会展项目计划讲解

3.1 3.2 清扫现场 书写纪要
3.3 审批下发
1.2.1 材料1
1.2.2 材料2
1.2.3 材料3
2.2.1 饮品
2.2.2 空调
2.2.3 音响
展览项目
展前准备 制定目标
制定营销计划 制定组织计划 绘制平面图 确定承办方 确定参展商条 件
项目实施
数据库管理 印刷资料 宣传工作 参展商管理 编制产品目录 展览场地管理
5、有利于满足严格的项目完成时间约束
三、制定会展项目进度计划的方法
1、工作清单
工作定义过程结束时要提交的成果之一就是工作清单，工作清 单必须包括本项目范围内的所有工作，应当对每项工作作出文 字说明，保证项目成员准确、完整地理解该项工作。
编号
工作名称
完成标准
负责人
执行人
持续时间估计 （天） 1 1.5 0.8 1 2 3 1 7 7
影响工作持续时间的因素：
A．意外事件 B．小组成员的工作熟练程度与工作效率 C．资源供应情况
4、项目进度计划的工具
（1）甘特图（横道图） （2）里程碑计划 （3）网络计划
某文博会项目工作清单
编号
工作名称 完成标准 负责人
执行人
持 续 时 间 其他 估计（天）
Start A B C D E F G
回答简单明了：能！把大象切成一口一块的肉。
◆ 工作分解结构: WBS （Work breakdown structure）。
将项目逐层分解成一系列易于完成的任务 。
◆ 工作分解结构 每向下分解一个层次就意味着对项
目工作更详尽的说明。
• （1）通过工作分解结构可以获得项目需要完成的全部工 作的整体表述，防止遗漏工作 • （2）使项目执行者明确具体的任务及关联关系，做到胸 有成竹。 • （3）容易估计各任务所需时间、成本 • （4）可以明确完成项目所需的技术、人力和其他资源 • （5）便于将任务落实到人，界定职权，方便沟通 • （6）使项目成员更清楚任务的性质及其努力方向 • （7）便于对项目进行有效的跟踪、控制和反馈
开始 立项 审批 设计方案 测量场地 实施搭建 服务培训 开幕式 1 1.5 0.8 1 2 3 1
现场工作
观众统计
参展商统计
展后工作 拆除 清理 控制消耗 检查
展会调查与评估
开幕式 现场管理 现场协调
展后报告
展后后续服务
图 锯齿 状 的 列 表 形 式
写项目管理书
1. 准备建议书 1.1 考察竞争情况 1.2 估计市场潜力 1.3 确定出版商
2
2. 做研究 2.1 文献综述 2.2 采访专家 2.3 采访项目经理
会展项目计划
三、编制项目范围计划的方法
1、项目工作分解结构的原理
把一个项目按照一定的原则进行分解，将项目分
解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项 项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不 下去为止
某项目
子项目
子项目
子项目
子项目
活动
活动
活动
任务
任务
任务
工作分解结构
◆ 西方笑话：你能吃得了一头大象吗？
◆ 名称：每个分解要素都应有独特名称。 ◆ 编号：每个分解要素都应有独一无二的阿拉 伯数字编号。 ◆ 必要性：并不是所有的项目都必须制定WBS。
第三节 会展项目进度计划的制定
• 一、会展项目进度计划的含义 • 会展项目进度计划，是表达项目中各项工作的开展顺序，
开始与结束时间，以及相互衔接关系的计划。包括了所有
1.3 下通知
2.1 录音
2.2 会场服务
3.1 3.2 清扫现场 书写纪要
3.3 审批下发
1.2.1 材料1
1.2.2 材料2
1.2.3 材料3
2.2.1 饮品
2.2.2 空调
2.2.3 音响
电影拍摄
筹划阶段 宣传
前期准备阶段 演员
电影拍摄阶段 公关 后勤
电影放映阶段
工作总结阶段 人事 财务
剧本制作
题材选定
第二层子任务
资料搜集
负责人
张三
WBS 分解的几种思路：
■ 基于“职能”进行分解。
新产品开发项目
1 市场部： 市场调研
2 研发部： 方案设计
3 生产部： 试制
4 质管部： 检测
5 销售部： 试销
■ 基于“项目进程”进行分解。
会议
1. 会前
2. 会中
3. 会后
1.1 布置会场
1.2 准备材料
3、WBS 的 表达方式
WBS 可用不同的形式表达，最常用的有：
◆ 树状的层次结构图（如图1 所示）
◆ 锯齿状的列表形式（如图2 所示）
◆ 矩阵式图表（如图3 所示）
图1 树状的层次结构图
会议
1. 会前
2. 会中
3. 会后
1.1 布置会场
1.2 准备材料
1.3 下通知
2.1 录音
2.2 会场服务
3. 写文字内容 3.1 写第一稿 3.2 修改 3.3 交给出版商 3.4 批准编辑好的稿子 4. 开发说明图表 4.1草稿 4.2 终稿 4.3 待印刷的复印件 5. 索引 5.1 列出词汇表 5.2 主控文档 5.3 生成
列表形式WBS图
描述整个项目：xxx展览会 主要任务
展前筹备
第一层子任务
手续办理 拍摄人员
向 大 众 宣 传
电 视 宣 传
电 台 宣 传
新 闻 发 布 会
协 调 资 金 预 算
资 金 管 理
制 作 会 计 报 表
资 金பைடு நூலகம்汇 聚
■ 基于“成果（可交付物）”进行分解
房地产开发项目
1.住宅1-5﹟
2．商场
3．体育馆
4．学校
5．道路
WBS分解 应注意的问题：
◆ 结构：编码 通常不超过 4 位数。
项目工作的任务、相关成本和必要的完成任务所需要的时 间估计等。
项目进度计划包括的步骤
• 会展项目活动定义 • 活动是项目过程中最基本的工作单元。
某庆典活动的WBS
二、会展项目进度计划的目的 1、有利于保证项目能按时获利以补偿已经发生的项 目费用支出 2、有利于进行有效的项目资源协调 3、有利于项目资源在项目需要的时候可以随时利用 4、预测了项目在不同时间上所需要的资金和资源的 级别，以便于赋予项目以不同的级别
其他
Start
A B C D E F G H I End
开始
立项 审批 设计方案 测量场地 实施搭建 服务培训 开幕式 展期保障 宣传推广 结束
3、项目工作持续时间的估计 工作持续时间表示完成该工作所需的工作时间。 给定资源条件下和努力水平下，某项任务可能在一定的时间内完成，当投 入更多的资源，或者增加努力的情况下，完成同样任务需要的时间可能会 短一些，反之则长。 因此，精确的估计是不存在的，作切合实际的估计，是项目成功所必须的。