大型会议会务工作流程清单1

会议名称会议时间会议地点会议室预订

根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等

确定酒店

根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知

附：资料（参见上一行）

确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）

准备与收集

电子版资料，包括会议使用文档正式

版、会务指引（内部）、通讯录、签到表

储存

确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员

印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间

打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放

发送邮件

住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐

确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆

公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员

外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩

点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处

文具

文具准备及领

取

准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白

板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代

表证会议室预订

投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水

会场布置

桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系

与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票

礼品会议礼品预订

若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助

会后活动安排活动地点及人

数联系活动场所，车辆预订

人员报到直接前往酒店报到资料发放

包括会议材料、代表证等

会议确认

会议前期准备

就餐形式、地点确定

会场

接机

摄影人员报到

会议事由确定

回执收集

资料

接机

餐饮

设备设备就绪

检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪

3

会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬

挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水

、礼品是否到位3专家会议指引

会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议4

8:20-8:40电脑与网络

笔记本电脑使

用协助

查看会场中携带笔记本人数，是否需

要充电器，网线等,通知物业管理处接

待人员协助1茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关

1现场抓拍

用自备数码相机抓拍会场情况2专家会议

会议记录录音笔录音，人员现场记录2麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人

1

会场收拾清洁整理会场

恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏

311:40-12:00午餐

就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐411:40-12:00会场、设备准备设备就绪、会

场状况

设备复查，会场布置

412:40-13:10经理会议指引会议地点指引指引与会人员到逸夫楼516参加会议413:20-13:40电脑与网络、茶

水、摄影、会议记录、麦克风

会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00会场收拾清洁整理会场

恢复会场卫生、设备设施维护、是否

有物品遗漏

317:10-17:40招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐

417:10-17:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车

19:00-19:20观看表演

组织入座、紧急情况处理、组织出场

20:00-22:00组织人员返程车辆、人员到齐，安全送达酒店22:10-22:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车

7:50-8:10参观一汽生产

车间及园区

与一汽本次活动负责人合作组织参观

8:30-11:00午餐

就餐地点指引

带领与会人员到华天大酒店中餐厅就

餐11:00-11:20组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车

12:30-12:40参观一汽生产

车间及园区

与一汽本次活动负责人合作组织参观

13:00-14:30组织返程

组织人员结束参观、安全送达逸夫楼

会场14:50-15:20布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等

14:00-15:00摄影、照相、

茶水、会议记

人员仍按第一天安排

16:00-17:00会场收拾清洁整理会场

恢复会场卫生、设备设施维护、是否

有物品遗漏17:10-17:30闭幕晚宴

就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30会议后期工作

宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布

经领导审阅后通过邮件发布

会务费用结账

报销

对会务期间发生的费用进行结账报销

会务工作总结

组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处

摄影

会议第一天工作 【11月11日】

会议第二天工作 【11月12日】

宣传报道

会议纪要

后续工作跟进

会议闭幕活动9:00-11:30

6:30--8:00观看二人转表演5参观一汽

参观伪满皇宫