会计档案管理流程

会计档案的概念是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

会计档案的特点1、形成范围的普遍性2、会计核算材料之间的连续性3、类别的稳定性4、外在形式的多样性会计档案与文书档案的区别1.产生的领域不同2.文件形式不同3.立卷的方式不同4.归档时间不同会计档案与会计资料的区别会计档案是各单位在会计核算活动中直接形成的，有保存价值的历史记录。

会计资料是各单位为学习贯彻方针政策，提高业务水平的需要收集或购买的各种公开或内部的会计出版物以及复制品。

会计档案工作的内容主要有会计档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、移交等方面工作。

会计档案工作体制《会计档案管理办法》第三条规定：“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

”会计档案管理制度1、《会计法》1985年制定，1999年10月修订。

2、《会计档案管理办法》1984年6月制定，1998年10月修订。

3、《会计档案基础工作规范》2000年10月制定。

会计档案收集的要求❖1集中统一管理2遵循会计核算材料的形成规律3收集要齐全完整准确1、会计凭证是记录经济业务、明确经济责任，按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。

分为原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2、会计账簿简称账簿，是由具有一定格式，相互联系的账页所组成，用来序时、分类地全面记录一个企业、单位经济业务事项的会计簿籍，是连接会计凭证和会计报表的中间环节。

可分为总账、明细账、固定资产账、其他会计账簿等3、财务报告是反映一定时期的资产负债和所有者权益状况，以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计文件。

包括资产负债表、利润表、现金流量表、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

编制财务报告的目的是为了向现有的和潜在的投资者、债权人、政府部门及其他机构等信息使用者提供企业的财务状况、经营成果和现金流量信息、以有利于正确地进行经济决策。

它可分为月度、季度、年度、财务报告；内部、外部财务报告。

4、其他核算材料指银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交、保管、销毁清册。

会计档案归档时间《会计档案管理办法》第六条第二款规定：“当年形成的会计档案、在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

”（三）会计档案的归档要求1、收集、整理应符合规范2、保持原封装3、签章项目要完整4、严格办理交接手续一、整理的职责和要求❖坚持由会计机构负责整理的制度。

❖必须遵循形成的自然规律及其固有的特点，保持相互之间的有机联系。

二、会计档案分类方法1、年度分类法2、形式分类法3、类型分类法4、机构分类法5、保管期限分类法❖会计档案保管期限的种类分为永久、定期两类，其中定期保管的分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

❖永久保管期限：年度决算报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册❖25年保管期限：现金出纳帐、银行存款帐、税收日记账❖15年保管期限：凭证、总账、明细账、档案移交清册❖10年保管期限：国家金库编送的各种报表、各收入机关编送的报表❖5年保管期限：银行余额调节表、银行对账单、行政事业单位的月度、季度财务报告❖3年保管期限：企业的月度、季度财务报告三、组卷方法与要求首先、应当按照会计档案的分类方法，把会计核算材料按不同类别分开；其次，在每一个类别的材料中区分不同的保管期限；第三，按形成的时间顺序，结合材料形成数量的多少，组成若干保管单位。

会计凭证的组卷❖凭证要按月分开组卷。

每个月的凭证根据数量的多少组成一卷或数卷。

不同月份的不能组合在一个案卷内。

❖ 1.检查。

先区分不同凭证类别，再按编号顺序排列，第三，对凭证的真伪；票据或附件的折叠、粘贴；是否有涉及外事、未了债权债务、工资名册等进行检查。

❖２.拆除金属物，修补破损。

３.装订。

在左上角装订。

厚度２厘米或２００页。

❖４.包角盖骑缝章。

５.填写凭证封面。

６.装盒。

一卷一盒。

会计账簿的组卷❖会计账簿组卷时要按账簿形成的特点区分会计年度，不同种类的账簿分别组卷。

订本账应保持原样，空白帐页不能拆除，要在记录帐页的最后一行上下画一条红线，表示结束使用。

在卷末备考表中要写明使用帐页和空白帐页的数量。

活页式或者卡片式的账簿中的空白帐页可以拆除后重新整理，编写页号。

活页式账簿装订时要加封面与封底，在左侧装订，在装订处用封签密封，加盖骑缝章。

封面项目填写要规范。

订本账可直接装入会计档案盒。

一般一卷装一盒。

数量少的可几卷装一盒。

跨年度使用的固定资产账簿，放在使用结束的那一年立卷。

财务报告的组卷❖财务报告要按会计年度结合保管期限分别组卷。

❖会计报表组卷时要将月报、季报、年报分开组卷；要将本单位与下属单位的报表分开组卷；要将不同年度、不同保管期限的分开组卷。

❖财务报告案卷均需编写页码。

❖填写卷内目录、备考表、案卷封面。

其他会计核算材料的组卷❖要根据内容及保管期限的不同分别立卷。

❖按产生的年度组卷，一年一卷或一年数卷。

❖卷内要编写页号，填写卷内目录、备考表。

❖在左侧采用“三孔一线”方法装订。

❖填写案卷封面。

四、会计档案的排列1、年度——形式（名称）——保管期限适用于大多数中小型、会计档案数量不多的单位，或者只有一种会计类型的单位预算会计。

❖年度形式（名称）保管期限❖1999年财务报告永久、10年、5年、3年❖账簿25年、15年❖凭证15年、10年❖其他永久、15年、5年❖2000年财务报告永久、10年、5年、3年❖账簿25年、15年❖凭证15年、10年❖其他永久、15年、5年❖········································2、年度——组织机构——形式（名称）——保管期限适用于各级财政主管机关、总预算会计单位，或者所属组织机构多的专业主管单位。

3、年度——会计类型——形式（名称）——保管期限适用于税务机关和有特定会计类型的专业单位五、会计档案的编号1、年度编号法2、类别编号法会计档案档号的构成大类代号+分类号+目录号+案卷顺序号六、会计档案案卷目录的编制1、统编法2、分类编制法3、保管期限编制法❖案卷题名：用以揭示会计档案的内容和成份，每个案卷都要拟写题名。

❖单位名称——会计年度或时间——核算材料名称❖假设某一行政单位2011年已整理完成会计档案如下：凭证24卷、总账1本、明细分类账1本、现金出纳帐1本、银行存款帐1本、2011年度决算报告1卷、月报表1卷、季度报表1卷、会计保管清册1卷、移交清册1卷❖请你帮他排列、编号❖首先要确定排列方法。

❖由于该单位每年形成的会计档案数量少，宜采用年度——形式——保管期限分类法。

❖把档案按照4种形式分开：❖财务报告3卷：年度决算报告、月报表、季度报表❖账簿4本：总账、明细分类账、现金出纳帐、银行存款帐、❖凭证24卷：从1月到12月的顺序排好❖其他类的2卷：保管清册、移交清册❖每种形式里再按保管期限排列：❖财务报告：年度决算报告（永久）、季度报表、月报表（5年）❖账簿：现金出纳帐、银行存款帐（25年）、总账、明细分类账（15年）❖凭证：（１５年）❖其他：保管清册（永久）、移交清册（15年）❖编号❖财务报告：D11-1、D11-2、D11-3❖账簿：D21-4、D21-5、D21-6、D21-7❖凭证：D31-8、D31-9、············D31-31❖其他：D41-32、D41-33会计档案的鉴定与销毁❖一、会计档案的鉴定❖会计档案的鉴定是指判定会计档案的真伪和价值的工作。

❖真伪的鉴定由会计机构在日常工作和组卷过程中进行。

❖价值的鉴定是档案机构会同会计机构对会计档案保管期限的判定。

❖保管期限判定的任务有两项：❖１.会计机构在组卷时根据《会计档案保管期限表》确定案卷的保管期限；❖２.对已满保管期限的会计档案进行再次审核，确定是继续保存还是销毁。

二、会计档案的销毁1、销毁的程序①提出销毁意见、编制销毁清册2单位负责人签署意见3共同派员监销4销毁前清点核对，销毁后签章报告２.销毁清册的编制销毁清册是销毁会计档案的依据，它由鉴定意见书、准备销毁会计档案的案卷目录、销毁会计档案审批表组成。

３.销毁会计档案注意事项保管期限已满但有未结清的债权债务等未了事项的原始凭证，不得销毁，要单独抽出立卷。

对处理历史遗留问题有参考价值的原始凭证不得销毁，要单独抽出立卷。

正在建设期间的基建会计档案，即使已满保管期限也不得销毁。

会计档案的移交一、会计档案移交工作类型1、单位内部会计档案的移交2、机构变动单位会计档案的移交3、建设项目形成的会计档案的移交4、单位会计档案向综合档案馆的移交机构变动单位会计档案的移交❖1、单位撤销、重组、破产的，由它的业务主管部门或者财产所有者代管或移交档案馆代管。

❖ 2.单位分立后原单位存续的，由存续方统一保管；分立后原单位解散的，经各方协商后由一方代管或移交档案馆代管。

❖3、单位合并后原各单位解散，或一方存续其他方解散的，由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，由原各单位保管。

二、会计档案移交注意事项1、编制移交清册2、履行移交手续会计档案的保管与利用一、会计档案的保管1、装具与排放2、库房的管理①防火2防高温高湿3防光4防尘及有害生物5防盗6防磁二、会计档案的利用1、完善借阅制度2、严格借阅手续3、确保档案安全4、做好利用服务。