公司财务借款与报销管理实施细则

公司财务借款与报销管

理实施细则

Standardization of sany group #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#

****公司借款、报销实施细则

根据**[2006]财字007 号文《借款和报销实施细则》，并结合**当地的实际情况，特对该规定细则如下：

一、适用范围

本细则适用范围包括费用性借款、购买固定资产以及无形资产所发生的借款。费用指**公司发生的除项目工程直接成本、市场推广费支出以外的所有费用，具体包括：工资及福利费、办公费、差旅费、电话费、业务招待费、市内交通费、机动车使用费、市场推广费等费用。

所有借款必须填写《内部借款单》，《业务招待费申请表》、《出差申请审批单》、《劳务费、礼品费申请单》不能代替《内部借款单》。如果发生业务招待费、差旅费、劳务费、礼品费需要借款，必须同时填写《内部借款单》。

工程付款类借款、市场推广费借款的管理参照《**集团工程付款操作规程》的相关规定执行。

二、借款流程

**公司

1、部门经理及以下级员工：

经手人部门经理主管副总/总监财务副总经理 **公司总经理

2、主管副总/总监：

代办人主管副总/总监财务副总经理公司总经理

3、**公司总经理：

公司总经理公司财务副总经理集团财务总监集团总裁

说明：**公司总经理所有费用从借款到报销都必须签批到集团总裁。

三、借款管理

（一）备用金借款管理

取消备用金借款制度，各部门不得以任何名义保留备用金。

（二）其他借款的管理

（一）、现金借款

1、借支范围：适用于各项临时性事务的借款及其他特殊事项的借款，能采用支票付款的不得采用现金借款的形式（对外付款1000元以上应使用转帐支票）。

2、借支管理：

现金借款金额一般为500元-10000元，具体借款金额由借款人所在体系的主管副总经理（无主管副总经理的为项目公司总经理）决定，财务可结合实际审核，对借款金额与实际状况存在较大差异的，可提出异议，并要求另行填制内部借款单。

如现金借款金额在5000元以下（含5000元），必须最迟于实际借款日前1日通知财务具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延支付款项。

如现金借款金额在5000元以上，必须最迟于实际借款日前2日通知财务具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延支付款项。

3、还款流程：借款后，借款人应在3日内持报销单到财务进行审核，有差旅费借款的员工出差回到公司后的3日内持报销单到财务审核，财务审核确认后借款人应在2日内办理完后续的签批流程到财务部还款。即正常情况下现金借支应在5日内办理完还款手续。如特殊情况签批的领导不在公司，应在3日内持报销单到财务进行审核，待签批的领导回公司后的2日内办理签批流程并在财务销帐。

4、相关措施：借款人用款后应持合规票据及时办理归还借款手续。差旅费借支应在借款人回公司后及时办理还款手续。否则财务部将每日按借款金额的％加收借款滞纳金（从第五个工作日的次日起计算天数或从领导回公司后第2个工作日的次日起计算天数）。如遇发薪日，借款人仍没有到财务还款则该月工资直接冲抵其借款并扣除应交纳的滞纳金后发放。特殊事项，不能及时到财务办理还款手续时，借款人应提交由主管副总确认的不能及时还款的情况说明及确定的还款日期报财务，经财务确认可暂免征收滞纳金。

（二）、支票、银行汇票、银行本票、银行承兑汇票等票据借款

1、借支范围：适用于除必须采用现金借款的特殊事项外一切费用性借款均采用支票借款的形式，如工装费、定点招待费、固定资产

购置费及不能确定金额的合同借款。

2、借支额度：借款金额由合同或其他可支持依据决定，由经办人拟定，由项目公司主管副总经理（无主管副总经理的为项目公司总经理）确认，财务可结合实际审核并要求经办人提供相关资料，对借款金额与实际状况存在较大差异的，可提出异议，并要求另行填制内部借款单。

如支票借款金额在2万元以下（含2万），必须最迟于实际借款日前1日通知财务并告知具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延开具支票。

如支票借款金额在2万元以上10万元以下（含10万），必须最迟于实际借款日前2日通知财务并告知具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延开具支票。

如支票借款金额在10万元以上，必须最迟于实际借款日前3日通知财务并告知具体金额（或大致金额），否则财务有权拒绝或迟延开具支票。

3、借款流程：a、办理支票借款时，填制内部借款单，按借款的签批程序进行签批；b、如属于合同借款且金额明确，应填制项目结算单及项目付款单，按照项目付款的签批程序进行签批，到财务部门申领支票时应向财务部门说明日期、收款单位、金额、用途。

4、还款流程：借款领票人在领取支票五日内，持合法合规的原始发票，填写费用报销单，或者项目结算单及项目付款单，报相关审批人签批后，到财务部报销。因故到期未报者，应提前与财务部门联系，说明原因并积极催办。

5、相关措施：参照现金借支的相关措施办理。支票领用人应牢记支票号码，妥善保管，如因丢失支票或发票给公司造成的一切损失，均由经办人承担一切经济责任。

（三）、财务部门负责牵头对借出款项进行追踪管理、定期催收。各级财务部门每月上报集团财务管理中心借款清单。每月集团财务管理中心在全集团范围内对欠款时间最长和欠款总额最大的前10名予以通告，并限期解决，限期内仍未解决的，财务部门将从借款人当月报销费用中抵扣，仍未抵扣的部分将从借款人当月工资账户中抵扣以清偿所借款项。

四、报销流程

费用报销签批流程与借款签批流程一致。定额费用和限额费用报销签批到财务部门即可（主管副总确认后经财务部审核通过后即可报销）。**公司总经理所有费用包括定额费用都必须签批到集团财务总监、总裁。原则上每月报销一次，由各公司自行安排时间。费用性借款在借款后5个工作日内报销费用，借款出差人员在返回公司5个工作日内报销差旅费。

经办人在发生费用支出并取得原始票据时，须仔细检查所取得的原始票据是否合法，抬头、金额、签章、日期等要素是否合规，对于不符合报销制度的原始票据各级签批人不得予以签批，财务部门不得予以报销。经办人申请费用报销时，应对费用的真实性负责，并按照规定填制《费用报销单》（出差报销适用《差旅费报销单》），要求字迹整齐、填列完整、金额无误、大小写一致并不得涂改。

各部门需指定专人负责部门费用报销业务，其他人员直接到财务部报销原则上将不予接待。

本规定仅适用于******公司，并自下发之日起施行，由财务部负责解释。

附件一：《费用报销单》

附件二：《内部借款单》

****公司财务部

2009年5月10日

费用报销单

公司：