公司会议室使用管理办法

公司会议室使用管理办法

一、目的

为了进一步加强会议室管理，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，特制定本办法。

二、适用范围

适用于集团公司内部各大小会议室的使用。

三、会议室使用规定

1、集团公司内部会议室均由集团公司董事会办公室（以下简称董事办）统一管理，统筹协调安排使用，并负责会议室卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

2、各部门需要使用会议室时，需至少提前半天向董事办提出申请，填写《会议室使用一览表》后，经董事办准许后方可使用。

3、会议主办部门需提前至董事办领取会议室钥匙钥匙、激光笔、投影设备遥控、ppt遥控笔等会议室设备，做到统一领取统一归还。如需使用音响、投影设备、激光笔、ppt遥控笔的，由各部门自行调试。

4、使用原则：先申请后使用，按申请的先后顺序使用。如没有办理手续需临时使用会议室的，在会议室闲置状态可以使用(仍须至董事办申请后使用)，但如有冲突，必须

先礼让已申请使用会议室的部门。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序(董事办不负责协商，由使用者自行协商)。

5、如遇公司层级的重要会议，已申请使用会议室的部门暂停使用会议室，优先公司层级的重要会议。

6、为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，超过30分钟未到达会议室的，董事办有权对会议室的使用权另作安排。

7、使用部门应按预约的时间内使用完毕，原则上不允许超时使用。如需延长使用的，须及时告知董事办。如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时，超时部门必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、任何部门在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。使用完毕后应及时整理，保持会议室整洁：按6S标准(包括桌椅、设施设备还原，室内地面卫生等)，离开时关闭电源、空调，锁好门、窗，将会议室钥匙、投影设备遥控、激光笔、ppt遥控笔等设备交还董事办。

9、董事办负责管理和维护会议室室内设施和物品，任何部门未经董事办同意不得将会议室的设施拿出会议室或转作他用。如因个人原因造成设施设备损坏的，须照价赔偿。

10、如会议主办部门临时取消会议室使用申请，再需使用时须重新办理申请手续。

四、程序

1、申请流程

1)各部门至董事办查询会议室的使用状态;

2)各部门提出申请，经董事办登记确认后记录在《会议室使用一览表》上;

3)各部门按约定时间使用会议室。

2、使用流程

1)各部门按会议室使用规定使用会议室;

2)各部门自行指定人员安排会务工作(公司级或重要接待由董事办负责);

3、交换流程

1)各部门使用完毕后，董事办有权检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门改正;

2)如部门拒绝改正，将根据本规定对责任部门作出处罚：①负责会议室清洁卫生一星期;②如造成经济损失的，照价赔偿;③经劝说后仍未自觉遵守各项规定的，将停止其会议室使用权。

五、本规定自批准之日起执行，其解释权归董事办。

附件一：