办公室管理历年试题

设计题(每小题10分，共20分)1. 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。

小李应该怎么做?参考答案：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边;新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。

2. 安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。

上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。

假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?参考答案：(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；（4)预订食宿；（5)迎接来宾；（6)商议日程；（7)安排会谈；（8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。

3.文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?参考答案：（1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等;(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等; (3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。

时间如何取决于当地的购物环境。

(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。

(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。

(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。

(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。

(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。

(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。

5. 文秘人员如何主持会议?应注意哪些细节?参考答案：文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点。

会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。

对发言内容加以引导，提醒时间有限。

在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人。

最后作总结，统一认识。

要求与会者记笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹。

以作查证。

6. 上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术人股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。

德国代表团一行9人将于8月一下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。

假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?参考答案：(1)接受任务(2)了解来宾、制订计划(3)预订食宿(4)欢迎来宾、商议日程(5)礼节性拜访、宴请(6)正式会谈(7)签订协议书(8)陪同参观游览(9)互赠礼品(10)欢送来宾、接待小7. 麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打人市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?参考答案：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者; (2) 座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜; （3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合; （4)主持人负责引导、组织，可不做记录; (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做; （6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短; (7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

8. 科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。

参加会议人员月平均工资为2400元，其他收人600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。

会议后勤费用开支有:文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。

请计算会议的成本。

参考答案：（1）会议成本=2×3[(G +S) × T ]n +后勤开支=6(G+S)T·n +后勤开支（2）G —参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷ 8)（3）S —参加会议人员每小时人均其他收人数;其他收人为2.5 元(600÷30÷8)；（4）T —参加会议人员人均到会时间为5小时;（5）n —参加会议人数为50人(46+4);（6）后勤开支—等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800元(200 + 100 + 10 × 50)；（7）会议成本=6 ×（10 +2.5) × 5 × 50 +800= 18750 + 800 = 19550 (元 )9. 总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做?参考答案：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁;如因事外出，须经批准交他人代管。

加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名;并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。

加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整11. 康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00至12 00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。

这次会议由总经理办公室负责安排。

办公室主任让小付拟一个会议通知。

他应该考虑哪些问题?参考答案：(1)会议的名称; (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称; (3)日期、时间(开始到结束的预定时刻); (4)地点 :(具体在几楼几号会议室); （5）议题(或者议事日程); (6)主办者的联络处、电话号码等。

(7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图); (8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等12. 某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。

公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作?参考答案：(1)要替搭车回去的人安排车子; (2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领; (1分)(3)有留话时，切记务必传达; (4)检查会场有无物品遗漏; (5)要为参加会议的人员送行; (6)文秘人员离去前，要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭。

(7)桌、椅早先若有移动，必须还原;洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾; (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回; (9)关紧门窗并上锁;(10)通知会场的管理单位，会议已经结束。

13. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?履行哪些职责?参考答案：(1) 准备旅行计划和旅馆信息。

旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

(2)制定约会计划。

约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。

（3)为商务洽谈收集资料。

(4)决定旅行用品。

把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。

(5 )考虑行李问题。

通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。

为每件行李准备识别标签。

(6)安排差旅费。

(7 )建立旅行—旅馆信息资料库。

随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。

(8)办理旅行保险，如意外伤害保险等。

14. 某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作?参考答案：（1)客人的选择。

确定名单，再请上司核定。

(2) 确定时间。

如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。

(3)会场的选择。

要考虑厦会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。

(4) 拟订菜单。

应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。

(5)寄发请柬。

宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。

请柬一般要提前一至二周发出;(6)席次的排列。

以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。

席次的排列原则是:男女主人对坐桌椅的两端;男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。

主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。

15. 为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。

小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。

于是他写了如下的通知:会议通知经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。

问题一 :小万错在哪里?应该怎样写这份会议通知?过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。

会议上，听完报告后，进人小组讨论。

这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。

因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。

一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。

一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。

问题二 :作为大会组织者，小万错在哪里?针对这样的紧急情况，他应采取什么措施?参考答案：问题一:会议通知缺少主题(议题)，时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释。

如本人不在，应请代收人(或秘书)签字，打电话确认是否出席。

问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。