高效会议管理--PPT讲解
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高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议培训课件(PPT 45张)
高效会议
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
这是一件什么事
• 布置工作 • 传达精神
会议六要素
• • • • • • 事 时 地 人 财 物 Nhomakorabea事
• 会议必须有主题，也就是“事”，如果 开会时信马由缰，那会议的效果就会打 折扣，因此要在会前就确定好会议的主 题，设置好会议议程，逐项进行。
时
• 提早确定好会议的时间，才能有充分的准 备时间，也才能通知会议相关人员。
地
• 根据会议的规模和形式确定好会议地点， 日常性的会议安排在本单位即可，但偶尔 也会有一些人员规模大的会议，比如：机 关单位组织的培训、公司组织的经销商大 会……不仅要准备好会议地点，还得安排 就餐及住宿地点。
人
• 会议前要先列出参会人员名单，大致可分 为领导、员工、嘉宾、主持人、工作人员 这几类，要确保参会人员都通知到位，工 作分工有条不紊。
财
• 会议前要做好各项开支的经费预算报领导和 财务部门审核，批准后就按照要求来执行， 会后按规定的财务程序报销。
物
• 检查会议的相关物品是否准备齐全，比如笔、 笔记本、文稿、音响、话筒、投影仪、电脑、 条幅、茶水、台签……可根据会议的主题、 规模、形式做不同的准备。
会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会 议记录。会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动 的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检 查。
1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导 到议题本身
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
如何召开高效会议PPT模板
不感觉厌烦、向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
七、低效会议的表现
❖ 2、 会议中
❖ 外界干扰 ❖ 参会者发言离题 ❖ 让没有必要留在会场的从业者留在会场 ❖ 资料不充足，却贸然决策 ❖ 少数人垄断会议 ❖ 参会者不表明真正感受或意见 ❖ 参会者之间争论、与会者与主持人争论 ❖ 会议超出预定时间 ❖ 主持人未能总结会议成果。
❖ 1、定期： ❖ 日（早）会、周会、月度会、年终会
❖ 2、不定期： ❖ 临时会议、专题研究会议、培训会
六、会议的计算成本
据日本效率协会研究并计算得出： 会议成本=6A*B*T
其中： A：每小时平均工资（6倍是因为劳动产值总高于职工
工资）； B：参加会议人数； T：会议时间。
与本次会议可以产生的效益（折算现金流量）比较， 即可确定会议当天成本。
三、会议的目的
❖ ◆开展有效的交流 ❖ 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效交流是会议
的一个主要目的。 ❖ ◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策 ❖ ◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员 工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借 助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。 ❖ ◆达成协议与解决难点 解决难点一般要经历以下5个步骤，通过这5个步骤，最终 实现协议的产生和难点的解决。
十、会议主持的方法
❖ 1、 慎说 ❖ --不唱独角戏、以参会者接受的方法引导会议进程。 ❖ 2、 聆听 ❖ --眼到、心到、脑到。 ❖ 3、 巧答 ❖ --选择性回答、通过其他的参与者回答、清晰地正面
作答。 ❖ 4、善势 ❖ --主流原则、预期原则、亲和原则、凝聚原则。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议PPT课件
信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
活页 纸架
WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？”
“每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
❖ 议程应提前分发，使与会者有备而来 ❖ 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 ❖ 重要议题应留有充分时间 ❖ 常规议题先讨论 (时间简短) ❖ 重要议题之间应穿插一些简单议题 ❖ 一次会议不要安排太多重要议题 ❖ 会前合理划分每个议题的讨论时间
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
❖ 在用餐时间开讨论决策型会议 ❖ 在临近下班时间仓促开会 ❖ 在刚上班时间开会 ❖ 在大家疲劳时间开会 ❖ 没有及时提前通知会议时间与地点 ❖ 在嘈杂地点开会
优点
缺点
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
❖可以利用现场气氛 ❖双向沟通
❖集思广益 ❖可当场看到对方的身体语言
❖方便 ❖双向沟通
❖费用低廉 ❖传播范围广
❖完整全面 ❖可以事前充分准备
❖生动形象，视觉冲击力强，印象深 ❖内容伸缩性强，可重复使用
❖面子作用 ❖传达范围有限
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
❖ 主持人的任务 ❖ 协助人的任务 ❖ 记录人的任务
高效会议组织方法ppt课件
日本的会议革日命本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，强化自身竞争力，以期由
此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实 际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点 在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。
因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。
议题明确
第一节
ppt课件完整
27
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
2
第 27 页
要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使 用，确保会议高效。 注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避 免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思 广益，积极发掘更多创意。
ppt课件完整
31
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
第 31 页
6
合
上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
2
第一章
会议概述
ppt课件完整
第2 页
3
正文 . 第一章
01
会
议
概 述
什 么
是
会
议
第一节
会议是一种群体沟通的方式。
第 3页
此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实 际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点 在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。
因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。
议题明确
第一节
ppt课件完整
27
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
2
第 27 页
要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使 用，确保会议高效。 注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避 免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思 广益，积极发掘更多创意。
ppt课件完整
31
正文 . 第三章
03
从
如会
何议
提要
高 会
素 的 角
议度
效来
能提
升
第一节
第 31 页
6
合
上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
2
第一章
会议概述
ppt课件完整
第2 页
3
正文 . 第一章
01
会
议
概 述
什 么
是
会
议
第一节
会议是一种群体沟通的方式。
第 3页
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
高效会议技巧ppt
创造一个开放、包容 的氛围，让每个人都 有机会发表意见。
有效的时间管理
设定明确的会议时间和时长， 避免会议拖延和浪费时间。
在会议过程中合理分配时间， 确保每个议题都有足够的时间 讨论。
及时总结和归纳讨论内容，确 保会议成果得到有效落实。
避免会议中的常见误区
避免无意义的争论和偏离主题的 情况发生。
高效会议技巧
汇报人：可编辑 2023-12-23
目录
CONTENTS
• 会议准备 • 会议过程管理 • 会议后跟进 • 提高会议效率的技巧 • 高效会议的
会议目的
确保会议有明确的议题和目标， 避免无效讨论和浪费时间。
提前通知
提前通知参会人员会议主题，以 便他们准备相关资料和思考。
高效的行业研讨会案例
总结词
主题明确、专家发言、交流互动
详细描述
某行业研讨会以主题发言和互动讨论的方式进行，会议主题明确，邀请了行业内的专家进行主题演讲，同时安排 了自由讨论时间，与会者可以与专家和其他参会人员进行深入交流和互动，提高了会议的效率和质量。
高效的团队建设活动案例
总结词
团队协作、创新思维、有效沟通
积极互动
与会人员应积极参与讨论和互动，提 出建设性意见和建议。这有助于激发 团队的创新思维，提高会议效果。
03 会议后跟进
整理会议纪要
01
02
03
总结会议内容
在会议结束后，尽快整理 会议纪要，将会议讨论的 重点、达成的决议和分配 的任务进行总结。
明确责任人
在会议纪要中明确每项任 务的负责人和完成时间， 确保责任到人，避免任务 遗漏。
避免过度依赖某个人或某个团队 的观点和建议。
避免在会议中处理无关紧要的事 务，确保集中精力解决重要问题
高效率的会议管理机制(ppt 29页)
南通事业部
4
会议的意义
一、会议是一个集思广益的渠道（见下图“集思广益图”）
会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇 聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是 开会期间不同观念相互碰撞的产物。
南通事业部
5
会议的意义
二、会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会 议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个 组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议 能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
南通事业部
27
南通事业部
28
南通事业部
29
南通事业部
20
主持 – 圆满结束会议
1、预留5-7分钟作总结 2、确定工作分配妥当 3、准时结束会议
南通事业部
21
记录
• 事先安排专人进行会议记录 • 详细记录议题的讨论过程及结论 • 结论要清楚，并注明执行项目、时限
、责任人等
• 及时完成会议纪要，请与会者会签
南通事业部
22
课程大纲
• 会议的意义、目的 • 高效会议的重要环节 • 会议后跟进工作
3、非语言方式 眼神转向别人； 你说的很好，手势下压； 下笔，合上笔记本； 短暂的沉默。
南通事业部
18
主持 – 会议决策
权威决策出现于最高掌权 者具有决策权和否决权， 单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团 队领导人作最终决策并全 权负责时。 不宜使用：当团队领导人 希望团队成员接纳并支持 某项决策时。
南通事业部
6
会议的意义
三、会议是一种群体沟通的方式
高效会议管理PPT课件
方案须明确写下谁、在何 时、应完成什么 尽可能取得各提案的正、 反意见
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
2023高效会议管理培训教案全新
在表达完观点后，询问听 众是否理解自己的意思， 以确保信息传达无误。
倾听他人意见，尊重多样性
保持开放心态
尊重他人的不同观点和意见，以 开放的心态倾听并理解对方的立
场。
积极反馈
通过点头、微笑、重复对方说的话 等方式，给予积极的反馈，鼓励对 方继续表达。
避免打断
在他人发言时，避免打断或过早表 达自己的看法，给予对方充分的时 间和空间来表达。
主持人应始终保持中立立场，不偏袒任何一方，以确保会议的公正性和客观性。
促进交流
主持人应积极促进与会者之间的交流，鼓励大家充分表达自己的观点和意见，同 时引导讨论深入进行。
掌握时间，确保议程顺利进行
时间管理
主持人应具备良好的时间管理能力，确保会议按照预定议程 进行，避免时间浪费和讨论偏离主题。
议程推进
高效会议管理培训 ppt2023全新
汇报人： 2023-12-16
目录
• 会议概述与目标设定 • 高效会议策划与准备 • 有效主持与引导技跟进落实 • 持续改进与评估反馈机制建立
会议概述与目标设
01
定
会议定义及重要性
高效会议策划与准
02
备
确定会议主题和议程安排
明确会议目的和主题
预留足够缓冲时间
确保与会者了解会议的核心议题和讨 论重点，避免偏离主题。
在议程中预留适当的缓冲时间，以应 对可能出现的延误或突发情况。
制定详细议程
根据会议目的和主题，合理规划时间 ，列出每个环节的讨论内容和时间安 排。
提前通知并邀请相关人员参加
营造开放、包容、尊重的团队氛围
01
鼓励团队成员积极表达意见，尊重他人的观点，形成开放包容
的团队文化。
倾听他人意见，尊重多样性
保持开放心态
尊重他人的不同观点和意见，以 开放的心态倾听并理解对方的立
场。
积极反馈
通过点头、微笑、重复对方说的话 等方式，给予积极的反馈，鼓励对 方继续表达。
避免打断
在他人发言时，避免打断或过早表 达自己的看法，给予对方充分的时 间和空间来表达。
主持人应始终保持中立立场，不偏袒任何一方，以确保会议的公正性和客观性。
促进交流
主持人应积极促进与会者之间的交流，鼓励大家充分表达自己的观点和意见，同 时引导讨论深入进行。
掌握时间，确保议程顺利进行
时间管理
主持人应具备良好的时间管理能力，确保会议按照预定议程 进行，避免时间浪费和讨论偏离主题。
议程推进
高效会议管理培训 ppt2023全新
汇报人： 2023-12-16
目录
• 会议概述与目标设定 • 高效会议策划与准备 • 有效主持与引导技跟进落实 • 持续改进与评估反馈机制建立
会议概述与目标设
01
定
会议定义及重要性
高效会议策划与准
02
备
确定会议主题和议程安排
明确会议目的和主题
预留足够缓冲时间
确保与会者了解会议的核心议题和讨 论重点，避免偏离主题。
在议程中预留适当的缓冲时间，以应 对可能出现的延误或突发情况。
制定详细议程
根据会议目的和主题，合理规划时间 ，列出每个环节的讨论内容和时间安 排。
提前通知并邀请相关人员参加
营造开放、包容、尊重的团队氛围
01
鼓励团队成员积极表达意见，尊重他人的观点，形成开放包容
的团队文化。
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① 固定的公司会议、部门会议
15:33:25
1.会议召开频率
② 全体会议
15:33:25
1.会议召开频率
③ 处理突发事件的会议
15:33:25
1.会议召开频率
④ 一对一会议
15:33:25
2 会议召开时间
① 日期
15:33:25
2 会议召开时间
② 时间
如果午餐时间开会？
15:33:25
2 会议召开地点
① 在办公室召开会议
优点： 你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强
缺点： 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
15:33:25
2 会议召开地点
② 在会议室召开会议
优点： 干扰相对较小 缺点： 会务准备负担大
15:33:25
2 会议召开地点
③ 在咖啡屋召开会议
优点： 缺点：
气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴 不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议
15:33:25
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
15:33:25
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目的
15:33:25
会议效率不高的原因及预防性管理
15:33:25
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
15:33:25
1.会议召开频率
带入别人发言
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题
有的与会者对会议中所提出 的观点会采取一种不必要的 消极态度和敌对态度，并挑 起争论。作为主持人，你可 以以会议目的和达成一致的 需要来提醒反对者。也可以 紧扣事实，鼓励与会者以平 静的态度进行讨论。或者在 不损害反对者的情况下引入 幽默，以缓和局面。
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大 的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
严重混乱
与会者开始骂人， 不守规则，甚至进行人 身攻击，将会议搞得混 乱不堪。你可以要求大 家遵守秩序，或者要求 该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重 新集合的时间。
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
15:33:25
③ 应对不风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
15:33:25
5 参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退， 将致使会议失败。
15:33:25
5 参会者的技能
① 收集信息，积极准备
阅读会议议程和相关资料 收集发言素材，准备发言提纲
15:33:25
5 参会者的技能
② 保持开放心态，认真倾听
15:33:25
5 参会者的技能
15:33:25
2 会议召开地点
座位安排的艺术
15:33:25
3 开会对象的选择
15:33:25
3 开会对象的选择
哪些人必须来开会？
15:33:25
4 主持者的技能
如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，就无法达到会议意图。
15:33:25
4 主持者的技能
① 责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
设伏
有的与会者会试图暗 中破坏会议，所以会议未 能达到规定的目标。身为 主持人，你可以通过揭露 她的策略来制止她。如果 与会者继续试图阻挠会议， 就休会。在极端的情况下， 你还可以将发难者逐出会 议。
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
对抗
主持人对策：
对开小会者，主持人停止说话或者
示意发言者暂停，使会议短暂沉默
问他们是不是觉得应该先分组讨论，
然后集中讨论
对打瞌睡者，可中间休息5分钟，
并加快会议议程
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
借口
当谈及一项为完成的工 作时，与会者会找借口， 如“我忘了”、“这不是 我的责任”。
作为主持人，你可以在 这位与会者的同事们面前 提醒他，希望他以后完成 此项工作，或者将任务转 给其他人做。
11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议 目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一 步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样 的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正 式会议。
15:33:25
2 会议召开地点
③ 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人
15:33:25
5 参会者的技能
④ 记录与总结
15:33:25
6 会议准备工作
会务条件不充足，将延迟会议召开时间，降 低会议效率；
15:33:25
6 会议准备工作
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位
15:33:25
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
15:33:25
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点
主持人对策：
采用非语言性暗示
探询、总结、测试其理解成度
善意提醒关于程序及时间限制
15:33:25
1.会议召开频率
② 全体会议
15:33:25
1.会议召开频率
③ 处理突发事件的会议
15:33:25
1.会议召开频率
④ 一对一会议
15:33:25
2 会议召开时间
① 日期
15:33:25
2 会议召开时间
② 时间
如果午餐时间开会？
15:33:25
2 会议召开地点
① 在办公室召开会议
优点： 你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强
缺点： 可能会有电话干扰，或者有人打扰。
15:33:25
2 会议召开地点
② 在会议室召开会议
优点： 干扰相对较小 缺点： 会务准备负担大
15:33:25
2 会议召开地点
③ 在咖啡屋召开会议
优点： 缺点：
气氛轻松，适合于简单沟通、头脑风暴 不适合于主题严肃、复杂的会议，不利于形成决议
15:33:25
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
15:33:25
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目的
15:33:25
会议效率不高的原因及预防性管理
15:33:25
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
15:33:25
1.会议召开频率
带入别人发言
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
鲨鱼的症状： 有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见
主持人对策： 理解对方的想法或情绪 重申会议中无论什么意见都可以提 但正面的建议会更受欢迎 采用非语言性方式打断
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
驴的症状： 过于敏感 防卫性很强，心中有面“墙” 不能站在别人的立场看问题
有的与会者对会议中所提出 的观点会采取一种不必要的 消极态度和敌对态度，并挑 起争论。作为主持人，你可 以以会议目的和达成一致的 需要来提醒反对者。也可以 紧扣事实，鼓励与会者以平 静的态度进行讨论。或者在 不损害反对者的情况下引入 幽默，以缓和局面。
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
若双方的讨论变的过分激烈，就站起来重新控制局面并 使他们镇静下来。你站着，高高在上的位置会使你显出更大 的权威性。同时，使用一种平静的、有分寸的语调。
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
严重混乱
与会者开始骂人， 不守规则，甚至进行人 身攻击，将会议搞得混 乱不堪。你可以要求大 家遵守秩序，或者要求 该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重 新集合的时间。
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
15:33:25
③ 应对不风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
15:33:25
5 参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退， 将致使会议失败。
15:33:25
5 参会者的技能
① 收集信息，积极准备
阅读会议议程和相关资料 收集发言素材，准备发言提纲
15:33:25
5 参会者的技能
② 保持开放心态，认真倾听
15:33:25
5 参会者的技能
15:33:25
2 会议召开地点
座位安排的艺术
15:33:25
3 开会对象的选择
15:33:25
3 开会对象的选择
哪些人必须来开会？
15:33:25
4 主持者的技能
如果会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，就无法达到会议意图。
15:33:25
4 主持者的技能
① 责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
设伏
有的与会者会试图暗 中破坏会议，所以会议未 能达到规定的目标。身为 主持人，你可以通过揭露 她的策略来制止她。如果 与会者继续试图阻挠会议， 就休会。在极端的情况下， 你还可以将发难者逐出会 议。
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
对抗
主持人对策：
对开小会者，主持人停止说话或者
示意发言者暂停，使会议短暂沉默
问他们是不是觉得应该先分组讨论，
然后集中讨论
对打瞌睡者，可中间休息5分钟，
并加快会议议程
15:33:25
④ 会议中还会遇到一些特殊问题
借口
当谈及一项为完成的工 作时，与会者会找借口， 如“我忘了”、“这不是 我的责任”。
作为主持人，你可以在 这位与会者的同事们面前 提醒他，希望他以后完成 此项工作，或者将任务转 给其他人做。
11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的， 这不仅是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到 这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议 目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一 步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的；同样 的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正 式会议。
15:33:25
2 会议召开地点
③ 围绕议题，积极参与 礼貌发言，尊重他人
15:33:25
5 参会者的技能
④ 记录与总结
15:33:25
6 会议准备工作
会务条件不充足，将延迟会议召开时间，降 低会议效率；
15:33:25
6 会议准备工作
1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位
15:33:25
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
15:33:25
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
15:33:25
③ 应对不同风格的与会者
蝉的症状： 讲与主题无关的故事 讲得模糊而不具体明确 拒绝倾听别人的主要观点
主持人对策：
采用非语言性暗示
探询、总结、测试其理解成度
善意提醒关于程序及时间限制