电子档案管理系统解决方案

电子档案管理系统解决方案标准化管理处编码[BBX968T-XBB8968-NNJ668-MM9N]电子文档信息管理系统解决方案山东东昀电子科技有限公司目录1. 系统功能模块的划分和各模块的设计总体功能设计如图所示：电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。

其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。

信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。

日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。

信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。

系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。

系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。

电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件，完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。

同时具有如下优势特点：1.电子文档管理平台技术文档类型可以自由定制文档管理的层次可以自由定制文档录入的信息（数据库结构）可以自由定制用户的录入及检索界面可以自由定制录入方式可以自由定制文档的分类表可以自由定制文档的统计报表可以自由定制用户对文档的操作和使用权限可以自由定制内置大量函数，提供用户功能强大的定制手段通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子文档管理系统2.多文件浏览技术：支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览3.标准化程度高符合国家《CAD文件归档规范》和《文档管理软件功能要求》4.功能丰富六大部分十一个子系统，包含了基本文档管理工作业务WEB方式的检索查询、文档管理网站5.网络功能强大B/S架构不受用户站点限制模块化结构，适合网上应用6.可与OA等系统接口形成文档的一体化管理OA系统接口其它业务系统接口7.安全性高多级安全管理机制，权限可针对某一个人或一个文件文件安全利用技术，可防止网上对文档的非法使用8.电子文档管理系统为用户提供了未归档库，专门用于文档的收集、整理工作。

未归档库提供文件调整功能，用户可对文件进行方便的整理和组织，同时又不会影响到已归档库中的正式文档。

可以随时将未归档库中整理好的文档编目进入已归档库，形成正式文档。

同时未归档也可以进行检索查询和利用。

可以完成文件的收集、整理、与OA系统的接口等工作。

9.我们在文档的数据录入和收集整理功能中增加了批量挂接的功能，可以将整理好的文档目录和原文（电子文件）自动对应，电子文件可以在网络的任何地方，但自动对应后可自动上传到服务器统一管理。

10.在检索查询和再利用手段上我们可以内嵌全文检索系统，大大提高文档的查询速度和检索能力。

同时可内嵌OCR系统，时图象文件随时可以识别，提供再利用。

11.统计报表功能可以对文档数据库中的所有内容进行自定义格式的打印和统计。

12.光盘制作可以随时将需要的文档信息制作成标准格式（国标）的光盘文档，用于数据交换等工作，而该文档无须依赖任何环境。

信息管理信息采集部分功能示意图数据录入数据录入功能示意图数据录入的功能和流程如上图所示，用户在进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统提供了添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，录入时能够按照用户需要自动生成文档管理所需的流水号、文档号等各种序号，支持自动校验、修改和重新排序功能，并可任意指定某一记录进行复制。

数据录入提供双人同时录入相同条目，系统自动判断录入的正确性（二人录入的信息是否一致），给出错误提示，由第三人校对修正的校对功能。

修改后重归档功能可以使被修改后的电子文档替换掉旧文档，使用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。

同时，记录了修改信息和旧文档，以备用户对文档修改情况的跟踪。

电子文件的批量挂接功能可以将用户已录入的文档记录和电子文档原件根据某种规则自动对应，以使查询用户能够在检索到文档条目的同时浏览电子原件，并减轻了文档人员的录入工作量。

分类表管理则可以让文档管理人员随时可以建立、编辑和修改文档的分类表，为数据录入创造条件。

系统支持分散整理的需要，可以满足不同部门分布式立卷要求。

兼容新老立卷方式。

文件传输设置可以控制电子文件的各种挂接方式，满足用户电子文件来源复杂的需求。

另外,系统还提供批量修改等简单方便的数据操作功能文件上传、下载对不同用户身分对文档的可操作权限不同。

对管理员而言，对上传文档(上传的文档可以分为共享文档和不共享文档)、下载共享文档、删除共享文档和管理员自己上传的文档、浏览共享文档、修改用户上传的共享文档的相关信息。

对普通用户而言，浏览共享文档、上传文档（上传的文档可以分为共享和非共享）、下载共享文档和删除自己上传的文档。

用户流程图日常管理检索查询查询浏览界面在用户权限允许的条件下，直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。

系统可以浏览 200 多种文件格式（象常见的文本、表格、各类图形图象和数据库文件），并可外挂浏览器以适应不断出现的新文件格式，同时支持多媒体文档的在线播放。

文档检索功能图如上图所示，文档检索子系统由条件检索和文件浏览器设置等功能模块组成。

条件组合检索使用户能够根据项目、案卷和文件信息中的所有字段进行各种条件的组合，形成条件表达式进行检索。

上述网上的检索查询均受到权限设置子系统中用户和文档权限的限制。

统计报表统计报表功能示意图统计报表子系统可以对电子文档库所有文档类型下的工程项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。

可以打印所有文档管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、背考表等。

该子系统由新建统计项、修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性、报表设计和报表模板管理等功能模块组成。

提供给用户充分的自定义空间，能够根据用户的需要进行各种形式的自定义统计并生成相应的统计报表打印输出。

新建统计项可以建立电子文档库中所有字段的统计项目，即从库中选出那些字段需要统计和打印。

由以下步骤来实现： 建立统计项选择统计字段选统计表定义关联关系定义检索条件确定排列顺序统计项统计项建立示意图 选统计表：使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。

例如：党群关系案卷库、文件库。

定义关联关系：由于可以选多个库，所以要定义库与库之间的关联关系。

例如：案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。

选统计字段：在所选库中确定要统计和打印的字段。

排列顺序：可确定统计报表中记录的排序。

修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性：可以方便用户生成新的统计项，只要对已有统计项做较小的改动，无须从头开始。

报表设计使用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表，以满足用户的各种需求。

该功能模块结合了WORD的排版功能和EXECL的统计功能，可以输出图文并貌的统计报表。

统计报表实例总之，通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计，满足各种用户对报表的不同要求。

视频资料管理采用B/S的软件架构对视频资料管理进行管理。

视频资料管理是业务管理员对已有权限媒体文件资料库媒体文件编目属性着录的工作模块。

媒体文件资料管理模块，可以管理已知的所有格式的电子数据文件，包括多媒体：MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV、ASF、SWF、RT、SMI（字幕）、ASX（元文件）等，管理员权限执行添加文件、删除文件、替换文件的操作。

提供媒体文件资料的发布、下载和密级管理的工作流程。

媒体文件资料工作模块也采用树形目录方式，类似Windows的资源管理器，简单明了的显示上载到媒体库的媒体文件（我的文件夹）。

用户选择编目的媒体文件后，做简单的正题名、分类、选择资料库的着录操作，就可完成媒体资料文件的编目属性着录。

发布完成后，不用切换工作模块，就可以实现媒体资料的检索。

在这个功能模块中，业务管理员只能对自己上载的媒体文件和由他自己创建的组的用户上载的媒体文件，做编目属性着录和发布。

发布操作受系统后台参数控制，默认是编目完成后直接发布。

系统设置该部分为文档用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位文档管理的规范和需求，对文档系统进行自由的定义（其中包括各种文档类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使文档系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的数字文档管理系统。

如下图所示：建立符合用户要求的文档管理结构用户一般需建立以下文档管理的结构：文档类型项目分类表案卷文件电子原件上述工作可以通过系统设置子系统中：自定义文档类型、选择文档类型、自定义数据库结构、查看库结构和分类表管理五个功能模块实现。

自定义文档类型用户可根据本单位文档管理的要求，建立所需的文档类型，例如：党群关系、行政管理、基本建设等，并可以随着工作的发展任意添加新的文档类型，例如：图书资料、声像文档等。

提供用户自定义文档类型的主要功能如下：添加：添加文档类型并定义其属性。

包括：文档名称以及该当案类型是否包含项目、案卷和分类表等属性。

删除：删除已建立的文档类型复制：可以复制已有文档类型的属性、库结构及数据，形成新的文档类型。

恢复：恢复已删除的文档类型。

属性：可以更改任一文档类型的现有属性，即：是否包含项目、案卷和分类表。

选择文档类型选择文档类型就是指定以后要操作的文档类型。

如果您的系统中有两种或两种以上的文档类型，在进行各种功能操作之前，必须指定文档类型，以确定后续的操作是针对哪一个文档类型进行的。

自定义数据库结构根据用户选定的文档类型及其属性建立相应的项目库、案卷库和文件库。

提供用户的主要功能如下：插入、添加和删除：用户可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑，以满足用户文档管理的需求。

建库：对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立。

定义录入界面：用户可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面。

系统提供给用户的自定义功能十分的丰富：用户不仅可以自定义字段的排列位置和显示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等等一系列功能，使得用户可以充分发挥自己的天赋，设计出任意美观和实用方便的用户界面来。

查看库结构用来察看建立好的项目库、案卷库和文件库的数据库结构分类表管理用户可根据本行业的文档分类规范建立相应的树型分类结构（分类表）。