GTD时间管理 PPT课件
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8.分配资源 ☆ 要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 ☆ 针对点：资源保证
9.审定计划 ☆ 要点：评价计划的完整性和可行性 ☆ 针对点：计划与最终目标的必然联系
2020/5/27
特别提示
• “计划无须事无巨细”、“凡事计划则不 如无计划”。
• “不需要大小事都周密计划，不必具体计 划那些无关紧要的事”。
• “如何分工”——各成员分别做什么，分别承担 什么样的责任
• “何时做”——准备时间、起止时间、进度安排 • “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围 • “投入多少资源”——成本、费用、代价 • “应变措施”——考虑应付意外的对策
2020/5/27
制定计划的一般过程
1.围绕最终目标，明确当前目标范围 ☆ 要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆ 针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度
Selfdiscipline
常规范 常自律
Transparency of storage 贮藏的透 明度
Apply the “5- S practice”Method 每天运用五常法
2020/5/27
“常组织”活动概要
常用程度 使用频率（必需的程度）
低
过去一年都未使用过的物品
过去一年只使用过一次的物品
• 只须周密计划好最紧要的20％，其余的80 ％事情只要有备忘就足够了！
2020/5/27
计划锦囊
* 计划的基础和关注核心是目标。 * 好的目标要符合SMART原则。 * 目标要有主次之分和优先顺序。 * 目标设定最后期限，专人负责。 * 防火重于救火，预先评估问题。
2020/5/27
创造时间第二招：
2020/5/27
主导价值:什么对我最重要?
• 主导价值范例：
冒险、健康、专业、诚实、信念、正直、事业、朋友、 家庭、成长、教育、人际关系、自由、快乐、责任、 勇气、感恩、奉献、财富、幸福、忠诚、合作、团队、 智慧、坚韧、美貌、玩乐、卓越、成功、积极、乐观、 创造、奋斗、谦虚、心态… …
2020/5/27
31、责备其它 32、压力、紧张 33、不充分的工具与设备 34、公司策略 35、不充分的登记系统 36、过多的文案工作、邮件、读物 37、宠物、外界活动 38、不耐烦、草率 39、不懂该做先做的事
创造时间
Making Time
时间是稀缺商品，“创造时间”是不 可能的，但你一定能够在有限的时间里做 更多的事情。
2020/5/27
时间是什么？
• 过去、现在、未来 • 一连串事件连成线 • 让你的时间里发生该发生的事 • 无法管理时间便无法管理一切
2020/5/27
“时间杀手”
Time Killers
2020/5/27
影响时间效率的因素
1、电话 2、打扰者、突然来访者 3、会议（预约、没预约） 4、争吵、发火 5、缺乏目标、时间计划、优先计划 6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性 7、无效率的代表、委托人 8、作无用的尝试 9、同一时间，想法、尝试过多 10、不现实的时间期望 11、无效的的通讯 12、下属的训练和发展不充分 13、拖延、犹豫、作白日梦 14、不会说“不” 15、努力不彻底、或努力改变
2020/5/27
制定计划的一般过程
5.制定相应行动方案 ☆ 要点：分析实现目标所需解决的问题 ☆ 针对点：考虑怎样做、技术路线问题
6.落实责任人、奖惩 ☆ 要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明 确相应的奖惩措施 ☆ 针对点：责任到位；奖罚分明
7.制订进度表 ☆ 要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 ☆ 针对点：约束条件
2020/5/27
GTD简介——加工分类
事务重要性分类：四象限方法
不重要但紧急 （帮丈母娘交水费）
不重要不紧急 （陪老婆逛街）
杂事安排
重要且紧急 (陪女朋友逛街)
2020/5/27
重要不紧急 （陪客户喝茶）
GTD简介——日程安排
计划 —— 设定每天，每周的最重 要的事(MIT)。
每周，列下你需要完成的重大事件， 把他们排进日程表。
2020/5/27
墨非定律
( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方； ( 3 ) 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 ) 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
2020/5/27
GTD
Getting Thing Done
时间管理
时间比金钱更重要
计算：你的每秒价值多少呢？
年收入 100万元 60万 元 20万元 10万元 8万 元 5万元 3万元 2万元
每秒钟的价值 0.0317 097 9元 0.01902587 元 0.00634195元 0.00317 097 元 0.0025367 8元 0.00158549元 0.00095129元 0.00063419元
2020/5/27
“管理才能评鉴”测评的经理人12项能力
行政(自我工作管理)能力 １．时间管理与排定 ２．目标与标准设定 ３．计划与安排工作
wenku.baidu.com督导(建立工作团队)能力 ７．训练教导与授权 ８．评估部属与绩效 ９．行为规范
沟通(与人沟通协调)能力 ４．倾听与组织讯息 ５．给予明确的讯息 ６．获得正确的讯息
每天，列出1-3个最重要的事 (MITs)。
这样，你的每一天和每一周都被设 定了目标，你总是在完成那些最重 要最有用的事情！
2020/5/27
GTD简介——回顾
• 每日回顾 每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等你； 每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。 每天回顾周月计划，调整安排。
• 每周回顾 周月计划回顾 项目回顾 日程及行动安排调整
重 要性
低 • 传真或邮寄文件
• 回答一般电话查询 • 准备今天早上开会用的茶点
AB CD
• 将信件初步分类及处理 • 参观展览 • 安排一场员工足球赛 • 复印文件
2020/5/27
创造时间第三招：
组织得当
2020/5/27
5－S Practice 五常法
－－改善品质及生产力的关键
英语
Structurise Systematise
设定目标的SMART原则
• Specific ——目标要具体 • Measurable ——目标必须是可衡量的 • Attainable——目标是可能实现的 • Relevant——目标是切合实际的 • Trackable（Time bound ）——可跟进，要
设定时间表。
2020/5/27
耶鲁大学设定目标七步骤
3.GTD的开始
痛苦的第一周，成功的一生
4.GTD的意义
规划人生，改变自己
2020/5/27
GTD简介
GTD是英文Getting Things Done的缩写,是由 效率管理专家David Allen开创的一套完整个 人管理系统。GTD是一套让你变得轻松自 如，事半功倍的方法。
国内目前已有部分GTD爱好者群，通过 学习这样的一种行为管理方法来给自己 增加能力值。
• 先拟出您期望达到的目标； • 列出好处：您达到这目标有什麽好处? • 列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍； • 列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训
练等； • 列出寻求支持的对象； • 订定行动计划：一定要有一个行动计划； • 订定达成目标的期限。
2020/5/27
计划的内容
• “如何做”——实现目标的行动方案（途径、方 法等）
关于使命宣言的几个问题
• 我什么时候感到幸福并充满成就感？ • 我的个人活动中最有价值的活动是什么？ • 我在事业上最有价值的活动是什么？ • 我有哪些天赋、才能、优点及能力？
• 什么事情最能激励我，令我着迷并充满激情？
• 我如何能为社会做出最大贡献？
2020/5/27
长期目标
• SMART目标 • 我的长期目标：
要事第一
（确定优先顺序）
2020/5/27
时间矩阵图
有效的行动
紧急 重
不 重 要
2020/5/27
要 不紧急
工作
高
• 处理危机
高 • 出差开分公司
• 处理经销商投诉
急
• 面试高职位员工
切
性
• 参加一般工作会议 • 准备季度工作报告
低 • 制定下年度预算案
• 初步评估应征者 • 文件归档 • 清理废物 • 订购下月往北京机票
主导价值观 角色 使命
2020/5/27
1. 2. 3. 4.
2020/5/27
每周计划
哈佛的调查
• 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟 踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不 多的年轻人，调查结果如下：
• 27%的人 • 60%的人 • 10%的人 • 3%的人
没有目标 目标模糊 有比较清晰的短期目标 有比较清晰的长期目标
2020/5/27
GTD的方法
2020/5/27
GTD的方法
大脑是用来思考，不是用来记事的。
2020/5/27
GTD的方法
➢ 目标清晰，100%发挥自己的资源。 ➢ 建立一个能够保持顺畅工作流程的工作体系 。 ➢ 因为掌控全局，所以随心所欲。
GTD已被许多世界顶级机构（包括微软、洛克希 德、甲骨文、世界银行和美国司法部等）视为成功 的工作习惯来推广。
保存方法
扔掉 保存在比较远的地方
中
过去的二至六个月只使用过一次的物品 把它保存在工作区域的中
一个月使用数次的物品
间部分
高
一周使用一次的物品
每天都要使用的物品
每小时都要使用的物品
保存在工作最接近的 地方，甚至随身携带
2020/5/27
讨论：如何使办公室成为省时工作站？
Sanitise
意义
常组织 常整顿
常清洁
例子
Clean up the trash 把垃圾清掉
Find the document you want within 30 second 30秒内就可找到 要找的文件
Responsibilities of personal hygiene 个人清洁卫生责任
Standardise
2.根据SMART原则，制定初步目标 ☆ 要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 ☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
3.根据历史数据，现实情况，修订目标 ☆ 要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步 目标 ☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 ☆ 要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 ☆ 针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准
认知(思考清晰缜密)能力 １０．问题确认与解决 １１．决断与风险衡量 １２．清晰思考与分析
2020/5/27
今天，你的时间如何安排？ 科学or非科学？！ 接下来与你共同分享世界500 强企业的时间管理之道!
2020/5/27
目录
1.GTD的简介
搞定它，我只要2分钟
2.GTD的方法
我们的工作效率：蜗牛还是猎豹
16、自己做缠人过多的细节 17、员工不足或工作不力 18、社会的、闲在的谈话 19、缺少自律
2020/5/27
20、保持优越感 21、错误的倾听 22、缺少反馈 23、争议、个人问题 24、忧虑、恐惧、焦急 25、不充分的计划、错误的变更 26、等待 27、记忆本身 28、差的记忆 29、对结果行为的迷惑 30、疲劳、讨厌
2020/5/27
时间管理的关键：
• 提高事件掌握度，可以提高自我价值 • 区分优先顺序：20%的重要事情产生
80%的结果 • 做对的事情比把事情做对更重要
2020/5/27
创造时间第一招：
做好规划
2020/5/27
为什么要做计划
• “上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力” ---商鞅
2020/5/27
GTD简介——收集
• 任务篮（Inbox） • 下一步 • 跟踪
• 垃圾桶 • 某天也许 • 已存档 • 已完成
2020/5/27
GTD简介——项目或下一步行动
• 把每个项目用思维导图来 体现提纲
• 每个行动都有时间及相关 负责人信息
• 项目的目标清晰明确、可 衡量、可达成、合乎实际、 具时效性
• “谋和断是哈佛职业经理的两大职能” ---哈佛职业经理箴言
• “如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核 心部分” ---法约尔
2020/5/27
PLAN 计划
• 计划是什么？ • 不计划的原因是什么？ • 长期计划 • 周计划
2020/5/27
怎样做好计划
• 计划工作的着眼点 • 计划的基础与关键——目标 • 计划的内容 • 计划制定的一般过程 • 特别提示 • 计划锦囊
9.审定计划 ☆ 要点：评价计划的完整性和可行性 ☆ 针对点：计划与最终目标的必然联系
2020/5/27
特别提示
• “计划无须事无巨细”、“凡事计划则不 如无计划”。
• “不需要大小事都周密计划，不必具体计 划那些无关紧要的事”。
• “如何分工”——各成员分别做什么，分别承担 什么样的责任
• “何时做”——准备时间、起止时间、进度安排 • “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围 • “投入多少资源”——成本、费用、代价 • “应变措施”——考虑应付意外的对策
2020/5/27
制定计划的一般过程
1.围绕最终目标，明确当前目标范围 ☆ 要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆ 针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度
Selfdiscipline
常规范 常自律
Transparency of storage 贮藏的透 明度
Apply the “5- S practice”Method 每天运用五常法
2020/5/27
“常组织”活动概要
常用程度 使用频率（必需的程度）
低
过去一年都未使用过的物品
过去一年只使用过一次的物品
• 只须周密计划好最紧要的20％，其余的80 ％事情只要有备忘就足够了！
2020/5/27
计划锦囊
* 计划的基础和关注核心是目标。 * 好的目标要符合SMART原则。 * 目标要有主次之分和优先顺序。 * 目标设定最后期限，专人负责。 * 防火重于救火，预先评估问题。
2020/5/27
创造时间第二招：
2020/5/27
主导价值:什么对我最重要?
• 主导价值范例：
冒险、健康、专业、诚实、信念、正直、事业、朋友、 家庭、成长、教育、人际关系、自由、快乐、责任、 勇气、感恩、奉献、财富、幸福、忠诚、合作、团队、 智慧、坚韧、美貌、玩乐、卓越、成功、积极、乐观、 创造、奋斗、谦虚、心态… …
2020/5/27
31、责备其它 32、压力、紧张 33、不充分的工具与设备 34、公司策略 35、不充分的登记系统 36、过多的文案工作、邮件、读物 37、宠物、外界活动 38、不耐烦、草率 39、不懂该做先做的事
创造时间
Making Time
时间是稀缺商品，“创造时间”是不 可能的，但你一定能够在有限的时间里做 更多的事情。
2020/5/27
时间是什么？
• 过去、现在、未来 • 一连串事件连成线 • 让你的时间里发生该发生的事 • 无法管理时间便无法管理一切
2020/5/27
“时间杀手”
Time Killers
2020/5/27
影响时间效率的因素
1、电话 2、打扰者、突然来访者 3、会议（预约、没预约） 4、争吵、发火 5、缺乏目标、时间计划、优先计划 6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性 7、无效率的代表、委托人 8、作无用的尝试 9、同一时间，想法、尝试过多 10、不现实的时间期望 11、无效的的通讯 12、下属的训练和发展不充分 13、拖延、犹豫、作白日梦 14、不会说“不” 15、努力不彻底、或努力改变
2020/5/27
制定计划的一般过程
5.制定相应行动方案 ☆ 要点：分析实现目标所需解决的问题 ☆ 针对点：考虑怎样做、技术路线问题
6.落实责任人、奖惩 ☆ 要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明 确相应的奖惩措施 ☆ 针对点：责任到位；奖罚分明
7.制订进度表 ☆ 要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 ☆ 针对点：约束条件
2020/5/27
GTD简介——加工分类
事务重要性分类：四象限方法
不重要但紧急 （帮丈母娘交水费）
不重要不紧急 （陪老婆逛街）
杂事安排
重要且紧急 (陪女朋友逛街)
2020/5/27
重要不紧急 （陪客户喝茶）
GTD简介——日程安排
计划 —— 设定每天，每周的最重 要的事(MIT)。
每周，列下你需要完成的重大事件， 把他们排进日程表。
2020/5/27
墨非定律
( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方； ( 3 ) 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 ) 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
2020/5/27
GTD
Getting Thing Done
时间管理
时间比金钱更重要
计算：你的每秒价值多少呢？
年收入 100万元 60万 元 20万元 10万元 8万 元 5万元 3万元 2万元
每秒钟的价值 0.0317 097 9元 0.01902587 元 0.00634195元 0.00317 097 元 0.0025367 8元 0.00158549元 0.00095129元 0.00063419元
2020/5/27
“管理才能评鉴”测评的经理人12项能力
行政(自我工作管理)能力 １．时间管理与排定 ２．目标与标准设定 ３．计划与安排工作
wenku.baidu.com督导(建立工作团队)能力 ７．训练教导与授权 ８．评估部属与绩效 ９．行为规范
沟通(与人沟通协调)能力 ４．倾听与组织讯息 ５．给予明确的讯息 ６．获得正确的讯息
每天，列出1-3个最重要的事 (MITs)。
这样，你的每一天和每一周都被设 定了目标，你总是在完成那些最重 要最有用的事情！
2020/5/27
GTD简介——回顾
• 每日回顾 每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等你； 每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。 每天回顾周月计划，调整安排。
• 每周回顾 周月计划回顾 项目回顾 日程及行动安排调整
重 要性
低 • 传真或邮寄文件
• 回答一般电话查询 • 准备今天早上开会用的茶点
AB CD
• 将信件初步分类及处理 • 参观展览 • 安排一场员工足球赛 • 复印文件
2020/5/27
创造时间第三招：
组织得当
2020/5/27
5－S Practice 五常法
－－改善品质及生产力的关键
英语
Structurise Systematise
设定目标的SMART原则
• Specific ——目标要具体 • Measurable ——目标必须是可衡量的 • Attainable——目标是可能实现的 • Relevant——目标是切合实际的 • Trackable（Time bound ）——可跟进，要
设定时间表。
2020/5/27
耶鲁大学设定目标七步骤
3.GTD的开始
痛苦的第一周，成功的一生
4.GTD的意义
规划人生，改变自己
2020/5/27
GTD简介
GTD是英文Getting Things Done的缩写,是由 效率管理专家David Allen开创的一套完整个 人管理系统。GTD是一套让你变得轻松自 如，事半功倍的方法。
国内目前已有部分GTD爱好者群，通过 学习这样的一种行为管理方法来给自己 增加能力值。
• 先拟出您期望达到的目标； • 列出好处：您达到这目标有什麽好处? • 列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍； • 列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训
练等； • 列出寻求支持的对象； • 订定行动计划：一定要有一个行动计划； • 订定达成目标的期限。
2020/5/27
计划的内容
• “如何做”——实现目标的行动方案（途径、方 法等）
关于使命宣言的几个问题
• 我什么时候感到幸福并充满成就感？ • 我的个人活动中最有价值的活动是什么？ • 我在事业上最有价值的活动是什么？ • 我有哪些天赋、才能、优点及能力？
• 什么事情最能激励我，令我着迷并充满激情？
• 我如何能为社会做出最大贡献？
2020/5/27
长期目标
• SMART目标 • 我的长期目标：
要事第一
（确定优先顺序）
2020/5/27
时间矩阵图
有效的行动
紧急 重
不 重 要
2020/5/27
要 不紧急
工作
高
• 处理危机
高 • 出差开分公司
• 处理经销商投诉
急
• 面试高职位员工
切
性
• 参加一般工作会议 • 准备季度工作报告
低 • 制定下年度预算案
• 初步评估应征者 • 文件归档 • 清理废物 • 订购下月往北京机票
主导价值观 角色 使命
2020/5/27
1. 2. 3. 4.
2020/5/27
每周计划
哈佛的调查
• 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟 踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不 多的年轻人，调查结果如下：
• 27%的人 • 60%的人 • 10%的人 • 3%的人
没有目标 目标模糊 有比较清晰的短期目标 有比较清晰的长期目标
2020/5/27
GTD的方法
2020/5/27
GTD的方法
大脑是用来思考，不是用来记事的。
2020/5/27
GTD的方法
➢ 目标清晰，100%发挥自己的资源。 ➢ 建立一个能够保持顺畅工作流程的工作体系 。 ➢ 因为掌控全局，所以随心所欲。
GTD已被许多世界顶级机构（包括微软、洛克希 德、甲骨文、世界银行和美国司法部等）视为成功 的工作习惯来推广。
保存方法
扔掉 保存在比较远的地方
中
过去的二至六个月只使用过一次的物品 把它保存在工作区域的中
一个月使用数次的物品
间部分
高
一周使用一次的物品
每天都要使用的物品
每小时都要使用的物品
保存在工作最接近的 地方，甚至随身携带
2020/5/27
讨论：如何使办公室成为省时工作站？
Sanitise
意义
常组织 常整顿
常清洁
例子
Clean up the trash 把垃圾清掉
Find the document you want within 30 second 30秒内就可找到 要找的文件
Responsibilities of personal hygiene 个人清洁卫生责任
Standardise
2.根据SMART原则，制定初步目标 ☆ 要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 ☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
3.根据历史数据，现实情况，修订目标 ☆ 要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步 目标 ☆ 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 ☆ 要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 ☆ 针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准
认知(思考清晰缜密)能力 １０．问题确认与解决 １１．决断与风险衡量 １２．清晰思考与分析
2020/5/27
今天，你的时间如何安排？ 科学or非科学？！ 接下来与你共同分享世界500 强企业的时间管理之道!
2020/5/27
目录
1.GTD的简介
搞定它，我只要2分钟
2.GTD的方法
我们的工作效率：蜗牛还是猎豹
16、自己做缠人过多的细节 17、员工不足或工作不力 18、社会的、闲在的谈话 19、缺少自律
2020/5/27
20、保持优越感 21、错误的倾听 22、缺少反馈 23、争议、个人问题 24、忧虑、恐惧、焦急 25、不充分的计划、错误的变更 26、等待 27、记忆本身 28、差的记忆 29、对结果行为的迷惑 30、疲劳、讨厌
2020/5/27
时间管理的关键：
• 提高事件掌握度，可以提高自我价值 • 区分优先顺序：20%的重要事情产生
80%的结果 • 做对的事情比把事情做对更重要
2020/5/27
创造时间第一招：
做好规划
2020/5/27
为什么要做计划
• “上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力” ---商鞅
2020/5/27
GTD简介——收集
• 任务篮（Inbox） • 下一步 • 跟踪
• 垃圾桶 • 某天也许 • 已存档 • 已完成
2020/5/27
GTD简介——项目或下一步行动
• 把每个项目用思维导图来 体现提纲
• 每个行动都有时间及相关 负责人信息
• 项目的目标清晰明确、可 衡量、可达成、合乎实际、 具时效性
• “谋和断是哈佛职业经理的两大职能” ---哈佛职业经理箴言
• “如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核 心部分” ---法约尔
2020/5/27
PLAN 计划
• 计划是什么？ • 不计划的原因是什么？ • 长期计划 • 周计划
2020/5/27
怎样做好计划
• 计划工作的着眼点 • 计划的基础与关键——目标 • 计划的内容 • 计划制定的一般过程 • 特别提示 • 计划锦囊