公文中常见的错误

公文中常见的错误
一、格式方面的常见错误
1.结构层次序数使用不当。

一般而言，结构层次序数分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四个层次。

只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。

其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。

在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。

2.标点符号运用不当。

除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。

正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。

并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。

3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。

如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用。

一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。

4. 人名、地名、日期、单位名称使用不规范。

年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。

单位名称一般先用全称,并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如外部用广德独山南方水泥有限公司，内部可以用“广德独山南方”一般不用“独山南方”等简语。

5.文件引用不规范。

引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。

发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[ ]或【】。

6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。

附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。

7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。

一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

8.关于附件的格式问题。

一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件”（有序号时标识序号），标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体（有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋），单倍行距或行间距31磅。

附件的页码，应与正文标注相同（4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线），单页码居右空1字，双页码居左空1字。

实行电子公文后，由于在word、wps等文字编辑软件中按国家规定标注页码不太方便，因此对文本性附件，一般情况下也可采取在页脚居中直接插入（默认）页码的方式，格式为“3”（小五号字）。

9.发文日期不能用阿拉伯数字。

和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。

二、内容方面的常见错误
1.错别字较多。

2.文种选择不当。

3.标题成份残缺或多余。

如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。

特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题办法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。

4.附件问题。

一是不能适当应用附件。

一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。

二是正文中的附件名称不完整、不规范。

另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。

5.主题词标注不当。

许多公文直接使用系统自动生成的主题词，不按规定格式进行修改。

6.不按照隶属关系行文。

如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。

7.“请示”和“报告”混淆的问题。

一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。

要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。

三、一些常用字词的用法及辨析
1.“截止”与“截至”的区别。

前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。

2.“记取”与“汲取”的区别。

前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。

二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。

3.“急待”与“亟待”的区别。

“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。

“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。

另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

4.“下工夫”与“下功夫”的区别。

一般情况下，应该用“下工夫”。

如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。

而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

5.“和”与“与”的区别。

“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。

做连词时都表示平等联合，意思
是一样的。

但是，两者的色彩有所不同。

“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。

“和”则在口语跟书面语中都使用。

另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。

6.“制定”与“制订”的区别。

“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。

7.“需要”与“须要”的区别。

“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。

8.“期间”与“其间”的区别。

“其间”是指某一段时间。

从结构上分析，“其”修饰“间”，相当于“这”“那”等指示代词。

在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。

如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。

我们熟知的经典例子是鲁迅先生《一件小事》里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了。

其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少。

”“其间”多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这”或“那”，现在也是不容忽视的语言事实。

“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。

如“期间，对文件修改了20多次。

”这种用法则不正确。

“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说。

而“其间”可以单说，是某段时间的意思，如“其间，对文件修改了20多次”。

9.列举完后“等”的用法。

列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市” 。

还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。

这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。

比如：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。

11.“以及”前面的标点符号用法。

“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。

当然，“以及”的前面也可以不用逗号。

用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。

如果比较长，要用逗号停一下，使人好读；如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。

12.“其中”及其前后的标点符号用法。

有人归纳出使用“其中”一词，前后标点符号用法的三条规则：
（1）总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。

如，2009年，公司售电量554.51亿千瓦时，其中省内售电量538.42亿千瓦时。

（2）总数后分述几项内容，则总数后用“。

”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“；”。

如，2009年，全省全社会用电量705.51亿千瓦时，同比增长4.09%。

其中，第一产业用电量56.38亿千瓦时，同比增长2.02%；第二产业用电量540.27亿千瓦时，同比增长2.66%；第三产业用电量62.54亿千瓦时，同比增长12.45%；城乡居民用电46.32亿千瓦时，同比增长14.01%。

（3）“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：”。

例1 ，2009年，全省发电装机容量1803.99万千瓦。

其中：水电578.18万千瓦，火电1146.3万千瓦，风电79.51万千瓦。

该例中，“：”应改为“，”。

例2 ，2009年，全省新增发电装机容量307.95万千瓦（其中：新增风电装机容量19.8万千瓦）。

该例中，“：”应去掉。