传递信息的重要工具，正确的文件撰写规范有助于提高信息传递的准确性和效率。
本范本旨在提供一套通用的文件撰写规范，以供参考和使用。
2. 文件标题文件标题应该准确地描述文件内容，并用粗体或大号字体进行突出显示。
标题的格式可以根据不同的文件类型进行调整，比如合同可以使用下划线进行修饰，作文可以采用字体加粗。
3. 文件头部文件头部应包括以下信息：- 发布日期：文件发布的日期，格式为年/月/日。
- 文件编号：方便文件的追溯和管理，格式可以根据实际需求进行定义。
- 发布者：发布文件的单位或个人姓名。
4. 文件正文文件正文是核心部分，应该清晰、简洁地描述所要传达的信息。
以下是一些撰写文件正文的主要注意事项：4.1 语言表达- 使用简洁明了的语言，避免冗长和复杂的句子结构。
- 使用正确的语法和标点符号。
- 避免使用口语化或俚语表达。
- 注意语气的选择，避免过于主观或咄咄逼人的措辞。
4.2 段落划分- 将文件正文划分为多个段落，每个段落专注于一个主题或一个观点。
- 段落之间使用空行或其他合适的分隔符进行分隔，增加可读性。
4.3 标题和子标题- 使用有意义的标题和子标题，以帮助读者快速浏览和理解文件内容。
- 标题和子标题可以使用粗体、加粗或使用较大字号来突出显示。
4.4 表格和图表- 如果需要呈现大量数据或复杂的信息，可以使用表格和图表来增加可读性。
- 表格和图表应该清晰、整洁，并配以适当的标题和标签。
4.5 引用和注释- 如果参考了他人的观点、数据或其他信息，请使用合适的引用格式进行注明。
- 如果需要对文件内容进行解释或提供额外的相关信息，请使用脚注或尾注来添加。
5. 文件结尾文件结尾部分可以包括以下内容：5.1 总结总结文件的主要内容，并强调关键点。
操作文件编写规范
操作文件编写规范1目的为了规范公司各类操作文件的编写，以求文件的格式和风格的统一，特制定本规范。
2适用范围本规范适用于公司各类操作文件编写，当公司操作文件以公司红头文件发文时，执行公司公文格式规范。
3职责3.1公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，由企业管理部统一编号，总经理批准后，分发执行；3.2公司文件由企业管理部负责汇总。
3.3各部门编写操作文件时应按本规范要求执行。
4工作内容4.1文件的编写格式4.1.2文件章、条、段格式文件第一层标题为“章”，黑体小四、加粗，序号与标题间空二字节间距。
文件第二层和至第四层为“条”，格式为“数字+圆点+标题”，具体数字排序层级如下，依次类推，最多不超过四层。
序号与标题间空二字节间距。
表1文件层次及编号示例第一层级，章123第二层级，条 1.1 2.1 3.1第三层级，条 1.1.1 2.1.1 3.1.1第四层级，条 1.1.1.1 2.1.1.1 3.1.1.1段无编号无编号无编号列项列项符号：字母编号a)、b)和下一层次的数字编号1）、2）。
段和列项可以在章、条内独立使用。
章、条、段、列项起始章、条顶格起步。
段、列项空二字起始。
4.1.3文件的页次格式页面底端居中标明页码。
4.1.4文件版次版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0→A/1→A/2→A/3→A/4；B/0→B/1→B/2→B/3→B/4(如此类推)。
4.1.5文件的字体4.1.5.1文件大标题华文中宋二号加粗。
4.1.5.2文件小标题黑体四号加粗。
4.1.5.3文件正文宋体四号。
4.1.5.4流程表框内宋体小四号。
4.1.6文档行距文档行距固定值20磅，可根据内容进行调整。
4.1.7文档页面设置上 2.5cm，下2cm左3cm，右2cm4.1.8文中图表图表居中对齐，标题小四号黑体字居中。
表格内容小四号宋体字，表头字体加粗。
文件编写规范
文件编写规范文件编写规范是指在编写各种类型的文件时应遵循的一套规则和标准，以确保文件的结构、格式和内容的一致性和可读性。
下面是关于文件编写规范的一些重要要点：1. 文件格式和命名规范：- 使用常见的文件格式，如文本文件使用.txt，Microsoft Word文档使用.docx等。
- 文件名应具有描述性，简明扼要地概括文件的内容，并使用下划线或破折号作为单词之间的分隔符。
- 避免使用特殊字符、空格或中文字符来命名文件，以确保文件在不同操作系统和应用程序中的兼容性。
2. 文件结构和组织：- 使用合适的段落和标题来划分文件的不同部分，使文件具有良好的结构和层次感。
- 在文件的开头处添加目录或索引，列出文件的各个部分以及其对应的页码，方便读者快速导航和查找信息。
- 使用合适的标点符号和缩进来清晰地表示文件的各种层次和结构。
3. 文本格式和排版：- 使用统一的字体、字号和行距来提高文件的可读性，一般推荐使用宋体、微软雅黑或Arial等常见字体。
- 避免过度使用粗体、斜体或下划线，只在需要强调的地方使用。
- 标题使用层级结构，如一级标题使用大号粗体，二级标题使用稍小号字体，以此类推。
- 对齐文本内容，保持左对齐或两端对齐的统一风格。
4. 文档内容和语言：- 使用清晰、简明的语言和表达方式，避免使用复杂的词汇和句子结构。
- 保证文档的准确性和一致性，避免出现错误、模糊或不完整的信息。
- 在文档中使用适当的引用、注释或脚注，以便读者可以参考和了解相关信息。
- 避免使用太多专业术语和行业缩写，如果需要使用，请提供相应的解释或扩展定义。
5. 图表和图像：- 如果文档中包含图表或图像，请确保其清晰可见，尺寸适中，不要过小或过大。
- 使用合适的标题和标注来解释图表或图像的内容和意义。
- 尽量使用矢量图形或高清图像，以免在打印或放大时失真或模糊。
6. 文档版本和修订记录：- 在文档的封面或首页面中标明文档的版本号和发布日期，以便读者了解文档的最新状态。
文件编制格式规范
文件编制格式规范1目的为使文件在编制中格式统一，即便于阅读使用，又节约纸张，特制订本规范。
2 适用范围本规范适用于公司文字描述性文件类的编制。
3 职责人事行政部负责本规范的制订、修改和解释。
4 格式规范4.1文件题目（1）文件的题目优先采用三号宋体或黑体，可加粗，居中。
不得使用行楷或楷体。
（2）若标题字数过多，可用多行，但一般最多不超过三行。
若标题字数较少时，可适当放宽字间距。
（3）标题与正文之间可空一行。
4.2正文4.2.1段落（1）段落的字号优先采用小四宋体或者楷体。
行距视整页的篇幅采用1.5倍或1.25倍行距。
（2）段落的首行要空2个字符距，自动换行用顶格。
（3）章节的标题顶格，可采用宋体或黑体，可加粗。
4.2.2表单（1）表单内行距采用单倍行距。
（2）表单的字体优先采用小四，也可采用五号字体。
4.2.3注解注解的字体采用五号或小五号宋体，可加粗。
4.2.4编号（1）编号分为两大类，一类是阿拉伯数字编号，一类是汉字编号，汉字编号分两种。
（2）第一级编号和第二级编号采用顶格，字体可加粗。
第三级起的编号首行空两个字符，字体不加粗。
第二级如果不是标题，则文字不能加粗。
（3）编号的格式如下：4.3页眉（1）页眉的居中位置写文件的名称。
只有一页的文件可不用写文件名称。
（2）页眉的靠右边侧写文件的管理编号；（3）以上两者之间写文件的版本号或修改号。
（4）整个页眉用下划线与正文隔开。
（5）页眉的字体采用小四号楷体。
4.4页脚（1）页脚的居中位置写公司的名称；（2）页脚的靠右边侧写页码，页码统一格式为“第X 页，共X 页”。
（3）整个页脚用上划线与正文隔开。
4.5页边距（1）上、下页边距采用2.5cm ；（2）左页边距采用2.5cm ；（3）右页边距采用2cm ；（4）页眉和页脚距边界为1.5cm 。
4.6审批行（1）文件必须经过审批。
一般情况下，审批行在正文的最下边，与正文空两行。
（2）审批行内容为：第一行：“编制：审核：批准：”。
最新版政策文件编写规范标准
最新版政策文件编写规范标准前言本编写规范标准旨在规范政策文件的编写过程，提高政策文件的质量和效率，突显文件的权威性和可读性。
本标准适用于所有政策文件的编写，包括但不限于法律、行政法规、司法解释、部门规章、地方性法规等。
文章结构政策文件应具备以下文章结构：1. 标题：简短精练，具有概括性；2. 前言：包括法律、行政法规等依据，背景、目的、基本原则等；3. 正文：分条列举，各条之间应该是截然不同的内容，分条内容应该连贯、完整、一目了然，应该是有总分之妙的，应该按重点和顺序排布前后，“首尾呼应”，“内外呼应”。
4. 结论：主要是政策文件的精髓概括，或者是政策文件的部署，或者是对政策文件的指示或者是对政策文件的解释。
文字规范1. 字体：选用黑体或宋体；2. 字号：正文以小四号字为主；3. 行距：1.5倍行距；4. 标点符号：符合标点符号规范，特别是引号的使用要规范。
说明性文字1. 简练、通俗易懂，避免使用生僻字、引用外语；2. 使用符合逻辑的断句，提高可读性和语病的检查顺畅性；3. 静态表述：普遍存在性、客观性，表达方式有实际和抽象之分；4. 动态表述：重点强调过程和动作、可追溯性，表现方式可以使用时间、数量、频度、过程等表达方式，具有时效性和针对性。
图表要求1. 统一使用黑白图表；2. 图表要简洁、明了；3. 图表字号统一；4. 图表注释要清晰，软件操作要恰当。
参考文献1. 参照GB/T 7714-2015国家标准：文后参考文献著录规则，按照国务院办公厅《政策文件文种规定》要求列出；2. 标注规范：书名使用斜体或加引号，期刊名使用斜体；参照性文件中对文献的引用应注明文献出处。
结论政策文件是具有法律效力、指导性和规范性的文件，在其编写过程中，应该严格按照标准规范进行文本编写和制作，以确保其可读性、权威性和规范性，提高它的实用性和操作性，从而更好地达到它的管理和控制目的。
工作文档编写_规范_V1.1【模板范本】
工作文档编写规范王仁飞V1.11. 概述俗话说：国有国法，家有家规。
作为一个企业，文档的编写也应有相应的规范。
统一、整齐、美观的文档格式代表着企业的形象,工作的态度。
形式上的统一，对内容的完整性将更有保障,也更方便对文档的浏览.工作文档是用来组织工作的，不只是用于自己工作的组织，更多的是用于协调。
在编写文档的时候,要时刻不忘，如何让别人花更少的时间,获得他最想要得到的信息，这是文档编写的要旨。
2. 文档编写2.1 文件名命名2.1.1 通用要求为了实现对文件的快速、准确定位，所有的文件取名要求清晰、有意义,能简要说明文件内容。
文件名由有意义的字段构成，每个字段之间使用下划线“_”连接。
例如:“20050405-0407_WSTSC检测_王仁飞"。
对于可以使用时间进行定位的文档，例如投标书，要附上时间，采用yyyymmdd 的格式;对于可能被升级、更新的文档,例如常见问题,使用说明书，使用版本号进行版本控制，文件名必须包含版本号。
版本号前加“V”，后面数字表示发布版本号；版本号后加“x”表示仍在编辑中的文件，或者尚需探讨的文件。
如：工作文档编写_规范_V0_王仁飞.对于被更新、被升级的文档，需要在最后增加“修订历史”作为文档历史更新依据。
2.1.2 工作计划类文件名时间（计划所涵盖工作的起止时间）_计划名称_计划编写人如：20050601—20051231_2005年度工作计划_过建辉2.1.3 工作总结类文件名时间（总结所涵盖工作的起止时间)_工作内容_总结编写人如：20050405—20050407_WSTSC检测_王仁飞2.1.4 投标书文件名投标日期_标的业主名_标的名称_“投标书"如:20050405_昌飞_西苑小区工程动力设备_投标书2.1.5 标的原材料统计文件名标的（或项目）日期_标的（或项目）名称_“材料统计”如：20050404_昌飞_动态无功补偿_材料统计2.1.6 标的存档类图纸、技术文件命名标的（或项目)日期_标的(或项目）名称_相关关键词如：20050404_昌飞_动态无功补偿_设计方案2.1.7 规范、技术开发类文件命名规范（或技术）_规范（或常见问题、维修文档等）_版本号如：工作文档编写_规范_V0凡修订者和作者不是同一个人的，先征得作者同意再作相应的修订.2.2 文档内容2.2.1 通用要求文档内部的题目下，如果是不被更新的文档，必须要有作者项，其中包含如下要素：作者，编写日期；如果是可更新属性的文档，必须包含版本历史，包含如下要素：时间、修订者、位置、修订内容,以及版本号、修订源、主编、发布时间，如果是正式发布版本，还需包含发布时间。
文件编写规程
文件编写规程一、概述文件编写规程是为了规范化、标准化组织内部文件的编写，并确保文件的准确性、一致性和可读性。
本规程适用于所有组织内部文件的编写，包括但不限于合同、报告、备忘录等。
二、文件格式1. 文件标题文件标题应简明扼要地描述文件内容，并清晰地反映文件的重要信息。
通常包括文件名称、发布日期以及编写部门等关键信息。
2. 文件编号每个文件应按照一定的编号规则进行标识，以便于对文件的管理和查阅。
文件编号通常由年份、部门代码和序号组成，例如2022-XX-001。
3. 文件排版文件的排版应整洁美观，以增加读者的阅读体验。
建议使用较为常见的字体和字号，并采用段落、标题等组织结构，使得内容清晰明了。
4. 标题层次根据文件的内容结构，可以适当使用标题层次，以帮助读者理解文件的逻辑关系。
但请确保标题层次使用得当，不要过度夸张，以免影响阅读体验。
三、文件内容要求1. 准确性文件的内容应准确地反映实际情况，不得包含虚假信息或误导性内容。
编写文件时，要确保对相关事实进行充分核实，并及时更新文件内容以保持准确性。
2. 一致性组织内部文件的编写应遵循一致性原则，即在相同的情况下，采用相同的表述方式和术语。
这将增加文件之间的可比性和可读性，并便于读者理解和使用文件。
3. 逻辑性文件应具备良好的逻辑性，即内容的组织结构合理、清晰。
建议采用段落划分不同的主题，使用适当的连接词和过渡句，使得文件的逻辑关系更加明确。
4. 恰当性文件的语言应恰当得体，避免使用过于复杂或难以理解的术语和概念。
编写文件时，要充分考虑读者的背景知识和专业水平，采用易于理解的表述方式。
四、文件审核与审批1. 文件审核在编写文件后，应进行文件审核以确保内容的准确性和合规性。
审核人员应对文件的内容、格式和语言进行评审，并及时提出修改意见或建议。
2. 文件审批经过审核后的文件，需要经过相应的审批程序。
审批人员应对文件的内容和决策进行审查，以确保文件的合法、合规，并保证其符合组织的政策和规定。
文件编制规范范本
文件编制规范范本一、引言文件是组织管理中非常重要的载体，对于工作的协调和决策的支持具有不可替代的作用。
为了标准化文件编制，提高文件的质量和效率，制定本文件编制规范范本，以规范文件编制的流程和要求。
二、适用范围本规范适用于所有需要编制文件的单位和个人。
在编制文件时，应当遵循本规范的要求。
三、文件编制流程文件编制应按照以下流程进行：1. 需求确定：明确编制文件的目的、内容和接收者，确保编制的文件能够达到预期的效果。
2. 信息搜集：收集与文件编制相关的信息，包括相关法律法规、政策文件、技术标准等。
3. 数据整理：对搜集到的信息进行整理和筛选，确定需要在文件中呈现的内容。
4. 文件起草：根据需求和整理好的信息，开始进行文件的起草。
在起草时，应注意使用准确、简明的语言，确保表达清晰。
5. 审核修改：对起草好的文件进行审核，并根据审核结果进行修改。
在审核时，应对文件的内容、格式、用词等方面进行全面检查。
6. 审批签发：经过修改后的文件应提交给相关领导或审核人进行审批签发。
审批人应对文件的内容进行审查，并在同意后加盖签发章。
7. 文件分发：经过审批签发的文件，应根据接收者的需要进行分发。
分发时，应确保文件送达正确的接收者，并保留相关的传递记录。
8. 文件归档：已经分发的文件应进行归档管理，以便于查阅和使用。
归档管理应按照文件分类、编号和存放位置等要求进行。
四、文件编制要求在文件编制过程中，应满足以下要求：1. 内容准确：文件应准确地呈现所要表达和传达的信息，确保内容的真实性和可靠性。
2. 结构合理：文件的结构应合理清晰，包括标题、正文、附件等部分的布局要合理，以便于阅读和查找。
3. 语句通顺：文件的语句应通顺流畅，用词准确得体，避免使用模糊、含糊不清的表达方式。
4. 表达简明：文件的表述应简明扼要，避免冗长、重复的内容，以提高阅读效率。
5. 格式规范：文件的格式应符合规范，包括字体、字号、行距、边距等方面的要求，以保证文件的统一和美观。
文件编写规范
文件编写规范1.目的各部门在制作文件时能保证统一格式。
2.适用范围全公司。
3.定义3.1受文单位：该文件必须发放到的单位。
3.2负责部门：监督该文件执行并对其有效性负责的部门。
4.职责与权限4.1 各部门：编写文件时遵照本规范要求。
4.2 文件审批者:监督本规范实施。
5.程序5.1 文件编写格式:参照本规范格式。
5.1.1 各页页眉须含以下内容:A.左：公司名称和公司信息（LOGO）B.中：文件名称C.右：自上而下：文件编号，版本号，页码5.1.2 首页页脚须含以下内容:A. 修改记录B. 签署栏(编制、审核、批准)5.1.3有特殊固定格式之文件(如图纸、作业标准书)按固定格式编写,特殊格式第一次使用时，须以工作单形式报程序文件管理部门审批,程序文件管理部门应将所有特殊格式之标准文本归档备查。
5.2 文件内容一般包含如下项目：目的:适用范围：定义:权责与权限：程序:具流程性的文件可用表格式叙述,需含流程.权责单位.说明.表单等项目。
参考资料:附件及表单:5.3文件章节编号规定。
5.3.1章节编号范例：1.目的2. 范围3. 定义4. 权责与权限5. 程序5.15.25.2.15.2.2ABab6.参考资料6.1 …文件(“文件编号”)7.附件及表单7.1……表(“表单编号”)5.3.2章节号以不超过三码为原则，超过则以大写英文字母A、B、C表示，再次以小写英文字母a、b、c 表示。
5.3.3参考资料、附件及表单项必须排在文件的最后两位。
5.3.4次层序号须与上层序号的末端对齐。
第二行起，其行首顶格。
5.4字体规定：5.4.1以宋体、小四号字为基本字体。
5.4.2 “LOGO”放在页眉左边的位置。
5.4.3文件名称标题用宋体小二加黑。
5.4.4 “发行时间”和“文件编号”用宋体五号字体，5.4.5首页修改记录、编制，核准等用宋体四号字体。
5.4.6 文件正文用宋体四号字体，字符间距标准，行距1.5倍行距。
最新版法律文件书写规范
最新版法律文件书写规范1. 引言本规范旨在对法律文件的书写进行标准化，确保其准确、清晰、简洁。
合乎规范的法律文件便于理解和解释，有助于维护法律的权威性和正式性。
在书写法律文件时，请遵循以下规范，以确保文件的质量和信任度。
2. 文档结构法律文件应包括以下基本结构：2.1 标题文件的标题应简明扼要地描述文件内容。
标题应使用精确的词语，以便读者能够快速理解文件的主旨。
2.2 导言导言部分应简要介绍文件的目的和重要性。
它应概括性地提供背景信息，并强调文件的目标和意义。
2.3 正文正文是文件的主要部分，应逻辑清晰、分节排列。
段落间应通过合理的过渡词语进行衔接，确保信息流畅传递。
重要的法规、条款、定义等应以粗体或斜体的方式突出显示，以便读者注意。
2.4 结论结论部分应总结文件的主要内容和要点。
它应给出明确的建议或结论，并强调实施文件内容的重要性。
2.5 附件和引用附件和引用部分应列举与文件内容有关的附加信息、法规或其他文件的引用。
确保附件和引用的准确性，并按照规定的格式进行排版。
3. 书写规范3.1 语言和文体法律文件应使用准确、简明的语言表达。
避免使用模糊、难懂的词语和句子，以便读者能够理解文件含义。
使用现在时态并伴随动词的前置，以增加语句的动感和凝练性。
3.2 格式和排版法律文件应使用统一的格式和排版规范。
确保文本的字体、字号、行间距等方面的一致性。
使用恰当的标题、编号和缩进来组织文档结构，以增强文件的可读性。
3.3 标点符号和缩略语正确使用标点符号和缩略语是法律文件书写的重要方面。
准确使用逗号、句号、引号等标点符号，以确保句子结构和含义清晰。
对于常用的缩略语，应在文档中进行解释，并在第一次使用时用括号注明全称。
3.4 术语与定义法律文件中的术语与定义应明确且准确。
使用约定俗成的术语，并在文件的开头或附录中提供定义，以避免歧义和误解。
3.5 参考文献如果文件引用了其他法规、判例或学术文献，应标明引用的来源，并在附件或引用部分提供具体的引用信息。
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密级：内部公开
文档编号：
版本号：V1.0
分册名称：第1册/共1册
文件编写规范
xxx科技有限公司
编制：生效日期：审核：批准：
文件更改摘要
日期版本号修订说明修订人审核人批准人
目录
1.目的和范围 (4)
2.目标 (4)
3.术语表 (4)
4.文档编号规则 (5)
5.文档命名规范 (5)
6.文件结构规定 (6)
7.封面 (7)
8.修订页 (8)
9.正文内容格式 (8)
10.文件版本号和文件命名规定 (9)
10.1.文件版本号规定 (9)
10.2.文件命名规定 (9)
1.目的和范围
背景说明：本文件作为公司内部文档管理文件，所有公司内编写的文档，均应遵
守本规定，作为公司的所有文档编写统一要求。
范围：所有的CMMI执行过程中产生的文档，均应当执行本文件要求作为基础的要
求，如果该部分的体系文件存在明确的要求的，按照体系文件要求执行，没有的则
按照本文件执行。
2.目标
规范和统一公司管理体系中所有相关文件的风格和样式，指导公司程序文件、模版文件以及各种记录文件的编写。
3.术语表
文件标识：文件的属性标志，包括文件名称、文件编号、版本、生效日期、
审批状态、密级等。
程序文件：描述为完成管理体系中所有主要活动提供方法和指导，分配具体的职责
和任务而定义的文件。
模版文件：为了使管理体系有效运行，组织统一设计的一些实用的表格和给出活动
结果的报告，规范记录组织的管理体系运行情况。
记录文件：简称记录，是组织根据设计的模版和体系要求，填写的表格或者给出活
动结果的报告，作为管理体系运行的证据。
修订页：记录文件的修订历史，所有程序文件、除了表格以外的模版和记录都需要
有变更履历，一般位于程序文件的第二页。
文档密级：指本文档的保密程度，共分绝密、机密、秘密、内部公开、公开五级制
度。
绝密：涉及公司与客户或上游供应商，下游分销商所签订相关的文档资料。
仅
限于公司最高管理层及各资料所涉及的经过相应管理人员授权的相关人员查
阅。
机密：公司内部所相关的规章制度及技术规范，开发手册等；还有各项目开发
文档、管理文档及软件产品等仅供相关部门高级领导以及经过授权后相关人员
查阅。
秘密：需交付用户或与客户进行交流的文档与产品，可供相关项目客户查阅。
内部公开：内部不限制，公司内部任何可以任何形式获得文档的信息并阅读、
保存、修改后自用等等，但是不允许向外传播的文件。
公开：项目组开发过程中的自用文档或面向售前工作的部分项目介绍材料等。
版本标识：作为文档的版本区分。
所有发布版本之前不得大于 1.0，发布版本作为
1.0，而其后只有重大修改可以调整小数点前的版本号，局部修改调整小数点后版
本号，并在修定记录表中保留记录。
4.文档编号规则
过程域与英文标识对应表：（SSP：标准过程集）
SSP过程类别SSP定义的过程域英文标识
过程管理组织过程聚焦OPF
组织过程定义OPD
组织培训OT
项目管理立项PIM
集成项目管理IPM
项目策划PP
项目监督和控制PMC
风险管理RSKM
结项PCM
采购SAM
项目研发需求开发与管理RD
系统设计编码SD
产品集成PI
测试TS
评审TR
产品发布PRDI
产品实施PA
项目实施与维护PAM
过程支持配置管理CM
过程和产品质量保证PPQA
测量与分析MA
决策分析和决定DAR
文档类型与英文标识对应表：
序号文档类型文档标识
1 过程Proc
2 规程、规范、指南Regu
3 模版、记录表格、工具Temp
文档编号编写规则：
规则XXXX-过程域标识-文档类型标识-文档英文简称
说明XXXX为xxx科技有限公司英文缩写。
文档简称：为英文缩写。
文档英文简称不可重复。
举例组织过程定义过程, 属于组织过程定义的过程文件，过程域标识为OPD，文档类型标识为Proc，简称OPDP，则该过程文档编号为：XXXX
–OPD-Proc-OPDP,如有多个在后面加-1、-2区别
5.文档命名规范
公司所有项目及项目内所有技术文档应按照以下规范进行统一命名。
一、项目及项目编号的命名规范为（合同开发类项目、合同维护类项目）：
项目命名规则项目产品
举例城市应急救援指挥系统
项目编号规则客户英文简称(或汉语拼音简称)-产品英文简称
举例RFPreview
说明客户英文简称(或汉语拼音简称)及产品英文简称应避免重名
二、项目文档的命名规范为：
文档命名规则项目命名-过程模板文档名
对可能重名的文档如项目周报，命名如下：项目编号-过程模板
文档名-（文档编者）
注：（文档编者）在不导致文档名称重复的情况下可以省略。
举例RFPreview-立项申请表
文档编号规则项目编号-过程域-英文编号
对可能重复的文档编号，命名如下：项目编号-过程域-英文编
号，如有多个在后面加-1、-2区别
举例RFPreview-PIM-IAPR
说明项目编号及标准文档模板编号应避免重名
6.文件结构规定
所有记录中除表格之外的文件，在编制过程中应按照相关编制规范编写。
文件通常包
括：封面、修订页、目录、页眉、页脚和正文。
页码：页码由第1章首页开始，显示在页脚，页脚左侧为公司全称,右侧为页码.
格式第 X 页共 Y页(其中X,Y均为阿拉伯)；
页眉：页眉内容为本文档的文件名称+版本号；右侧对齐。
页面设置：除个别特殊需要以外，纸型设为纵向A4，页边距采用默认值（上下均
为2.54cm，左右均为 3.17cm）。
7.封面
密级：
文档编号：
版本号：V1.0
分册名称：第1册/共1册
文件名称
xxx科技有限公司编制：生效日期：审核：批准：
8.修订页
修订页内容建议包括：版本号、修改日期、作者（修改人）、修订要点等，如下表所示，可以根据实际情况添加内容。
注意，在由模板文件生成实际组织或项目文件后，修订页中的原修订记录必须清除，改为实际文件的修订记录。
修订页中的版本和作者要与封面的版本和
编制一致。
日期版本号修订说明修订
人审核
人
批准
人
9.正文内容格式
程序文件正文部分一般建议包含以下内容：
1.目的/方针：
目的：程序所控制的活动及控制目的；
2.范围:程序所涉及的有关部门、活动、相关人员和产品。
3.术语表（可选）：程序文件中的专用术语、缩略语等。
4.角色和职责：规定负责实施该项程序的部门或人员及其责任和权限。
5.入口准则：启动该程序需要满足的条件
6.输入：作为该程序输入的工作产品
7.流程图
8.主要活动
作活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个环节。
一般应说明以下内容：
规定应做的事情（What）；
明确活动的实施者（Who）；
规定活动的时间（When）；
说明在何处实施（Where）；
规定具体实施办法（How）；
所采用的材料、设备、引用的文件等；
如何进行控制，应保留的记录；
例外特殊情况的处理方式等。
9.输出：作为该程序输出的工作产品
10.出口准则：结束该程序需要满足的条件
11.引用文档：涉及到的相关程序文件、模版文件以及其他技术或管理文件。
12.使用模板
10.文件版本号和文件命名规定
10.1.文件版本号规定
文件的版本号以“A.B”格式标识，A和B均为数字，其中‘A’注释为结构级修改；‘B’注释为小范围修改。
10.2.文件命名规定
程序文件、模版文件的命名与该文档的标题相同；
项目记录文件的命名为“项目代码＋标题”；
其他记录文件的命名为“产生日期＋标题”，对于个人年度工作总结的文件命名为
“XXXX年度个人工作总结-人员姓名”。
文件名中，产生日期和其他部分用半角横线“-”连接。