电子档案管理系统解决方案

电子档案管理系统解决

方案

标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]

电子文档信息管理系统

解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计

总体功能设计

如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。

其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。

信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。

日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。

信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。

系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。

系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。

电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。同时具有如下优势特点：

1.电子文档管理平台技术

文档类型可以自由定制

文档管理的层次可以自由定制

文档录入的信息（数据库结构）可以自由定制

用户的录入及检索界面可以自由定制

录入方式可以自由定制

文档的分类表可以自由定制

文档的统计报表可以自由定制

用户对文档的操作和使用权限可以自由定制

内置大量函数，提供用户功能强大的定制手段

通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子文档管理系

统

2.多文件浏览技术：支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览

3.标准化程度高

符合国家《CAD文件归档规范》和《文档管理软件功能要求》

4.功能丰富

六大部分十一个子系统，包含了基本文档管理工作业务

WEB方式的检索查询、文档管理网站

5.网络功能强大

B/S架构

不受用户站点限制

模块化结构，适合网上应用

6.可与OA等系统接口形成文档的一体化管理

OA系统接口

其它业务系统接口

7.安全性高

多级安全管理机制，权限可针对某一个人或一个文件

文件安全利用技术，可防止网上对文档的非法使用

8.电子文档管理系统为用户提供了未归档库，专门用于文档的收集、整理

工作。未归档库提供文件调整功能，用户可对文件进行方便的整理和组织，同时又不会影响到已归档库中的正式文档。可以随时将未归档库中整理好的文档编目进入已归档库，形成正式文档。同时未归档也可以进行检索查询和利用。可以完成文件的收集、整理、与OA系统的接口等工作。

9.我们在文档的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的功能，可以

将整理好的文档目录和原文（电子文件）自动对应，电子文件可以在网络的任何地方，但自动对应后可自动上传到服务器统一管理。

10.在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统，大大提高文档

的查询速度和检索能力。同时可内嵌OCR系统，时图象文件随时可以识别，提供再利用。

11.统计报表功能可以对文档数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和

统计。

12.光盘制作可以随时将需要的文档信息制作成标准格式（国标）的光盘文

档，用于数据交换等工作，而该文档无须依赖任何环境。

信息管理

信息采集部分功能示意图

数据录入

数据录入功能示意图

数据录入的功能和流程如上图所示，用户在进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统提供了添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，录入时能够按照用户需要自动生成文档管理所需的流水号、文档号等各种序号，支持自动校验、修改和重新排序功能，并可任意指定某一记录进行复制。

数据录入提供双人同时录入相同条目，系统自动判断录入的正确性（二人录入的信息是否一致），给出错误提示，由第三人校对修正的校对功能。

修改后重归档功能可以使被修改后的电子文档替换掉旧文档，使用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。同时，记录了修改信息和旧文档，以备用户对文档修改情况的跟踪。

电子文件的批量挂接功能可以将用户已录入的文档记录和电子文档原件根据某种规则自动对应，以使查询用户能够在检索到文档条目的同时浏览电子原件，并减轻了文档人员的录入工作量。

分类表管理则可以让文档管理人员随时可以建立、编辑和修改文档的分类表，为数据录入创造条件。

系统支持分散整理的需要，可以满足不同部门分布式立卷要求。兼容新老立卷方式。

文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式，满足用户电子文件来源复杂的需求。

另外,系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能

文件上传、下载

对不同用户身分对文档的可操作权限不同。对管理员而言，对上传文档(上传的文档可以分为共享文档和不共享文档)、下载共享文档、删除共享文档和管理员自己上传的文档、浏览共享文档、修改用户上传的共享文档的相关信息。对普通用户而言，浏览共享文档、上传文档（上传的文档可以分为共享和非共享）、下载共享文档和删除自己上传的文档。

用户流程图