记录控制程序(彩印包装箱)

记录控制程序

1、目的

为对记录的标识、贮存、检索、保管和处理进行控制，制定本程序。

2、范围

本程序适用于对本公司的记录以及顾客和供方的有关记录的控制。

3、职责

3.1各部门负责人对本部门记录的完整性和保管做安排，应确保记录的修改须经原记录签署人员或指定的负责人员签名确认。

3.2办公室指定人员负责按照《质量记录清单》及相应规定对记录进行标识、收集、归档、贮存、保管和处理。

4程序

4.1记录的编制

4.1.1常用的记录应格式化并尽可能表格化，格式化的记录应有专门的识别号。

4.1.2所有记录都应字迹清晰，不得用铅笔作记录，记录应有作记录的人员签全名以表明责任；如因笔误或计算错误要修改原文，应采用斜杠划去原文，在其上方写上修改后的数据或结论，并记录人员应在修改处签名、注明日期。

4.1.3记录应清楚地指明是何种产品或服务活动，应正确、真实、完整地填写记录中的有关栏目内容。

4.2记录的保管和处理

4.2.1所作的记录应适合于顾客或责任单位审核的要求。

4.2.2记录本应保存在适合的场所，以防变质、损坏和丢失。

4.2.3记录每年至少应整理一次：分类、装订或装箱交办公室保存。

4.2.4记录保存期限由办公室依据记录的重要性来制定，详见《质量记录清单》。

4.2.5若以电/磁介质作为记录载体，应及时制作拷贝妥善保存。

4.2.6对超过保存期的记录，处理时应有处理记录《记录处理单》。

4.3记录表格的管理

4.3.1记录表格由办公室组织制定，文件管理员应编制《质量记录清单》，明确其修订状态。

4.3.2记录表格的修订由使用部门提出，报办公室批准。

4.3.3记录规范表格的印刷，应经文件管理人员审核。

4.4《质量记录清单》所列记录系表明在质量管理体系中至少应具备的主要记录。新制定的记录表格，增补于一览表中。《质量记录清单》中的记录，必要时每半年可增删一次，但无需列入所有的记录。

5、参考资料

5.1 XXXX/QP-02《记录控制程序》

6、记录

6.1《质量记录清单》QR-4.2.4-01

6.2《记录处理单》QR-4.2.4-02