[管理学]时间管理讲义

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有效时间管理
消 灭 窃 贼（4） 拖 延
• • • • • 列 出 所 有 需 要 完 成 的 任 务； 根 据 轻 重 缓 急 进 行 分 类； 将 任 务 分 解 成 几 个 步 骤； 确 立 每 个 步 骤 的 最 后 期 限； 每 天 安 排 10 分 钟 以 对 付 那 些 开 头 难 的 工 作； • 留 出 10 分 钟 安 排 明 天 的 工 作。。。
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有效时间管理
时间管理三要素
• 管理时间
• 管理个人 • 管理团队
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管理时间的三大任务
• 设立目标
• 制定计划 • 区分轻重缓急
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有效时间管理
任 务 之 一：目 标
• 没有目标你就不知道你要去哪 儿， 你 就 很 有 可 能 走 到 其 他 地 方 去 了。 • 只有当你的梦想书面写下来才 会 变 成 你 的 目 标。 • 好 记 性 不 如 烂 笔 头。
重要
的 急 标 相
任 ？ 系 应 。
优先权2
优先权4
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优先权1
优先权3
紧迫
有效时间管理
管理个人
5A’s 时 间 管 理 模 型
了解
分析 Attack 消除窃贼 安排
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Aware Analyze 分配 Arrange
Assig n
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个人时间管理
练 习：
在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 上 半 部， 请 写 出 公 司 赋 予 你 当 前 工 作 的 主 要 职 责。 在“ 个 人 时 间 运 用 分 析 表” 第 1 栏 的 下 半 部， 请 写 出 你 每 周 须 完 成 的 主 要 任 务 （ 也 包 括 那 些 与 工 作 紧 密 联 系 的“ 非 工 作 任 务”。 在 第 II 栏 的 下 端， 请 填 写 你 一 周 的 实 际 时 数。
自己 优先权2 优先权1
参 与
他人
优先权 3
优ห้องสมุดไป่ตู้权4
控制
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自己
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安 排( Arrange)
• 年度计划 • 周 / 日 计 划（ 表 格）
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实战练习
运 用 我 们 学 到 的 方 法， 安 排 一 天 的 行 事 顺 序。
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消灭时间窃贼
不会拒绝
拖延 不速之客
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消 灭 窃 贼（4） 混 乱 的 办 公 桌
• 杂乱无章 • 办 公 室 的 杂 乱 无 章 会 引 起 麻 烦。 要 想 整 齐 有 序， 你 必 须 克 服 道 格 拉 斯 的 混 乱 法 则：“混 乱 总 是 想 填 满 任 何 让 其 存 在 的 空 间” • 通 常 而 言， 办 公 桌 杂 乱 无 章 是 因 为 你 没 有 定 下 存 放 事 物 的 规 矩。 你 必 须 改 变 自 己 的 习 惯！
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如 何 有 效 地 统 筹 时 间（ 续）
• 进 一 步 分 析 自 己 是 怎 样 使 用 时 间 的; • 根据任务及活动对自己的重要性将 它 们 排 序; • 考虑完成一项任务至少需要多少时 间; • 辨别哪些活动浪费了时间并力求消 除 它 们; • 根 据 事 情 对自 己 的 重 要 性， 组 织 和 计 划 安 排 时 间 用 于 各 种 活 动; • 在 循 环 往 复 的 基 础 上， 监 督 时 间 的 35 利 用.
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个人时间运用分析表
第（I） 栏 所做的工作 应该做的工作 第（II） 栏 所花的时间
实际做的 工作
作 周实际工
总 时 数______ 小 时
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个人时间管理
考 虑 下 列 问 题： • 看 看 自 己 填 写 的“个 人 时 间 运 用 分 析 表”， 你 有 何 感 受？ • 你 是 否 都 运 用 了“适 当” 的 时 间 去 干 “ 适 当” 的 工 作。 提 问： • 哪一段时间是我一天中最忙的时候 • 哪一项活动不值得我花那么多时间 • 什么类型的活动占用了最多的时间
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消 灭 窃 贼（1） 不 会 拒 绝
• 情 景 一： 当 同 事 匆 匆 进 来 问 我 是 否 可 以 停 一 分 钟 帮 助 他 们 时， 我 正 坐 在 桌 旁， 集 中 精 力 于 一 项 主 要 工 作， 我 想 我 应 该 帮 他 们 又 不 想 耽 误 他 们 的 工 作， 因 此 我 停 下 手 边 的 工 作 关 注 他 们， 麻 烦 的 是 这 实 际 上 耽 误 了 我 的 工 作。 • 情 景 二： 我 经 常 接 到 各 类 推 销 员 的 电 话， 大 多 数 人 推 销 的 东 西 我 都 不 喜 欢， 他 们 的 请 求 是 只 需 几 分 钟， 但 通 常 花 掉 我 半 个 小 时 甚 至 更 多 的 时 间。
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目标是构筑成功的基石
• • • • • • • 目 标 使 我 们 产 生 动 力； 目 标 使 我 们 认 清 使 命； 目 标 有 助 于 我 们 安 排 轻 重 缓 急； 目 标 引 导 我 们 发 挥 潜 能； 目 标 使 我 们 把 握 现 在； 目 标 促 使 我 们 评 估 进 展； 目标 使我们将工作重点从工作本身 转 移 到 工 作 成 果。
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任 务 之 二： 制 定 计 划
计 划 你 的 一 天：
• • • • 设 置“ 定 计 划 的 时 间”（ 早 上 或 晚 上） 给你的时间一定的弹性 给 你 的 任 务 时 间 10－20％ 的 缓 冲 每 天 从 做 一 项 主 要 工 作 开 始。
记 住： 大 多 数 的 压 力 和 疾 病 并 不 是 由 工 作 造 成 的， 而 是 由 于 担 心 你 未 能 做 好 这 项 工 作。
－－ARNOLD GLASGOW
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任 务 之 三： 区 分 轻 重 缓 急
• 任 务 有 轻 重 缓 急 之 分; •评价轻重缓急的指标为重要 性 和 紧 急 性：
有
些 任 务 既 紧 急 也 重 要， 而 有 些 则 不 是； 有 些 任 务 极 端 重 要 但 不 紧 急； 有 些 任 务 极 端 紧 急 但 并 不 特 别 重 要。
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区分工作的轻重缓急
ABC 原 则 • A＝Vital 非 常 重 要， 一 定 要 当 天 完 成 • B＝Important 比 较 重 要，尽 量 当 天 完 成 • C＝ Optional 可 暂 缓， 可 在 当 天 完 成
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优先权
考虑 一下所有自己需要完成 务， 问 问 自 己 它 们 有 多 重 要， 多 紧 根据两方面的得分可得出它们在坐 中 的 位 置， 根 据 位 置 不 同 就 可 得 到 的 优 先 权
• 个 人 发 展 目 标： 到 8 月15 日 完 成 我 的 下 五 年 的 职 业 发 展 计 划， 并 在 以 后 12 个 月 内 列 出 时 间 表 以 确 保 目 标 的 实 现。 10
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Time for us 轮 到 我 们 了：
每个人写出一个你将要完成 的 工 作 目 标， 注 意 运 用 SMARTE 原 则 。
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一些好的目标
• 生 产 力 和 质 量 目 标： 在1999 年 底 前 将 客 户 服 务 的 抱 怨 数 减 少 50％。
• 客户关系 三季度末 调 查， 以 体要求和 目 标： 以 8500 美 元 的 代 价 在 之 前 进 行 对 外 部 客 户 的电 话 期知道客户服务改进的具 领 域。
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计划你的一天
• 每 天 至 少 完 成 一 项 主 要 工 作; • 每 个 时 间 段 里 做 一 件 事 情 并 把 它 做 好; • 每天结束时选择明天的主要任务并计 划 具 体 的 时 间 段; • 每 个 时 间 段 以 两 小 时 或 更 少 为 宜。
“ 成 功 其 实 很 简 单， 做 正 确 的 事 情， 以 正 确 的 方 式， 在 正 确 的 时 间”
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分 配（Assign )
表 格 的 应 用 本 身 是 无 足 轻 重 的， 重 要 的 是 通 过 这 种 方 法， 你 能 够 分 配 时 间 用 于 重 要 的 活 动 上。
• 控制/参与
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控制和参与
如 果 某 项 活 动 处 于 高 控 制高 参 与 区 域，则 表 明 它 对 你 非 常 重 要，你 是 完 成 和 控 制 该 项 活 动 的 主 要 力 量。
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有质量的时间
≯思考的时间 ≯家庭的时间 ≯放松的时间 ≯多产的时间 ≯回报的时间
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有效时间管理
何谓时间管理
在 您 思 考 这 一 问 题 之 前， 让 我 们 先 来 做 一 个 自 我 评 估， 看 看 我 们 是 怎 样 对 待 工 作 的。
“ 自 己 管 理 自 己 的 人 生、 行 动 和 安 排 每 天 的 时 间。”
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消 灭 窃 贼（6） 太 多 的 文 字 工 作
• 管 理 文 件： 有 条 不 紊 • 一 旦 你 有 条 不 紊 地 处 理 文 件 后， 你将最佳使用你所有的时间 • 不 要 将 文 件 堆 得 很 高， 否 则 你 会重复看同一份文件
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如何有效地统筹时间
• 决定什么 它写下来 • 对你的行 法等有所 • 知道工作 哪些是你 • 观察自己 对 你 来 说 是 真 正 重 要 的, 并 把 为 方 式、 习 惯、 组 织 内 沟 通 方 了解 中 你 需 要 负 责 哪 些 东 西， 而 不需要负责的 目前是如何利用时间的