浅谈如何做好文书档案管理工作

浅谈如何做好文书档案管理工作

文书档案主要是对企业中存在的人事信息、业务信息以及财务信息等进行记录。利用文书档案管理工作，能够为企业提供有效的实施决策。因此，本文分析中，分析了文书档案管理工作的特征和存在的问题，并为其提出有效对策，研究如何做好文书档案管理工作。

关键词文书档案管理

随着社会经济水平的不断提升，人们更重视文书档案管理工作。科学的文书档案能够为工作人员提供正确决策，促进工作效率的稳步提升。所以，在对文书档案工作进行管理期间，就要实现管理的高效性、规范性的运行。

一、文书档案管理工作的主要特征

文书档案管理工作的主要特征表现在三方面。其一，文书档案管理形式比较复杂，因为该工作主要是对各个信息、资源进行收集、整理。其中，管理内容包括建筑工程中的人力资源、事件以及施工过程，主要对存在的资料进行保存、记录、管理等。根据其类别对其分类管理。所以说，文书档案管理工作比较复杂。其二，文书档案管理工作内容呈现丰富性与多样性。随着社会经济水平的不断提升，建筑工程中的文书资源不断增多，其档案形式也更为多样，实现了新的发展趋势。一般情况下，文书档案管理工作内容主要包括党群管理以及行政管理，在科学技术不断发展下，文书档案形式更为多样，尤其是电子文件、图片以及录像等形式的出现，都需要对其合理管理。其三，文书档案管理工作具有标准化与规范化的实施特征。在文书档案管理工作中，一定要保证资料的科学性、完整性，所以，相关的工作人员要以认真、仔细的态度对待，促进其管理的科学实施。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）人员对工作的不重视

在文书档案管理工作中，相关人员没有认识到该工作的重要性，对其不够重视。并且，文书档案管理工作比较复杂，相关领导只要求相关人员对其简单的保管，没有按照相关要求对其科学管理、有效应用。在这种情况下，说明文书档案管理工作中的相关领导不够重视，对文书档案的收集与整理工作不够重视。

（二）管理手段比较落后

文书档案管理水平比较低，使用的管理手段比较落后。特别对于一些建筑工程单位的文书档案管理工作，相关的管理人员没有受到专业的培训和知识训练。这些工作人员在工作执行期间，对文书档案工作内容认识不够，没有重视到文书档案管理工作的重要性，也没有形成科学化管理意识。并且，一些档案人员在工作中为兼职人员，自身的专业性不足，也没有全身心的投入到文书档案管理工作中，不仅影响了文书档案的及时归档和调整，也降低了档案管理工作的实施水平。

（三）管理工作不规范

文书档案管理工作不规范，主要是档案编号不一致，案卷标题也不够规范。常常存在档案卷目录缺少以及组卷混乱等现象。

（四）人员素质不高

在建筑工程的文书档案管理工作中，一些管理人员没有认识到文书档案管理工作的重要性。导致工作人员的文化素质、职业能力、个人素养等都比较低，无法促进工程建设工作的有效实施，也无法满足企业文书档案管理工作的实施要求。

三、如何做好文书档案管理工作

基于以上相关问题，面对人员不重视、管理手段落后以及工作执行方式不规范、人员素质不高等问题的影响，无法促进工作效率的稳步提升，也不能实现文书档案管理工作系统化化发展。为了解决以上相关问题，需要在以下研究中对其提出针对性措施，特别是随着现代化先进技术的利用和发展，利用先进手段对其

积极改进，促进其管理手段的先进性，从而为其提供有效的实施保障，提升文书档案管理工作的效率。

（一）实现规范化管理

为了实现文书档案管理工作的规范运行，需要对档案的种类、形式以及程序等进行规范，发挥其档案管理的作用。在电子信息化发展下，文书档案的规范化管理工作更为凸出。因为很多文书档案都是以文件的方式形成的，所以，相关人员在对其处理期间，要促进衔接工作的有效执行。如：对文件进行鉴定、分类以及归档编号处理等，都需要在文件形成前做好登记工作，以实现一体化管理。同时，相关人员还要掌握文书档案管理的程序，在具体工作实施期间，首先，需要对所有文件进行全面检查，将丢弃一些无用的文件，避免运用期间产生低效率以及重复问题。然后，对文件进行重新整理，提高文件的利用效率。最后，促进提名的规范性，促进检索工作效率的提升。

（二）完善管理制度

制度能够规范人们的行为，在文书档案管理中，也需要利用制度对其制约，保证在文书档案管理期间，能够实现工作运行的规范实施。同时，相关的工作人员还要努力学习相关政策以及法律制度，根据现有的实际发展情况以及制度实现综合性管理。工作人员还需要将原有的文书档案进行综合性管理，对文书档案的管理、归档以及处理等实现一体化，保证在整体上实现管理的规范实施。

（三）提升人员素质

文书档案管理具有较强的技术性与实践性特征，对工作人员与管理人员的自身素质、个人能力要求都比较高。所以，为了促进文书档案管理工作的优化实施，一定要提高文书档案管理人员的自身素质。在对文书档案管理人员进行招聘期间，需要对人员的工作经验、个人能力进行考核，并在人员工作期间，加强定期培训工作，使其掌握充足的管理知识和专业能力，从而实现文书档案管理工作中资料处理、分类以及归档的严格实施。在内部工作中，还需要加强队伍建设，选择一些思想政治良好、具有责任心的人员担任文书档案管理负责人。在实际工作

期间，不仅要经常关注工作人员的工作和生活，增强其人员的工作积极性，还能提高工作人员接受教育的能力。特别在现有发展阶段，随着社会的不断进步和发展，一些新企业和新领域不断扩展，从而给文书档案管理也提出更高要求，因此，相关的工作人员需要加强学习，扩展自己的视野，保证自身能力的有效提高。

（四）实现信息化发展

在新时期发展趋势下，文书档案管理工作发挥其十分重要的作用，为现代化管理工作提供有效的实施保障。特别是计算机技术的普遍利用，使文书档案的形成、运行、转换等工作得以改善，促进了自动化管理工作的形成，保证文书档案修改、检索工作的系统化发展。信息化与现代化运行模式已经成为文书档案管理工作的必然要求，对未来发展具有更明确的意义。并且，文书档案的信息化管理工作还能实现安全性与高效性发展，在相关管理制度保护下，不仅实现了信息的便利性使用，还防止文书档案信息丢失问题的产生。

四、结语

总而言之，文书档案管理工作能够真实的记录下各个工作的真实情况，为其提供科学、合理的决策意见。并且，文书档案管理工作还是一项专业性、实践性强的工作，所以，相关的工作人员要不断学习，提高自身能力，并增加现代化信息技术，以促进文书档案管理工作的优化实施。