时间管理课前阅读材料

时间“四象限”法

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，以“轻—重”为纵坐标，“缓—急”为横坐标，划分为四个“象限”：

第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式。但在第一象限与第二象限的处理上，人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这将会使人长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。

时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。

帕累托原则

又称做重要的少数、微不足道的多数，或80对20定律、犹太法则等。是19世纪末和20世纪初由意大利经济学家及社会学家帕累托提出的，最初是用于经济领域中的决策。这一原则是说在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分，因此对于重要但只占少数的部分必须分配更多的资源，更注重对它的管理。

在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重，各花上一段时间集中精力把它们完成。

最新的时间管理概念—GTD

时间管理有很多种方法，GTD就是其中一套行之有效的方法，也是现在最受欢迎的方法。GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的缩写,来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》。

GTD的核心步骤为五步：收集、处理、管理、执行、回顾。

1. 收集——收集记录

人的大脑能储存很多东西，但有限，不要相信某事情发生后过了一段时间你还能记得，释放大脑的储存负载，让大脑着重于去思考，平时有什么信息、任务和灵感要在忘记之前用工具记录下来，使用的工具要尽可能的方便，易用，便捷。

2. 处理——处理分类

只有及时处理信息，对信息及时做出决定和归纳成类，你才能避免信息的堆积和碎片化，处理信息时采用二分钟法则和四象限法则，二分钟方法就是如果一件事情两分钟内能解决的事情，无论是何种事情，马上着手解决掉，如果不能再进行分类。分类则采用四象限法则，四象限法则是把工作按照重要和紧急两个不同的程度划分成四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

3. 计划——计划安排

除了既有的日程安排外，可以设定每日，每周，每月，每年你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理论，前天晚上睡觉前设定第二天最重要的三件事，起床后就可以开始着手这三件事了（同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”，每年的“三只青蛙”）。每周要做的事采用习惯21天效应，一件事只要坚持21天就能习惯成自然，成为一种习惯。每月要做的事采用日历行程表的方法，将每月要做的事排进日程表。每年要做的事采用愿望清单法，让自己每年都有收获和进步。

4. 执行——坚决执行

执行是Getting Things Done最关键的一步，也是成功与否的关键，要言行一致，制定了计划就一定得做到，这能很好地提升你的自我认同感。执行时你应当在不分心的情境下，一次只执行一件事，既不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。

5. 回顾——回顾检查

目前我采用的是一周回顾一次，采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾，对工作和其它事情进行回顾，看看哪里做的不好，需要改进，重新做出调整计划。这样能使得计划更有效地进行，更加合乎工作程序的逻辑。

时间管理故事：

在一次上时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然後又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的「鹅卵石」。当教授把石块放完後问他的学生道：「你们说这罐子是不是满的？」

「是，」所有的学生异口同声地回答说。

「真的吗？」教授笑著问。然後再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：「你们说，这罐子现在是不是满的？」这回他的学生不敢回答得太快。最後班上有位学生怯生生地细声回答道：「也许没满。」

「很好！」教授说完後，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢的倒进罐子里。倒完後，於是再问班上的学生：「现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？」

「没有满，」全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。

「好极了！」教授再一次称赞这些「孺子可教也」的学生们。称赞完了後，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事都做完之後，教授正色问他班上的同学：「我们从上面这些事情得到什么重要的功课？」班上一阵沉默，然後一位自以为聪明的学生回答说：「无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。」这位学生回答完後心中很得意地想：「这门课到底讲的是时间管理啊！」

教授听到这样的回答後，点了点头，微笑道：「答案不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。」说到这里，这位教授故意顿住，用眼睛向全班同学扫了一遍说：「我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的「鹅卵石」放进罐子里去，你也许以後永远没机会把它们再放进去了。」