会计档案管理流程

会计档案的概念

是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

会计档案的特点

1、形成范围的普遍性

2、会计核算材料之间的连续性

3、类别的稳定性

4、外在形式的多样性

会计档案与文书档案的区别

1.产生的领域不同

2.文件形式不同

3.立卷的方式不同

4.归档时间不同会计档案与会计资料的区别

会计档案是各单位在会计核算活动中直接形成的，有保存价值的历史记录。

会计资料是各单位为学习贯彻方针政策，提高业务水平的需要收集或购买的各种公开或内部的会计出版物以及复制品。

会计档案工作的内容

主要有会计档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、移交等方面工作。

会计档案工作体制

《会计档案管理办法》第三条规定：“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。”

会计档案管理制度

1、《会计法》1985年制定，1999年10月修订。

2、《会计档案管理办法》1984年6月制定，1998年10月修订。

3、《会计档案基础工作规范》2000年10月制定。

会计档案收集的要求

❖1集中统一管理2遵循会计核算材料的形成规律3收集要齐全完整准确

1、会计凭证

是记录经济业务、明确经济责任，按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。分为原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2、会计账簿

简称账簿，是由具有一定格式，相互联系的账页所组成，用来序时、分类地全面记录一个企业、单位经济业务事项的会计簿籍，是连接会计凭证和会计报表的中间环节。

可分为总账、明细账、固定资产账、其他会计账簿等

3、财务报告

是反映一定时期的资产负债和所有者权益状况，以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计文件。包括资产负债表、利润表、现金流量表、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

编制财务报告的目的是为了向现有的和潜在的投资者、债权人、政府部门及其他机构等信息使用者提供企业的财务状况、经营成果和现金流量信息、以有利于正确地进行经济决策。

它可分为月度、季度、年度、财务报告；内部、外部财务报告。

4、其他核算材料

指银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交、保管、销毁清册。

会计档案归档时间

《会计档案管理办法》第六条第二款规定：“当年形成的会计档案、在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”

（三）会计档案的归档要求

1、收集、整理应符合规范

2、保持原封装

3、签章项目要完整

4、严格办理交接手续

一、整理的职责和要求

❖坚持由会计机构负责整理的制度。

❖必须遵循形成的自然规律及其固有的特点，保持相互之间的有机联系。

二、会计档案分类方法

1、年度分类法

2、形式分类法

3、类型分类法

4、机构分类法

5、保管期限分类法

❖会计档案保管期限的种类

分为永久、定期两类，其中定期保管的分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

❖永久保管期限：年度决算报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册

❖25年保管期限：现金出纳帐、银行存款帐、税收日记账

❖15年保管期限：凭证、总账、明细账、档案移交清册

❖10年保管期限：国家金库编送的各种报表、各收入机关编送的报表

❖5年保管期限：银行余额调节表、银行对账单、行政事业单位的月度、季度财务报告

❖3年保管期限：企业的月度、季度财务报告

三、组卷方法与要求

首先、应当按照会计档案的分类方法，把会计核算材料按不同类别分开；

其次，在每一个类别的材料中区分不同的保管期限；

第三，按形成的时间顺序，结合材料形成数量的多少，组成若干保管单位。

会计凭证的组卷

❖凭证要按月分开组卷。每个月的凭证根据数量的多少组成一卷或数卷。不同月份的不能组合在一个案卷内。

❖ 1.检查。先区分不同凭证类别，再按编号顺序排列，第三，对凭证的真伪；票据或附件的折叠、粘贴；是否有涉及外事、未了债权债务、工资名册等进行检查。

❖２.拆除金属物，修补破损。３.装订。在左上角装订。厚度２厘米或２００页。

❖４.包角盖骑缝章。５.填写凭证封面。６.装盒。一卷一盒。

会计账簿的组卷

❖会计账簿组卷时要按账簿形成的特点区分会计年度，不同种类的账簿分别组卷。

订本账应保持原样，空白帐页不能拆除，要在记录帐页的最后一行上下画一条红线，表示结束使用。在卷末备考表中要写明使用帐页和空白帐页的数量。

活页式或者卡片式的账簿中的空白帐页可以拆除后重新整理，编写页号。

活页式账簿装订时要加封面与封底，在左侧装订，在装订处用封签密封，加盖骑缝章。封面项目填写要规范。

订本账可直接装入会计档案盒。一般一卷装一盒。数量少的可几卷装一盒。

跨年度使用的固定资产账簿，放在使用结束的那一年立卷。

财务报告的组卷

❖财务报告要按会计年度结合保管期限分别组卷。

❖会计报表组卷时要将月报、季报、年报分开组卷；要将本单位与下属单位的报表分开组卷；要将不同年度、不同保管期限的分开组卷。

❖财务报告案卷均需编写页码。

❖填写卷内目录、备考表、案卷封面。

其他会计核算材料的组卷

❖要根据内容及保管期限的不同分别立卷。

❖按产生的年度组卷，一年一卷或一年数卷。

❖卷内要编写页号，填写卷内目录、备考表。

❖在左侧采用“三孔一线”方法装订。

❖填写案卷封面。

四、会计档案的排列

1、年度——形式（名称）——保管期限

适用于大多数中小型、会计档案数量不多的单位，或者只有一种会计类型的单位预算会计。

❖年度形式（名称）保管期限

❖1999年财务报告永久、10年、5年、3年

❖账簿25年、15年

❖凭证15年、10年

❖其他永久、15年、5年

❖2000年财务报告永久、10年、5年、3年

❖账簿25年、15年

❖凭证15年、10年

❖其他永久、15年、5年

❖········································

2、年度——组织机构——形式（名称）——保管期限

适用于各级财政主管机关、总预算会计单位，或者所属组织机构多的专业主管单位。

3、年度——会计类型——形式（名称）——保管期限

适用于税务机关和有特定会计类型的专业单位

五、会计档案的编号

1、年度编号法

2、类别编号法

会计档案档号的构成

大类代号+分类号+目录号+案卷顺序号

六、会计档案案卷目录的编制

1、统编法

2、分类编制法

3、保管期限编制法

❖案卷题名：用以揭示会计档案的内容和成份，每个案卷都要拟写题名。

❖单位名称——会计年度或时间——核算材料名称