外贸团队组建方案

外贸团队组建方案

1.外贸团队人员的构建

做外贸需要的是一个团队，才能够提升工作效率，节省运营成本。团队的构建需要的是配合，所以在人员配置上，最好是每个人都有自己专长的一面，把工作细化出来，减轻员工工作上所背负的压力，让每个人在自己的岗位上都能得到最大的发挥。根据公司情况，应配备3名外贸业务员和2名外贸跟单员，业务员负责外贸业务，维护电子商务网站，与外商进行洽谈等业务上的工作；跟单员负责业务员拿下订单之后的后续工作，主要是生产进度的跟进，产品要求的跟进，以及单证的制作等。

人员的分工可以减少各岗位上出现的操作性失误，降低风险发生的可能性，也让各个岗位上的员工可以更加集中精力地进行自己已经细化过的工作。

2.外贸团队人员的甄选

确定了所需要的团队人员之后，需要进行人员的甄选。甄选外贸团队员工的原则如下：

（1）经验。由于外贸是一个十分依赖经验的工作，刚刚步出校门的应届大学生往往无法胜任，学校里面学到的大多数是理论上的东西，基本上是不可能马上运用到外贸的实务上面来的。所以应当聘请至少有1年以上外贸经验，熟悉外贸基本流程的人才来参与团队。

（2）岗位要求。团队是一个需要队员各有所长的地方，所以队员之间必须有一个互补性。做业务的员工英语水平必须在CET-6以上，掌握OFFICE软件能够独立和客户基本做到无障碍沟通，富有积极性，能够主动接触和开拓客户，具有团队意识；跟单员的英语水平至少要在CET-4以上，掌握OFFICE和PHOTOSHOP等电脑软件，心思细腻，能够配合好业务员的各项工作，主动跟业务员沟通生产上出现的问题，确保订单顺利完成。

（3）品行优良。一个人的品行优秀与否，是靠身边的人眼睛看出来的。无德有才的人只能成为团队里的定时炸弹。热爱自己的工作，遵守职业道德，个人品行端正，是从业的基本要求。

（4）强烈的进取心。强烈的进取心往往可以弥补硬件上的不足。

3.外贸部门的工作流程

外贸部工作性质有别于别的部门，是公司一个对外的窗口。很多时候，外贸部的一言一行，都代表着公司的形象，是公司文化的体现。外贸部也是公司跟客户之间的纽带，对外推出公司的产品，对内提供分析外部市场后的数据。外贸的工作是十分繁琐但灵活的，掌握的人乐在其中，外行的人敬而远之。

大概讲，主要包括外部的联系及内部的沟通。外部的工作包括：同客户的沟通，这是工作的重中之重，同报关公司的联系，同货代的联系，同船公司的联系，等等。这些联系十分广泛，而且需要合理安排联系的前后快慢，切记在工作过程中断层。

同内部的联系包括业务员和跟单员的沟通，跟单员跟生产部，采购部等的内部沟通，这一部分相当重要，直接关系到产品交期质量以及客户返单的几率。

业务部门必须把每一张订单所产生的单证，表格，付款凭证等妥善保管，以便日后查阅。

4.外贸部门的日常工作要求

外贸部门是一个需要和其他部门配合默契的部门，所以要求外贸部的所有员工都能够与其他部门，如采购部，生产部关系处理融洽。（1）在报价和生产方面，需要积极和着两个部门沟通，以进行高效率的工作。工作上应当在拥有一定自由度的基础上与工厂同步，方便灵活安排与客户会面的时间。

（2）在和生产部传达订单信息时，必须严谨认真，做到每单都有依据，每单都有凭证，交待细节时仔细耐心，不可含糊不清。（3）网络平台的信息必须及时维护更新，以便让排名靠前。

（4）每期新产品的图片处理都要及时，方便上传存档。

（5）网络平台的描述必须再三验证，避免在语言上的出错。

（6）客户资料的整理要清晰明了，分类归档。

（7）确保按制造订单要求按质，按量，准时交货，为了达到这个目标必须和生产部提前做好沟通。

5.外贸部门工作的开展及要求

（1）展会

公司安排参加各种专业展览会，具体情况视公司总部安排。

（2）网络贸易平台

公司会选取1-2个知名外贸平台进行推广，首选阿里巴巴和环球资源，具体情况视公司总部决定。

6.外贸部门的考评与激励

（1）目标

最大限度激励员工的积极性，加强团队的凝聚力，团结互助的精神。（2）改进方式

取消以个人业绩作为考核的唯一标准，改用个人收益与企业收益、工作完成状况，个人能力几重评定标准。在个人能力发挥到最大的时候，不仅是个人，团队也能获得相应的奖励，这样可以让员工的积极性最大化，也避免了有些员工在订单中做出了贡献却没有回报的不公平情况发生。