NOTES使用小技巧

索引
1.LOTUS邮件自动归档设置方法
2.邮件转发设置说明
3.如何建立本地邮箱
4.如何切换用户标识符
5.如何更改用户密码
6.如何向文档添加背景
7.向邮件添加签名
8.对邮件进行颜色编码或显示收件人图标
9.如何压缩工作空间文件
LOTUS邮件自动归档设置方法1.选择'Archive'-'settings'
2.选择‘基本’-Notes客户机基于‘本地’
3.选择‘条件’-‘创建’
4. 在弹出对话框中，填写名称，根据自己的需要选择归档条件、路径以及后续操作
5. 设置归档时间和场所
6. 单击‘确定’完成归档设置
注意事项：请注意本地归档文件大小，建议不超过1G，以免影响性能
邮件转发设置说明
1. 在邮箱右侧选择"Tools" ，单击"Rules"
2. 在右上方选择"New Rule"
3. 在弹出的对话框中"Create condition"下选择" all documents" ,然后单击"Add"
4. 在"Specify Actions send"下选择"copy to full"
5. 在"to"下填写自己outlook邮箱地址，然后单击"Add Action"
7. 单击"OK"，完成设置
建立本地邮箱
1.单击‘文件’-‘应用程序’-‘新建’
2.在弹出的对话框中，在‘标题’中填写邮箱名称，在‘文件名’中选择文件路径和文件名（标题和文件名可同名，文件名必须是*.nsf）,在‘模板’中选择‘邮件（R8.5）’
1.单击‘文件’-‘安全’-‘切换标识’
2.选择需要切换的NOTES ID地址，单击‘open’
3.输入密码
1. 单击‘文件’-‘安全’-‘用户安全’
2.在弹出的对话框中，填写目前使用的密码
3. 在弹出的对话框中，‘安全性基本信息’选项卡中，单击‘更改密码’
4. 在弹出的对话框中，输入现在使用的密码
5.输入新密码，点击确定，更改密码成功
向文档添加背景
1. 将文档置于编辑方式，单击文本 -文本属性
2. 在属性框中，单击“文本”旁边的箭头并选择“文档”。

3. 单击背景选项卡
添加和定制背景的方式
注意事项：选择背景时，尽量不要选择大的图片，以免造成邮件过大
任务
步骤 添加背景色
从颜色域中的列表选择一种颜色。

定制颜色 单击“背景色”框右上角的“颜色轮盘”
按钮。

拷贝图形并将其粘贴到背景中
1. 选择要拷贝的图形，然后单击编
辑 > 拷贝。

2. 在图形或资源区段中，单击粘贴。

3. 对于较小的图形，请从重复域中选
择样式。

将图形导入背景 注： 可以导入 BMP 、GIF 、JPEG 、PCX 图像和 TIFF 5.0 位图文件。

1. 在图形或资源区段中，单击导入。

2. 选择要导入的文件。

3. 单击导入。

4. 对于较小的图形，请从重复域中选
择样式。

添加图像资源图形（在应用程序中可重复使用的图形） 注： 仅当设计者将图像置于您的图像资
源库中时，此选项才可用。

在图形或资源区段的“文本”域中输入图形名称，或使用“文件夹”按钮选择图
形。

从背景中删除图形
在图形或资源区段中，单击删除。

隐藏处于编辑方式的文档中的图形 在选项区段中，选中编辑方式下隐藏图
形。

将表单（文档）重置为其原始颜色
单击重置表单颜色按钮。

向邮件添加签名
可以自动向自己发送的所有消息添加个人签名。

您还可以使用备用签名，例如，如果您的内部和外部通信有不同的签名。

向所有消息添加签名
1. 单击‘文件’-‘首选项’
2. 单击‘邮件’中的‘signature’选项卡。

3. 选中自动将签名附加到我的外发邮件消息底部。

4.在签名域中输入文本。

单击 T 控件添加富文本功能，如图片和附件。

5. (可选) 单击附加我的 vCard，然后根据需要更改域中的任何信息。

6.(可选) 单击在签名中附加 vCard。

7.(可选) 要将 vCard 文件移至您签名之后以外的其他位置，请将其剪切并粘贴到新的位置。

8.单击确定。

可以通过重复这些步骤并指定新签名随时更改签名。

通过清除自动将签名附加到我的外发邮件消息底部选项，可以除去签名。

还可以更改 vCard 中的信息并更将现有版本更换为更新版本。

使用备用签名
将备用签名文件保存到计算机中。

必须是 TXT、HTML、JPEG、位图或 GIF 文件。

1.如果开始新邮件，则您在邮件首选项中指定的签名会自动显示。

从电子邮件中删除该签名
2.单击‘More’-‘Insert Signatue’
3. 选择从文件(文本/HTML/图像)导入，选择文件类型，选择备用签名文件，然后单击打开。

4. 单击确定。

对邮件进行颜色编码或显示收件人图标
可以设置首选项对来自不同发件人的邮件进行颜色编码。

还可以对仅发送给您的邮件、仅发送给少数几个人的邮件或作为次要收件人发送给您的邮件显示不同图标。

1. 单击‘文件’-‘首选项’
2. 单击‘邮件’中的‘signature’选项卡。

可以为每个颜色组合输入多个名称。

按 Enter 分隔姓名（而不是使用逗号作为分隔符）。

要从目录中选择姓名，请单击此域旁的向下箭头。

无法输入群组名称。

3. 单击‘邮件’中的‘Recioient Icons’选项卡。

如果是唯一收件人，但姓名位于密送域中，那么不会显示实心圆
压缩工作空间文件
通过压缩 desktop6.ndk 文件来节省磁盘空间，该文件属于工作空间文件。

压缩时将删除对工作空间中无效应用程序的引用，从而腾出不使用的磁盘空间。

1.双击任一工作空间选项卡
2. 单击设置选项卡
3.单击使用量百分比
4.如果该百分比低于 85%，则单击压缩。