中海地产集团有限公司公文规范管理的通知

关于加强中海地产集团有限公司

公文规范管理的通知

各部门、区域公司、子公司：

随着公司业务、规模的日益扩大，为保证上级指示精神和下级业务信息的畅通，要求各级公司的公文运作流程更加严肃、严谨和及时，为此，特将公文管理规定重申如下：

一、凡以中海地产集团有限公司名义制发的公文，其文稿由部门承办人草拟，部门总经理核签后，交行政公关部复核（如与其他部门有业务联系的文件，还应进行会签）。行政公关部总经理负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，统一呈中海地产集团有限公司总经理（或授权副总经理）签发。不按公文签发流程运作而造成的延误，由相关部门或责任人自负。

二、经中海地产集团有限公司总经理(或授权副总经理)签发的文件底稿，退回行政公关部进行登记、编号、印发、存档。

三、公司公文不得抄报或抄送个人。需领导、部门周知的文件，由行政公关部负责文件呈递、传阅。

四、凡以中海地产集团有限公司名义制发的公文，部门文号如下：

中海地产集团行政公关部：中海地产行字（年份）第（××）号中海地产集团人力资源部：中海地产人字（年份）第（××）号中海地产集团财务资金部：中海地产财字（年份）第（××）号中海地产集团投资管理部：中海地产投字（年份）第（××）号中海地产集团发展管理部：中海地产发字（年份）第（××）号中海地产集团规划设计中心：中海地产设字（年份）第（××）号中海地产集团营销策划中心：中海地产营字（年份）第（××）号中海地产集团效能监察部：中海地产效字（年份）第（××）号中海地产集团物业管理部：中海地产物字（年份）第（××）号中海地产集团顾问公司：中海地产顾字（年份）第（××）号

中海地产集团装饰公司：中海地产装字（年份）第（××）号另外，中海地产集团各部门制发文件，由部门自行编制流水号。中海地产集团党委发文文号为：中海地产党字（年份）第（××）号

四、中海地产集团有限公司发文范围：

上行文主送：中国海外集团有限公司

上行文抄送：中国海外集团有限公司相关部门

下行文主送：中海地产集团区域公司、子公司

下行文抄报：中国海外集团有限公司

下行文抄送：中海地产集团相关部门、区域公司、子公司

五、各区域公司、各子公司发文

1、凡以区域公司、子公司名义制发公文，其文稿先由承办人草拟，文稿形成后，由拟稿部门负责人核签，然后交行政负责人复核，确定发文范围、印发份数和缓急程度，再呈区域公司、子公司总经理审批签发。签发后文件底稿退回行政部门，进行登记、编号、印发、存档。

2、以区域公司、子公司名义制发的公文，其公文文字号需相对固定，并遵守严谨、规范、统一的规定；若部门文件流水号与公司发文文号冲突，应更改部门文号，以切实保障公司公文的专属性和严肃性。

3、区域公司发文范围：

上行文主送：中海地产集团有限公司

上行文抄报：中国海外集团有限公司

上行文抄送：相关部门

下行文主送：所属子公司部门

下行文抄报：中海地产集团有限公司

下行文抄送：相关部门

4、子公司发文范围

上行文主送：中海地产集团有限公司区域公司

上行文抄报：中海地产集团有限公司区域公司

上行文抄送：相关部门

下行文主送：所属部门

下行文抄报：中海地产集团有限公司区域公司

下行文抄送：相关部门

六、收文管理

1、政府部门、上级公司及区域公司、子公司、部门来文，均由行政公关部秘书统一登记编号，经行政公关部总经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；区域公司、子公司来文尽量要对口，有关事宜要先报中海地产集团相关部门，如有需要，由其报公司领导，而不能直接行文公司领导。

2、行政公关部根据阅批范围，负责文件的送阅及催办，公司领导及各相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回行政公关部，不得自行传递，以防丢失和延时误事。

3、来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。

4、各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，或复印留存办理，但需将处理意见或结果标注于公文签上，并将原件退回行政公关部备案归档。

5、传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期，不得以圈阅代替签名。

6、经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件，应统一交行政公关部登记、收存。

7、政府致公司领导的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，一般交由行政公关部保存。

行政公关部

二〇〇八年八月二十一日