基层社会保障档案管理现状分析及对策

基层社会保障档案管理

现状分析及对策

社会保障是民生之安,是造福全体人民的一项基本制度，关系人民幸福安康和社会的公平正义,关系到人民群众生活质量的提高,也关系到社会和谐稳定和经济平稳持续地发展。随着我国社会保障事业的不断推进和完善，各基层社保所经办的业务日益增多，且与人民群众的利益和生活息息相关。作为民生档案的重要组成部分，社保所业务档案不仅为各基层社保所整体工作提供了重要的凭据支撑,而且为维护人民群众的合法权益发挥着不可替代的特殊作用。为加强和规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展,今年4月初至９月，会同相关单位对辖区２１个社保所业务档案管理现状进行了摸底调查和分析,主要采取座谈了解、实地查看、调查问卷、召开座谈会等形式开展了工作调研。

一、管理现状

全区现有21个社保所,有１7个社保所于2002－2００3年初正式成立,北方企业集团总公司社保所成立于2006年,天通苑南街道办事处、天通苑北街道办事处、霍营街道办事处3个新建街道社保所成立于2０1２年底。

（一)档案室建设情况

全区绝大多数社保所都具备档案保管的基本条件,但是大部分社保所面临档案库房紧张、缺乏专门档案管理人员的局面。

1。设立档案库房情况.经统计,有17个社保所设立档案库房,占全区社保所总数的80。95％；新成立的天南、天北和霍营3

家社保所及在临时租赁场所办公的百善镇社保所没有设立档案

库房；安装有档案密集架的社保所只有6家，新成立的3个社保所既无专室也无专柜存放档案，其余12家社保所均使用五节档案铁皮柜保管档案、资料.除东小口、回龙观、北七家和南口镇等社保所档案库房面积相对较大并且安装有档案密集架之外，大部分社保所囿于办公用房条件所限,设置档案库房面积过小,档

案库房面积承载量满足不了日益增长的业务档案数量，导致档案库房已驱于饱和。从调研了解的情况看，各社保所均意识到档案库房承载量不足的问题。有的社保所增加档案库房面积、有的社保所将档案柜换成密集架来缓解档案存放空间不足的问题.

2.配备专兼职档案员情况。经统计,全区有4社保所配备专职档案员,有７个社保所设有兼职档案员,其中熟悉档案专业工

作的仅有兴寿镇和流村镇社保所档案员，配备专兼职档案员的社保所占全区社保所总数的52。38%；没有配备专兼职档案员的社保所有10个，占全区社保所总数的４７。62%。而且社保所档案

员未经过档案专业培训,缺乏档案管理知识和业务技能。总体来看，各社保所需要建立档案管理体系和专兼职档案员队伍，明确各自职责分工.

（二）档案管理情况

由于历史原因,我区各社保所均把业务档案归入文书档案管理范畴,全区社保所档案管理情况参差不齐.

1．档案规范化情况。经调研，各社保所积攒了10多年以来产生的大量档案资料，只有１２个社保所档案资料进行了归档整理.其中：编制了档案检索目录的社保所只有９家，占总数的42.86%；只对部分业务档案资料进行归档整理的社保所有１0家,占总数的47％；档案资料由社保所业务经办人员自行管理的社保所有6家,占总数的２8．5%;流村镇社保所把历年来形成的重要档案资料都收集整理，比较规范齐全；兴寿镇、小汤山、东小口镇、崔村镇、沙河镇、城南街道、十三陵镇、马池口镇、南邵镇等9个镇街社保所对部分业务档案资料进行了较为规范的整理，但存在断档、积压档案资料等问题；回龙观镇、北七家镇、阳坊镇、南口镇、延寿镇等5个镇社保业务档案进行了统一集中存放，但没有系统规范整理;百善镇社保所由于多次“搬家”，其业务档案没有进行整理；天南、天北和霍营3个街道办事处社保所刚刚成立一年,正面临档案资料归档整理问题。总体来看,各社保所档案整理、保管情况差异较大，缺乏统一、规范的工作标准和管理办法。调研发现,绝大多数社保所对实现档案工作规范化管理具有比较强烈愿望和要求.

2.档案开发利用情况。社保所业务档案资料作为社保所工作

凭据，在日常工作中利用率很高。经调研,全区只有3个社保所由专职档案员提供利用服务,其余各社保所一般是由窗口业务经办工作人员按照各自经办业务自行到库房查找并提供利用;绝大多数社保所未建立保管、借阅等档案管理工作制度,日常档案借阅、利用没有相应的借阅登记和利用效果登记；各社保所都没有意识到应建立本社保所的大事记制度和对各类业务基础数字进行系统汇编。由此可见,档案开发利用工作仅仅停留在“你用我查”的自发的工作状态。

二、问题与原因

社保所成立10多年来,区、镇(街)档案部门对社保所档案工作开展了一些有益的尝试,取得了一些进展，但是由于多种原因的制约和影响，各社保所档案工作的规范化管理进程比较缓慢，从调研情况看,影响各社保所档案工作的因素不尽相同,但可以归纳为以下三个方面.

（一）缺乏科学统一的监督和管理

１.机制不顺“监管难”。各社保所隶属各镇（街），为其所属事业单位,同时业务上接受区人力社保局、区民政局指导。一方面,按照以往管理体制和模式：各镇（街)直接负责监管社保所档案工作，接受区监督指导，接受区人力社保局、区民政局业务档案指导。表面上看，社保所的档案工作有三个婆婆在管，因为缺少互联互通责任机制，没有工作准则，没检查落实标准，没有形拳头和合力，导致各社保所对档案工作是身无压力轻飘飘,动力不足,落实不好。另一方面，事实上，由于对社保所业务档案不熟悉，镇(街）档案员把社保所与镇(街)内设机构等同管理,

没有区分社保所业务形成规律和管理特点,将社保所形成档案全部纳入文书档案归档管理，导致档案管理要求与社保所业务需求相互脱节、不匹配，既没管好，也不便于利用.

２.意识不强“保障难"。由于社保所档案数量巨大,工作环节繁琐，加之有关领导的不重视,对社保所档案的管理缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况，没有专门的档案室,没有建立档案工作制度,部分业务人员也存在概念不清,认识不高的问题,认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠。

3．体制不全“用人难”.由于成立1０多年来,社保所保障人口增多,各级下沉的业务增多，业务量也随之不断增大，但是,社保所的人员编制却没有增加，还是１0多年前的编制,这“三增一不增”的问题在全区各社保所普遍存在，使社保所业务人员工作压力普遍比较大，一些服务人口较多、业务量较大的社保所，更是凸显人员紧张。因此各社保所虽然都知道做好档案工作的重要性,但也顾不上深入系统的整理业务档案。重业务轻管理,这也是有近50％的社保所都没有设置专兼职档案员的根本原因所在.目前,各社保所虽然有部分单位对部分档案进行了整理，但是由于社保工作的连续性,大多数社保所还是谁的业务档案资料还是“谁管业务，谁管档”，属于“三自状态”,即“自产、自管、自用".

4．管理落后“规范难”。由于缺编制，缺人管,档案管理还很不规范。主要表现为“四重四轻”。一是重收集，轻整理.就是在档案资料的保管上收集的还比较齐全,恨不得一个纸片也不敢