传真机的使用

传真机的使用

由于科技化、现代化办公的需要，各种各样的办公设备已经成为我们工作中不可或缺的工具之一，说它们是我们办公的好帮手绝对不算夸张。有些文件，由于受到地域、空间的限制，不能及时送达，那么此时，传真机的作用就凸显出来了。

具体来说，传真机的使用方法如下：

传真机的连接

传真机背后有一个插座标有“LINE”，从该插座引出的两条线要与两条电话线相接。

有的传真机本身不带电话机，它通常还有“TEL”插座，在此可以接上一个电话机。

电话机和传真机实际上是串行连接的（包括自身带电话机的传真机，其内部亦如此）。有人将电话机与传真机并联相接，即电话机直接连到“LINE”上，这时如果采用该电话机拨号来进行传真机发送，则会出现通信失败的现象，原因是传真机内部线路并没有转换到外部“LINE”上去。

发送原稿的准备

一台传真机收到文件的质量部分取决于发送原文件的质量，以下几点将有助于得到良好质量的原稿文件。

（1）用打字机打印。

（2）用黑墨水书写。

（3）用白色或浅色的纸。

为了慎重起见，用户在发传真之前，可以先将原稿文件用该传真机复印一下，通过调对比度、清晰度（分辨率）或选用图片（半色调）方式可以改善传送原稿的质量。

如果被传真的文件纸非常薄（厚度小于0.06毫米），或非常厚（厚度大于0.15毫米），或者文件有折叠、扭曲、撕破、粘贴，则可将原件用复印机复印后再传送。

传真机通常备有一张用透明纸做的载体，如果被传真的文件有折叠、扭曲、破损或粘贴而无法复印时，可将其夹入载体进行传送。将原稿夹入载体时要使有文字的那面朝向透明纸面。

如果被传送文稿的尺寸大于传真机所能接收的最大宽度，或者小于所能接受的最小宽度，亦可先用复印机进行缩小复印或放大复印，使之成为能够传送的文件。

复印操作

复印操作是传真机最为简单的操作，但它的意义却不简单。

首先，它有类似于复印机的功能。有的传真机设有专门复印键，将文稿放在进稿器上，按下该复印（COPY）键，即可完成复印动作，通常复印操作均按“FINE（清晰）”方式进行。现在有些中高档传真机也具有增强复印功能，比如放大/缩小复印，复印缩放范围一般为25％～200％，还有排序复印等。目前，大多数传真机的复印键和启动键是合二为一（START/COPY）的。这时，要进行复印操作的话，需首先确认传真机线路是处于未接通的状态，否则，按下“START/COPY”键，

将成为发送状态。

其次，复印操作可以判断一台传真机扫描、打印及主控部分是否有故障。若在传真机上复印出来的副本不清楚，那接收方收到的文件也不会清楚。所以，传真件不清楚不一定是接收方的问题，要根据具体情况具体分析。

发送文件

最基本的发送文件的过程如下。

装入文件。把要发送的文件放入文件进稿器上，选择好清晰度和对比度。

呼叫对方。拨对方的电话号码，若占线可重拨，直至拨通。

等待对方“准备好”的回音。此时可能出现两种情况：如果对方传真机处于自动接收状态，用户会听到“准备好接收”的类似于“哔”音的信号（CED信号）；对方是手动接收状态，请对方操作员按下“启动（START）”键，你将听到类似“哔”音的信号。

启动发送操作。当听到对方来的“哔”音信号，应立即按下“启动”键，挂下话筒，文稿会自动地进入传真机并发送给对方。此时，如果传输成功，将会显示“成功发送”信息；倘若通信失败，亦会有出错信息显示。

接收文件

从传真机的发送文件来看，接收文件也分为两种情况。（1）自动接收。

自动接收时，传真机必须是处于自动接收状态，可用键选择或者通过

编程设置。通常会有自动接收指示灯批示或在显示屏上显示现时为自动接收状态。

对方发送的传真到来时，电话铃在响若干声后（可按要求设置）即转入自动接收，接收对方传送来的传输文稿。

接收完毕，若成功，则会有通信成功的信息显示；不成功，则会有出错信息显示或警告。

（2）手动接收。

在传真机处于手动接收的状态下，电话铃响后，即可进行接收操作，具体可分两种情况：如果对方是手动发送，回答呼叫，按照对方要求，按下“启动”键，挂下话筒，便可接收对方来的传真文件；对方是自动发送时，在拿起话筒时，会听到类似“哔”音的CNG信号，这表明对方是自动发送传真状态，这时按下“启动”键，便能接收文件。

日常养护

（1）不要频繁开关机。

因为每次开关机，都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。

（2）尽量使用专用的传真纸。

请参照传真机说明书，使用推荐的传真纸。劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸褪色，造成复印或接收的文件不

清晰。

（3）禁止在使用过程中打开纸舱盖。

打印中请不要打开纸卷上面的纸舱盖，如果真的需要，必须先按停止键以避免危险。同时，打开或关闭纸舱盖的动作不宜过猛，因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，若开关纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。

（4）经常做清洁。

要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁。对于传真机内部，除了每半年将纸舱盖打开，使用干净柔软的纱布沾酒精擦拭打印头外，滚筒与扫描仪等部分也需要清洁保养。

（5）使用环境很重要。

传真机要避免受到阳光直射和热辐射，以及强磁场、潮湿和灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。

传真机应当放置在室内的平台上，左右两边要和其他物品保持一定的空间距离，以利于通风，也可避免造成干扰。其前后方可保持30厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。

温馨提示

卡纸是传真机很容易出现的故障，特别是新的纸张或使用过了的纸张，都较容易产生卡纸故障。如果发生卡纸时，在取纸时要注意，只

可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖，而且要尽可能一次性将整纸取出，注意不要把破碎的纸片留在传真机内。